Упражнение 2. Создание отчета с помощью Мастера

1. Откройте в Access 2007 БД Личная картотека.

2. В области переходов щелкните название Мои контакты.

3. Щелкните вкладку Создание.

4. В группе Отчеты щелкните кнопку Мастер отчетов. Появится первое диалоговое окно Мастера.

5. Раскройте список Таблицы и запросы и оставьте значение по умолчанию.

6.

>

>>

В списке Доступные поля отметьте поля таблицы, которые должны быть включены в новый отчет. Если вы хотите использовать весь набор полей исходной таблицы, щелкните кнопку.Чтобы выбрать только часть полей таблицы, щелкните каждое требуемое поле и нажмите кнопку для его переноса в список Выбранные поля. Для отчета по таблице Мои контакты выберите поля Имя, Фамилия, Мобильный телефон и Электронная почта.

7. Для удобства отчета перечень контактов следует вывести по категориям. Раскройте список Таблицы и запросы, щелкните таблицу Группы контактов и добавьте поле Наименование группы в конец списка Выбранные поля.

8. Нажмите кнопку ДАЛЕЕ. На экране появится второе окно Мастера.

9. Выберите один из видов представления данных, предложенных в окне Мастера. Щелкните представление Группы контактов, при котором контакты группируются по категориям.

10. Нажмите кнопку ДАЛЕЕ. На экране появится третье окно Мастера.

11. При необходимости выберите уровни группировки отчета:

·

>

чтобы добавить уровень группировки по полю, щелкните название поля в списке доступных полей и нажмите кнопку;

·

↓

↑

чтобы изменить порядок уровней группировки, используйте кнопку для перемещения уровня группировки на одну позицию вверх или кнопку для перемещения на одну позицию вниз;

·

<

чтобы удалить уровень группировки по полю, щелкните название уровня на образце представления данных отчета и нажмите кнопку.

· Для нашего примера дополнительная группировка данных не требуется.

12. Нажмите кнопку ДАЛЕЕ. На экране появится четвертое окно Мастера.

13. Установите желаемый порядок сортировки данных отчета. В окне Мастера вы можете выбрать до четырех полей сортировки, установив сортировку по возрастанию или по убыванию в каждом из отмеченных полей.

· Чтобы установить сортировку данных по какому-либо полю, раскройте список и щелкните название поля.

· По умолчанию данные в поле сортируются по возрастанию, для выбора сортировки по убыванию щелкните кнопку По возрастанию, расположенную справа от списка (при этом ее название изменится на По убыванию).

Для приведенного примера установите сортировку по полям Фамилия и Имя. Раскройте первый список и выберите поле Фамилия, а затем раскройте второй список и выберите поле Имя. Порядок сортировки по умолчанию изменять не нужно.

14. Нажмите кнопку ДАЛЕЕ. На экране появится пятое окно Мастера.

15. В группе Макет выберите вид макета отчета, отметив один из предложенных вариантов:

· Ступенчатый – при установке этого переключателя новый отчет будет оформлен по макету «Ступенчатый»;

· Блок – при установке этого переключателя новый отчет будет оформлен по макету «Блок»;

· Структура – при установке этого переключателя новый отчет оформлен по макету «Структура».

Для нашего примера оставьте макет Ступенчатый, предложенный по умолчанию.

16. В группе Ориентация выберите ориентацию страницы отчета, отметив один из предложенных вариантов:

· Книжная – при установке этого переключателя новый отчет будет иметь книжную ориентацию;

· Альбомная – при установке этого переключателя новый отчет будет иметь альбомную ориентацию.

Для нашего примера оставьте ориентацию Книжная, выбранную по умолчанию.

17. Если вы не хотите, чтобы ширина полей подстраивалась под ширину страницы отчета, снимите флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице. По умолчанию этот флажок установлен, и поля отчета имеют такую ширину, чтобы все они могли разместиться на одной странице.

18. Посмотрите образец оформления отчета с выбранными настройками в левой части окна Мастера.

19. Нажмите кнопку ДАЛЕЕ. На экране появится шестое окно Мастера.

20. В предложенном списке выберите желаемый стиль оформления нового отчета. Для просмотра образца стиля щелкните название стиля в списке. Для нашего примера выберите схему Яркая вместо Стандартная, установленной по умолчанию.

21. Нажмите кнопку ДАЛЕЕ. На экране появится последнее окно Мастера.

22. Введите название нового отчета в верхнее поле ввода. (Мастер-отчет Справочник контактов).

23. В группе Дальнейшие действия оставьте вариант Просмотреть отчет, выбранный по умолчанию. В этом случае сразу после завершения работы Мастера можно будет просмотреть результирующий вид созданного отчета.

24. Нажмите кнопку ГОТОВО. Новый отчет будет сохранен в текущей БД. В рабочей области Access 2007 откроется окно предварительного просмотра созданного отчета.