Согласно ГОСТу инициалы пишутся перед фамилией.

ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕДОКУМЕНТЫ

Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты:

üнаименование организации (министерства, ведомства) – автора документа;

üдата;

üгриф утверждения;

üтекст;

üподпись.

Положение – это организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

В оформлении положений должны присутствовать следующие реквизиты:

üнаименование организации (ведомства, структурного подразделения) – автора документа; üгриф утверждения; üдата; üзаголовок к тексту üтекст; üподпись; üгриф согласования; üвизы согласования.

Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, устанавливающий для работников организации (подразделении) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Разработка должностной инструкции вменяется в обязанности руководителя подразделения и отдела управления персоналом, согласовывается с юрисконсультантом и затем утверждается руководителем организации.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполнения производственных задач.

Различают:

приказы по основной деятельности;

Приказы по личному составу.

Приказы по основной деятельности формируются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты:

üнаименование предприятия; üнаименование вида документа; üкод организации (ОКПО); üдата; üиндекс; üзаголовок к тексту; üотметка о контроле; üтекст; üподпись; üвизы; üотметка об исполнении документа; üотметка о переносе данных на машинный носитель.

Текст приказа состоит из двух частей:

констатирующей, в которой отражаются цели и задач предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

распорядительной, в которой содержатся предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое печатается прописными буквами.

Распорядительная часть приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с указания конкретного действия, выражаемого глаголом в неопределенной форме. Далее в пункте указываются исполнители и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Текст решения также состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая (вводная) часть решения оформляется по форме:

В связи (на основании) /причины издания документа/ /название распорядительного органа/

РЕШИЛ (а, о):

Распорядительная часть содержит текст решения, который оформляется в виде пунктов.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями.

Распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого лица должностных лиц

В случаях, когда констатирующая часть распоряжения присутствует, текст распорядительной части начинается со слов «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Утверждению подлежат:

üакты (проверок, ревизий, приема законченных работ, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций);

üдоговоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности);

üзадания (на проектирование объектов, на кап. строительство, на проведение НИР, ОКР и технологических работ);

üинструкции (должностные, техники безопасности, внутреннего трудового распорядка, документационному обеспечению управления);

üнормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.);

üотчеты (о производственной деятельности, командировках, НИР и т.д.);

üперечни (должностей работников с ненормируемым рабочим днем; типовых документов с указанием сроков хранения и т.д.)

üпланы (производственные, НИР, строительно-монтажных работ, проектно изыскательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

üпрограммы (командировок, проведения работ и мероприятий);

üположения (о структурном подразделении, премировании, о персонале организации);

üрасценки на производство работ;

üструктура и штатная численность;

üтарифные ставки;

üштатные расписания и изменения к ним;

üсмета расходов средств организации;

üсмета расходов на содержание специалистов организации.

Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая с изображением в центре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением герба могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента РФ от 30.11.93 г № 2050.

В коммерческих структурах применяются простые круглые печати, приравненные к гербовым для государственных организаций.

Простые печати бывают различной геометрической формы – круглые, прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных целей – от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и т.д.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати дожжен хорошо читаться.

Перечень документов, на которых ставится печать:

Акты, доверенности, договоры, задания на проектирование и технические, заявки, исполнительные листы, заявления (на аккредитив и т.д.), заключения и отзывы, нормы расхода драгоценных металлов, гарантийные письма, платежные поручения, протоколы согласования планов поставок, реестры чеков, сметы расходов, штатные расписания и изменения к ним, спецификации продукции, образцы оттисков печатей и подписей специалистов, имеющих право совершения хозяйственных операций, Устав организации, справки о начисленной зарплате.