Порядок работы исполнителей с документами.

Руководители структурных подразделений министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения.

Срочные документы передаются немедленно.

При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством министерства или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку (п.3.3.13).

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в министерство и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты на документы, Табель унифицированных форм документов (разрешенных к применению в министерстве), номенклатуры дел структурных подразделений, пользуется средствами вычислительной и организационной техники.

11.Сущность и содержание контроля исполнения документов.

Исполнение документа – это вид управленческой деятельности, содержание, характер, сроки исполнения и исполнители которой обусловлены документной информацией.

Контроль исполнения документа – это совокупность процессов, которые обеспечивают своевременное исполнение документов.

Контроль исполнения включает:

а) постановку документа на контроль;

б) проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

в) проверку и регулирование хода исполнения;

г) учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

д) информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

• формирование картотеки контролируемых документов;
• направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
• напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
• получение информации о ходе и результатах исполнения;
• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
• сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
• снятие документов с контроля по указанию руководителей;
• формирование картотеки исполненных документов.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.