Письмо-претензия (рекламация)

◙ Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в адрес недобросовестной организации-поставщика. В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.

Письмо подписывает руководитель организации или его заместитель.

 

Стандартные формулировки, используемые при составлении писем-претензий:

· Поставка была произведена Вашей стороной:

… несвоевременно…

…с опозданием на… недели…

· Мы не получили от Вас сведений относительно:

…сроков поставки…

…условий доставки продукции…

…комплектации изделий…

…наличия запасных частей к двигателям, которые должны поступить в наш адрес…

· Рекламационный акт прилагается…

· Акт осмотра продукции высылается…

· Заключение экспертизы направлено в Ваш адрес…

· Мы намерены просить Вас …

· Мы намерены потребовать:

… заменить дефектный двигатель новым;

… выслать недостающие детали;

· В случае уклонения от решения вопросов, отраженных в рекламации:

…мы будем вынуждены обратиться в Госарбитраж…

…мы будем вынуждены передать дело в суд…

…мы дадим соответствующие указания нашему региональному представителю…

Образец письма-претензии (рекламации)

Регистрационный штамп бланка Мебельная фабрика

Отдел сбыта 453762, г. Нижнекамск

Ул. Гагарина 45

 

16. 05. 07. № 43-08/21

На № от

 

По заключенному договору от 25.03. 2005 г. Вы были обязаны поставить в 1 квартале 2003 г. мебельной фурнитуры на общую сумму 10 000 руб. Фактически ее сдано на сумму 5 000 руб.

Согласно п.2 договора, за недопоставку продукции уплачивается неустойка в размере 2% суммы недопоставки, т.е. 100 руб.

Указанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет. В противном случае мы будем вынуждены обратиться в Госарбитраж.

 

Заместитель директора Подпись И.Л. Федоров

 

 

Письмо-приглашение

 

◙ Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.

В таких письмах раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Обычно текст приглашения начинается со слова «Приглашаем…».

 

Формулировки, используемые в письмах-приглашенях:

▪ Направляем Вам приглашение на…конференцию по вопросам…

▪ Приглашаем Вас…принять участие в…

▪ Позвольте пригласить Вас… на: церемонию открытия…, банкет, открытие выставки, премьеру, церемонию… и т. д.

▪ Просим Вас принять участие… в официальной церемонии открытия (закрытия)…

▪ Ваше предполагаемое участие… вызывает большой интерес

▪ Просим подтвердить участие…до…

Образец письма-приглашения

ЦНИИТМ

22 декабря 2005г. № 17-03/152

ОАО «Метраком»

Генеральному директору

Г-ну А.В.Козельскому

 

 

Господа,

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта реконструкции

производственных мастерских, которое состоится 18 апреля 2005 г. в 12 часов в конференц-зале нашего института.

Если Ваши представители не смогут принять участие в обсуждении проекта, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу: оф. 143, д. 14, пер. Марксистский, Москва, 324563.

 

С уважением,

Председатель

ученого совета института П.Н. Павлов

Секретарь ученого совета А.Д. Руханов

 

Малеев Николай Алексеевич

тел. (495) 234-74-62

 

Информационное письмо

◙ Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируется деятельность каких-либо организаций, выпускаемая продукция, издаваемая литература.

 

 

Образец информационного письма

1.

Штамп бланка Директору ресторана «Якорь»

Свиридову В.П.

165845, Санкт-Петербург

ул. Приморская, 45

 

17.07.2006 №35/02

 

 

Уважаемый господин Свиридов!

Мы рады, что Вы сочли возможным откликнуться на наше предыдущее письмо. Мы рассматриваем это как проявление Вашей заинтересованности к тем услугам. Которые наше предприятие может Вам предоставить.

Настоящее информационное письмо имеет целью подробнее ознакомить Вас с содержанием этих услуг и стандартными условиями их предоставления.

Обращаем Ваше внимание на то, что наше предприятие выполняет работы по ремоту, реконструкции и модернизации объектов различного назначения свыше 10 лет и имеет положительные отзывы о своей деятельности.

В числе наших клиентов магазин «Северная Венеция», кинотеатр «Буревестник», ресторан Красный мак» и другие объекты.

Перечень услуг, а также условия их предоставления заказчикам представлены в нашем информационном проспекте, который прилагается к настоящему письму.

Просим вас ознакомиться с содержанием брошюры и сообщить нам о своих намерениях в отношении возможного сотрудничества.

 

Приложение: информационный проспект (брошюра) на 20 листах.

 

С уважением,

 

Главный инженер

ООО «Новый стиль» П.С. Тихомиров

 

 

2.

Министерство высшего Директорам школ, лицеев

и среднего специального и гимназий

образования

 

 

МОСКОВСКИЙ ТЕХНИКУМ

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО

ТРАНСПОРТА

116574, Москва,

ул. Песчаная, 32

тел. 563-84-38

Расчетный счет № 53930542

 

20.03.2004 № 34/7

 

Администрация техникума сообщает, что в новом 2004/05 учебном году техникум открывает юридический факультет.

Правила приема общие для всех специальностей.

 

Директор техникума П.П. Игнатьев

 

 

Инициативное письмо

◙ Инициативные письма – это письма, требующие ответа. В основном такие письма выражают просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. К ним относятся письма-запросы, письма-просьбы, письма-предложения (оферты).

Письмо-просьба

◙ Письма-просьбы рассчитаны на то, что в результате их отправления будет получен ответ и возникнут деловые отношения с адресатом.

Излагая просьбу в письмах-просьбах, необходимо подчеркнуть заинтересованность организации в ее исполнении. Наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления.

В письме-просьбе следует четко выразить, что вам нужно и какие действия ожидаете от получателя письма. Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу …»), от первого лица множественного числа («Просим …»), от третьего лица единственного числа. В этом случае употребляются существительные с собирательным значением (дирекция, руководство, администрация, совет трудового коллектива, фирма… просит…»). Наконец, письмо может быть написано от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением («дирекция и совет трудового коллектива организации…»).

Образец письма-просьбы

Регистрационный штамп бланка Генеральному директору

ООО «Хозяюшка»

А.Н. Потоцкому

 

Уважаемый господин Потоцкий!

 

Руководство нашей компании проявило большой интерес к продукции Вашего предприятия, ознакомившись с ее образцами в ходе региональной выставки «Промышленность ЮФО-2005».

Особое впечатление в представленной Вами экспозиции произвели ковровые покрытия и светильники.

В связи с тем, что наше предприятие предполагает приобрести ковровые покрытия и светильники, представленные Вашим предприятием, прошу направить в наш адрес 2 экземпляра каталога Вашей продукции.

 

С уважением,

заместитель директора

по маркетингу ОАО «Вектор» В.Н. Николаенко

 

 

Ответ на письмо-просьбу

Регистрационный штамп бланка Директору ОАО «Вектор»

Ю.К. Гороховой

Копия

заместителю директора

по маркетингу

В.Н. Николаенко

 

Уважаемая госпожа Горохова!

 

В соответствии с Вашей просьбой высылаю 2 экземпляра каталога продукции нашего завода. Буду рад, если это послужит дальнейшим взаимовыгодным контактам между нашими предприятиями.

Приложение, каталог продукции предприятия на 205 год, экз. №№ 1, 2 только адресату.

 

С уважением

Директор ООО А.Н. Потоцкий

 

Письмо-запрос

 

◙ Письмо-запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру и т.д. с просьбами дать подробную информацию о товарах или услугах, а также направить предложение на поставку товара.

 

Стандартные формулировки, используемые в письмах-запросах:

· Руководство организации вынужденно обратиться к Вам с запросом о…,

· Направляем запрос о…,

· Мы вынуждены запросить у Вас следующую информацию…

· Обстоятельства вынуждают нас направить в Ваш адрес запрос о…

Образец письма-запроса

Министерство транспорта Российской Федерации