Совершенствование учета расчетов с арендаторами

Для выбора пути совершенствования учета расчетов с арендаторами, необходимым становится выявление и минимизация недостатков учета в самой организации. Как правило, общим недостатком бухгалтерского учета на предприятии является недостаточный, а иногда и вовсе отсутствующий, контроль над работой бухгалтерии со стороны руководителя. В подобной ситуации руководитель может не получить нужного количества бухгалтерской информации для принятия решений. Даже при точнейшем соблюдении нормативных требований, ситуация, когда усилия для контроля не прикладываются, может произойти.

Недостаточность контроля не только со стороны руководителя организации, но и главного бухгалтера, может в итоге привести к возникновению путаницы и ошибкам при зачислении поступивших средств (в случае ООО «Резерв» арендной платы).

Так же, бывают ситуации, когда организацией не учитывался тот факт, что счет-фактура действительна в течение 5 дней, к моменту оплаты ежемесячного арендного платежа. Фактически, были случаи выставления счетов-фактур спустя неделю, а иногда и больше.

Так же было отмечено, что общество зачастую проводит несвоевременную инвентаризацию расчетов с арендаторами, хотя учетной политикой организации данный момент предусмотрен. Это приводит к несвоевременному выявлению просроченной задолженности и принятию мер для её погашения.

Руководству хозяйствующего субъекта, в свою очередь, не следует забывать о возможности перегруженности работников бухгалтерии, на которых возлагается ведение различных видов учета, правила по которым не всегда совпадают, нестабильность и неоднозначность правил учета и составления отчетности, регулярные изменения, вносимые в руководящие документы, и др. В ООО «Резерв» работники бухгалтерии должны осуществлять проверку подготавливаемых ими документов, но, к сожалению, данная проверка «во вторую руку» отсутствует, то есть после составления документа одним работником бухгалтерии другой не проверяет полностью этот документ, расписывается за проведенную проверку и не несет ответственность за правильность данных наряду с сотрудником, составившим документ.

На основании приведённых выше недостатков, можно дать следующие рекомендации:

1) Обязательная внутренняя проверка документов. Проверка документа затрачивает значительно меньше времени, чем для его составления. Но качество подготовки и достоверность документов после проверки значительно увеличивается. Кроме того, при этом повышается взаимозаменяемость работников бухгалтерии и значительно сокращается время на последующее исправление недостатков, которые могут быть выявлены сторонними проверяющими в уже представленных им отчетных документах.

Наиболее продуктивным способом выявления и устранения недостатков и нарушений в деятельности организаций является проведение аудиторских проверок. Такие проверки могут принимать форму внутреннего аудита.

2) Большое значение для устранения недостатков в учете имеет правильная организация внутреннего документооборота в фирме, который должен быть предусмотрен приказом ее руководителя. В ООО «Резерв» сформирован график документооборота, но отношение к нему достаточно лояльное. Рекомендуется применение приказа, в котором должны быть четко определены формы представления в бухгалтерию документов, сроки их представления, ответственные за это лица. Также должны быть установлены санкции за несвоевременную и некачественную обработку документов. При этом необходимо четко и наглядно наладить учет поступления в бухгалтерию документов. При выявлении несвоевременности представления документов или их некачественного составления главный бухгалтер должен подавать руководителю докладную записку и добиваться наложения соответствующих санкций на виновных с объявлением их в приказе по фирме.

3) Создание комиссии по работе с дебиторской задолженностью, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной системы, проведение регулярных сверок расчетов с покупателями. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам-арендаторам, и своевременное предъявление претензий по арендной плате.

4) Необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным арендаторам, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию. Данные о сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например: реестр старения счетов дебиторов, кредиторов. Составлять такой реестр можно в виде матрицы, по строкам указываются субъекты задолженности, по столбцам указываются субъекты задолженности, по столбцам — сроки образования. Реестр может оперативно выявлять тех должников, успешная работа с которыми может принести наибольший результат для организации, а также тех, с которыми должны устанавливаться особые отношения. Способность своевременно погашать свои обязательства и вовремя получать причитающиеся средства являются основой стабильности и эффективности деятельности экономического субъекта. Поэтому объем, структура, сроки погашения и оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности оказывают существенное влияние на финансовое положение организации и должны быть предметом аудита эффективности деятельности на постоянной основе.

5) Постоянно следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости организации и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности хозяйствующего субъекта.

6) Контролировать оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности, так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что экономический субъект реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей.

7) В сложившейся ситуации можно посоветовать организовать систему аналитического учета дебиторской задолженности не только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты.