Офисные служащие общего профиля

 

Офисные служащие общего профиля выполняют спектр канцелярских и административных задач, связанных с ведением делопроизводства в соответствии с установленными процедурами.

В их обязанности входит:

- обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению;

- регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководств;

- ведение контроля за сроками исполнения документов, их правильным оформлением;

- выполнение машинописных работ, копирование и размножение документов;

- контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;

- составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением поручений;

- подготовка отчетов и корреспонденции, носящей рутинный характер;

- запись показаний оборудования для персонала;

- ответы на телефонные или электронные запросы или переадресация на соответствующих лиц.

Примеры занятий, отнесенных к данной начальной группе:

Офисный служащий общего профиля

Служащий канцелярии

 

Малая группа 412
Секретари (общего профиля)

 

Секретари (общего профиля) используют пишущие машинки, персональные компьютеры или другое оборудования для обработки текстов, чтобы напечатать письма и другие документы, проверяют и форматируют документы, подготовленные другими сотрудниками, имеют дело с входящей и исходящей документацией, сортируют просьбы о встречах или назначениях, а также выполняют различные административные вспомогательные задачи.

Выполняемые обязанности работников данной малой группы обычно включают: проверку, форматирование и печатание административной документации, протоколов и отчетов под диктовку, электронных документов или черновиков с помощью пишущей машинки, персонального компьютера или другого оборудования для обработки текста в соответствии со стандартами оформления документации; осуществление административной поддержки с использованием различных пакетов компьютерных программ, включая электронные таблицы; обеспечение приема и передачи информации с помощью телефонной, факсимильной и почтовой связи; сканирование, запись и распространение почтовых сообщений, корреспонденции и документов; обеспечение приема, учета и хранения документированной информации; сортировку просьб о встречах, определение очередности самих встреч или помощь в организации встреч, сервисное сопровождение переговорных процессов; согласование очередности отпусков, регистрацию отпусков и соблюдение других прав сотрудников; организацию и контроль системы регистрации и хранения документов; ведение рутинной переписки по собственной инициативе.

Занятия данной малой группы входят в следующую начальную группу:

4120 Секретари (общего профиля)

 

Секретари (общего профиля)

 

Секретари (общего профиля) используют пишущие машинки, персональные компьютеры или другое оборудования для обработки текстов, чтобы напечатать письма и другие документы, проверяют и форматируют документы, подготовленные другими сотрудниками, имеют дело с входящей и исходящей документацией, сортируют просьбы о встречах или назначениях, а также выполняют различные административные вспомогательные задачи.

В их обязанности входит:

- проверка, форматирование и печатание документации, писем, протоколов и отчетов под диктовку, электронных документов или черновиков с помощью пишущей машинки, персонального компьютера или другого оборудования для обработки текста в соответствии со стандартами оформления документации;

- осуществление административной поддержки с использованием различных пакетов компьютерных программ, включая электронные таблицы;

- работа с входящей или исходящей почтой;

- сканирование, запись и распространение почтовых сообщений, корреспонденции и документов;

- сортировка просьб о встречах, определение очередности самих встреч или помощь в организации встреч;

- согласование очередности отпусков, регистрация отпусков и соблюдение других прав сотрудников;

- организация и контроль системы регистрации и хранения документов;

- ведение рутинной переписки по собственной инициативе.

Примеры занятий, отнесенных к данной начальной группе:

Секретарь

Секретарь по работе с текстовыми материалами

Секретарь-машинистка

Некоторые родственные занятия, отнесенные к другим начальным группам:

Юридический секретарь - 3342

Административный секретарь - 3343

Ответственный секретарь - 3343

Медицинский статистик - 3344

 

Малая группа 413
Операторы клавишных машин

 

Операторы клавишных машин осуществляют ввод и обработку текстовых и цифровых материалов, а также подготовку, редактирование и создание документов для хранения, последующей обработки, публикации или передачи данных.

Выполняемые обязанности работников данной малой группы обычно включают: ввод данных и кодов, необходимых для обработки информации; извлечение, сохранение и обновление данных, хранящихся на жестком и съемных дисках; ведение учета исходных данных; введение стенографических записей с использованием компьютеризированного оборудования или стенографических машин; расшифровку стенографической информации, записанной в виде стенограмм или на звукозаписывающую аппаратуру, корректуру и исправление копий; машинописное воспроизведение устного текста, а также телевизионных программ.

Занятия данной малой группы подразделяются на следующие начальные группы:

4131 Машинистки и операторы оборудования по редактированию текстов

4132 Служащие по введению данных