Выражения, подтверждающие получение письма, документов, товаров и т.п.

Мы получили Ваши письма от (дата)

Ваше письмо от (дата) получено нами

Сообщаем Вам, что мы (своевре­менно) получили Ваше письмо от (дата)

(Настоящим) подтверждаем (с бла­годарностью) получение + сущ. в родительном падеже (…получение нового прейскуранта)

Выражение благодарности

Благодарим Вас за + сущ. в ви­нительном падеже (…Ваше письмо)

Мы Вам очень благодарны за + сущ. в винительном падеже (…Ваш своевременный ответ)

Заранее благодарим за + сущ. в винительном падеже (…Ваше участие)

Мы были бы Вам очень признательны (благодарны), если бы Вы + глагол (…прислали нам Ваш прейскурант)_

Выражения, объясняющие мотивы

В порядке оказания технической помощи...

В связи с тяжелым положением...

В связи с проведением совместных работ...

В соответствии с письмом заказ­чика...

В соответствии с протоколом...

В целях усиления охраны госу­дарственного имущества...

В ответ на Вашу просьбу...

В подтверждение нашего телефонного разговора...

В подтверждение нашей договоренности...

Ссылаясь на + сущ. в винительном падеже (...Вашу телеграмму от 13 июля, заказываем 6000 т пшеницы)

На основании + сущ. в родительном падеже (...Торгового соглашения между Россией и Германией...)

В ответ на + сущ. в винительном падеже (...Ваш запрос от 20 января с.г. предлагаем Вам...)

Выражение просьбы

Просим......Вас проверить ход выполнения работ...

...выслать в наш адрес более подробную информацию… …принять меры...

Прошу …...сообщить данные о производительности…

Отправка документов или материальных ценностей

Направляем......чертежи сборки машин...

Высылаем......подписанный с нашей стороны договор…

Посылаем......интересующую Вас документацию заказной бандеролью...

Подтверждение

Подтверждаем......получение спецификаций на...

С благодарностью...получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению

подтверждаем...

Завод "Прогресс" …условия поставки оборудования… подтверждает...

Напоминание

Напоминаем, что......по плану совместных работ Вы должны...

…в соответствии с... Вы долж­ны...

Напоминаем Вам, что......Ваша задолженность по оплате составляет…

Извещение

Сообщаем, что...

Ставим Вас в известность, что…

Гарантия

Оплату...

Качество изделий…

Сроки выполнения... …гарантируем…

Предложение

Предлагаем Вам...

Мы можем предложить…

Мы можем рекомендовать Вам…

Приглашение

Приглашаем...

Просим Вас принять участие…

В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой эти­кет, некоторые элементы которого требуют особого внима­ния.

1. Наиболее распространенные формы обращения:

Ува­жаемый..., или Уважаемый...! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный харак­тер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.

2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику. Слово товарищ, преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов, вытесняется словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских право­отношений.

По ГОСТу 6.38-72 "Организационно-распорядительная до­кументация. Единый формуляр-образец" не следует употреб­лять - текстовое сокращение т. при указании фамилии в подписи, упомянутый ГОСТ указывает также, что инициалы должны ставиться после фамилии; если перед фамилией стоит сокращение т., то инициалы могут не указываться.

3. В ведомственной письменной речи имеет место тен­денция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.

Административный речевой этикет предусматривает уме­ние пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, поста­новлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы.

В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.

4. Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иро­низирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т.п.

Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного ре­чевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут под­сказать выбор слов и выражений.