Организация библиотечного фонда

Организация библиотечного фонда – 1 - форма существования, структурное состояние фонда, характеризующее его не как произвольный набор документов, а как упорядоченное целое, готовое к предоставлению в общественное пользование в соответствии с его задачами, предъявляемыми к нему требованиями и местом системе (фондов отдельной библиотеки, территории, ведомства, государства);

2 – совокупность процессов и операций, обеспечивающих функционирование фонда (прием, учет, техническая обработка, размещение и хранение документов.

Организация фонда включает в себя следующие процессы:

 прием новых поступлений (поступление заказанного документа из источника снабжения – это заключительный этап комплектования в части первичного отбора и одновременно – начало следующего этапа формирования библиотечного фонда. Прибытие документов должно быть оформлено счетом, квитанцией, накладной или иным сопроводительным документом. В случае их покупки за наличный расчет, предоставлении в дар, взамен утраченных составляют акт приемки).

 учет библиотечного фонда;

 библиотечная обработка документов (цель процесса фондовой обработки документов состоит в подготовке поступивших документов к хранению и использованию. В ходе обработки документу присваиваются специальные реквизиты, свидетельствующие о его принадлежности к библиотечному фонду. К таким элементам относятся: штемпель библиотеки, учетный инвентарный номер и/или штрих-код, шифр хранения, книжный формуляр и др).

 размещение библиотечного фонда;

 расстановка библиотечного фонда;

 проверка библиотечного фонда, проведение в нем вторичного отбора с исключением ненужных документов и перемещением документов.

В зависимости от основной функции. бывает разное размещение фонда

• Мемориальная – размещение должно обеспечивать максимум сохранности, даже на счет ограничения доступности и оперативности доставки документов.

• Утилитарная – размещение должно быть направлено на создание максимальной доступности и удобства предоставления документов.

• Информативная – призвано обеспечить оперативность и комфортность поиска информации.

Как правило в библиотеках применяются три способа размещения с разной степенью доступности, оперативности поиска и защиты библиотечных фондов.

1. Фонд открытого доступа. Поиск ведется пользователем, поэтому ему гарантирован максимум доступности документов. Недостатки: проблема сохранности; проблема оперативности в получении нужного документа; обилие застановок.

1. Закрытый подсобный фонд. Максимально приближен к пунктам выдачи документов, но надежно отгорожен от пользователей. Поиск в нем по устной или письменной заявке потребителя ведет сотрудник. Недостатки: сложно выполняются неопределенные запросы.

2. Закрытый фонд основного хранилища. Поиск в нем ведет сотрудник отдела хранения фонда по письменной заявке пользователя. Недостаток: неоперативность предоставления документа по запросу пользователя требуется заполнение письменной заявки на документ с указанием шифра; время выполнения читательского требования увеличивается за счет доставки выполнения читательского требования в хранилище.

Основные направления хранения:

1. консервация документов – действия, направленные на долгосрочное сохранение документов, предохранение их от повреждения или разрушения посредством каких-либо особых мер.

2. Охрана документов от хищений и порчи – процесс защиты документов от недобросовестности и злонамеренных действий людей.

Наиболее значимыми для сохранения материальной основ документа являются следующие режимы хранения БФ:

 Температурно-влажностный режим. Поддержание в помещениях для хранения фонда постоянной температуры и влажности воздуха, оптимальных для сохранения физико-химических свойств документа. Нормативные показатели температуры воздуха в помещениях для хранения документов – 18±2. Норма влажности воздуха – не более 50-60%. Во избежание пересыхания материалов расстояние между стеллажом и источником отопления должно быть не менее 60 см. Расстояние между стеллажами или шкафами и стеной не менее 45 см.

 Световой режим. Предполагает поддержание нормы освещенности, которая составляет 75 люкс. Ультрафиолетовая составляющая не должна превышать 20-30 микроватт на люмен. С целью снижения вредного влияния освещенности используются следующие меры защиты: хранение документов в шкафах с закрытыми дверцами, либо компактных передвижных стеллажах. Наилучший вариант для хранилища - локальное искусственное освещение стеллажей, позволяющее включать лампы только на время поиска необходимого документа.

 Санитарно-гигиенический режим предполагает предохранение документов от биоповреждений и пыли.

Охрана документов от хищений и порчи. Меры защиты: контролирующие (учетный режим, контроль за целостностью документа, режим контроля за сроками возврата выданных документов, электронные противоправные системы) , наказательные (штраф, лишение права пользования фондом на определенный срок), профилактические (расширение сервисных услуг позволяет ксерокопировать/сканировать необходимые пользователю документы, создаются страховые копии наиболее ценных документов).