Комплекс документов по установлению трудовых правоотношений.

4.1. Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (в Управлении по работе с персоналом). Трудовые договоры могут заключаться: на неопределенный срок и на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) (приложение 12). Трудовой договор является основанием для издания приказа(распоряжения) о приеме работника Общества на работу.
4.2. Личное заявление работника Общества о приеме на работу, как правило, пишется от руки в произвольной форме.
4.3. Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера о работнике. Личный листок поступающий на работу заполняет собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу. Личный листок по учету кадров хранится в личном деле работника.
4.4. Автобиография является документом для получения дополнительных (по сравнению с личным листком по учету кадров) данных о работнике. Автобиография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности.
4.5. Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой Т-1(приложение 4) и должен соответствовать требованиям Правил внутреннего трудового распорядка Общества (п.2.2). Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема. Содержательная часть приказа (распоряжения) о приеме на работу построена в табличной форме, которая содержит следующие данные: фамилию, имя, отчество, табельный номер работника, наименование профессии (должности), разряда, класса (категории) квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок. Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранение в Управлении Общества, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы. Унифицированная форма приказа Т-1 является основанием для заполнения службой кадров учетной формы «Личная карточка работника Т-2»(приложение14),внесения в трудовую книжку отметки о зачислении на работу или ее выдачи (для поступающих на работу впервые).
4.6. Приказ (распоряжение) о перемещении, переводе оформляется унифицированной формой Т-5 (приложение 5). Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу. Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу

4.7. Увольнение работника Общества, т.е. прекращение трудового договора, документируют формой Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником» (приложение 6).
4.8. Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю, в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения. В документе обязательно должна содержаться дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении. Текст приказа об увольнении начинается словом «Уволить», указываются дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность(профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы (ст.77 ТК РФ).
4.9.Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику оформляется унифицированной формой Т-6. Ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с трудовым законодательством должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в Обществе. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечении 6 месяцев.

4.10. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (форма Т-10а), утверждаемым генеральным директором. График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений Общества на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности Общества и пожелание работников.
4.11.Приказ (распоряжение) о поощрении работника Общества оформляется унифицированной формой Т-11. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (статья 191) работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии). За особые трудовые заслуги перед Обществом и государством работники Общества могут быть представлены к государственным наградам.
4.12. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме на бланке приказов на основании резолюции генерального директора Общества или лица, им уполномоченного, объяснительной и докладной записок. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. За совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника Общества возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:

1. замечание;

2. выговор;

3. увольнение по соответствующим основаниям.

Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения.
За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течении трех рабочих дней со дня его издания

4.12.1. До применения взыскания должно быть затребовано от работника Общества объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего – нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.
4.12.2. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения Общества на основании объяснительной записки работника Общества. Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки генеральному директору Общества или директору СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, для рассмотрения и резолюции. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

(инструкция по кадровому делопроизводству, Кибанов Основы УП, Лукашевич В. В. Основы УП)