Практические аспекты работы с документами

Часть 3. Оформление курсовой работы

 

Особое внимание следует обратить на правильное оформление курсовой работы.

Оформление текста

Курсовая работа должна быть написана грамотно, литературным языком, отредактирована и вычитана.

Курсовая работа должна быть набрана на компьютере на белой бумаге формата А4. Текст пишется на одной стороне листа с полями вокруг текста. Размер левого поля 25 мм, правого – 15 мм, верхнего – 20 мм, нижнего – 20 мм. Шрифт TimesNewRoman, 14 кегль. Выравнивание текста по двум краям. Абзацный отступ равен пяти знакам с начала строки или одному табуляторному знаку. Распечатанная курсовая работа подшивается в скоросшиватель, подписывается студентом и сдается на кафедру.

Общий объем курсовой работы, как правило, находится в пределах 30-40 стандартных страниц машинописного текста, напечатанных через 1,5 интервала. Подстрочные ссылки (сноски) внизу страницы печатаются через 1 интервал, шрифт TimesNewRoman, 12 кегль. Сноски только автоматические постраничные со сплошной нумерацией по всему тексту.

Приложения в общий объём не входят.

Все страницы курсовой работы нумеруются. Страницы работы нумеруются арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту работы, кроме приложений. Номер страницы ставится в нижнем поле справа или по центру. На титульном листе и оглавлении номер страницы не ставится, хотя они входят в общее число страниц работы. Поэтому первой нумерованной страницей является «Введение» с цифры 3.

Для всех типов курсовых работ титульный лист имеет единообразное оформление (см. Приложение 2).

Содержание помещается за титульным листом. В Содержание выносятся номера и заголовки глав и параграфов курсовой работы. Содержание печатается через полтора интервала, главы отделяются пробелом в два интервала. С правой стороны указываются номера страниц, с которых начинают излагать главы и параграфы. Номер окончания главы или параграфа не указывается.

Рубрикация работы

Рубрикация предполагает отчетливое подразделение работы на отдельные логически соподчиненные части, каждая их которых снабжается кратким и ясным заголовком, отражающим ее содержание. Основную часть работы подразделяют на главы и параграфы.

Каждая новая глава начинается с новой страницы. Это же относится и к другим основным структурным частям работы: введению, заключению, списку источников и литературы, приложениям, указателям и т.п. Подчёркивать заголовки и переносить слова в заголовке не допускается.

Заголовок начинается с абзаца и печатается через полтора интервала прописными буквами без точки в конце. Подчёркивать заголовки и переносить слова в заголовке не допускается.

Главы работы начинаются с новой страницы и должны иметь порядковые номера в пределах всей работы, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацного отступа. Параграфы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер параграфа состоит из номеров главы и параграфа, разделенных точкой. В конце номера параграфа точка не ставится. Главы, как и параграфы, могут состоять из одного или нескольких пунктов. Пример:

 

1.Теоретические аспекты работы с документами …

1.1

1.2 Нумерация пунктов первой главы курсовой работы

1.3

Практические аспекты работы с документами

2.1

2.2 Нумерация пунктов второй главы курсовой работы

2.3

 

Заголовки следует печатать с прописной буквы строчными буквами без точки в конце.

Расстояние от заголовка главы до текста должно быть равно пустой строке. Между наименованием параграфа или пункта и предыдущим текстом оставляется пустая строка.

Заголовки глав и параграфов печатают с абзацного отступа, вторая и последующие строки заголовка также печатаются с абзацного отступа. Названия основных глав выделяются полужирным шрифтом.

Введение, заключение, список использованных источников не нумеруются как рубрики, печатаются с абзацного отступа, полужирным шрифтом.

Ссылки

Подстрочные примечания (ссылки) приводятся во всех случаях, когда в курсовой работе используются и цитируются источники и литература. Обязательно подтверждаются подстрочными ссылками все факты, цифры и другие конкретные данные, приводимые в тексте и заимствованные из источников и литературы.

В случае выявления чужого материала без ссылки на автора и источник заимствования курсовая работа не допускается к защите. Подстрочные ссылки нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами в пределах каждой страницы курсовой работы. Допускается использование формы краткого описания, т.е. включение в него только обязательных элементов библиографического описания.

В ссылках на опубликованные источники и литературу указываются: фамилия и инициалы автора, название работы, место, издательство и год издания, номер страницы. В ссылках на статьи, опубликованные в сборниках статей и периодических изданиях, указываются: фамилия и инициалы автора, название статьи, название сборника (журнала), год издания, номер журнала и номер страницы. Слова “В кн.:”, “В сб.:”, “В изд.:” в описании не используются. Например:

1. Андреев И. Человек и документ в информационную эпоху // Российская Федерация сегодня. 2002. № 17.

2. Баласанян В. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту // Connect! Мир связи. 2002. № 12.С. 15-22.

3. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство. 2002. № 2. С. 21—26.

Если в тексте встречается только одна работа этого автора, то в последующих сносках вместо заглавия приводят условное обозначение, например:

Баласанян В. Указ.соч. С. 15.

Если несколько ссылок на один и тот же источник приводятся на одной странице курсовой, в этом случае также делаются сокращения.

Законодательные и ведомственные акты цитируются по их официальным изданиям.

Иноязычная литература указывается на языке оригинала с соблюдением орфографических норм для соответствующего языка.

Если текст цитируется не по самой публикации источника, а по другому изданию, то ссылки следует начинать словами “Цит. по:”.

Если таблица или рисунок являются частью текста, ссылка на них обязательна: читатель должен знать, когда и в связи с чем ему надлежит прочитать таблицу или рисунок. Ссылка должна органически входить в текст, а не выделяться в самостоятельную фразу. Ссылаться нужно в таком месте текста, где формулируемое положение дополняется, подтверждается или иллюстрируется таблицей или рисунком. Например:

Организационная структура предприятия (Рисунок 4) во многом сходна…

Приложения

В приложения включают вспомогательный материал: рисунки, таблицы, диаграммы, фотографии, первичные документы, наблюдательные листы, технологические карты, нормативные материалы. Приложения нумеруют арабскими цифрами. Каждое приложение начинают с новой страницы с указанием сверху справа страницы слова «Приложение».

Если приложений более одного, то перед ними помещается титульный лист с надписью «ПРИЛОЖЕНИЯ» по центру страницы. Слово «ПРИЛОЖЕНИЯ» печатается прописными буквами 20-22 полужирным шрифтом.

Если приложение продолжается на следующей странице, то следует писать на ней «Продолжение приложения 5». Если приложение занимает более двух страниц, то на последней пишут «Окончание приложения 5».

Если приложение содержит одну таблицу и один рисунок, то они не нумеруются. Если приложение содержит несколько таблиц и рисунков, то применяется их сквозная нумерация внутри данного приложения.

 

Составление и оформление списка источников и литературы

Библиографический аппарат в курсовой работе– это выражение научной этики и культуры научного труда. Именно по нему члены Государственной аттестационной комиссии, присутствующие на защите курсовой работы, могут судить о степени осведомленности студента-выпускника (бакалавра) о состоянии проблемы в теории и практике.

Библиографический аппарат курсовой работы представляется библиографическим списком и библиографическими ссылками

Библиографическое описание нужно разделить на две части (Приложение 24):

I Нормативно-правовые документы

II Научно-методическая литература

Нормативно-правовые документы располагаются в соответствии с их юридическим значением:

- международные законодательные акты – по хронологии;

- Конституция РФ;

- кодексы – по алфавиту;

- законы РФ – по хронологии;

- указы Президента РФ – по хронологии;

- акты Правительства РФ – по хронологии;

- акты министерств и ведомств в последовательности – приказы, постановления, положения, инструкции министерства – по алфавиту, акты – по хронологии.

В списке использованных источников должно быть указано полное название акта, дата его принятия, номер, а также официальный источник опубликования. Например:

Федеральный закон от 26 февраля 1995 г. №208-ФЗ «Об акционерных обществах» // Собрание законодательства Российской Федерации, 1996. - №1, ст.1.

Библиографическое описание составляют непосредственно по произведению печати или выписывают из каталогов и библиографических указателей полностью, без пропусков каких-либо элементов, сокращений заглавий и т.п.

Научно-методическая литература располагается в алфавитном порядке, нумеруется арабскими цифрами с точкой. Нумерация источников по разделам сквозная. Примеры библиографического описания приведены ниже.

Монография, книга

1. Абрамов И.И. Современная экономика труда. – М.: ИНФРА – М,

2009. – 245с.

2. Основы менеджмента: учебник для вузов /под ред. Д.Д. Вачугова. – М.: Высшая школа, 2009. – 367с.

Статья из журнала

19. Помазова В.И. Правовой режим расчетных операций //Главный

бухгалтер. – 2010. - № 10. – С.9 – 19.

Статья из газеты

25. Хаверсон Б. Особенности управления современной экономикой //

Известия. – 2009. – 10 марта.

Автореферат диссертации

31. Яковлев С.Н. Методы машинной номографии и их применение:

Автореферат дис. …д-ра экон.наук. – М., 2010. – 32с.

Электронный ресурс

33. Художественная энциклопедия зарубежного классического искусства [Электронный ресурс]. – М.: Большая Рос.энцикл. [и др.], 1996. – 1 электрон.опт.диск (CD-ROM). – (Интерактивный мир).

Список использованных источников и литературы охватывает все источники и литературу, которыми пользовался автор при изучении темы. Такой список составляет одну из существенных частей курсовой работы, отражающую самостоятельную творческую работу автора, и позволяет судить об уровне проведённого исследования.

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

Приложение 1.

Темы курсовых работ

1. Служба документационного обеспечения управления (на примере организации)

2. Работа с обращениями граждан (на примере организации)

3. Инструкция по делопроизводству (на примере организации)

4. Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов (на примере организации)

5. Предварительное рассмотрение документов службой делопроизводства (на примере организации)

6. Регистрация документов (на примере организации)

7. Организация движения документов внутри организации (на примере организации)

8. Контроль исполнения документов (на примере организации)

9. Информационно-справочная работа по документам организации (на примере организации)

10. Обработка исполненных и отправляемых документов (на примере организации)

11. Организация хранения документов (на примере организации)

12. Номенклатура дел (на примере организации)

13. Составление заголовков дел (на примере организации)

14. Формирование и оформление дел (на примере организации)

15. Экспертиза ценности документов (на примере организации)

16. Составление и оформление архивных описей дел (на примере организации)

17. Порядок передачи дел в архив организации (на примере организации)

18. Электронный документооборот (на примере организации)

19. Электронное хранение документов (на примере организации)

Приложение 2.

Пример содержания курсовой работы

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………………….3

ГЛАВА 1. Теоретические аспекты организации хранения документов в учреждениях дополнительного образования ……………………………………6

1.1. Понятие и модель организации хранения документов……………………..6

1.2. Опыт организации хранения документов в учреждениях дополнительного образования………………………………………………………………………….11

1.3. Информационные технологии в организации хранения документов……16

ГЛАВА 2. Практические аспекты организации хранения документов в МБОУ ДО «Станция детского туризма» ……………………………………….22

2.1. Общая характеристика учреждения…………………………………………28

2.2. Особенности организации хранения документов в учреждении…………33

2.3. Возможности для совершенствования организации хранения документов в учреждении……………………………………………………………………38

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………………….........40

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ..........42

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 3.

Тема курсовой работы

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

 

Разработал студент гр. ………….... ______________________ / ____________/

(подпись) (Фамилия, инициалы)

 

Направление………………………………………………………………………….

(указать код и наименование)

 

 

Руководитель к.и.н., доцент ___________ / Путилин С.В./

 

 

Курган 2017

 

Приложение 4.

Пример оформления списка источников и литературы

Приложение 5.

Примерная структура доклада на защите курсовой работы

 

1. Представление темы курсового проекта.

2. Актуальность проблемы.

3. Предмет исследования.

4. Цель и задачи курсового проекта.

5. Содержание основных понятий, использованных при написании курсового проекта.

6. Характеристика организации.

7. Причины, мешающие эффективному функционированию рассматриваемого объекта.

8. Основные выводы по анализу предмета исследования.

9. Рекомендации и предложения по совершенствованию предмета исследования.

10. Ответы на замечания научного руководителя.

 

Часть 3. Оформление курсовой работы

 

Особое внимание следует обратить на правильное оформление курсовой работы.

Оформление текста

Курсовая работа должна быть написана грамотно, литературным языком, отредактирована и вычитана.

Курсовая работа должна быть набрана на компьютере на белой бумаге формата А4. Текст пишется на одной стороне листа с полями вокруг текста. Размер левого поля 25 мм, правого – 15 мм, верхнего – 20 мм, нижнего – 20 мм. Шрифт TimesNewRoman, 14 кегль. Выравнивание текста по двум краям. Абзацный отступ равен пяти знакам с начала строки или одному табуляторному знаку. Распечатанная курсовая работа подшивается в скоросшиватель, подписывается студентом и сдается на кафедру.

Общий объем курсовой работы, как правило, находится в пределах 30-40 стандартных страниц машинописного текста, напечатанных через 1,5 интервала. Подстрочные ссылки (сноски) внизу страницы печатаются через 1 интервал, шрифт TimesNewRoman, 12 кегль. Сноски только автоматические постраничные со сплошной нумерацией по всему тексту.

Приложения в общий объём не входят.

Все страницы курсовой работы нумеруются. Страницы работы нумеруются арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту работы, кроме приложений. Номер страницы ставится в нижнем поле справа или по центру. На титульном листе и оглавлении номер страницы не ставится, хотя они входят в общее число страниц работы. Поэтому первой нумерованной страницей является «Введение» с цифры 3.

Для всех типов курсовых работ титульный лист имеет единообразное оформление (см. Приложение 2).

Содержание помещается за титульным листом. В Содержание выносятся номера и заголовки глав и параграфов курсовой работы. Содержание печатается через полтора интервала, главы отделяются пробелом в два интервала. С правой стороны указываются номера страниц, с которых начинают излагать главы и параграфы. Номер окончания главы или параграфа не указывается.

Рубрикация работы

Рубрикация предполагает отчетливое подразделение работы на отдельные логически соподчиненные части, каждая их которых снабжается кратким и ясным заголовком, отражающим ее содержание. Основную часть работы подразделяют на главы и параграфы.

Каждая новая глава начинается с новой страницы. Это же относится и к другим основным структурным частям работы: введению, заключению, списку источников и литературы, приложениям, указателям и т.п. Подчёркивать заголовки и переносить слова в заголовке не допускается.

Заголовок начинается с абзаца и печатается через полтора интервала прописными буквами без точки в конце. Подчёркивать заголовки и переносить слова в заголовке не допускается.

Главы работы начинаются с новой страницы и должны иметь порядковые номера в пределах всей работы, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацного отступа. Параграфы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер параграфа состоит из номеров главы и параграфа, разделенных точкой. В конце номера параграфа точка не ставится. Главы, как и параграфы, могут состоять из одного или нескольких пунктов. Пример:

 

1.Теоретические аспекты работы с документами …

1.1

1.2 Нумерация пунктов первой главы курсовой работы

1.3

Практические аспекты работы с документами

2.1

2.2 Нумерация пунктов второй главы курсовой работы

2.3

 

Заголовки следует печатать с прописной буквы строчными буквами без точки в конце.

Расстояние от заголовка главы до текста должно быть равно пустой строке. Между наименованием параграфа или пункта и предыдущим текстом оставляется пустая строка.

Заголовки глав и параграфов печатают с абзацного отступа, вторая и последующие строки заголовка также печатаются с абзацного отступа. Названия основных глав выделяются полужирным шрифтом.

Введение, заключение, список использованных источников не нумеруются как рубрики, печатаются с абзацного отступа, полужирным шрифтом.

Ссылки

Подстрочные примечания (ссылки) приводятся во всех случаях, когда в курсовой работе используются и цитируются источники и литература. Обязательно подтверждаются подстрочными ссылками все факты, цифры и другие конкретные данные, приводимые в тексте и заимствованные из источников и литературы.

В случае выявления чужого материала без ссылки на автора и источник заимствования курсовая работа не допускается к защите. Подстрочные ссылки нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами в пределах каждой страницы курсовой работы. Допускается использование формы краткого описания, т.е. включение в него только обязательных элементов библиографического описания.

В ссылках на опубликованные источники и литературу указываются: фамилия и инициалы автора, название работы, место, издательство и год издания, номер страницы. В ссылках на статьи, опубликованные в сборниках статей и периодических изданиях, указываются: фамилия и инициалы автора, название статьи, название сборника (журнала), год издания, номер журнала и номер страницы. Слова “В кн.:”, “В сб.:”, “В изд.:” в описании не используются. Например:

1. Андреев И. Человек и документ в информационную эпоху // Российская Федерация сегодня. 2002. № 17.

2. Баласанян В. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту // Connect! Мир связи. 2002. № 12.С. 15-22.

3. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство. 2002. № 2. С. 21—26.

Если в тексте встречается только одна работа этого автора, то в последующих сносках вместо заглавия приводят условное обозначение, например:

Баласанян В. Указ.соч. С. 15.

Если несколько ссылок на один и тот же источник приводятся на одной странице курсовой, в этом случае также делаются сокращения.

Законодательные и ведомственные акты цитируются по их официальным изданиям.

Иноязычная литература указывается на языке оригинала с соблюдением орфографических норм для соответствующего языка.

Если текст цитируется не по самой публикации источника, а по другому изданию, то ссылки следует начинать словами “Цит. по:”.

Если таблица или рисунок являются частью текста, ссылка на них обязательна: читатель должен знать, когда и в связи с чем ему надлежит прочитать таблицу или рисунок. Ссылка должна органически входить в текст, а не выделяться в самостоятельную фразу. Ссылаться нужно в таком месте текста, где формулируемое положение дополняется, подтверждается или иллюстрируется таблицей или рисунком. Например:

Организационная структура предприятия (Рисунок 4) во многом сходна…

Приложения

В приложения включают вспомогательный материал: рисунки, таблицы, диаграммы, фотографии, первичные документы, наблюдательные листы, технологические карты, нормативные материалы. Приложения нумеруют арабскими цифрами. Каждое приложение начинают с новой страницы с указанием сверху справа страницы слова «Приложение».

Если приложений более одного, то перед ними помещается титульный лист с надписью «ПРИЛОЖЕНИЯ» по центру страницы. Слово «ПРИЛОЖЕНИЯ» печатается прописными буквами 20-22 полужирным шрифтом.

Если приложение продолжается на следующей странице, то следует писать на ней «Продолжение приложения 5». Если приложение занимает более двух страниц, то на последней пишут «Окончание приложения 5».

Если приложение содержит одну таблицу и один рисунок, то они не нумеруются. Если приложение содержит несколько таблиц и рисунков, то применяется их сквозная нумерация внутри данного приложения.

 

Составление и оформление списка источников и литературы

Библиографический аппарат в курсовой работе– это выражение научной этики и культуры научного труда. Именно по нему члены Государственной аттестационной комиссии, присутствующие на защите курсовой работы, могут судить о степени осведомленности студента-выпускника (бакалавра) о состоянии проблемы в теории и практике.

Библиографический аппарат курсовой работы представляется библиографическим списком и библиографическими ссылками

Библиографическое описание нужно разделить на две части (Приложение 24):

I Нормативно-правовые документы

II Научно-методическая литература

Нормативно-правовые документы располагаются в соответствии с их юридическим значением:

- международные законодательные акты – по хронологии;

- Конституция РФ;

- кодексы – по алфавиту;

- законы РФ – по хронологии;

- указы Президента РФ – по хронологии;

- акты Правительства РФ – по хронологии;

- акты министерств и ведомств в последовательности – приказы, постановления, положения, инструкции министерства – по алфавиту, акты – по хронологии.

В списке использованных источников должно быть указано полное название акта, дата его принятия, номер, а также официальный источник опубликования. Например:

Федеральный закон от 26 февраля 1995 г. №208-ФЗ «Об акционерных обществах» // Собрание законодательства Российской Федерации, 1996. - №1, ст.1.

Библиографическое описание составляют непосредственно по произведению печати или выписывают из каталогов и библиографических указателей полностью, без пропусков каких-либо элементов, сокращений заглавий и т.п.

Научно-методическая литература располагается в алфавитном порядке, нумеруется арабскими цифрами с точкой. Нумерация источников по разделам сквозная. Примеры библиографического описания приведены ниже.

Монография, книга

1. Абрамов И.И. Современная экономика труда. – М.: ИНФРА – М,

2009. – 245с.

2. Основы менеджмента: учебник для вузов /под ред. Д.Д. Вачугова. – М.: Высшая школа, 2009. – 367с.

Статья из журнала

19. Помазова В.И. Правовой режим расчетных операций //Главный

бухгалтер. – 2010. - № 10. – С.9 – 19.

Статья из газеты

25. Хаверсон Б. Особенности управления современной экономикой //

Известия. – 2009. – 10 марта.

Автореферат диссертации

31. Яковлев С.Н. Методы машинной номографии и их применение:

Автореферат дис. …д-ра экон.наук. – М., 2010. – 32с.