Лекция 8. Распорядительные документы

Основные виды: Приказы; Указания (распоряжения); Протоколы; Решения.

Приказ предназначен для решения каких-либо конкретных задач. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Процесс подготовки приказов состоит из следующих этапов:

- определение задачи или проблемы;

- сбор необходимой информации;

- подготовка приказа;

- согласование;

- подпись приказа руководителем.

Проекты приказа разрабатываются специалистами предприятия по поручению руководства или по собственной инициативе.

При составлении проекта приказа необходимо:

- увязать содержащиеся в нем предложения с ранее известными по данному вопросу документами во избежание повторений и противоречий;

- излагать текст коротко, последовательно, четко, не допуская по возможности его двоякого толкования;

- определить конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений исходя из сроков, установленных вышестоящими органами и объема подлежащей выполнению работы, а также времени, необходимого для размножения, рассылки и доведения до исполнителей;

- обеспечивать юридическое обоснование издания приказа (при необходимости включать в его текст ссылки на законодательные акты), правильное наименование правительственных органов, других учреждений, организаций и предприятий и их сокращенных наименований.

Приказ оформляется на специально разработанном бланке или на общем бланке с указанием вида документа, номера и даты. Дата приказа - это дата подписания его руководителем. Приказы нумеруются порядковыми номерами в течение календарного года.

Текс приказа должен содержать заголовок и состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Заголовок начинается с предлога «О», например «Об учреждении …», «О создании …» и т.д.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или иной правовой акт или какой либо др документ, то в констатирующей части указывают его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается данного предприятия. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки: «В соответствии…», «Во исполнение…», «В целях…», «Для…».

Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Приказы, а также отдельные разделы (пункты) ранее изданных приказов утрачивают силу одновременно с изданием новых приказов по данной проблеме. Перечень приказов, утративших силу, указывается отдельным пунктом (при большом их количестве он может быть дан в приложении).

Если ранее изданный приказ подлежит частичному изменению, то в проекте приказа дается новая редакция конкретного пункта, например, «Пункт 2 приказа от 22.09.2013 № 46 изложить в следующей редакции: …..», и далее дается новый текст.

Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены меры по выполнению установленных заданий и дисциплинарные взыскания лицам, допустившим невыполнение.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, должны иметь в тексте оговорку: «В дополнение к приказу от 12.01.2013 № 46».

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль над исполнением приказа в целом.

Если приказом вводят в действие какие-либо документы, то их оформляют в виде приложения к приказу. В начале этих документов ставят наименование: «Приложение №1 к приказу по ООО «Актив» от 09.07.2013 №2.

Проект приказа до представления на подпись должен быть тщательно отредактирован, согласован и завизирован на первом экземпляре заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается.

Приказ подписывает руководитель или его зам, имеющий на это полномочия.

Приказ вступает в силу в момент подписания, если в нем не указана другая дата введения в действие. Далее работников предприятия знакомят с содержанием приказа. Для этого обычно один экземпляр вывешивают на доске объявлений. Другой экз с отметками об ознакомлении исполнителями подшивают в дело. Для этого исполнители на обратной стороне пишут слово «ознакомлен», ставят подпись и дату.

Указание (распоряжение) – издается по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др нормативных документов. Подготовка и оформление производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ».