Когда и какие отчеты сдавать

«Новые» отчеты СЗВ-ТД о приеме на работу и об увольнении сдавайте в Пенсионный фонд не позднее следующего рабочего дня после издания приказов, начиная с 30 июня 2021 года.

Пример Приказ об увольнении сотрудника издали 30 июня 2021 года. В этот день можете направить в Пенсионный фонд «старый» отчет СЗВ-ТД. На следующий рабочий день — 1 июля — форму отчета СЗВ-ТД нужно заполнить с изменениями, о которых подробно расскажем в статье.

 

Первый «новый» ежемесячный отчет СЗВ-ТД сдавайте до 15 июля включительно. Это отчет за июнь. Его нужно заполнить, если в июне:
— переводили сотрудников на другую постоянную работу;
— сотрудники подавали заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Пример 1 и 15 июня кадровик оформляла переводы сотрудников на другую постоянную работу. 20 июня сотрудник подал заявление о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности. Эти кадровые мероприятия нужно включить в отчет СЗВ-ТД за июнь. Так как сдавать отчет нужно после 1 июля, то кадровик будет использовать «новую» форму отчета.

 

Фонд внес в форму СЗВ-ТД изменения, которые вы должны учитывать при сдаче отчетов с 1 июля. Но вы не обязаны после этой даты собрать сведения обо всех сотрудниках компании и направить их в ПФР по новой форме. Сдавать общий отчет по компании не нужно. Новые сведения в СЗВ-ТД будете указывать, когда отчитываетесь о кадровом мероприятии.

Пример В компании работают 785 человек. В июне двух сотрудников перевели на другую работу. В июле приняли на работу трех человек и уволили одного. В отчете за июнь, который кадровик сдаст в ПФР 15 июля, она по новой форме укажет сведения о переводе 2 сотрудников на другую постоянную работу. В июле кадровик направит три отчета о приеме сотрудников на работу и один отчет об увольнении работника по новой форме. Каждый отчет в июле кадровик сдаст в день издания приказа или на следующий рабочий день. Кадровик не должна оформлять отчет СЗВ-ТД со всеми изменениями на 785 сотрудников компании и направлять его в Пенсионный фонд. Закон этого не требует.

 

Новые сведения вы не должны указывать в каждом отчете по каждому кадровому мероприятию. Действуйте по ситуации, подробности в таблице рядом.

Когда указывать в СЗВ-ТД новые сведения

Пример Код выполняемой функции нужно вписывать тогда, когда указываете в отчете саму трудовую функцию, то есть заполняете графу 5 таблицы отчета. Например, при приеме сотрудника на работу. Код региона нужно указывать только для работников, которые заняты в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях. Сведения о предыдущей компании — только если требуется изменить отчет, который подавали до реорганизации.

 

Где найти код выполняемой функции

Код выполняемой функции нужно указывать в графе 6 таблицы отчета. Код состоит из пяти цифр, п. 2.5.5 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД.

Структура кода выполняемой функции: ХХХХ.Х, где:
ХХХХ — это код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий;
Х — контрольное число.

Чтобы подобрать код выполняемой функции, пользуйтесь Общероссийским классификатором занятий (далее — ОКЗ), принят и введен в действие приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст.

В структуре ОКЗ схема кодирования такая:
Х — основная группа;
ХХ — подгруппа;
ХХХ — малая группа;
ХХХХ — начальная группа.

Пример Системный аналитик имеет по ОКЗ код 2511.8. Расшифровывается он так: 2 — принадлежность к основной группе «Специалисты высшего уровня квалификации» 25 — принадлежность к подгруппе «Специалисты по информационно-коммуникационным технологиям» 251 — принадлежность к малой группе «Разработчики и аналитики программного обеспечения и приложений» 2511 — принадлежность к начальной группе «Системные аналитики» 8 — контрольное число начальной группы

 

В ОКЗ коды для некоторых трудовых функций можно найти по названию должности.

Пример Поиском по названиям должностей в ОКЗ найдете: — системного администратора, код 2522.4; — юриста, код 2611.8; — экономиста, код 2631.5; — бригадира в строительстве, код 31231; — фармацевта, код 3213.0. Смотрите пример 1.

 

Фрагмент СЗВ-ТД с кодом выполняемой функции. Пример 1

 

Но если такой поиск не дал результата, придется искать по основным обязанностям сотрудника:
1. Определите, выделяет ли ОКЗ сферу деятельности вашей компании или направление работы сотрудника.
2. Установите уровень квалификации работника так, как его обозначают в ОКЗ.
3. В разделах ОКЗ с описанием выполняемых функций ищите подходящее занятие, у которого есть код.
4. После найдите контрольное число.

Приведем два примера, как сориентироваться в ОКЗ по этой инструкции.
В первом примере у компании и сотрудника нет определенной сферы деятельности.

Пример Коммерческая организация вводит в штатное расписание должность специалиста по договорной работе. Руководитель хочет видеть на той должности человека с высшим юридическим образованием и опытом работы корпоративным юристом. Основные задачи, которые будет выполнять сотрудник: составлять гражданско-правовые договоры, проверять и визировать различные контракты, которые заключает компания, готовить документы для заключения госконтрактов. Такой должности, как «специалист по договорной работе», в ОКЗ нет. Компания не занимается специфической деятельностью, как то: строительство, добыча природных ископаемых, образование, сельское хозяйство и так далее, для которых в ОКЗ выделены разделы. То есть вид занятий нового сотрудника нужно искать в Общем разделе. Специалисты в области права объединены в малую группу с кодом 261. Значит, это первые три цифры кода нашего специалиста. Осталось определить 4-ю цифру и найти контрольное число. Идем в описание малой группы 261. На первый взгляд в ней есть две подходящие позиции: — юристы — с кодом 2611; — специалисты в области права, не входящие в другие группы, — с кодом 2619. Выбираем наиболее подходящую из этих двух начальных групп. В группе с кодом 2619 четко названа наша функция: «составление юридических документов и контрактов». Остается найти контрольное число — оно стоит в основной части ОКЗ, справа от первой части кода. Когда примем сотрудника на должность специалиста по договорной работе, код выполняемой функции в отчете СЗВ-ТД укажем: 2619.9. Смотрите, как отразить это в отчете, в примере 2.

 

Фрагмент СЗВ-ТД с кодом выполняемой функции. Пример 2

 

Во втором примере у компании есть основной вид деятельности — строительство жилья.

Пример Строительная фирма нанимает квалифицированных рабочих. Искать код для отчета следует в специальном разделе. Находим основную группу 7, в которой есть коды для рабочих в строительстве. Мы принимаем на работу арматурщика. Отдельно названия такой профессии в ОКЗ нет. Но есть подходящее общее название для функции рабочего — «строители зданий», код 7111. Проверяем. В описании функции сказано, что строители зданий возводят каркасы зданий, занимаются их техническим обслуживанием и ремонтом с использованием традиционных или современных технологий и материалов. В обязанности таких рабочих входит в том числе «возведение несущих стен и опорных частей для поддержания кровли», а также «возведение межэтажных перекрытий». Наш будущий арматурщик будет выполнять именно такие функции. У кода 7111 контрольное число по ОКЗ — 5. В отчете СЗВ-ТД о приеме на работу арматурщика укажем: 7111.5. В основном ОКЗ, напомним, под этим кодом значатся «строители зданий». Вывод о том, что этот код подходит для арматурщика, мы сделали из текстового описания профессий малой группы 711. Привели в примере 3.

 

Фрагмент СЗВ-ТД с кодом выполняемой функции. Пример 3

 

Для всех сотрудников компании коды выполняемой функции срочно искать не нужно. Они требуются только тогда, когда сдаете отчет СЗВ-ТД о кадровом мероприятии. Но чтобы облегчить работу с отчетами, можете постепенно определить коды для всех позиций в штатном расписании вашей компании. Сохраните коды отдельным списком или внесите в отдельную графу в штатном расписании.

Какие-то коды сможете найти по названию должности. Остальные — по нашей инструкции и примерам, отталкиваясь от функций, которые выполняет сотрудник.