Организация секретарской службы

Организация секретарской службы

Основной задачей секретарской службы является документационное и организованное обеспечение деятельности организации (подразделения) и ее руководст­ва вне зависимости от объемов функций данной организации и специфики ее деятельности.

Все операции, выполняемые секретарем, разделяются на две группы: документационные и организационные.

В состав документационных операций входят:

1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.

2. Прием и отправка исходящих документов.

3. Прием документов от работников организации:

для передачи на рассмотрение руководству; для изготовления документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом и т.п.); для копирования и размножения.

4. Передача работникам организации документов:

поступивших от руководства с резолюциями; направляемых в соответствии с имеющимися в организации указателем распределения поступающих документов; поступивших после изготовления, копирования (размножения).

5. Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

6. Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков.

7. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.

8. Обеспечение сохранности документов.

В состав организационных операций входят:

1. Подготовка рабочего места руководителя.

2. Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего места.

3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников организации.

4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.

5. Подготовка служебных командировок руководства.

6. Подготовка совещаний, заседаний.

7. Подготовка материалов по указанию руководства.

Оценивание –на 5-15 пунктов, на 4-12 пунктов, на 3 -8 пунктов. (любых)

Деловые и личные качества секретаря - референта.

На основе опроса руководителей ведущих российских фирм, специалистами по менеджменту предлагаются основные характеристики идеального секретаря:

Деловые качества	Основные характеристики
Профессиональные навыки	Высокий уровень базового образования, умение работать на компьютере, хорошее знание русского и иностранного языка.
Организаторские качества	Умение организовать свою работу и работу офиса, рациональное ведение делопроизводства, умение организовать приемы, презентации, поездки руководителя.
Ответственность и надежность	Умение нести ответственность за задачи, возложенные руководителем.
Инициативность	Умения принимать самостоятельные решения в рамках своих полно­мочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.
Пунктуальность, исполнительность	Своевременное и точное исполнение поручений и документов. Своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях.
Преданность фирме, умение хранить конфи­денциальные сведения	Чувство сопричастности ко всем делам фирмы. Направленность всей работы на процветание фирмы. Умение проявлять такт и осторож­ность и не разглашать сведения конфиденциального характера.
Личностные качества	Основные характеристики
Коммуникабельность	Умение легко устанавливать контакты с самыми разными по характеру людьми.
Внешний вид	Гармоничное сочетание привлекательности и строгого элегантного стиля в одежде.
Доброжелательность	Вежливость и любезность, создание психологического комфорта в офисе.
Любознательность	Желание повышать свой уровень знаний, интересоваться новинками специальной литературы, осваивать смежные области работы.

Оценивание –на 5-все10 пунктов с описаниями, на 4-8 пунктов с описаниями, на 3 -6 пунктов с описаниями.

(любых)

Оценивание –на 5-все 10 пунктов, на 4- 8 пунктов, на 3 -6 пунктов. (любых)

Примерная схема рабочего дня секретаря.

Вторая половина дня

15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

18. Обработать и отправить исходящие документы адресатам.

19. Наметить мероприятия на следующий день.

Конец рабочего дня

20. Просмотреть свой дневник и проинформировать отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию и т. п.).

21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, выключить из сети технические средства.

 

Оценивание –на 5-все 22 пункта, на 4 – 18 пунктов, на 3 -12 пунктов. (любых)

 

Работа секретаря в приемной. (1вар) Прием посетителей.

1. Прием посетителей можно условно разделить на следующие виды:

       - прием посетителей других организаций;

       - прием сотрудников по текущим вопросам;

       - прием сотрудников по личным вопросам;

       - прием командированных;

       - прием делегаций.

2. Прием посетителей других организаций должен быть заранее подготовлен секретарем. Время приема должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о во просе, который будет решаться во время встречи. В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи посетителей в специальный журнал, в котором указывают: Ф.И.О., должность посетителя, организацию, телефон, вопрос, который подлежит обсуждению, дату и время приема. При большом количестве посетителей их регистрацию можно проводить с помощью ПК.

3. Секретарь должен иметь отличную память на лица, имена, отчества и фамилии. Ему следует узнавать посетителя, который уже приходил, приободрить его, проявляя интерес.

4. В современной деловой практике часто используются для представления визитные карточки. На карточке указаны фамилия, имя, отчество посетителя, его ученое звание, должность, место работы, служебный телефон и адрес организации. Секретарь должен с благодарностью принять карточку и внимательно ознакомиться с ней. Затем данные с визитной карточки заносятся в ПК или в картотеку.

5. Если посетитель пришел без предварительной договоренности, секретарь вправе сам решить: доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием. Если после доклада руководителю о посетителе, получен отказ в его приеме, секретарь должен предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другим компетентным работникам предприятия. Если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему точную дату и время, когда его примет руководитель.

6. Если посетитель настаивает на приеме в другое, удобное для него время, секретарь должен выяснить, может ли руководитель перенести это прием на желаемое посетителем время и сообщает посетителю о дате и времени приема.

7. В работе секретаря могут возникнуть такие конфликтные ситуации, когда посетитель, не слушая возражений и доводов секретаря, настойчиво пытается пройти в кабинет руководителя. Для подобных случаев службой безопасности предприятия предусмотрена кнопка вызова охраны, что является самой крайней мерой.

8. Главным показателем высокого профессионализма секретаря при приеме посетителя являются вежливость корректность. Ироническая улыбка, грозный взгляд, выражение превосходства отрицательно влияют на посетителей. Необходимо в любой ситуации научиться владеть собой.

Оценивание –на 5-все 8 пунктов, на 4 – 7 пунктов, на 3 -5 пунктов. (любых)

Работа секретаря в приемной. (2вар)

1. Если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы посетителя принял другой компетентный сотрудник. Секретарь должен извиниться и объяснить причину отсутствия руководителя. Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если все же прием отменяется по неожиданным обстоятельствам таким, как болезнь руководителя, срочная его командировка и т. п., то секретарь обязан также известить посетителя об этом и договориться о времени, на которое прием переносится. Секретарь обязан назвать посетителю свою фамилию, имя, отчество и номер телефона для срочных справок и сообщений.

Секретарь не имеет права переносить на людей отношение к ним руководителя, - со всеми посетителями нужно быть одинаково радушной.

2. Организуя прием сотрудников своего предприятия по текущим вопросам, секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками. Секретарь должен довести до сведения всех сотрудников предприятия часы приема по текущим вопросам. Он должен хорошо знать тех сотрудников, которые имеют доступ к руководителю в любое время.

3. Очень часто посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками. Секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении того или иного вопроса.

4. Во время проведения приемов всех видов секретарь сам принимает все телефонные все телефонные звонки, переадресует их заместителям руководителя. Телефон руководителя во время приема может быть подключен только в чрезвычайных обстоятельствах. В противном случае, беседа может затянуться, так изложение посетителем вопроса будет неоднократно прерываться разговором руководителя по телефону. Не следует также во время приема пропускать в кабинет руководителя других сотрудников, не имеющих отношения к приему. В таких ситуациях их следует направлять к заместителям руководителя или называть время, когда руководитель освободится и сможет их принять.

5. Организуя прием командированных работников, секретарь должен выяснить, согласовано ли это посещение заранее; выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель; отметить командировочное удостоверение; выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, если нет - помочь ему в этом вопросе.

6. Если на прием прибывает делегация, то секретарю следует позаботиться заранее о выделении сотрудника, который будет со провождать ее. При прибытии иностранной делегации, секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.

Подготовка и обслуживание совещаний.

1. Начинается работа по подготовке совещания с указания руководителя о необходимости проведения совещания, выносимых на него вопросов и привлекаемых лицах. На основании указания руководит. с ним составляется повестка дня, в которой формулируются вопросы, выносимые на обсуждение.

2. Повестка дня - это первый документ, составляемый при подготовке совещания. В повестке дня перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.

3. Зная повестку дня и предполагаемый круг участников секретарь приступает к организации совещания:

· - оповещает предполагаемых участников;

· - на основе этого составляет уточненный список участников совещания - документ, создаваемый на подготовительном этапе;

· - подготавливает, размножает и рассылает участникам документы, намечаемые для коллегиального обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков;

· - составляет проект решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов;

· - организовывает рабочую группу по обслуживанию совещания;

· - выясняет финансовые затраты, необходимые для проведения совещания;

· - для больших совещаний продумывает культурную программу;

· - размещает иногородних участников совещания;

· -заботится о транспортном обеспечением участников;

· - выбирает помещение для проведения совещания и занимается его техническим оснащением.

Все перечисленные операции относятся к подготовительным и обдумываются и осуществляются до совещания.

4. Обслуживание совещания начинается в день его проведения, но если есть приглашенные из других городов, то накануне. Этот этап проведения совещания включает: - встречу с участниками; - регистрацию участников;

- проставление отметок на командировочных удостоверениях.

5. Ответственным этапом является документирование совещания, т. е. запись процесса обсуждения внесенных на повестку дня вопросов. Совещание можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

6. Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их протоколирование.

7. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка.

Организация секретарской службы

Основной задачей секретарской службы является документационное и организованное обеспечение деятельности организации (подразделения) и ее руководст­ва вне зависимости от объемов функций данной организации и специфики ее деятельности.

Все операции, выполняемые секретарем, разделяются на две группы: документационные и организационные.

В состав документационных операций входят:

1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.

2. Прием и отправка исходящих документов.

3. Прием документов от работников организации:

для передачи на рассмотрение руководству; для изготовления документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом и т.п.); для копирования и размножения.

4. Передача работникам организации документов:

поступивших от руководства с резолюциями; направляемых в соответствии с имеющимися в организации указателем распределения поступающих документов; поступивших после изготовления, копирования (размножения).

5. Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

6. Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков.

7. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.

8. Обеспечение сохранности документов.

В состав организационных операций входят:

1. Подготовка рабочего места руководителя.

2. Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего места.

3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников организации.

4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.

5. Подготовка служебных командировок руководства.

6. Подготовка совещаний, заседаний.

7. Подготовка материалов по указанию руководства.