Библиотеки и списки как инструменты управления данными и совместной работой

Полезно представлять себе, как хранятся данные в SharePoint 2010. Главными хранилищами являются библиотеки и списки. Одним из преимуществ библиотеки документов SharePoint являются инструменты, предоставленные администратору библиотеки для управления “что кому можно” в библиотеке — в смысле добавления, удаления, редактирования или просто чтения документов. Кроме того, имеются средства ведения версий, которые позволяют отслеживать крупные и мелкие редакции файлов, оповещения для информирования пользователей об изменениях, средства управления сдачами и изъятиями документов, шаблоны документов, доступные из библиотеки, и мощные инструменты для создания метаданных, которые добавляются в документы, хранящиеся в библиотеках.

Библиотеки применяются для многих целей, одной из которых является сокращение зависимости от файловых хранилищ, которые могут предложить лишь небольшое подмножество возможностей библиотек SharePoint. Библиотеки SharePoint обычно управляются подготовленными пользователями и IT-персоналом, поэтому можно предоставить больше средств контроля тем людям, которым они нужны каждый день. Кроме того, любой текстовый файл, файл Office или файл с индексной организацией, выгруженный в библиотеку SharePoint, индексируется, что позволяет выполнять поиск, все так же поддерживая защиту информации. В библиотеках имеются и многие другие возможности, такие как усовершенствованные средства навигации, рабочие потоки, возможность проставлять оценки документам и добавлять дескрипторы и примечания — все это существенно улучшает возможности совместной работы в библиотеках.

Оповещения в библиотеках и списках SharePoint генерируют информативные почтовые сообщения пользователям при возникновении изменений определенных типов, а это означает, что пользователям нет необходимости ежедневно просматривать свои списки и библиотеки, чтобы увидеть, что в них изменилось, т.к. SharePoint достаточно “сообразителен”, чтобы проинформировать их. Рабочие потоки можно запускать вручную или автоматически, при возникновении определенных условий: например, когда какой-то пользователь указывает, что необходимо опубликовать главную версию документа, менеджеру направляется электронное сообщение с напоминанием о npotMorpe и утверждении этого документа.

Библиотеки документов — это один вид хранилищ в SharePoint 2010, а другой основной вид хранилищ называется списками. Списки хранят данные по строкам и столбцам, примерно так же, как в таблицах Excel. Большинство организаций тут же перемещают свои данные из таблиц Excel в списки SharePoint сразу после его развертывания. Рассмотрим пример электронной таблицы с данными о продажах.

Обычно все продавцы заполняют ее вечером перед производственными совещаниями, и менеджеру приходится лихорадочно сводить всю информацию в “единый источник истины”. Но если данные перенесены в списки SharePoint, менеджер может отказаться от электронных таблиц, а каждый пользователь просто добавляет или изменяет строки данных в списке, причем все пользователи могут иметь доступ к этому списку одновременно. Более того, список отслеживает версии данных в каждой строке (в Excel такого нет), проставляет метки времени для каждого изменения и идентифицирует авторов изменений, что открывает широкие возможности для аудита. Списки SharePoint позволяют экспортировать данные в Excel или Access, редактировать данные в удобном табличном отображении и создавать различные представления для просмотра подмножеств всех данных.

Вот примерный список шаблонов, доступных для создания списков и библиотек:

• Библиотека документов

• Библиотека изображений

• Библиотека отчетов

• Объявления

• Доска обсуждения

• Календарь

• Задачи проекта

• Опрос

• Блог

Этим темам посвящено несколько глав, где имеются пошаговые примеры, помогающие начинающим и опытным пользователям SharePoint воплотить идеи в действия за небольшой промежуток времени. Глава 19 начинается с обзора базовых понятий, чтобы пользователи, менеджеры, проектировщики и архитекторы уяснили диапазон возможностей этих хранилищ. В главе 20 рассматриваются инструменты, в которых необходимо разобраться подготовленным пользователям и администраторам сайтов SharePoint, чтобы наиболее полно удовлетворять запросы пользователей. Глава 22 посвящена крайне важной теме метаданных и их применению в экосистеме SharePoint для улучшения управления данными и помощи специалистам, работающим с информацией.