Вопрос 4. Общая методика комплектования библиотечного фонда.

На первом этапе необходимо иметь представление о библиографических пособиях, извещающих о том, какие документы имеются в обращении и какие планируются к выходу в свет. Пособия делают поток документов обозримым, позволяют выделить в нем самое необходимое.

Четвертый этап: прием новых поступлений.

Поступление заказанных документов из источников комплектования завершает процесс текущего комплектования и начинает следующий про­цесс формирования библиотечного фонда — учет фонда.

Прибытие документов обязательно оформляется товарной накладной, счетом, квитанцией магазина, бибколлектора или другого источника. В тех случаях, когда документы поступают без сопроводительного документа (в дар, взамен утерянных читателями), на них составляют акт приема.

На принятых документах проставляют цену и штемпель с названием библиотеки. С этого момента документ становится библиотечным.

Вопрос 7. Индивидуальный учет библиотечного фонда.

Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.

К документам постоянного хранения с присвоением инвентарного номера относятся обязательные экземпляры отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями получателей ОЭ, а также документы, принимаемые на депозитарное хранение.

К документам длительного хранения с присвоением инвентарного номера относятся документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем они исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени.

При индивидуальном учете новых поступлений каждый документ получает только ему присущий инвентарный номер, который фиксируют в инвентарной книге или тождественной ей учетной форме, а также непосредственно на документе. Индивидуальный номер закрепляют за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или аудиовизуального документа).

Форма индивидуального учета выбирается библиотекой самостоятельно в зависимости от типа, статуса, особенностей фондов.

рмы индивидуального учета могут быть представлены в раз­личном виде:

• книжной (инвентарные книги);

• карточной (карточка учетного каталога, регистрационная карточка на определенный вид документа — для газет, журналов, электронных, аудиовизуальных и других видов документов);

• листовой (лист актового учета).

Допускается сочетание этих форм учета. При автоматизиро­ванной технологии создаются форматы учетной записи, содер­жащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета.

Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие параметры: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета документного фонда», инвентарный номер, сведения об авторе и заглавии, месте изда­ния и годе выпуска, о цене, а также отметка о наличии докумен­та при очередной проверке фонда и номер акта об исключении данного экземпляра из фонда, если документ уже списан. Обя­зательной графой является «Примечание», в которой указывает­ся наличие приложений к основному документу в том или ином виде, а также особенности экземпляра ценных и редких докумен­тов (например, наличие уникального переплета, автографа ав­тора, маргиналий (пометок на полях), дефектов и т. п.).

Формы индивидуального учета в значительной степени раз­личаются в зависимости от вида документа в связи с тем, что видовые особенности документа могут требовать особого фор­мата учетной записи. Например, индивидуальный учет периоди­ческих изданий требует оперативной отметки о поступлении ка­ждого очередного номера издания, однако отдельные номера газет и журналов не нуждаются в указании особых библиографи­ческих сведений о них. Поэтому для их учета разработаны спе­циальные регистрационные карточки, в заголовке которых да­ется описание периодического издания в целом, а в основной части предусмотрен формат для указания года и для оперативных отметок о поступивших номерах и выпусках.

При индивидуальном учете базы данных необходимо указывать ее название, наименование создателя (юридическое или физи­ческое лицо); дату создания ресурса, носитель информации (CD-ROM, жесткий диск, дискета), а также периодичность об­новления.

Форма индивидуального учета сетевых документов включает основные характеристики пакета: название, данные о произво­дителе, типе пакета, а также его платформе, т. е. совокупности программных и аппаратных средств, предназначенных для на­вигации и поиска документов и предлагающих особые сервисы для работы с ними

Другим важным фактором, влияющим на особенности форм индивидуального учета, используемых в той или иной информа­ционной организации, являются сроки хранения документов. При индивидуальном учете документов постоянного и длительного хранения используется метод инвентаризации, который заклю­чается в присвоении каждому документу или каждому экземп­ляру документа индивидуального инвентарного номера или ино­го знака в качестве инвентарного номера (штрих-кода, ISBN). Такой индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в документном фонде, а после исключения документа из фонда не присваиваются другим вновь принятым документам. Это позволяет избегать путаницы в учете. Документы с индивидуальными инвентарными номерами регистрируются в инвентарных книгах. Как правило, для различных видов доку­ментов создаются отдельные инвентарные книги.

Для документов временного хранения, чьи сроки пребывания в фонде изначально ограничены 1-5 годами, ведутся отдельные формы индивидуального учета без присвоения документу ин­вентарного номера. Как правило, формы учета представлены в виде особых регистрационных картотек или тетрадей учета.

Для индивидуального учета многоэкземплярных документов (учебных, методических и пр.) применяется карточный учет. Лицевая сторона карточки содержит БО документа, учетный номер карточки, данные о том откуда, по какому документу поступили документы, номер записи в КСУ, кол-во поступивших документов, цена. Здесь же на учетной карточке ведутся все записи в связи с выбытием из фонда и пополнением фонда таким же документом.

Если в инвентарных книгах используется нумерационный способ сортировки учетных записей, то регистрационные кар­тотеки и учетные каталоги преимущественно тяготеют к алфа­витному упорядочению записей о документах.

В крупных библиотеках, наряду с инвентарными книгами, имеется генеральный алфавитный каталог, в котором отражены все документы, зарегистрированные в фонде, с указанием их закрепления за тем или иным подфондом. Он предназначен для служебного использования и необходим для уточнения данных о документе и его местонахождении. По сравнению с инвентар­ной формой учета, каталогизационная запись отражает значи­тельно больше библиографических сведений для идентификации документа, а также классификационные индексы и шифры хра­нения. На обороте карточки генерального каталога перечисля­ются инвентарные номера всех экземпляров данного документа с указанием места их постоянного хранения. При передаче эк­земпляров из одного подфонда в другой, а также при их списании возле инвентарного номера делаются соответствующие отметки. В этом состоит дополнительный информационный потенциал генерального каталога.

Актовая форма учета документного фонда является альтер­нативной формой индивидуального учета. Суть ее в том, что на партию новых поступлений, полученную по одному сопроводи­тельному документу, оформляется акт со списком документов, составленный по аналогии с листами инвентарной книги. Но­мера актов соответствуют номеру записи партии в «Книге сум­марного учета документного фонда». Лист актового учета удобен при компьютерной системе учета, поскольку его распечатка ста­новится основой для создания инвентарных книг.

С появлением электронных каталогов операции индивиду­ального учета документов автоматически сливаются с опера­циями приема и каталогизации/рекаталогизации документов, а ведение форм учета передается полностью компьютерной программе. Как правило, они формируются из имеющейся базы данных электронного каталога по специальной команде сотруд­ника. Для надежного сохранения и использования учетных данных рекомендуется делать их распечатки на бумажном но­сителе.

Непрофильность

В Порядке учета понятие «непрофильность» трактуется расширительно

и применительно к конкретной библиотеке: оно не ограничивается, как

ранее, категорией не комплектуемых библиотекой изданий, а охватывает все

причины необходимого исключения документов, если документы не

являются ветхими, дефектными, морально устаревшими. Непрофильность документов

устанавливается на основе Профиля комплектования фонда или иного нормативного

документа, утверждаемого руководителем библиотеки.

Издания становятся непрофильными в результате того, что

не комплектуемые библиотекой (при отказе от комплектования отдельных категорий

документов),

излишне дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими

по оформлению, физическому состоянию изданиями;

по истечении срока хранения документов,

при низком уровне читательского спроса,

при несоответствии электронных документов техническому и программному

обеспечению библиотеки,

перепрофилирования библиотеки.

В целях упорядочения списания документов из библиотечного фонда по причине

«непрофильность» библиотека разрабатывает 1. Критерии отнесения документов к

категории непрофильных и (или) 2.Перечень категорий непрофильных документов и

оформляет их в виде приложения к Порядку исключения документов из библиотечного

фонда или к Профилю комплектования фонда (Тематико-типологическому плану).

Основные критерии отнесения документов к непрофильным:

не соответствие документа изменившемуся статусу, миссии, библиотеки;

не соответствие тематике, виду, типу, экземплярности документов, определенных

Профилем комплектования фонда (Тематико-типологическим планом);

излишняя дублетность экземпляров издания, образуемая вследствие снижения

читательского спроса;

не соответствие информационным потребностям пользователей, выраженное в

отсутствии пользовательского спроса или в показателях спроса ниже установленных

библиотекой;

истечение заранее определенного срока хранения документа.

Утрата

Утрата – пропажа документов из фондов открытого доступа или во время пересылки по

МБА, утеря или не возврат читателями, хищение, необратимая порча, утрата в результате

бедствий стихийного, техногенного или социального характера, утрата по

неустановленной причине (невозможность установления местонахождения документа),

потеря электронных документов в результате вирусной или хакерской атаки.

Утраченными в процессе хранения могут считаться документы, отсутствующие на месте

по неустановленной причине в течение определенного периода, установленного

библиотекой, после выявления их отсутствия (например, в течение трех лет) или после

проверки всего фонда (двух плановых проверок редкого фонда), если пути розыска

исчерпаны.

Утраченными в процессе использования могут считаться документы, не возвращенные в

фонд после выдачи пользователям (читателям, абонентам, сотрудникам) в течение трех

лет, если пути взаиморасчета и розыска исчерпаны.

Вопрос 4. Общая методика комплектования библиотечного фонда.