Цели, задачи, функции службы ДОУ

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ.

На стадии первоначальной обработки входящих документов крайне важно выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов. Такие документы направляются по назначению в структурные подразделения, на них предварительно проставляется регистрационный штамп без заполнения.

Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации:

Не подлежат регистрации службой ДОУ:

1) письма, присланные в копии для сведения;

2) рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;

3) первичные документы бухгалтерского учета;

4) учебные планы, программы, копии;

* Документы, указанные в п З, 4, 6, 9, 13, учитывают в библиотеке, бухгалтерии и других службах организации.

5) месячные, квартальные и другие отчеты;

6) формы статистической отчетности;

7) сообщения о совещаниях, заседаниях;

8) поздравительные письма и пригласительные балеты, телеграммы;

9) печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

10) телеграммы и письма о разрешении командировок;

11) научные отчеты по темам;

12) прейскуранты;

13) нормы расхода материалов.

Порядок рассмотрения документов руководством (резолюция)

Резолюция (лат. resolution — решение, разрешение) — решение, принятое должностным лицом или совещательным органом, международной организацией.

После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему или ему о них докладывается. При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.). Это значительно облегчает и ускоряет процесс принятия решения по документу.

Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения. Решение руководителя по документу оформляется в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в структурные подразделения или конкретным должностным лицам для исполнения.

Если исполнение документа взято под контроль руководителем, то секретарь вносит сведения из резолюции в журнал, карточку контроля или в память компьютера. После этого документ передается исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются одновременно несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. При необходимости определяется график очередности работы с документом. Важные или конфиденциальные документы передаются для исполнения под роспись.

 

Алгоритм работы с внутренними документами.

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях);

- регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

- передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

- контроль исполнения документа;

- исполнение документа;

- проставление отметки об исполнении;

- подшивка исполненного документа в дело.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства, переданы в архив, или уничтожен

 

Оформление реквизитов документов.

Реквизит «Дата». Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано.

Реквизит «Регистрационный индекс». Регистрационный индекс документа – это его условное цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке рядом с датой.

Реквизит «Наименование вышестоящей организации». Вышестоящая организация указывается на бланках организаций, которые имеют прямое или административное подчинение. Как правило, такими организациями являются различные министерства, управления.

Реквизит «Наименование организации». Наименование организации-автора должно всегда соответствовать установленным требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов. Оно указывается в точном соответствии с учредительными документами организации (уставом, положением и др.). Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в учредительном документе организации.

Реквизит «Название вида документа». Реквизит «Название вида документа» должен соответствовать видам документов, используемым в унифицированной системе организационно-распорядительной документации.

Реквизит «Ссылка на индекс и дату входящего документа». Важным реквизитом является ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

Реквизит «Место составления или издания». Реквизит «Место составления или издания» располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс». Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным устройством Республики Беларусь.

Реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста документа. Он может состоять из нескольких строк, каждая из которых имеет законченный смысл.

Реквизит «Адресат». Адресат-местонахождение учреждения, организации или лица, которому направляется документ.

Реквизит «Гриф утверждения». Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Реквизит необходим для утверждения организационных документов. Оформляется с пятого положения табулятора в правом верхнем углу документа.

Реквизит «Подпись». Подпись – обязательный реквизит документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями, установленными правовыми актами.

Реквизит «Виза». Согласование документа внутри организации с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется визой согласования документа.

Реквизит «Резолюция». Реквизит содержит конкретные указания руководителя предприятия или организации со сроками их исполнения и ответственного за исполнение должностного лица.

Реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона ». Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебноготелефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Текст письма. Текст – основной реквизит делового письма. Текст документа должен быть кратким, достоверным, аргументированным, не допускающим различных толкований.

Реквизит «Гербовая печать». Гербовая печать ставится на документах, где её воспроизведение специально предусматривается нормативным актом.

Реквизит «Гриф согласования». Согласование должно обеспечивать правильное и всестороннее решение вопросов о качестве подготовленного документа, его целесообразности, своевременности, экономической и научно-технической обоснованности его содержания.

 

Оформление приложений к приказу

При большом объеме текста в самом приказе излагают лишь основные вопросы, а остальной текст выносится в приложения к приказу. В виде приложений могут оформляться графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты, утверждаемые приказом, и др. В тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части необходимо давать ссылки на приложения:

Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке.Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись руководителя на приказе печатью не заверяется.

Первый экземпляр приказа после регистрации подшивается в дело с приказами по основной деятельности организации. Регистрироваться приказы должны в день их подписания, в противном случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно если срок исполнения небольшой.

После подписания и регистрации с приказа снимаются копии и рассылаются всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии».

 

Содержание автобиографии

1. Фамилия, имя, отчество.

2. Национальность (при желании). Бывает полезно указать, если есть желание усыновить ребёнка своей национальности, и получить по этому признаку приоритет (согласно п.1, ст. 123 СК).

3. Дата и место рождения.

4. Место жительства в настоящее время. Можно указать и предыдущие места жительства.

5. Образование: какие учебные заведения*, где и когда окончены.

6. Место работы в настоящее время, занимаемая должность. Если какое-либо предыдущее место работы было связано с деятельностью характеризующей вас положительно, иногда имеет смысл это указать.

7. Семейное положение. Требуется указать сведения о жене (муже), детях и других ближайших родственниках (родителях, братьях и сестрах), их фамилию, имя, отчество, год рождения. Адрес места проживания указывается для тех, кто проживает отдельно. Если есть приемные дети.

8. Если автор менял фамилию, например, по причине замужества и др., то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения.

9. Дополнительные сведения. Дополнительное образование, опыт общения с детьми, особые интересы.

10. Подпись и дата написания. Дата ставится слева, подпись справа под текстом автобиографии.

 

Контактная информация

· Начинается резюме с фамилии, имени и отчества соискателя. Ниже указывается дата рождения, адрес проживания, контактные телефоны и электронный адрес (e-mail).

Цель

· Цель, которую соискатель преследует при поиске работы. Например: «Цель: Получение работы директора по маркетингу».

Опыт работы

· Самым важным блоком является опыт работы (если таковой имеется). При описании опыта работы необходимо указывать период работы, наименование и сферу деятельности компании, наименование должности, описание функциональных обязанностей и основных профессиональных достижений (с использованием глаголов действия, например: увеличил, сократил и т.п.). Данный раздел должен охватывать период не более 10 последних лет (начинать описание необходимо с последнего места работы, т.е. излагать информацию в обратном хронологическом порядке).

Образование

· Период учебы, наименование учебного заведения, специальность, квалификация.

Дополнительное образование

· Участие в тренингах, курсах, семинарах, конференциях и т.п.

Профессиональные навыки

· Уровень владения ПК, знания иностранных языков, специальных программ и т.п.

Личные качества

· Профессиональные качества соискателя (5-10 штук, максимально соответствующих вакансии, на которую претендуете).

Дополнительная информация

· Сведения о семейном положении, готовности к командировкам, наличии загранпаспорта, водительского удостоверения, собственного автомобиля, вредных привычек, готовности к ненормированному рабочему дню, хобби являются необязательными, они указываются в резюме по мере необходимости.

Рекомендации

· Если есть возможность предоставить рекомендации с предыдущего места работы и/или учебы, можно указать в резюме: рекомендации прилагаются и/или рекомендации будут предоставлены по требованию.

Фото

· В любом верхнем углу резюме можно поместить фото.

При составлении резюме на работу важно помнить: краткость – сестра таланта. Резюме должно занимать не более 1-2 страницы (для людей без опыта работы либо с небольшим опытом работы – не более 1 страницы). Все данные должны быть достоверными, резюме должно быть написано понятным языком, поэтому лучше избегать употребления разного рода аббревиатур и сложных терминов. При оформлении резюме желательно не использовать разнообразие шрифтов и размеров символов.

 

Содержание номенклатуры.

Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф.

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например, 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела. Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

1. название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);

2. название адресата или корреспондента;

3. краткое содержание документов дела;

4. название местности, с которым связано содержание документов;

5. даты (период), к которым относится содержание дела;

6. указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

 

Правила хранения дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в струк­турных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.
Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.
Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположе­ния в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.
Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.
Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внут­ренняя опись.
Внутренняя опись документов дела - это учетный доку­мент, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и вложенных по содержанию. Необходимость ее составления опре­деляется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.
Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписы­ваются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая, запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее докумен­тов и количества листов самой описи.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом слу­чае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.
После завершения делопроизводственного года выдача от­дельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.
Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.
Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.
Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия.
Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно состав­ляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

 

Для уничтожения.

В ходе полистного осмотра также происходит выявление недостатков, подлежащих устранению. Затем оформляются протоколы, в которых утверждаются описи на хранение либо уничтожение.

Оформление архивных дел.

Под оформлением дел понимаются работы по их учету, нумерации листов, а также составлению заверительной надписи с внутренней описью документации. Для оформления дел временного хранения используется упрощенная схема (проверка их наличия, передача в архив). Нумерация и подшивка не требуются. Для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава обязательно проходят такие процедуры, как подшивка, переплет, нумерацию, оформление реквизитов титульного листа. Для особо ценных дел (судебных) предусматривается составление внутренних описей. В качестве верхнего листа должен выступать самый первый в году документ. Каждый лист подвергается нумерации с 1 по 250 в верхней правой части документа обязательно на лицевой стороне. В листе-заверителе указываются отсутствующие страницы и с дефектами (надорванные, подклеенные).

Обеспечение их сохранности.

До момента передачи в архив хранение подготовленных дел осуществляется специалистами делопроизводственной службы самой организации, которые несут за них ответственность. Для их хранения требуется наличие запирающихся шкафов, которые не допускают попадания света и пыли. Предусматривается возможность их временного использования, для чего требуется разрешение начальника. В деле сохраняется заверенная копия документа, фиксируется причина выдачи оригинала.

Систематизация документов.

Систематизировать — значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их.

В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.

Номинальный признак — это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).

Предметно-вопросный признак — это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.

Авторский признак является приоритетным при подборе до­кументов одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).

Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом).

Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории данного региона (например, переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской области).

Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным параметрам (к примеру, балансовые отчеты предприятия за 2000—2005 годы).

Экспертный признак учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения — свыше 10 лет и временного хранения — до 10 лет).

Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач службы документационного обеспечения. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой.

Номенклатура дел пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект номенклатуры подлежит утверждению руководителем организации.

Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит передаче на государственное хранение.

Документы проживают долгую жизнь - от оформления до архивного хранения и уничтожения. Правила работы с ними в конкретной организации составляют систему делопроизводства.

Цели, задачи, функции службы ДОУ

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по ДОУ.

Служба ДОУ решает следую­щие задачи:

1. Организация и руководство, координация работ по ДОУ, контроль исполнения документов;

2. Формирование пакета предложений для улучшения работы с документами на основе современных информационных технологий;

3. Обеспечение единого порядка документирования;

4. Сокращение объема документооборота, количества форм документов;

5. Разработка и внедрение пакета нормативно-методических документов по совершенствованию ДОУ, современного программного обеспечения;

6. Разработка концепции системы ДОУ организации;

7. Повышение качества и оперативности управления на основе разработки рекомендаций по совершенствованию ДОУ структурных подразделений;

8. Организация правового обеспечения документирования: согласования, утверждения, подписания документов.

Служба ДОУ выполняет следующие функции.

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов предприятия, внесение в них изменений.

2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

4. Контроль прохождения, исполнения и оформления документов в установленные сроки; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов; систематическое информирование руководства но этим вопросам.

5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

6. Разработка номенклатуры дел предприятия, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

8. Организация контроля работы с документами в структурных подразделениях.

9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий но совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины.

10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Росархива.

12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация обработки документов.

 

3.Классификация и унификация документов

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Суть унификации – сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Унификация документов предполагает:

- установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

- разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;

- разработку структур документов;

- создание общих синтаксических правил построения документов.

На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД). УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

- унифицированная система внешнеторговой документации.

Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.Классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними.Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам:

- организационные документы (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

- распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указы, постановления);

- информационно-справочные и справочно-аналитические документы (акты, письма, факсы, справки)

Все перечисленные документы называют сокращенно ОРД (организационно-распорядительная документация).

Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов.

Документы могут классифицироваться:

- по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

- по форме: индивидуальные, трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий.

- по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления: оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты.

4.Структура и объем документооборота.

Документооборот – это прохождение документа в учреждении, организации, на предприятии с момента его создания до завершения исполнения или отправки.

Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими. Сокращениюдокументооборота способствуют также уменьшение объемов документов и экономия бумаги. Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю над исполнением документа. Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножают сверх нужного тиража без всякой надобности. Это приводит к неоправданному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем виды и тираж размножаемых документов. Значительный вклад в совершенствование и уменьшение документооборота может внести и секретарь руководителя организации (предприятия), так как все влияющие на документооборот операции выполняются в значительном объеме на его рабочем месте.

Документооборот учреждении осуществляется в виде потоков документов. Различают три основных потока документов: входящие (поступающие в учреждение), исходящие (отправляемые из учреждения); внутренние (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).

Поток входящих документов разделяетсяна документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения и отдельным исполнителям. В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учрежденияобразуютисходящий поток документов.

Движение документов учреждении должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные, зигзагообразные и другие повторные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.

При проектировании рациональных документопотоков в организации (на предприятии) составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов и определить этапы их обработки.

Под объемом документооборота понимают количество входящих, исходящих и внутренних документов организации (предприятия) за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения, организации или предприятия.

Документооборот включает следующие этапы: прием и обработка документов; распределение корреспонденции; передача и доставка документов; учет объема документооборота; регистрация документов; контроль над исполнением документов; формирование дел; передача дел на архивное хранение; уничтожение документов.

5.Прием и обработка входящих документов

Это первый этап работы с полученными документами.

Во многих учреждениях, организациях и на предприятиях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях) либо секретарем. Централизация приема документов позволяет ускорить доставку документов к месту их исполнения, автоматизировать участок приема и обработки документов.

Задача первичной обработки поступившей корреспонденции - проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Получив почту, экспедиция или секретарь начинает ее обработку с проверки правильности доставки. Затем проверяется целостность принятых конвертов; все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес общественных организаций. После вскрытия конверта нужно проверить, все ли вложения, указанные в документе, на месте. Кроме того, следует проверить, не содержится ли в поступлении документов, направленных не по адресу (т.е. ошибочным является адрес, указанный не на конверте, а на самом документе), все ли количество указанных в приложении документов имеется в наличии, а также комплектны ли документы в общем конверте, обозначения для которых указаны на внешней стороне отдельных конвертов или упаковок.

Конверт сохраняется только в следующих случаях:

1) если на документе отсутствует дата;

2) если налицо несоответствие между записью на конверте и его содержимым;

3) если на конверте имеются служебные отметки (секретно, ценные, заказные, срочные и с извещением о вручении);

4) значительного повреждения конвертов;

5) когда документ-вложение имеет личный характер, а на конверте нет надписи «лично»;

6) если адрес отправителя есть только на конверте.

Учет входящих документов начинается с проставления регистрационного штампа.

Заканчивается обработка документов в экспедиции их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые. Последние раскладываются в сортировочном устройстве по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

 

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ.

На стадии первоначальной обработки входящих документов крайне важно выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов. Такие документы направляются по назначению в структурные подразделения, на них предварительно проставляется регистрационный штамп без заполнения.

Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации:

Не подлежат регистрации службой ДОУ:

1) письма, присланные в копии для сведения;

2) рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;

3) первичные документы бухга