Вопрос 3. Организация бухгалтерского дела

Ответственность за постановку бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.

Руководители организаций в зависимости от объема учетной работы могут:

1. учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

2. ввести в штат должность бухгалтера;

3. передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

4. вести бухгалтерский учет лично.

В настоящее время сложились три основных типа организации структуры бухгалтерии: линейная (иерархическая), вертикальная (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).

Сущность линейной структуры организации бухгалтерии заключается в том, что все ее работники подчиняются главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии характерна для небольших организаций численностью бухгалтеров от 7 до 10 человек.

При организации бухгалтерии по вертикали создаются промежуточные звенья управления (отделы, сектора, бюро, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами.

Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгалтерам соответствующих отделов, которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ. Вертикальная структура бухгалтерии применяется в большинстве средних и части крупных организаций.

При применении комбинированного типа организации бухгалтерии в ней выделяются структурные подразделения, выполняющие замкнутый цикл работ.

Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерии, которые самостоятельно распоряжаются в пределах установленной компетенции. Такая форма организации бухгалтерии характерна для особо крупных организаций.

При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, который осуществляет руководство бухгалтерией.

Организация бухгалтерского дела предполагает:

1. разработку организационно-распорядительных документов (положения о бухгалтерии, должностных инструкций работников бухгалтерии, штатного расписания);

2. составление графика документооборота организации;

3. создание номенклатуры дел и организацию хранения документов;

4. формирование кадровой политики бухгалтерии (порядка аттестации бухгалтеров, системы подбора персонала и повышения его квалификации);

5. создание технологии обработки получаемой информации (применение форм бухгалтерского учета).

Положение о бухгалтерии разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. В нем должны быть отражены цели, задачи и функции бухгалтерии, взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации, а также организация учетного процесса.

Приступающий к работе главный бухгалтер знакомится с ним под расписку или вносит дополнения или изменения, которые утверждаются руководителем организации.

Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии в целях разграничения их полномочий, определения прав и обязанностей.

Закрепление за работником участков бухгалтерского учета позволяет избежать дублирования или сокрытия отдельных фактов хозяйственной деятельности.

Основные должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации работников должны соответствовать тарифно-квалификационным характеристикам, предусмотренным Постановлением Минтруда России № 32 от 06 июня 1996 года. В инструкции указывается перечень документов, получаемых работником для обработки, дальнейшей передачи, и наличие права подписи.

Структура инструкции соответствует положению о бухгалтерии и содержит следующие разделы:

1. Общие положения

2. Функции работника

3. Права и обязанности

4. Взаимодействия с другими работниками бухгалтерии и организации

5. Организация работы

6. Правила оценки результатов работы

Должностные инструкции составляются главным бухгалтером и утверждаются руководителем организации. После ознакомления с инструкцией работник ставит отметку «ознакомлен», дату и подпись. Рекомендуется текст инструкции выдать бухгалтеру, что также фиксируется надписью «инструкция подучена на руки», затем ставится дата и подпись.

В штатном расписании должны быть указаны: общее количество работников бухгалтерии, наименование должностей, основные обязанности работников, система оплаты труда и размер заработной платы. Требуемое количество бухгалтеров определяется в зависимости от объемов обрабатываемой информации по каждому объекту учета. Расчет количества бухгалтеров может быть сделан на основе типовых норм времени и норм обслуживания на работы по бухгалтерскому учету. В соответствии с расчетным количеством работников бухгалтерии формируется ее организационная структура.