Виды организационной диагностики.

Виды организационной диагностики.

1) по срокам проведения:предварительная — текущая

Предварительная диагностика помогает выяснить проблемы, определить узкие места предприятия, составить программу будущих изменений и должна отвечать на вопросы: можно ли решить выявленные проблемы, в какой последовательности их необходимо решать; с помощью каких инструментов это можно сделать и т. д. Текущая диагностика — это часть процесса управления организационным развитием. Она позволяет исследовать ситуацию на предприятии в прошлом, настоящем и в перспективе, предоставляя руководителю информацию о сильных и слабых сторонах управленческих процессов.

2) по широте охвата: общая — специальная.

Общая диагностика необходима, чтобы узнать структуру проблем и сильные стороны предприятия в целом. Частная диагностика концентрируется на каком-то одном конкретном комплексе проблем или вообще на одной проблеме, чтобы выявить причины и факторы её возникновения, а также определить текущее состояние и оценить возможность решить ее в перспективе.

Этапы организационной диагностики

1. Разработка концептуальной модели диагностики.

2. Сбор информации о фактическом состоянии организации

Методы сбора данных: интервью (неформализованное, фокусированное), анкетирование, личностные тесты, фокус-группа, наблюдение, анализ документов, социометрия.

3. Анализ полученных данных.

Целью обработки и анализа собранных данных является выявление причинных взаимосвязей между зафиксированными фактами и событиями и понятное представление результатов диагностики. Выводы во многом зависят от методологических принципов понимания организации и ее функционирования, на которых основано исследование

 

Липатов С.А. Методы практической социальной психологии: Диагностика. Консультирование. Тренинг: Учебное пособие для вузов / Под ред. Ю.М. Жукова. – М.: Аспект Пресс, 2004. с. 48–68.

МОДЕЛИ И МЕТОДЫ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ДИАГНОСТИКИ

 

В современных условиях глобализации экономики и усиления конкуренции любая организация может существовать и реализовывать стоящие перед ней цели только тогда, когда она изменяется адекватно изменениям и требова­ниям внешней среды. Это предполагает последовательное и целенаправленное проведение мероприятий, направленных на усовершенствование работы организации в целом и каждого ее сотрудника. Такие мероприятия часто связаны с изменениями в работе деловых организаций, касающимися организационной структуры, системы оплаты труда, разделения задач и ответственности, кадровой политики и т.д. Принесут ли изменения ожидаемый результат, во многом зависит от того, насколько организация будет подготовлена к ним.

Исследование текущей ситуации в организации — первый шаг на пути подготовки мероприятий, направленных на повышение эффективности ее работы, и планирования изменений в структуре организации, в системе оплаты труда, в кадровой политике. Одним из способов распознавания и предвидения проблем в организациях является диагностика, которая представляет собой комплекс способов, методов и приемов изучения организации, позволяющий в короткие сроки и с минимумом затрат получить четкое представление об ее ресурсах, проблемах и возможностях инициировать позитивные организационные изменения и мобилизовать силы для их проведения.

Организационная диагностика представляет собой систематический сбор и анализ информации о состоянии организации с целью выявления проблем ее функционирования, а также определения путей и резервов для их преодоления путем применения концептуальных моделей и методов социальных и поведенческих наук [Пригожин, 1995; Щербина, 1993; Burke, 1982; Harrison, 1994]. Таким образом, диагностика проводится согласно принципам научного исследования, однако используемые методы и их результаты должны быть приняты людьми, заказавшими диагностику, и подходить для их организации.

Методы сбора информации

Диагностика организации предполагает, как правило, использование различных методов исследования для получения достоверной информации. Это компенсирует возможные ошибки и помехи, связанные с одним конкретным методом. Кроме того, различные методы дают либо разные типы данных (качественные или количественные), что обогащает результаты, либо данные взаимно подтверждают друг друга. В то же самое время при диагностике организаций, как правило, стараются использовать простые, компактные, апробированные методики, которые соответствуют всем научным требованиям. Методы организационной диагностики могут быть стандартизированными (основанными на определенной концепции), полустандартизированными или разрабатываться для конкретного случая [Caska et al, 1992].

В зарубежной и отечественной практике работы с организациями можно встретить едва ли не все методы социологии, психологии и социальной психологии. Однако ведущее место занимают, как правило, опросные методы (анкетирование и интервьюирование), специальные социально-психологические методы (социометрия, рейтинг и др.), некоторые личностные тесты, а также игровые методы, качественные методы (глубинные интервью, фокус-группы и т.п.). Для диагностики организаций также используются наблюдение и изучение документов, но они представляют собой достаточно трудоемкие методы сбора информации и, поэтому используются реже.

Обычно опытный консультант не применяет косвенные и трудоемкие методы сбора информации, если она может быть получена прямо и просто. Во многих случаях можно просто пойти и спросить. Очевидно, именно это обстоятельство приводит к тому, что различные виды опроса используются при диагностике организаций в качестве основного или вспомогательного метода получения фактических данных. Скорее всего это объясняется универсальностью опросных методик, их доступностью, относительной легкостью проведения обследования и обработки его результатов, сравнительно невысокими затратами времени, денег, материалов и т.д. Нередко только с помощью опроса можно выявить особенности восприятия людьми социально-психологических условий, в которых они работают и общаются.

Наиболее распространенными опросными методиками, которые используются в оргдиагностике, являются диагностическое интервью и разнообразные виды анкетирования [Липатов, 1994].

Интервью является наиболее популярным методом сбора первичной информации в практике диагностики организационных проблем. Выбор формы проведения интервью зависит от квалификации консультанта и характера диагностических задач. Консультант имеет либо заранее разработанный вопросник, которому он следует в процессе интервью (стандартизированное интервью), либо план интервью, который в ходе беседы с респондентом может меняться при сохранении общей цели опроса (нестандартизированное интервью). Обычно при первичной диагностике организации выбирают нестандартизированное интервью, которое может длиться от 30 минут до 1,5–2 часов. При этом беседа протекает в режиме диалога, т.е. равного обмена мнениями и суждениями.

Консультант может получать информацию не только из прямых ответов респондента, но также из замечаний, комментариев, высказываний, шуток и жестов, которые их сопровождают. Основной ошибкой при интервьюировании является повышенная активность консультанта.

Важными факторами, влияющими на длительность интервью и достоверность сообщаемой респондентом информации, являются его желание, способность и готовность высказывать свои мнения, суждения и оценки по интересующим консультанта вопросам. Использование этого метода требует от проводящего интервью умения вступать в контакт, слушать, управлять беседой, импровизировать. Однако не имеет смысла проводить беседу, когда опрашиваемый явно отказывается сотрудничать.

Интервью можно проводить не только с одним человеком, но и одновременно с небольшой группой людей. Интервьюирование группы дает возможность узнать мнение людей как ее членов. Однако группа может оказывать на людей сдерживающее воздействие, они могут быть менее откровенными в своих ответах, особенно в присутствии вышестоящих в служебной иерархии лиц. Успех группового интервью зависит от многих факторов (например, организация интервью, социально-психологическая компетентность интервьюера). В некоторых случаях интервьюирование группы позволяет сэкономить время в сравнении с индивидуальной беседой.

Интервью (чаще индивидуальные, чем групповые) являются наиболее распространенным методом сбора диагностической информации. Преимущество интервью заключается в том, что каждый ответ может быть проверен и отработан, что положительно сказывается на полноте, глубине и определенности получаемой информации. Однако проведение интервью требует значительных затрат времени и средств, а также высоких профессиональных качеств консультанта-интервьюера.

Анкетирование представляет собой процедуру работы с сотрудниками организации посредством опросного листа (вопросника).

Анкетирование в организациях может проводиться в двух основных формах:

1. Групповое обследование по месту работы. Организационно это наиболее доступная и оперативная форма опроса. Анкетер, работающий с группой опрашиваемых из 10-20 человек, объясняет цель обследования, правила заполнения анкеты и, в случае возникновения сложностей в ходе работы, индивидуально консультирует респондентов. Анкеты заполняются в присутствии анкетера и сразу же возвращаются ему. При этом анкетер сразу может контролировать полноту и правильность их заполнения. Эта форма опроса обеспечивает 100%-ный возврат анкет и короткий срок сбора данных.

2. Индивидуальное обследование с помощью раздаточной анкеты. Анкетер либо вручает анкету респонденту, договариваясь о сроке возврата при повторной встрече, либо, объяснив правила заполнения и цели опроса, ожидает заполнения анкеты. При первом варианте у респондента больше времени на обдумывание ответов, однако, появляется возможность замены респондента, возникает проблема возврата анкеты.

После раздачи или рассылки анкет консультант практически теряет возможность непосредственно влиять на ход опроса, как, например, в интервью. Эта заочность общения предъявляет ряд требований к анкете как к инструменту сбора информации. Эти требования относятся к внешнему оформлению вопросника, формулировке вопросов, общей структуре (композиции) анкеты и ее содержанию.

Основными достоинствами анкетного опроса являются его экономичность и оперативность. С помощью анкетирования можно получить значительный объем информации в краткие сроки.

Вопросники, которые используются в диагностике организаций, бывают самых различных видов, размеров и форм. Чаще всего вопросники разрабатываются для конкретного случая – сбора информации о проблемах конкретной организации (или отдельных ее подразделений). Также существуют стандартизированные вопросники, составленные в рамках определенной концепции. В качестве примера можно назвать популярный среди зарубежных оргконсультантов вопросник Р. Лайкерта «Профиль организационных характеристик» или вопросник Л. Константина «Шкалы организационных парадигм» [См. Липатов, 1994].

К методам организационной диагностики можно также отнести различные тесты, которые используются для оценки персонала, в частности для выявления личностных особенностей членов обследуемой организации: темперамента, установок, интересов, особенностей мотивации и характера. Необходимо заметить, что использование личностных тестов в процессе консультирования организации требует специального обучения и максимальной осторожности от консультанта.

Важную роль в получении данных о реальном, открытом поведении людей, об их конкретных действиях играет метод наблюдения. Он используется в первую очередь тогда, когда требуется минимальное вмешательство в естественный процесс поведения и взаимоотношения людей в организации, когда консультант стремится получить целостную картину происходящего, отразить как осознаваемые, так и неосознаваемые, речевые (вербальные) и невербальные формы поведения. Наблюдение начинается с первых ознакомительных встреч консультанта в организации. Тогда у него формируются первые впечатления, которые в дальнейшем подвергаются постоянной корректировке. Консультант может многое узнать об отношениях между людьми и их поведении, наблюдая за членами организации во время опросов.

Наблюдение может быть включенным (участвующее) и невключенным (со стороны), стандартизированным (структурированное) и нестандартизированным. Основными проблемами, осложняющими применение данного метода сбора первичной информации, являются субъективность наблюдателя и вероятность ошибиться при выборе объектов и явлений, на которые необходимо обратить внимание. Даже если консультант весьма наблюдателен, и он способен осознавать и контролировать собственные пристрастия к той или иной точке зрения на проблемы организации, одно его присутствие может вносить искажающий эффект в поведение людей, которые знают, что за ними наблюдают (на некоторых это действует угнетающе и мешает их работе). Поэтому иногда приходится маскировать наблюдение под другой вид деятельности.

Метод наблюдения дает возможность получить данные о реальном, естественном поведении, деятельности, общении людей, а не их мнения об этом. В то же время с помощью метода наблюдения трудно обследовать многих людей, а также понять мотивацию их действий.

Метод анализа документов в оргдиагностике может успешно использоваться как в своем традиционном (неформализованном) виде, так и в форме качественнно-количественного анализа содержания (контент-анализ). В социальной психологии документ рассматривается как звено в цепи коммуни­каций, имеющее своих авторов и адресатов. К документам в организации могут относиться приказы, инструкции, протоколы, стенограммы совещаний, собраний, материалы внутрифирменных газет, радиовещания, стенной печати, документы отдела кадров и др.

Традиционный анализ документов есть не простое ознакомление с текстом, а интуитивно-качественный метод исследования, основанный на логических операциях анализа и синтеза, сравнения, оценивания, осмысления.

Контент-анализ — это систематическая регистрация интересующих единиц содержания в документах, которые затем подвергаются количественной обработке, которая заключается в подсчете частоты появ­ления единиц в совокупности однородных документов (не менее десят­ка) в абсолютных числах или в процентах распределения по докумен­там. Анализ документов дает дополнительную информацию консультанту для, например, проведения интервью. Однако следует иметь в виду, что иногда документы отражают действитель­ность в искаженном виде.

Каждый из описанных методов сбора первичной информации имеет свои преимущества и недостатки (См. таблицу 2). Поэтому стратегия диагностических исследований в организациях требует комплексного использования методов сбора информации. Например, опрос следует сочетать с изучением документов об изучаемых объектах, а также наблюдением за частью из них.

Таблица 2

Литература

1. Липатов С.А. Методы социально-психологической диагностики организаций // Введение в практическую социальную психологию / Под ред. Ю.М.Жукова, Л.А.Петровской, О.В.Соловьевой. - М., 1994.

2. Мельникова О.Т. Фокус–группы в маркетинговом исследовании: Методология и техники качественных исследований в социальной психологии. – М., 2003.

3. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М., 1992.

4. Пригожин А.И. Современная социология организаций. - М., 1995.

5. Романов П.В. Символические коды качественных исследований (к эпистемологии этнографического подхода) // Социальное знание: формации и интерпретации / Материалы международной научной конференции: ч.1. - Казань, 1996.

6. Щербина В.В. Социологическая диагностика и социальная инженерия // Социальная инженерия: В 2-х частях. Часть 1: Теоретико-методологические роблемы: Курс лекций / Под ред. Ю.М.Резника, В.В.Щербины. - М., 1994.

7. Щербина В.В. Средства социологической диагностики в системе управления. - М., 1993.

8. Юксвярав Р.К., Хабакук М.Я., Лейман Я.А. Управленческое консультирование: теория и практика. – М., 1988.

9. Ядов В.А. Стратегия социологического исследования. Описание, объяснение, понимание социальной реальности. – М., 1998.

10. Blake R., Mouton J. Corporate exellence diagnosis. – Austin, 1968.

11. Burke W.W. Organization development: Principles and practice. – Boston, Toronto, 1982.

12. Bussing, A. Organisationsdiagnose // Lehrbuch Organisationspsychologie / Heinz Schuler (Hrsg). – 2., korr. Aufl. – Bern, 1998.

13. Caska, B.A., Kelley, K., Christensen, E.W. Organizational needs assessment: technology and use // Issues, theory, and research in industrial/organizational psychology / Ed. by K. Kelley. - Amsterdam, 1992.

14. French, W.L., Bell, C.H., Zawacki, R.A. (Eds.). Organization development: Theory, practice and research. – Dallas, 1989.

15. Harrison, M. I. Diagnosing organizations: Methods, models, and processes. – Newbury Park, 1994.

16. Katz D., Kahn R.L. The social psychology of organizations. – N.Y., 1966.

17. Lawler, E.E., III, Nadler, D. A., Cammann, C. (Eds.). Organizational assessment: Perspectives on the measurement of organizational behavior and the quality of work life. - N.Y., 1980.

18. Likert R. The human organization. – N.Y., 1967.

19. Nadler, D. A., Tushman, M.L. A diagnostic model for organization behavior // Perspectives on behavior in organizations / Ed. by J.R.Hackman; E.E.Lawler; L.W.Porter. - N.Y., 1977.

20. Weisbord, M.R. Organizational diagnosis: six places to look for trouble with or without a theory // Group and Organization Studies, 1976, Vol. 1.

 

Виды организационной диагностики.

1) по срокам проведения:предварительная — текущая

Предварительная диагностика помогает выяснить проблемы, определить узкие места предприятия, составить программу будущих изменений и должна отвечать на вопросы: можно ли решить выявленные проблемы, в какой последовательности их необходимо решать; с помощью каких инструментов это можно сделать и т. д. Текущая диагностика — это часть процесса управления организационным развитием. Она позволяет исследовать ситуацию на предприятии в прошлом, настоящем и в перспективе, предоставляя руководителю информацию о сильных и слабых сторонах управленческих процессов.

2) по широте охвата: общая — специальная.

Общая диагностика необходима, чтобы узнать структуру проблем и сильные стороны предприятия в целом. Частная диагностика концентрируется на каком-то одном конкретном комплексе проблем или вообще на одной проблеме, чтобы выявить причины и факторы её возникновения, а также определить текущее состояние и оценить возможность решить ее в перспективе.