Внутриорганизационная деловая переписка

Деловая переписка между сотрудниками компании отличается большей упрощенностью в сравнении с корреспонденцией, отправляемой сторонней организации.

Содержание подобной переписки может быть различным, но оно так же должно соответствовать конкретным правилам:

· быть лаконичным;

· носить деловой характер;

· в письме обязательно указывается дата;

· в конце письма присутствует формула вежливости и подпись.

Примером внутриорганизационной деловой переписки может быть письмо-поздравление от лица руководителя или коллектива, адресованное юбиляру или сотруднику, получившему повышение.

При письменном обсуждении проектов обычно используются лишь некоторые обязательные элементы делового письма – указание темы, обращение, краткое изложение сути вопроса и формула вежливости с печатной подписью.

Помните, что форму письма и необходимый шаблон нужно выбирать исходя из уровня деловой переписки и типа информации, которую вы хотите предоставить адресату.

 

Правила деловой переписки електронной

 

Электронная почта — важный канал для общения и решения рабочих вопросов. Как бы свободно мы не ориентировались в интернете, порой правила рабочей переписки приходится узнавать, наступая на собственные грабли.

Рабочая переписка — дело серьезное. Неважно с кем вы переписываетесь — с коллегами, заказчиками, клиентами или поставщиками. От корректности ваших писем зависит не только ваш авторитет, но и непосредственный итог обсуждения. Work.ua подготовил правила деловой переписки, которые помогут вам выглядеть настоящим профессионалом своего дела.

Работа с письмами

1. Полученные письма необходимо читать. Ведь, кто-то и зачем-то написал их вам. Разумеется, это не относится к спаму.

2. Если для вас почта — не один из основных инструментов в работе, то проверяйте ее пару раз в день. Например, утром и после обеда.

3. Если переписка для вас такой же инструмент как и телефон, то почтовый клиент должен быть запущен постоянно с автоматической проверкой новых сообщений каждые несколько минут.

4. Вы очень заняты и получили письмо. Быстро изучите его тему и отправителя, чтобы понять требует ли оно срочного ответа. Если это не простое дружеское сообщение, а важная деловая беседа, то ответьте сразу, не откладывая на потом. Это отличный способ не накапливать кучу сообщений, с которой в дальнейшем будет трудно разобраться.

Адресаты

Следует всегда замечать, правильно понимать и использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия».

1. «Кому» — здесь все понятно. Письмо и его содержание адресованы именно этому получателю, их может быть несколько.

2. «Копия» — адресаты, которые стоят в копии, получают письмо «к сведению» и ответ от них не обязателен.

3. «Скрытая копия» — указывая таким образом адресата, вы тайно отсылаете ему письмо. Об отправке письма этому человеку не узнают основные получатели или те, кто был указан в копии. Можно использовать для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не узнали все получатели.

4. Если в письма указано несколько получателей, то для ответа используйте «Ответить всем», тогда ваш ответ не пройдет мимо них. Добавлять и удалять получателей можно в любой момент.

5. Отправляя письмо нескольким адресатам, вы рискуете не получить ответ вообще. Поэтому делайте это по согласованию или в крайнем случае.

Советуем так же прочитать нашу статью как повысить эффективность работы.

Тема письма

1. Ни в коем случае не оставляйте тему пустой. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать множество писем в день, и ваше может просто затеряться и остаться без своевременного ответа.

2. Тема должна быть краткой, но понятной. Бессодержательные или слишком длинные заголовки писем выдадут в вас или новичка или отсутствие элементарных правил переписки.

Содержание

1. Начинайте письмо с простого приветствия. Обычного «Добрый день» или «Здравствуйте, Игорь» будет достаточно.

2. Если вам пришло формальное письмо, то и отвечать на него следует так же. Неформальный ответ будет не кстати — это неуважение к респонденту и демонстрация низкой культуры.

3. Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и содержательным. Указывайте точные даты, цифры и факты. Старайтесь изложить свои мысли кратко, но понятно.

4. Деловая переписка — не место для ярких эмоций. Это не сухость — это экономия времени.

5. Если в письме несколько вопросов или задач, то не забудьте структурировать свои ответы. Не отвечайте односложно: «Сделаем», «Будет готово». Хотя бы напишите сроки или дополните важными нюансами.

6. Никаких ошибок! Проверить орфографию очень просто, не игнорируйте это.

7. Не отправляйте письмо, не прочитав написанное. Убедитесь, что все написано верное и понятно, проверьте правильность адресатов.

8. Цитируйте текст письма в ответе. Собеседник может не вспомнить о чем конкретно идет речь, поэтому не стоит заставлять его искать предыдущие сообщения.

Вложения

1. Без предупреждения можете приложить к письму небольшой файл объемом 2-3 мегабайта. Для отправки более крупных файлов поинтересуйтесь у получателя сможет ли он получить такое письмо.

2. Прикладывайте свободно к письмам текстовые файлы и изображения. Другие же типы файлов могут быть заблокированы почтовыми серверами, объедините их в архивы, чтобы этого избежать. Лучше использовать формат ZIP, так как RAR может некорректно обрабатываться в разных операционных системах.

Подпись

1. Наличие подписи — очень полезно и показывает ваш профессионализм.

2. Подпись должна включать в себя имя и фамилию, должность и название компании, сайт, ваш контактный телефон или другую актуальную контактную информацию. Постарайтесь, чтобы ваша подпись была не длиннее 5-6 строк.

Так же прочитайте нашу статью о правилах составления деловых писем.

Учтите, что ваша рабочая почта — более открытое пространство нежели личная. Не используйте ее для любовных переписок или для регистрации на различных сайтах.

 

 

Правила оформление делового письма в России

Автор считает целесообразным познакомить читателя с правилами составления деловых писем не только применительно к международной практике, но и к российской действительности.

В России оформление официальных бланков регламентируются нормативными документами и, в первую очередь, ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации».

ГОСТ установлено два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и не на нём, должен иметь поля не менее 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Данные требования к оформлению документов закреплены российским законодательством, но автор рекомендует использовать их и при составлении делового письма зарубежному партнеру.

В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом обращение может начинаться со слов «Уважаемый + фамилия (имя, отчество)» или «Дорогой + имя и отчество (имя)». Такие слова, как «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и т.д. сокращать ни в коем случае нельзя. Иначе получатель вправе думать, что вы на самом деле не очень-то уважаете его. А заканчивать письмо следует словами благодарности за сотрудничество. И затем перед вашей подписью ставится выражение: «С уважением, …» или «Искренне Ваш...».

В официальных письмах недопустимо обращение на «ты», даже если в жизни вы с этим человеком находитесь не только в деловых, но и в дружеских отношениях.

Обычно деловое или служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:

1. Область заголовка.
В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.
В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

ü предлог «О» + сущ. в предложном падеже: "О поставке автомобилей";

ü по вопросу «О» + сущ. в предложном падеже: "По вопросу о поставке запчастей";

ü касательно + сущ. в родительном падеже: "Касательно заказа на поставку" и т. п.

2. Собственно текст письма. Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.

ü Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса илинескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

ü Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Структура делового письма

1. Наименование организации-отправителя.

2. Указание на ссылку. В ней могут быть даны инициалы составителя письма или машинистки, цифровые или буквенные обозначения фирмы, отдела и т.д.

3. Дата написания письма.

4. Адрес получателя письма.

5. Указание на конкретное лицо.

6. Вступительное обращение

7. Указание на общее содержание письма, т.е. тема письма.

8. Основной текст письма.

9. Заключительная формула вежливости.

10. Подпись.

11. Указание на приложение.

12. Указание на рассылку копий.

 

При оформлении делового письма российскому партнеру стоит помнить еще несколько правил.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору
ОАО "Альфа Бизнес"
В.А. Прохоров

или

АО "Бета Холдинг"
Главному бухгалтеру
В.М. Иванов

В случае если вы ставите сокращения «г-ну», «г-же», то вначале пишется фамилия респондента, после и инициалы.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

При направлении письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

 

При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение о Корпоративной этике на 5 л. в 1 экз. 2. Правила аттестации персонала на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес .

 

В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на официальном бланке компании); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: