Разработка табеля форм документов

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине «Документоведение» на тему «Внедрение ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 в Центре Занятости Населения г. Новокузнецка

 

Выполнил:

обучающийся гр. ЭД-19

_______________________________

________ _________ _____________

      ^{дата              подпись    инициалы, фамилия}

 

Проверил:

ст. преподаватель кафедры менеджмента качества и инноваций И.Ю. Табакова

___________ ________ _____________

       ^{оценка                дата                 подпись}

 

Новокузнецк

2021

ЗАДАНИЕ

Содержание

ВВЕДЕНИЕ …………………..…………………………………………………………...4

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ……………………………………………………………………5
1. Общая часть……………………………………………….……………………..…..….5
1.1. Управленческая документация, требования к управленческому документу………………………………………………………………………………….5
1.2. Организационно – распорядительная документация (ОРД), классификация ОРД:……………………………………………………………………………………....16

- организационно – правовая документация;………………………..............................16

- распорядительная документация;……………………………………………………..18

- информационно – справочная документация………………………………………...22

1.3. ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно – распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Содержание и значение………………………………………………………………….28

2. Специальная часть…………………………………………………….………………30
2.1. Разработка плана мероприятий по внедрению ГОСТ Р 7.0.97 – 2016………..……………….……………………………………………………………..30
2.2. Разработка табеля форм документов…. ……….…………………..……………...32
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.…………………………………………………………………………34
ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА ………………….……………………………………37

ПРИЛОЖЕНИЕ А Образец распоряжения о внедрении документации …….………………………………………………………………………………………39

ПРИЛОЖЕНИЕ Б Форма плана внедрения нормативного (нормативно-методического) документа……………………………………………………………....41

ПРИЛОЖЕНИЕ В Форма акта проверки готовности подразделения к внедрению нормативного (нормативно-методического) документа………………………………43

ПРИЛОЖЕНИЕ Г Форма акта внедрения……………………………………………...44

ПРИЛОЖЕНИЕ Д Приказ о внедрении методических рекомендаций в Центре Занятости Населения г. Новокузнецка…………………………………………………46

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность тематики внедрения ГОСТов в предприятия и организации сейчас как никогда высока. Данная работа посвящена мероприятиям, проводимым с целью внедрения ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 в Центре Занятости Населения.

Актуальность темы заключается в том, что в современном мире обойтись без документов просто невозможно. Их наличие обязательно при всех важных операциях. Основной задачей является внедрение ГОСТа Р 7.0.97 – 2016 в Центре Занятости Населения.

Цель курсового проекта заключается во внедрении ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 в ГКУ «Центр занятости населения г. Новокузнецка».

Объект курсового проекта – ГОСТ..

Предмет исследования – внедрение ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 в...

Методологической основой для исследования послужили научные труды известных отечественных и зарубежных специалистов по внедрению документов в различных организациях.

Общая часть

1.1. Управленческая документация, требования к управленческому документу

Основа делопроизводства – это совокупность управленческих актов. Кроме того, их оформление – один из самых важных вопросов при работе, ведь грамотно составленный координационный документ делает процедуру обработки гораздо проще и быстрее, а значит, повышает уровень качества деятельности канцелярии.

Что собой представляет руководящая документация? Это набор документов, без которых невозможна предпринимательская деятельность. В это понятие входит большое количество разнообразных административных бумаг. В первую очередь, когда готовятся служебные данные, нужно учитывать их функциональную принадлежность. В наше время по многим направлениям дел широко применяются специальные алгоритмы, по которым ведется документальное подтверждение (бухгалтерский и статистический учет, пенсионное обеспечение и пр.). В зависимости от источника поступления: входящие (поступившие); исходящие (отправляемые); внутренние (используются в локальных связях). По критерию гласности: секретные; служебные; простые. Сведения, которые содержат закрытую информацию, помечаются грифом засекреченности. Работа с ними требует особого разрешения. Экземпляры служебной документации используются в формате свободного доступа сотрудниками организации и имеют пометку «Для служебного пользования». По характеру изложения: индивидуальные; трафаретные; типовые. Персональные (например, заявление или докладная записка) составляются в свободной форме.  Стандартные – по общепринятой смысловой структуре с использованием шаблонных речевых оборотов и фраз, а типовые – на основе образца (например, справки, командировочные удостоверения и так далее). Последние чаще всего уже отпечатаны на показательном бланке, а изменяющиеся переменные заносятся от руки; По срокам хранения: постоянные; долговременные (свыше 10 лет); временные (до 10 лет). Вообще, все периоды сохранения документации прописаны в перечне, составленном и утвержденном Росархивом.

В зависимости от уровня юридической регламентации: типовые (утверждаются Государственным стандартом Российской Федерации); межотраслевые (утверждаются Центральным статистическим управлением РФ и другими функциональными органами); не имеющие юридического закрепления. В зависимости от языка: неформализованные (обычный литературный текст); полуформализованные (трафаретный документ); формализованные (матричные акты типа перфокарт, перфолент, магнитных лент, дискет).

По содержанию: личные (частная переписка, дневники и иная документация, которая создается вне работы); официальные (составляются юридическими и физическими лицами в соответствии с установленным порядком оформления).

По стадиям создания: подлинники (окончательная редакция деловой бумаги, сделанной в соответствии с требованиями стандарта и узаконенная подписью); оригиналы (синонимичны первому, зачастую умножаются методом подписания нескольких экземпляров, каждый из которых обладает одинаковой юридической силой); копии (воспроизводят детали первого акта посредством копирования и имеют отметку «Копия», но юридической силой может обладать только заверенный подписью и печатью экземпляр); дубликаты (данный вид закрепляется отметкой «Дубликат» и имеет юридическую силу, равную источнику, так как фактически является его вторым экземпляром).

В зависимости от обслуживаемой сферы: руководящие; научные; технические; технологические; производственные и др. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) входит в Единую систему кодирования и классификации технико – экономической и социальной информации. Он существует для упорядочивания информационных потоков и унификации регистрационных форм и стал отличной заменой ранее существовавшего Общесоюзного рубрикатора. Реестр призван решать следующие задачи: регистрация документации (различных форм); сокращение количества используемых шаблонов при оформлении; упорядочение информационных потоков; исключение неунифицированных сведений из обращения; систематизация и учет фиксируемых однотипных материалов; организация рациональной системы контроля над использованием унифицированных видов текстов; контроль над составом образцов деловых бумаг; исключение дублирования информации, применяемой в управленческой сфере.

Большие по объему тексты важно грамотно разделять на разделы, пункты и подпункты с правильным использованием нумерации (арабские цифры с точками после них. Правильная разработка содержательной части деловой бумаги требует наличия профессиональных знаний по всем вопросам, которые отражаются в ней. В связи с этим над ее составлением работает ответственный исполнитель (человек, который его составляет). Кроме того, очень важная роль в этом процессе отводится службе документационного обеспечения управления. Ее задачи: дать всем сотрудникам подразделений нормативно – методические материалы, упрощающих и ускоряющих процесс работы со сведениями (инструкции по ведению делопроизводства в данной организации, сборники образцовых текстов и т. п.); формировать и вести базу данных, где хранятся приказы, изданные руководителем; оказывать консультативную помощь специалистам, ответственным за составление актов.

Стоит отметить, что частой ошибкой при составлении документа является неверная процедура согласования текста. Это не должна делать служба документационного обеспечения управления. Именно человек, который составлял управленческий проект, то есть его автор, может правильно обозначить круг специалистов, которые заинтересованы в утверждении, дать им четкие объяснения, ответить на вопросы и, при необходимости, отредактировать содержательную часть до взаимоприемлемого варианта. Компания потеряла документы: как избежать миллионных штрафов Дальнейшее оформление управленческой документации Утверждение документа регламентировано набором особых правил, которые включают в себя, прежде всего, указание всех необходимых атрибутов (ГОСТ Р 7.0.8 – 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Стоит отметить, что правила написания отдельных реквизитов являются общими для разных видов координационно – распорядительных указаний. Обозначение принадлежности является обязательным элементом оформления руководящих решений (ГОСТ Р 7.0.8 – 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). При этом любой административный акт индивидуален по набору отраженных в нем признаков, и в то же самое время все отдельные составляющие обязательны для любого из них вне зависимости от типа. В случае отсутствия даже одного реквизита из перечня, приказ не может иметь юридической силы. К обязательным атрибутам координационных бумаг относят: название организации (наименование); дата составления документа; регистрационный номер, который заносится в журнал записи исходящих данных; текстовая часть (содержание); подпись.

Иные реквизиты являются обязательными для определенных видов управленческих бумаг. Обязательные реквизиты подразделяются на: постоянные (заголовок) или неизменные на протяжении долгого времени (название компании и данные о ней); изменяемые (дата, содержательная часть, шапка и т. д.). Структура руководящей документации включает в себя следующие части:

1. Заголовочная. Является началом текста и содержит сведения о фирме, то есть составителе, а также первичные данные о самом документе;

2.Содержательная. Это основная, в которой раскрывается его назначение и ключевой смысл;

3.Оформляющая. Содержит совокупность реквизитов, подтверждающие подлинность свидетельства. Также в ней располагают различные делопроизводственные отметки для более удобной работы. Разумеется, главной считается содержательная, но и значением остальных пунктов пренебрегать не стоит. Особенно это касается третьего раздела, ведь именно благодаря правильному оформлению указание может иметь юридическую силу.

Методы работы с управленческой документацией предприятия в любом документообороте есть процедуры, направленные на разработку проекта какого – либо акта (координационного, распорядительного, исходящего, нормативного, руководящего). В российской и западной методологии абсолютно разные подходы к организации цикла, который проходит текст указания от создания до регистрации.

Отечественный подход. Допустим, должностное лицо, которое желает разработать управленческий документ, дает поручение (в устной или письменной форме) сделать это сотруднику. После подготовки проекта, исполнитель отправляет его инициатору, который должен проверить его на соответствие требованиям, предъявленным составителем. Если не все правила выполнены, то руководящий акт еще на начальной стадии отправляется на доработку. Если же инициатора все устраивает, то он отправляется на согласование со всеми заинтересованными лицами. Каждый представитель из числа заинтересованных имеет право не только поставить отметку «Согласовано», но и вновь отправить акт на доделывание. При этом, если в крупных, давно существующих компаниях, иерархия, строгость и субординация – «три кита» предприятия, то в молодых фирмах демократичный подход привел к обсуждению служебных бумаг на производственных совещаниях, где собирались все должностные лица и работали над созданием очередного акта.

Осуществление анализа управленческой документации на предприятии не может иметь стихийный или произвольный характер. Для четкой подготовки этой работы необходимо анализировать не только документальную, но и административную деятельность фирмы, ведь именно рациональный подход может привести к оптимизации процесса создания документа: от подготовки проекта до ввода в работу. В итоге происходит экономия всех видов ресурсов (временных, трудовых, материальных). Анализ деятельности с деловыми бумагами может существовать только при обеспечении тщательного изучения организационной стороны менеджмента (Положения о компании, регламента, штатного расписания и должностных обязанностей сотрудников всех уровней). Это позволяет правильно определить тип делопроизводства, провести анализ функций и грамотно их распределить. На следующем этапе исследования нужно изучить качественный состав документооборота. Важно учесть все разновидности служебных бумаг, которые существуют в корпорации: отдельные типы и их группы. Главным объектом изучения становится сам документооборот, основные параметры которого: функциональная принадлежность или содержание; структура потока; объем и его направление.

Оборот документов принято характеризовать содержанием и составом отдельных актов, которые входят в него. Их можно изучать по разным направлениям: входящие, исходящие, регистрируемые и нерегистрируемые, осуществляется контроль исполнения или нет и т. д. Группы входящих свидетельств обычно классифицируют по корреспондентам (то есть авторам): от вышестоящих, подведомственных и неподведомственных организаций или частных лиц. Этот анализ помогает определить возможные пути рационализации оборота документов.

Также поток деловых бумаг рассматривают по признакам идентичности технологического процесса обрабатывания. При таком рассмотрении они группируются с разным содержанием, но с одинаковыми этапами обработки (согласование, визирование, подписание, утверждение, регистрация и контроль). Для них разрабатываются конкретные пути движения. Опираясь на результаты анализа, делаются выводы о рациональности или иррациональности движения документов по маршруту, о степени загруженности сотрудников, вырабатываются способы решения выявленных проблем. Все эти меры направлены на ускорение процесса их «шлифовки». Таким образом, главная цель анализа документооборота – исключение возвратности и задержки, повышение качества и скорости работы со служебными бумагами.

Документы в управленческой деятельности несут в себе аргументацию принимаемых решений, являются подтверждением предпринятых действий. Следует отметить, что только грамотно и правильно составленный документ является гарантом успешной управленческой деятельности. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документа, оперативное и качественное составление и оформление документов, организацию быстрого поиска документов, интенсивное использование компьютерных технологий в работе с документами и т.д.

Таким образом, понятие "управленческий документ" включает средство фиксирования управленческой информации, отражающей управленческие решения, на материальных носителях по определенным нормам и правилам, которые предусматривает процесс составления и оформления документа.

Совокупность управленческих документов называется управленческой документацией. К управленческой документации относятся функциональные комплексы документов или функциональные потоки, массивы или системы документации.

Государственное регулирование процессов документирования требует от граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организация и общественных объединений в обязательном порядке представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство РФ.

Главное требование, предъявляемое к управленческим документам, – официальность, достоверность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т.е. условием, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Официальные документы – это документы, созданные юридическими и физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т.к. они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

На приобретение документом юридической силы влияет множество факторов.

Следует рассмотреть юридическую силу различных видов документов в зависимости от их подлинности.

Подлинность документа, полученного из автоматизированной информационной системы, устанавливается после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

Организационно – распорядительная документация (ОРД), классификация ОРД

Важной частью документооборота любой компании, независимо от формы собственности являются организационно – правовые документы. Они разрабатываются и утверждаются как в начале деятельности компании, так и впоследствии, когда требуется юридически оформить изменения ее организационно-правового статуса. Организационно правовые документы определяют: выбор организационно – правовой формы, штатную численность и номенклатуру должностей, структуру компании, функционал имеющихся структурных подразделений и сотрудников, состав и функции совещательных управляющих органов и управленческого аппарата, необходимость лицензирования деятельности компании, режим работы предприятия, систему охраны, режим труда сотрудников, систему оценки труда персонала, порядок реорганизации или же ликвидации организации. Поэтому вся организационная деятельность учреждения или предприятия сопровождается разработкой и утверждением комплекса организационно – правовых документов, которые в последующем утверждаются уполномоченным на это лицом или органом. Это может быть вышестоящая организация, руководитель, коллегиальный орган, начальник структурного подразделения – зависит от разновидности и вида документа.

Организационную деятельность компании фиксируют в организационно – правовых документах, содержащих нормы, положения, правила, определяющие статус компании, её компетенцию, структуру, должностной состав и штатную численность. Организационно – правовые документы содержат права, обязанности работников, ответственность и другие аспекты. В эту категорию попадают документы, которые закрепляют статус компании как юридического лица, фиксируют порядок оформления организационно-правовой формы, определяют организационную структуру, а также формы и методы управления, обязанности и права должностных лиц и работников. Они реализуют нормы административного и гражданского права. К организационно правовым документам относятся: устав; положение об организации; положения о ее структурных подразделениях; положения о совещательных, а также коллегиальных органах учреждения; регламенты работы совещательных, коллегиальных органов; регламенты работы управленческого аппарата; инструкции по видам деятельности работников; должностные инструкции специалистов; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка предприятия. При этом главная цель их составления – кооперация и рациональное разделение труда между работниками и подразделениями. 

Организационно – правовые документы учреждения подразделяются на: учредительные юридического лица: учредительный договор и устав; организационные: положения о подразделениях, коллегиальных органах, штатное расписание, инструкции по вопросам деятельности, регламент организации и т.д. Юридическим лицом является организация, имеющая в собственности, оперативном управлении или хозяйственном ведении обособленное имущество. Лицо может приобретать и осуществлять неимущественные и имущественные права, исполнять обязанности в соответствии с уставом, быть ответчиком или истцом в суде. Поэтому организационно – правовые документы в компании действуют на все сферы деятельности, распространяются на права и обязанности.

Состав организационно – правовых документов компании во многом определяется формой её собственности и сферой деятельности. Но, независимо от этого в каждой организации есть документы, включающие правила, положения и нормы ее деятельности.

Устав может включать и иные пункты, отражающие специфику деятельности. Он оформляется на стандартном листе с внесением необходимых реквизитов бланка организации, грифа, отметки о регистрации в органе государственного управления. После этого он подписывается руководителем и заверяется печатью.

Положениями определяется статус организации, задачи, функции, права, ответственность, а также порядок деятельности. Положение утверждается государственным органом или уполномоченным лицом организации. Его оформляют аналогично уставу, включают пункты, подпункты, нумерацию арабскими цифрами.

Инструкция также входит в систему организационно – правовой документации. Её издают с целью установить правила, регулирующие научно-технические, организационные, финансовые и иные стороны деятельности. Требуется указывать общие положения, категории специалистов, квалификационные требования и прочую информацию. Нужно полностью раскрывать обязанности специалистов, прописывать права, ответственность. Для удобства можно использовать типовые инструкции, дополнять их при необходимости.

Распорядительная документация.

Распорядительные документы входят в состав организационно – распорядительной документации и составляются каждым из работодателей. При ведении своей деятельности работодателю приходится руководствоваться не только нормами действующего законодательства, но и создаваемыми им самим документами. Такие документы называются организационно – распорядительной документацией.

В составе организационно – распорядительной документации выделяются две группы документов:

- организационные – к их числу относятся посвященные правилам, определяющим структуру работодателя и порядок его работы (положения, инструкции, регламенты, нормативы);

- распорядительные – регулирующие вопросы текущей деятельности, осуществляемой в рамках правил, установленных законодательством или организационными документами.

В отличие от организационно документа, имеющего обобщающий характер, распорядительный документ всегда конкретно указывает кто именно, что именно, в какие сроки и в силу каких причин должен сделать. При этом такой документ может:

- создаваться не одним лицом (единоличным исполнительным органом), но и коллективом лиц, имеющих право принимать коллегиальные решения;

- содержать положения организационного характера, если общие правила требуют их уточнения применительно к конкретной ситуации.

Единоличное руководство позволяет обеспечить наибольшую оперативность в принятии решений. А вместе с ним наиболее востребованным становится такой распорядительный документ как приказ, по отношению к которому распоряжения и указания обычно играют вспомогательную роль.

При этом определенных требований к бланкам, используемым для оформления распорядительных документов, нет. Исключение — организации бюджетной сферы, для которых большинство действий регламентировано отдельными положениями законодательства. Во всех остальных случаях бланк распорядительного документа работодателем разрабатывается самостоятельно с включением в него обязательных реквизитов. Однако наличие обязательных реквизитов еще не делает такой документ оформленным по всем правилам. Такие реквизиты необходимо правильно расположить в документе.

    Правила размещения реквизитов в организационно – распорядительных документах содержит ГОСТ Р 7.0.97 – 2016. Общие для таких документов правила оформления, имеющие значение для распорядительной документации, предусматривают:

- возможность создания документа как в бумажном, так и в электронном виде;

- обязательную нумерацию страниц, если их в документе больше одной;

- проставление номера страницы посредине верхнего поля листа не менее чем в 10 мм от верхнего края;

- возможность использования не только лицевой, но и оборотной стороны листа;

- рекомендованный размер шрифта;

- установление величины абзацного отступа и межстрочного интервала;

- необходимость выравнивания текста по ширине листа;

- использование при расположении заголовков разделов центрирования либо размещения с абзацным отступом;

- ограничение длины строк для реквизитов при угловом их расположении и продольном размещении;

- возможность использования полужирного шрифта для выделения отдельных реквизитов и фрагментов текста;

- обязательность составления на русском языке;

- возможность деления текста на разделы, подразделы, пункты и подпункты, но не более чем на 4 уровня, обозначаемые арабскими цифрами;

- указание присутствующих в тексте документа фамилий с инициалами, располагающимися после фамилии.

В документе могут размещаться посредине его верхнего поля над реквизитами создателя документа (такие реквизиты всегда центрируются):

- эмблема организации;

- товарный знак;

- коммерческое обозначение юридического лица.

Название организации, составившей документ, приводится в соответствии с учредительными документами – полностью и в сокращенном виде, если такой вариант названия предусмотрен. Сокращенное название располагается в скобках под полным. Над названием составителя может размещаться полное или краткое наименование вышестоящей организации. При необходимости под названием составителя может появиться наименование его обособленного подразделения.

Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации, необходимой каждому из работодателей, и регулируют вопросы текущей его деятельности. Основная их задача заключается в конкретизации объектов применения норм действующего законодательства или своих внутренних документов, устанавливающих общие для трудового коллектива правила. Как правило, распорядительный документ издается единоличным исполнительным органом, но может являться и результатом коллективного решения.

Распорядительный документ, требующий осуществления конкретных действий, имеет характер первичного документа и часто становится основанием возникновения хозяйственных операций, требующих отражения в бухучете. Поэтому к нему применимы требования, касающиеся наличия в нем обязательных для первичного документа реквизитов.

Определенные бланки для распорядительных документов могут иметь место в организациях бюджетной сферы. Для иных работодателей законодательство таких бланков не предусматривает. Работодатель может воспользоваться типовыми формами, утвержденными Госкомстатом для некоторых ситуаций. Однако обычно бланк распорядительного документа разрабатывается каждым из работодателей самостоятельно.

При оформлении распорядительного документа необходимо учитывать наличие применимых к нему правил, установленных ГОСТ для организационно-распорядительной документации. Эти правила требуют соблюдения определенных общих принципов размещения информации, включаемой в документ, на листах, из которых он состоит, а также правил отражения этой информации. Особый набор содержащихся в ГОСТ правил относится к распорядительным документам.

 

Информационно – справочная документация

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации о фактическом состоянии дел в системе управления. Эта информация содержится в информационно – справочных документах, обеспечивающих руководство организации информацией фактическом положении дел в системе управления и деятельности организации.

Информационно – справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационно – правовым и распорядительным документам и не содержат поручений. Организационно – справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения и позволяющие выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления, от работника к руководителю, от нижестоящей организации к вышестоящей.

К информационно – справочным документам относятся:

1) протоколы;

2) докладные записки;

3) предложения;

4) объяснительные записки;

5) заявления;

6) представления;

7) письма;

8) акты;

9) справки;

10) сводки;

11) заключения;

12) отзывы;

13) списки;

14) перечни;

15) телеграммы;

16) факсы;

17) электронные сообщения и другие справочные документы.

Особую группу в информационно – справочной документации составляет переписка. Переписка – это обобщенное название различных по содержанию писем, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Виды деловой переписки и ее названия определяются способами передачи деловой информации, которые в настоящее время подразделяются на почтовую связь и электронную.

Протокол – это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решения коллегиальным органом управления. По степени фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений и принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании принимает руководитель коллегиального органа управления или руководитель организации.

От протоколов заседания коллегиальных органов управления следует отличать протоколы следственных, административных и других органов, а также протоколы договорного типа.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа управления или его заседания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется однообразно как при полной, так и сокращенной форме протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления, фамилии или общее количество заседания и приглашенных лиц, повестка дня.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы повестки дня формулируются в именительном падеже без предлогов. По каждому пункту повестки указывается фамилия докладчика и его должность.

По каждому пункту решения указываются результаты голосования. Каждый участник заседания коллегиального орган управления может предоставлять особое мнение по принятому решению, которое оформляется на отдельном листе и прилагается к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после решения. Протокол подписывают председатель и секретарь, датой протокола является дата заседания. В особо важных случаях протокол могут визировать выступающие и докладчики. Визы выступающих и докладчиков оформляются на левом поле протокола, на уровне записи выступления (доклада).

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера, и выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта. Внешние справки оформляются на общем бланке организации, а внутренние – на стандартном листе бумаги.

Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта, оформляются, как правило, на бланках организации формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем организации и другими должностными лицами организации) и заверяются печатью организации.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.

Текст докладной записки состоит, как правило, их трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты ее решения. Третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора докладной записки, необходимо предпринять. Вторая часть докладной записки может отсутствовать.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого – либо события, факта, поступка, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительную записку подписывает ее автор. Датой объяснительной записки является дата ее составления или подписания.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения. Чаще всего акты составляются коллегиально, комиссиями (постоянно – действующими или назначаемыми руководством.). Акт оформляют на общем бланке организации. Обязательными реквизитами акта являются: название