Лабораторная работа № 3. Ввод и просмотр данных посредством формы

Задание

Описать порядок действий при выполнении лабораторной работы.

Вопросы

Опишите каждый тип данных, использовавшийся в этой работе; в чем отличие каждого типа.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 2. ЗАПОЛНЕНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

Цель: В ходе выполнения заданий лабораторно-практической работы научиться осуществлять заполнение базы данных.

Задание на урок

1. Введите ограничения на данные, вводимые в поле «Должность»; должны вводиться только слова «Профессор», «Доцент» или «Ассистент».

2. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле «Должность».

3. Задайте значение по умолчанию для поля «Должность» в виде слова «Доцент».

4. Введите ограничения на данные в поле <Код>; эти данные не должны повторяться.

5. Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 2 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле «Должность».

6. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

7. Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова.

8. Произведите замену данных: измените заработную плату ассистенту Сергеевой с 450 руб. на 470 руб.

9. Произведите сортировку данных в поле «Год рождения» по убыванию.

10. Произведите фильтрацию данных по полям «Должность» и «Дисциплина».

11. Просмотрите созданную таблицу, представьте, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати.

 

Ход выполнения работы

1. Для задания условия на значение для вводимых данных:

• войдите в режим «Конструктор» для проектируемой таблицы. Если вы находитесь в окне базы данных, то выберите вкладку Таблицы и щелкните по кнопке <Конструктор>. Если вы находитесь в режиме таблицы, то щелкните по кнопке (с изображением линейки угольника и карандаша) на панели инструментов или выполните команду <Вид>, <Конструктор>;

• в верхней части окна щелкните по полю «Должность»;

• в нижней части окна щелкните по строке параметра «Условие на значение»;

• щелкните по кнопке (...) для определения условий на значение при помощи построителя выражений;

• в появившемся окне напишите слово «Профессор», затем щелкните по кнопке (OR) (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите «Доцент», снова щелкните по этой же кнопке, напишите «Ассистент» и щелкните по кнопке <ОК>. Таким образом, вы ввели условие, при котором в поле «Должность» могут вводиться только указанные значения.

2. В строке «Сообщение об ошибке» введите предложение «Такой должности нет, правильно введите данные».

3. В строке «Значение по умолчанию» введите слово «Доцент».

4. Введите ограничения на данные в поле «Код». Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных «Счетчик», в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия пришлось задать в поле «Код» тип данных «Числовой», а для выполнения первого условия сделайте следующее:

• щелкните по строке параметра «Индексированное поле».

Примечание. Индекс - это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице. Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа «МЕМО» и «Гиперссылка» или полей объектов «ОЬЕ». Свойство «Индексированное поле» определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускается создание произвольного количества индексов;

• выберите в списке пункт «Да» (совпадения не допускаются);

• перейдите в режим «Таблица», щелкнув по кнопке (с изображением таблицы) на панели инструментов или выполнив команду <Вид>, <Режим таблицы>. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке <Да>.

5. Введите данные в таблицу в соответствии с табл. 2. Попробуйте в поле <Должность> любой записи ввести слово «Лаборант». Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение: «Такой должности нет, правильно введите данные». Введите правильное слово.

Таблица № 2.

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения	Должность	Дисциплина	Телефон	Зарплата
1.	Истомин	Ремир	Евгеньевич	23.10.54	Доцент	Информатика	110-44-68	890руб.
2.	Миронов	Павел	Юрьевич	25.07.40	Профессор	Экономика	312-21-40	1200 руб.
3.	Гриппин	Евгений	Сергеевич	05.12.67	Доцент	Математика	260-23-65	760 руб.
4.	Сергеева	Ольга	Ивановна	12.02.72	Ассистент	Математика	234-85-69	450 руб.
5.	Емец	Татьяна	Ивановна	16.02.51	Доцент	Экономика	166-75-33	890 руб.
6.	Игнатьева	Татьяна	Павловна	30.05.66	Доцент	Информатика	210-36-98	790 руб.
7.	Миронов	Алексей	Николаевич	30.07.48	Доцент	Физика	166-75-33	890 руб.

 

6. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

• щелкните в любой строке поля «Код»;

• выполните команду в группе инструментов Записи на кнопке Дополнительно <Ширина столбца>;

• в появившемся окне щелкните по кнопке <По ширине данных>. Ширина поля изменится;

• проделайте эту операцию с остальными полями.

7. Для поиска в таблице преподавателя Миронова:

• переведите курсор в первую строку поля «Фамилия»;

• выполните команду <Правка>, <Найти>;

• в появившейся строке параметра «Образец» введите «Миронов»;

• в строке параметра «Просмотр» должно быть слово «ВСЕ» (имеется в виду искать по всем записям);

• в строке параметра «Совпадение» выберите из списка «С любой частью поля»;

• в строке параметра «Только в текущем поле» установите флажок (должна стоять «галочка»);

• щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово «Миронов»; щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово «Миронов»;

• щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.

8. Для замены заработной платы ассистенту Сергеевой с 450 руб. на 470 руб.:

• переведите курсор в первую строку поля «Зарплата»;

• выполните команду <Правка>, <3аменить>;

• в появившемся окне в строке «Образец» введите 450 руб.;

• в строке «Заменить на» введите 470 руб. Обратите внимание на остальные опции - вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

• щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись - это то, что нам надо;

• щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены.

Примечание. Чтобы заменить сразу все данные, надо воспользоваться кнопкой <3аменить все>;

• щелкните по кнопке <3акрыть>.

9. Для сортировки данных в поле «Год рождения» по убыванию:

• щелкните по любой записи поля «Год рождения»;

• щелкните по кнопке (с изображением букв А ->Я) на панели управления или выполните команду <3аписи>, <Сортировка>, <Сортировка по убывании». Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле «Год рождения».

10. Для фильтрации данных по полям «Должность» и «Дисциплина»:

• щелкните по записи «Доцент» поля «Должность»;

• щелкните по кнопке (с изображением воронки и молнии) или выполните команду <3аписи>, <Фильтр>, <Фильтр по выделенному>. В таблице останутся только записи о преподавателях-доцентах;

• щелкните по записи «Информатика» поля «Дисциплина»;

• щелкните по кнопке (с изображением воронки и молнии) или выполните команду <3аписи>, <Фильтр>, <Фильтр по выделенному>. В таблице останутся только записи о преподавателях - доцентах кафедры информатики;

• для отмены фильтрации щелкните по кнопке (с изображением воронки) на панели инструментов или выполните команду <3аписи>, <Удалить фильтр>. В таблице появятся все данные.

11. Для просмотра созданной таблицы:

• щелкните по кнопке (с изображением листа и лупы) или выполните команду <Файл>, Предварительный просмотри Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги;

• закройте окно просмотра.

Примечание. Если вы захотите изменить поля или ориентацию таблицы на листе бумаги, выполните команду <Файл>, <Параметры страницы>. В открывшемся окне можете изменять указанные параметры. Созданную страницу распечатать на бумаге.

Задание

Описать порядок действий при выполнении лабораторной работы.

Вопросы

1. Для чего устанавливается значение по умолчанию?

2. Для чего применяют фильтрацию данных?

 

Задание на урок

1. Разработайте информационно-логическую модель реляционной базы данных.

2. Разработайте логическую модель реляционной базы данных.

Ход выполнения работы

Перед разработкой информационно-логической модели реляционной базы данных рассмотрим, из каких информационных объектов должна состоять эта база данных. Можно выделить три объекта, которые не будут обладать избыточностью, - «Студенты», «Дисциплины» и «Преподаватели». Представим состав реквизитов этих объектов в виде «название объекта (перечень реквизитов)»: «Студенты» (код студента, фамилия, имя, отчество, номер группы, дата рождения, стипендия, оценки). «Дисциплины» (код дисциплины, название дисциплины). «Преподаватели» (код преподавателя, фамилия, имя, отчество, дата рождения, телефон, заработная плата).

Рассмотрим связь между объектами «Студенты» и «Дисциплины». Студент изучает несколько дисциплин, что соответствует многозначной связи и отражено на рис. 1 двойной стрелкой. Понятно, что каждая дисциплина изучается множеством студентов. Это тоже многозначная связь, обозначаемая двойной стрелкой (связь «один» обозначена одинарной стрелкой). Таким образом, связь между объектами «Студенты» и «Дисциплины» - «Многие-ко-многим» (М: N).

 

Студенты

M:N

Дисциплины

1:M

Преподаватели

Рис. 1. Типы связей между объектами «Студенты», «Дисциплины» и «Преподаватели»

 

Множественные связи усложняют управление базой данных, например в СУБД Access 2000 при множественных связях нельзя использовать механизм каскадного обновления. Поэтому использовать такие связи нежелательно и нужно строить реляционную модель, не содержащую связей типа «Многие-ко-многим». В Access 2000 для контроля целостности данных с возможностью каскадного обновления и удаления данных необходимо создать вспомогательный объект связи, который состоит из ключевых реквизитов связываемых объектов и который может быть дополнен описательными реквизитами. В нашем случае таким новым объектом для связи служит объект «Оценки», реквизитами которого являются код студента, код дисциплины и оценки. Каждый студент имеет оценки по нескольким дисциплинам, поэтому связь между объектами «Студенты» и «Оценки» будет «Один-ко-многим» (1:М). Каждую дисциплину сдает множество студентов, поэтому связь между объектами «Дисциплины» и «Оценки» также будет «Один-ко-многим» (1:М). В результате получаем информационно-логическую модель базы данных, приведенную на рис. 2.

Студенты		Дисциплины	1:M	Преподаватели
1:М	Оценки	1:М

Рис. 2. Информационно-логическая модель реляционной базы данных

В реляционной базе данных в качестве объектов рассматриваются отношения, которые можно представить в виде таблиц. Таблицы между собой связываются посредством общих полей, т. е. одинаковых по форматам и, как правило, по названию, имеющихся в обеих таблицах. Рассмотрим, какие общие поля надо ввести в таблицы для обеспечения связности данных. В таблицах «Студенты» и «Оценки» таким полем будет «Код студента», в таблицах «Дисциплины» и «Оценки» - «Код дисциплины», в таблицах «Преподаватели» и «Дисциплины» - «Код дисциплины». Выбор цифровых кодов вместо фамилий или названий дисциплин обусловлен меньшим объемом информации в таких полях: например, число «2» по количеству символов значительно меньше слова «математика». В соответствии с этим логическая модель базы данных представлена на рис. 3, где жирными буквами выделены ключевые поля.

Студенты	1:М	Оценки	1:М	Дисциплины	1:М	Преподаватели
Код студента Фамилия Имя Отчество Номер группы Дата рождения Стипендия		Код студента Код дисциплины Оценка		Код дисциплины Название дисциплины		Код дисциплины Код преподавателя Фамилия Имя Отчество Дата Рождения Преподаваемая дисциплина Телефон

Рис.3. Логическая модель базы данных

Задание

Разработайте информационно-логические модели реляционных баз данных из практических заданий для самостоятельной работы (с. 46). Разработайте логические модели реляционных баз данных.

 

Задание на урок

1. Разработайте запрос с параметрами о студентах заданной группы, в котором при вводе в окно параметров номера группы (в примере это 151 или 152) на экран должен выводиться состав этой группы.

2. Создайте запрос, в котором выводятся оценки студентов заданной группы по заданной дисциплине.

3. Создайте перекрестный запрос, в результате которого создастся выборка, отражающая средний балл по дисциплинам в группах.

4. Разработайте запрос на увеличение на 10 % заработной платы тех преподавателей, кто получает менее 500 руб.

5. Создайте запрос на удаление отчисленных студентов.

6. Разработайте запрос на создание базы данных отличников.

7. Для всех созданных вами запросов разработайте формы.

Ход выполнения работы

1. Для создания запроса с параметрами о студентах заданной группы: л • откройте вкладку «Запросы»; • щелкните по кнопке <Создать>;

• в появившемся окне выберите «Простой запрос» и щелкните по кнопке <ОК>;

• в появившемся окне в строке «Таблицы/запросы» выберите из списка таблицу «Студенты»;

• перенесите все поля из окна «Доступные поля» в окно «Выбранные поля», щелкнув по кнопке (»);

• щелкните по кнопке <Далее>. Выводить надо все поля, поэтому еще раз щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне введите имя запроса «Группа» и щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится таблица с данными запроса. Но надо, чтобы при выполнении запроса выяснялся номер группы. Для этого следует перейти в режим «Конструктора»;

• в строке «Условия отбора» для поля «Номер группы» введите фразу (скобки тоже вводить): [Введите номер группы];

• выполните запрос, щелкнув по кнопке (!) на панели инструментов, или выполните команду <Запрос>, <3апуск>;

• в появившемся окне введите «151» и щелкните по кнопке <ОК>. На экране появится таблица с данными о студентах 151-й группы;

• сохраните запрос и закройте таблицу запроса.

2. Для создания запроса, в котором выводятся оценки студентов заданной группы по заданной дисциплине:

• на вкладке «Запросы» щелкните по кнопке <Создать>;

• выберите «Простой запрос» и щелкните по кнопке <ОК>;

• выберите таблицу «Студенты» и перенесите поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Номер группы» в окно «Выделенные поля» (выделяя нужное поле и щелкая по кнопке (>)).

Внимание! В дальнейшем под фразой «В таблице... выберите поле...» будем понимать выбор таблицы, выбор поля и перенос его в окно «Выделенные поля»;

• в таблице «Дисциплины» выберите поле «Название дисциплины»;

• в таблице «Оценки» выберите поле «Оценки». Вы сформировали шесть полей запроса - они связаны между собой посредством схемы данных;

• щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне введите имя запроса «Оценки группы», затем щелкните по ячейке «Изменение структуры запроса» (в ней должна появиться черная точка) - это позволит сразу перейти в режим «Конструктора»;

• щелкните по кнопке <Готово>;

• в строке «Условия отбора» для поля «Номер группы» введите фразу: [Введите номер группы;

• в строке «Условия отбора» для поля «Название дисциплины» введите фразу: [Введите название дисциплины];

• выполните запрос;

• в первом появившемся окне введите «152», затем щелкните по кнопке <ОК>, во втором - введите «Информатика» и щелкните по кнопке «Ж>. На экране появится таблица со списком 152-й группы и оценками по информатике;

• сохраните запрос и закройте таблицу запроса.

3. Создайте перекрестный запрос о среднем балле в группах по дисциплинам. Но такой запрос строится на основе одной таблицы или одного запроса, в связи с чем надо сначала сформировать запрос, в котором были бы поля «Номер группы», «Название дисциплины» и «Оценки». Для этого:

• на вкладке «Запросы» щелкните по кнопке <Создать>;

• выберите «Простой запрос» и щелкните по кнопке <ОК>;

• выберите из таблицы «Студенты» поле «Номер группы»;

• выберите из таблицы «Дисциплины» поле «Название дисциплины»;

• выберите из таблицы «Оценки» поле «Оценки»;

• щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне введите имя запроса «Дисциплины оценки группы»;

• щелкните по кнопке <Готово>;

• сохраните запрос и закройте таблицу запроса. Теперь можно создавать перекрестный запрос. Для этого:

• на вкладке «Запросы» щелкните по кнопке <Создать>;

• выберите «Перекрестный запрос» и щелкните по кнопке <ОК>;

• щелкните по ячейке «Запросы», выберите «Дисциплины оценки группы» и щелкните по кнопке <Далее>;

• выберите поле «Название дисциплины» и щелкните по кнопке <Далее>;

• выберите поле «Номер группы» и щелкните по кнопке <Далее>;

• выберите функцию AVG, т. е. среднее (она по умолчанию уже выделена) и щелкните по кнопке <Далее>;

• введите название запроса «Средние оценки» и щелкните по кнопке <Готово>. Откроется таблица перекрестного запроса. Обратите внимание на то, что Access создает еще итоговое значение средних оценок по дисциплинам;

• закройте таблицу запроса.

4. Для создания запроса на изменение заработной платы преподавателей:

• на вкладке «Запросы» щелкните по кнопке <Создать>;

• выберите «Простой запрос»;

• в таблице «Преподаватели» выберите поле <3арплата>;

• щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне введите имя запроса «Изменение зарплаты»;

• щелкните по ячейке «Изменение структуры запроса»;

• щелкните по кнопке <Готово>;

• в строке «Условия отбора» введите <1>500;

• откройте пункт меню «Запрос» и выберите «Обновление»;

• в строке конструктора запроса «Обновление» в поле «Зарплата» введите:

[Зарплата]* 1,1;

• выполните запрос, подтвердив готовность на обновление данных;

• закройте запрос, подтвердив его сохранение;

• откройте форму «Преподаватели»;

• просмотрите изменение заработной платы у преподавателей, получающих меньше 500 руб.;

• закройте форму.

5. Для создания запроса на отчисление студента группы 152 Перлова Кирилла Николаевича:

• на вкладке «Запросы» щелкните по кнопке <Создать>;

• выберите «Простой запрос», в таблице «Студенты» выберите поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Номер группы»;

• щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне введите имя запроса «Отчисленные студенты»;

• щелкните по ячейке «Изменение структуры запроса»;

• щелкните по кнопке <Готово>;

• в строке «Условия отбора» введите: в поле «Фамилия» - Перлов, в поле «Имя» - Кирилл, в поле «Отчество» - Николаевич, в поле «Номер группы» - 152;

• откройте пункт меню «Запрос» и выберите «Удаление»;

• просмотрите удаляемую запись, выполнив команду <Вид>,,Режим таблицы>;

• если отчисляемый студент выбран правильно, то перейдите в режим «конструктора» и выполните запрос. Если условия отбора сделаны неправильно, измените их;

• закройте запрос;

• откройте форму «Студенты» и удостоверьтесь в удалении записи о студенте Перлове;

• закройте форму.

6. Для создания запроса на создание базы данных отличников:

• на вкладке «Запросы» щелкните по кнопке <Создать>;

• выберите «Простой запрос»;

• в таблице «Студенты» выберите поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Номер группы», а в таблице «Оценки» - поле «Оценки»;

• щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне вновь щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне введите имя запроса «Отличники»;

• щелкните по ячейке «Изменение структуры запроса»;

• щелкните по кнопке <Готово>.

Примечание. Для создания, этого запроса надо воспользоваться операцией группировки. Будем считать отличниками тех студентов, которые набрали за четыре экзамена 20 баллов. Операция группировки позволит просуммировать оценки студентов по всем экзаменационным дисциплинам;

• для выполнения групповых операций выполните команду <Вид>, <Групповые операции>;

• в строке «Групповые операции» поля «Оценки» щелкните по ячейке «Групповые операции». Откройте раскрывающийся список и выберите функцию SUM;

• в строке «Условия отбора» поля «Оценки» введите 20;

• просмотрите создаваемую базу, выполнив команду <Вид>, <Режим таблицы>;

• перейдите в режим конструктора;

• выполните команду <Запрос>, <Создание таблицы>;

• введите имя таблицы «Студенты-отличники» и щелкните по кнопке <ОК>;

• подтвердите создание таблицы;

• закройте с сохранением запрос;

• откройте вкладку «Таблицы»;

• откройте таблицу «Студенты-отличники». Удостоверьтесь в правильности создания таблицы. Закройте таблицу.

7. Для каждого из созданных запросов создайте форму (можно рекомендовать автоформу в столбец или ленточную автоформу) для удобного просмотра данных. При создании этих форм воспользуйтесь рекомендациями в работе №3.

Задание

Описать порядок действий при выполнении лабораторной работы.

 

Ход работы

1. Включение компьютера.

2. Запуск программы.

3. Выполнение задания.

4. Выход из программы.

5. Выход из Windows 2000.

6. Выключение компьютера. Оформление отчета по работе.

Задание на урок

1. Создайте запрос, на основе которого будет формироваться отчет. В запросе должны присутствовать: из таблицы «Студенты» - поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Номер группы», из таблицы «Дисциплины» - поле «Название дисциплины», из таблицы «Оценки» - поле «Оценки».

2. Создайте отчет по итогам сессии. В отчете оценки студентов должны быть сгруппированы по номерам групп и дисциплинам. Для каждого студента должна вычисляться средняя оценка в сессию, а для каждой группы - среднее значение оценок по всем дисциплинам.

Ход выполнения работы

1. Для создания запроса:

• на вкладке «Запросы» щелкните по кнопке <Создать>;

• выберите «Простои запрос» и щелкните по кнопке <ОК>;

• из таблицы «Студенты» выберите поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Номер группы», из таблицы «Дисциплины» - поле «Название дисциплины», из таблицы «Оценки» - поле «Оценки» и щелкните по кнопке <Далее>;

• щелкните еще раз по кнопке <Далее>;

• введите название запроса «Сессия» и щелкните по кнопке <Готово>;

• закройте запрос.

2. Для создания итогового отчета выполните следующее:

• на вкладке «Отчеты» щелкните по кнопке <Создать>;

• выберите «Мастер отчетов», из раскрывающегося списка - запрос «Сессия» и щелкните по кнопке <ОК>;

• выберите все поля запроса и щелкните по кнопке <Далее>;

• тип представления данных нас удовлетворяет, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;

• добавьте уровень группировки по номеру группы, выбрав в левом окне «Номер группы», перенесите его в правое окно, щелкнув по кнопке;

• щелкните по кнопке <Далее>;

• щелкните по кнопке <Итоги>, так как надо вычислять средний балл;

• поставьте «галочку» в ячейке поля «AVG» (эта функция вычисляет среднее) и щелкните по кнопке <ОК>;

• щелкните по кнопке <ОК>,так как сортировка не требуется, потому что данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен;

• выберите макет отчета. Рекомендуем ступенчатый, так как он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные (хотя это дело вкуса). Щелкните по кнопке <Далее>;

• выберите стиль отчета и щелкните по кнопке <Далее>;

• введите название отчета «Итоги сессии» и щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно также распечатать, выполнив команду <Файл>, <Печать>. После завершения необходимых операций закройте окно просмотра отчета.

Задание

Подробно описать порядок действий при выполнении лабораторной работы.

 

Лабораторная работа № 12. Разработка кнопочной формы-меню для работы с базами данных

Цель: В ходе выполнения заданий лабораторной работы научиться осуществлять разработку кнопочной формы-меню для работы с базами данных, в которой должны быть созданные формы и отчет.

Оборудование:

1. Инструкционная карта для выполнения работы.

2. Компьютеры IBM PC.

3. Клавиатура, мышь.

4. Операционная система Windows 2000.

5 Программа MS ACCESS 2000.

Ход работы

1. Включение компьютера.

2. Запуск программы.

3. Выполнение задания.

4. Выход из прогрс1Ммы.

5. Выход из Windows 2000.

6. Выключение компьютера. Оформление отчета по работе.

Ход выполнения работы

Для создания кнопочного меню выполните следующие действия:

• выполните команду <Сервис>, <Надстройки>, <Диспетчер кнопочных форм>;

• подтвердите создание кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Да>;

• Access предложит вам работать с главной кнопочной формой или создать дополнительно новую. Создайте свою форму, щелкнув по кнопке <Создать>;

• введите имя «Меню» и щелкните по кнопке <ОК>;

• в окне выберите «Меню» и щелкните по кнопке <Изменить>;

• создайте элементы данной кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Создать>;

• в строке «Текст» введите поясняющую надпись к первой создаваемой кнопке - «Преподаватели»;

• в строке «Команда» выберите из списка «Открытие формы» в режиме редактирования.

Примечание. Диспетчер напрямую может связать кнопку с открытием формы или отчета. Чтобы открыть таблицу или запрос, надо создать соответствующий макрос и указать это в диспетчере;

• в строке «Форма» выберите из списка форму «Преподаватели» и щелкните по кнопке <ОК>;

• введите в меню все созданные формы и отчет, повторяя п. 6 - 9;

• закройте окно кнопочной формы, щелкнув по кнопке <3акрыть>;

• щелкните по кнопке <По умолчанию >;

• закройте диспетчер кнопочных форм, щелкнув по кнопке <3акрыть>;

• на вкладке «Формы» подведите курсор мыши к надписи «Кнопочная форма», щелкните правой кнопкой мыши, выберите пункт «Переименовать» и введите новое имя «Форма-меню», затем нажмите клавишу <Enter>;

• откройте эту форму и просмотрите возможности открытия форм и отчета из меню.

Примечание. Для возврата из любой открытой формы или отчета в меню достаточно закрыть их.

Задание

Подробно описать порядок действий при выполнении лабораторной работы.

 

Задание

Описать порядок действий при выполнении лабораторной работы.

Вопросы

Опишите каждый тип данных, использовавшийся в этой работе; в чем отличие каждого типа.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 2. ЗАПОЛНЕНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

Цель: В ходе выполнения заданий лабораторно-практической работы научиться осуществлять заполнение базы данных.

Задание на урок

1. Введите ограничения на данные, вводимые в поле «Должность»; должны вводиться только слова «Профессор», «Доцент» или «Ассистент».

2. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле «Должность».

3. Задайте значение по умолчанию для поля «Должность» в виде слова «Доцент».

4. Введите ограничения на данные в поле <Код>; эти данные не должны повторяться.

5. Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 2 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле «Должность».

6. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

7. Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова.

8. Произведите замену данных: измените заработную плату ассистенту Сергеевой с 450 руб. на 470 руб.

9. Произведите сортировку данных в поле «Год рождения» по убыванию.

10. Произведите фильтрацию данных по полям «Должность» и «Дисциплина».

11. Просмотрите созданную таблицу, представьте, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати.

 

Ход выполнения работы

1. Для задания условия на значение для вводимых данных:

• войдите в режим «Конструктор» для проектируемой таблицы. Если вы находитесь в окне базы данных, то выберите вкладку Таблицы и щелкните по кнопке <Конструктор>. Если вы находитесь в режиме таблицы, то щелкните по кнопке (с изображением линейки угольника и карандаша) на панели инструментов или выполните команду <Вид>, <Конструктор>;

• в верхней части окна щелкните по полю «Должность»;

• в нижней части окна щелкните по строке параметра «Условие на значение»;

• щелкните по кнопке (...) для определения условий на значение при помощи построителя выражений;

• в появившемся окне напишите слово «Профессор», затем щелкните по кнопке (OR) (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите «Доцент», снова щелкните по этой же кнопке, напишите «Ассистент» и щелкните по кнопке <ОК>. Таким образом, вы ввели условие, при котором в поле «Должность» могут вводиться только указанные значения.

2. В строке «Сообщение об ошибке» введите предложение «Такой должности нет, правильно введите данные».

3. В строке «Значение по умолчанию» введите слово «Доцент».

4. Введите ограничения на данные в поле «Код». Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных «Счетчик», в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия пришлось задать в поле «Код» тип данных «Числовой», а для выполнения первого условия сделайте следующее:

• щелкните по строке параметра «Индексированное поле».

Примечание. Индекс - это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице. Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа «МЕМО» и «Гиперссылка» или полей объектов «ОЬЕ». Свойство «Индексированное поле» определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускается создание произвольного количества индексов;

• выберите в списке пункт «Да» (совпадения не допускаются);

• перейдите в режим «Таблица», щелкнув по кнопке (с изображением таблицы) на панели инструментов или выполнив команду <Вид>, <Режим таблицы>. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке <Да>.

5. Введите данные в таблицу в соответствии с табл. 2. Попробуйте в поле <Должность> любой записи ввести слово «Лаборант». Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение: «Такой должности нет, правильно введите данные». Введите правильное слово.

Таблица № 2.

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения	Должность	Дисциплина	Телефон	Зарплата
1.	Истомин	Ремир	Евгеньевич	23.10.54	Доцент	Информатика	110-44-68	890руб.
2.	Миронов	Павел	Юрьевич	25.07.40	Профессор	Экономика	312-21-40	1200 руб.
3.	Гриппин	Евгений	Сергеевич	05.12.67	Доцент	Математика	260-23-65	760 руб.
4.	Сергеева	Ольга	Ивановна	12.02.72	Ассистент	Математика	234-85-69	450 руб.
5.	Емец	Татьяна	Ивановна	16.02.51	Доцент	Экономика	166-75-33	890 руб.
6.	Игнатьева	Татьяна	Павловна	30.05.66	Доцент	Информатика	210-36-98	790 руб.
7.	Миронов	Алексей	Николаевич	30.07.48	Доцент	Физика	166-75-33	890 руб.

 

6. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

• щелкните в любой строке поля «Код»;

• выполните команду в группе инструментов Записи на кнопке Дополнительно <Ширина столбца>;

• в появившемся окне щелкните по кнопке <По ширине данных>. Ширина поля изменится;

• проделайте эту операцию с остальными полями.

7. Для поиска в таблице преподавателя Миронова:

• переведите курсор в первую строку поля «Фамилия»;

• выполните команду <Правка>, <Найти>;

• в появившейся строке параметра «Образец» введите «Миронов»;

• в строке параметра «Просмотр» должно быть слово «ВСЕ» (имеется в виду искать по всем записям);

• в строке параметра «Совпадение» выберите из списка «С любой частью поля»;

• в строке параметра «Только в текущем поле» установите флажок (должна стоять «галочка»);

• щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово «Миронов»; щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово «Миронов»;

• щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.

8. Для замены заработной платы ассистенту Сергеевой с 450 руб. на 470 руб.:

• переведите курсор в первую строку поля «Зарплата»;

• выполните команду <Правка>, <3аменить>;

• в появившемся окне в строке «Образец» введите 450 руб.;

• в строке «Заменить на» введите 470 руб. Обратите внимание на остальные опции - вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

• щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись - это то, что нам надо;

• щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены.

Примечание. Чтобы заменить сразу все данные, надо воспользоваться кнопкой <3аменить все>;

• щелкните по кнопке <3акрыть>.

9. Для сортировки данных в поле «Год рождения» по убыванию:

• щелкните по любой записи поля «Год рождения»;

• щелкните по кнопке (с изображением букв А ->Я) на панели управления или выполните команду <3аписи>, <Сортировка>, <Сортировка по убывании». Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием з