Краткая характеристика подразделения и видов его деятельности

В гостинице должен быть предусмотрен минимальный набор основных служб, обеспечивающих предоставление основных гостиничных услуг:

• Служба обслуживания (служба управления номерным фондом);

• Бухгалтерия;

• Инженерно-техническая служба;

• Служба организации продаж и маркетинга;

• Административная служба;

• Служба безопасности

1. Служба управления номерным фондом занимается решением вопросов, связанных с бронированием номеров, приемом клиентов, их регистрацией и размещением по номерам, а также выпиской и отправкой, обслуживанием клиентов в номерах, поддержание санитарно-гигиенического состояния номеров и уровня комфорта, оказание бытовых услуг. В состав службы входят администрация, менеджеры, горничные.

2. Инженерные службы создают условия для функционирования систем кондиционирования, теплоснабжения, санитарно-технического оборудования, электротехнических устройств, служб ремонта и строительства, систем телевидения и связи. В состав службы входят главный инженер, служба текущего ремонта, служба благоустройства территории, служба связи.

3. Любая коммерческая организация в соответствии с действующим законодательством несет налоговые обязанности и контролирует финансовое состояние для обеспечения соответствия с таковым. Эти функции выполняет отдел бухгалтерии.

Перечислим функции отдела:

· Контроль и анализ финансового состояния гостиниц.

· Учет хозяйственных средств.

· Организация своевременной уплаты налогов и сборов.

· Взаимодействие с проверяющими организациями.

4. Отдел кадров является неотъемлемой частью гостиничного комплекса. Основные функции отдела:

· Обеспечение постоянства кадрового состава за счет поддержания баланса приема и увольнения сотрудников.

· Планирование карьеры сотрудников.

· Создание планов подготовки и повышение квалификации сотрудников.

· Решает вопросы подбора, расстановки кадров

· Соблюдение норм трудового законодательства.

В связи с тем, что гостиничный бизнес, прежде всего, ориентирован на работу с клиентами, ключевым отделом гостиницы является служба управления номерным фондом. Организационная структура службы представлена на рисунке 2. Ключевой фигурой службы управления номерным фондом является менеджер гостиницы, на которого ложится обязанность предоставления гостиничных услуг.

Менеджер гостиницы должен знать:

§ Закон РФ «О защите прав потребителей», Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, иные нормативные правовые документы, регламентирующие осуществление деятельности гостиниц.

§ Гражданское, финансовое, налоговое, инвестиционное законодательство.

§ Порядок разработки бизнес-планов.

§ Рыночные методы хозяйствования и финансового менеджмента.

§ Основные принципы финансового планирования.

§ Основы менеджмента и маркетинга.

§ Основы администрирования.

§ Порядок содержания, оформления жилых и других помещений гостиницы.

§ Организацию материально-технического обеспечения гостиницы.

§ Порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров.

§ Гостиничное хозяйство.

§ Функционально-планировочную организацию и материальную базу гостиницы.

§ Экономику, организацию гостиничного обслуживания и организацию труда.

§ Иностранный язык основной клиентуры.

§ Порядок составления отчетности о хозяйственно-финансовой деятельности гостиницы.

§ Теорию межличностного общения.

§ Стандарты делопроизводства (классификация документов, порядок оформления, регистрация, прохождение, хранение и др.).

§ Основы программного обеспечения.

§ Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.

§ Системы и процедуры безопасности.

· Основы трудового законодательства, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, правила пожарной безопасности.

В основные обязанности менеджера гостиницы входит:

1. Организует, координирует и контролирует работу и взаимодействие всех служб гостиницы.

2. Участвует в разработке маркетинговой политики, стандартов обеспечения и дизайнерского оформления гостиницы. Утверждает планы проведения рекламных акций.

3. Возглавляет работу всех служб гостиницы по улучшению качества предоставляемых услуг, увеличению количества посетителей.

4. Утверждает перспективные планы по всем видам деятельности гостиницы, определяет и утверждает ценовую политику гостиницы (цены на стандартный пакет услуг, дополнительные услуги).

5. Заключает договоры на материально – техническое обеспечение (оборудованием, мебелью, инвентарем, пр.), на проведение ремонтных работ зданий, сооружений, помещений гостиницы и т. д.

6. Принимает участие в кадровой политике служб гостиницы, корректирует требования и обязанности служащих заключает трудовые договоры.

7. Анализирует отзывы клиентов об оказанных им услугах и экономические показатели работы гостиницы. Принимает решения по результатам анализа. Контролирует расходование финансовых средств.

8. Отчитывается перед руководителями по экономическим показателям деятельности гостиницы.

9. Следит за периодичностью медицинских осмотров, повышением квалификации работников всех служб и изучением правил техники безопасности.

Основными документами службы управления номерным фондом являются следующие:

· График заезда на каждый день.

· Карта движения номерного фонда.

· Карточка бронирования номеров.

Рисунок 2 – Организационная структура работы службы управления номерным фондом

Объектом автоматизации является рабочее место сотрудника службы управления номерным фондом, который ежедневно формирует заявки на бронирование номеров по определенным критериям и накапливает, и анализирует статистику по клиентам.