Основы кадрового делопроизводства в 2018 году

Документальное оформление всех кадровых процессов, происходящих в организации, требует наличия определенных знаний и умений. Кадровая служба занимается не только заполнением унифицированных форм учетной документации, но и ведет трудовые книжки, оформляет трудовые договоры, контролирует своевременность и правильность выполнения всех стандартных кадровых процедур: приема на работу, увольнения, предоставления отпуска, направления в командировку и не только. Кадровое делопроизводство в условиях современной организации — непростая работа, особенно если речь идет о развивающейся компании, штат которой постоянно расширяется.

Что нужно знать HR-у (кадровику), чтобы полноценно справляться с повседневной работой?

Законодательное регулирование кадрового делопроизводства осуществляется с учетом целого ряда нормативных документов:

— Трудового кодекса РФ, регламентирующего все этапы трудовых отношений между работодателем и работником;
— Постановления Госкомстата России № 1 («Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»);
— Инструкции Генштаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях;
— Постановления Правительства РФ № 225 («О трудовых книжках»);
— Постановления Минтруда России № 69 («Об утверждении Инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек»);
— Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России № 68;
— Государственных стандартов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») и ГОСТ Р 7.0.8-2013 («Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Важно, чтобы сотрудник, занимающийся кадровым делопроизводством, хорошо знал:

— Порядок составления, утверждения, ведения и хранения документов, которыми оформляются кадровые процедуры;
— Основные методики и технологии анализа и систематизации информации;
— Порядок учета движения персонала и составления отчетности;
— Нормативные акты РФ, устанавливающие права и обязанности профсоюзов, государственных органов, коммерческих организаций в сфере предоставления и оформления учетной документации;
— Нормативные акты, содержащие нормы трудового права;
— Законодательство РФ о порядке предоставления, хранения и обработки персональных данных;
— Порядок расчета компенсаций, льгот, пенсий и других видов выплат;
— Правила расчета страхового и отпускного стажа работников;
— Локальные нормативные акты, номенклатуру дел и структуру организации;
— Основы архивного законодательства;
— Базовые основы информатики, правила работы с информационными системами;
— Нормы делового общения и этики.

Кроме этого, профстандарт указывает на необходимость наличия у специалиста по документационному обеспечению работы с персоналом определенных практических навыков, например:

— Оформления кадровой документации в соответствии с локальными нормативными актами и общими требованиями трудового законодательства РФ;
— Ведения учета и регистрации кадровых документов на материальных носителях и в информационных системах;
— Оформления отчетов и учетной документации, предоставляемой в профсоюзы, госорганы и т. д.;
— Организации хранения кадровой документации в соответствии с требованиями архивного и трудового законодательства РФ, а также локальными нормативными актами работодателя;
— Анализа кадровых документов и переноса информации в базы данных;
— Работы с программами по ведению статистики;
— Ведения деловой переписки;
— Выявления ошибок, недостоверной информации, неточностей и исправлений в официальной документации;
— Определения легитимности документов;
— Анализа правил и процедур, регулирующих права и обязанности государственных органов и коммерческих организаций в вопросах обмена кадровой документацией;
— Контроля присутствия работников на рабочем месте.

HR-менеджер, в должностные обязанности которого входит документационное обеспечение работы с персоналом, также разрабатывает и ведет пакет документов, связанных с приемом на работу новых сотрудников.

В данных пакет входят:

— Резюме, анкеты, тесты претендентов;
— Результаты мониторинга рынка по заработным платам;
— Списки вакансий и функциональные обязанности;
— Положение о приеме, испытательном периоде и увольнении работников;
— Договора с кадровыми агентствами на предоставление услуг по подбору персонала;
— Прочие Положения, действующие на предприятии.

HR-менеджер также проектирует и реализует программу внутреннего PR, нацеленную на развитие корпоративной культуры и внутренних коммуникаций.

Для этого создается ряд документов:

— Корпоративный кодекс (базовые принципы и ценности, лежащие в основе деятельности компании; стандарты поведения, принятые в компании).
— Управленческий кодекс предприятия.
— Положение о структурных подразделениях.
— Положение об оплате труда.
— Положение о премировании, учете дополнительных льгот, компенсаций и поощрений.
— Корпоративные издания (газеты, новостные листки): они выполняют функцию канала внутрикорпоративной коммуникации.
— Документы, связанные с организацией досуга и прочими корпоративными мероприятиями.

Следующая область, где необходимо вести учет документов — оценка и аттестация персонала. Объем работы в этой области зависит от того, какова специализация фирмы. Так, в крупных сетевых холдингах, занимающихся торговлей, в IT-компаниях и иностранных представительствах аттестация действительно является мощным рабочим ресурсом. И количество документов, требующих обработки велико.

Это могут быть:

— Положение об оценке персонала;
— Оценочные листы для специалистов и руководителей либо бланки оценки;
— Положение об аттестации персонала;
— Аттестационная характеристика (карта личности);
— Аттестационный лист.

И еще одна область, требующая учета документов — это система обучения персонала. Компании, не имеющие корпоративного университета или внутренних тренеров, обращаются к внешним провайдерам образовательных услуг.

В связи с этим оформляются следующие документы:

— Результаты мониторинга рынка провайдеров образовательных услуг;
— Образцы документов, получаемых на выходе (дипломы, сертификаты, удостоверения и т.п.);
— Договоры с обучающими организациями.

Какие кадровые документы обязательно должны быть в компании?

В компании должны быть следующие документы:

Обязательные документы:

- Учредительные документы.
- Трудовые договоры.
- Штатное расписание (форма Т-3).
- Табель учета рабочего времени (форма Т-13).
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Документ о защите персональных данных работников (положение).
- График отпусков (форма Т-7).
- Личные карточки (форма Т-2).
- Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1), о приеме работников (форма Т-1а), о предоставлении отпуска (форма Т-6), о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11), о поощрении работников (форма Т-11а), о командировке работника (форма Т-9), о командировке работников (форма Т-9а), о переводе работника (форма Т-5), о переводе работников (форма Т-5а), о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8), о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др. (утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1).
- Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки).
- Журналы (книги) регистрации приказов, командировочных удостоверений, заявлений, трудовых договоров, учета сверхурочных работ.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Трудовые книжки.
- Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

- Коллективный договор — обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
- Положение об оплате труда и премировании — обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
- Должностные инструкции — обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
- Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы — обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
- График сменности — обязателен при наличии сменной работы.
- Положение о коммерческой тайне — обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
- Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Если у вас каких-то из перечисленных документов нет, то их нужно непременно завести, при необходимости утвердить, как положено, ознакомить работников письменно. И помним, что согласно ст. 68 ТК РФ до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Кадровое делопроизводство напрямую связано с безопасностью предприятия. Ошибки в этой сфере могут обойтись компании очень дорого. Конфликты с трудовой инспекцией, связанные с нарушением ведения кадрового делопроизводства, влекут за собой большие материальные потери.

Размеры штрафов инспекции по труду значительно возросли. Последние изменения в КоАП РФ позволили применить методику диверсификации ответственности. Был расширен перечень противоправных деяний, за которые представителям юридических лиц придется оплатить штраф от трудовой инспекции.

Ранее действующие административные предписания, предусматривающие наказание за нарушение трудового законодательства, были собраны в общих нормах ст. 5.27 КоАП РФ. До 2017 года инспектор, проводящий проверку и обнаруживший нарушения, мог применять санкции и назначить штраф не более 50 000 рублей за все нарушения в совокупности.

Преобразование административного законодательства позволило дополнить КоАП РФ статьями, описывающими отдельные составы правонарушений в сфере охраны труда. Максимальная сумма штрафной станции была увеличена в 2 раза и составила 100 000 рублей.

Меры по увеличению размеров отдельных штрафов помогли снизить количество зафиксированных трудовых правонарушений. Работодатели, вынужденные платить серьезные штрафы за нарушение прав своих сотрудников, стали более осмотрительными и внимательными к персоналу.

Преобразованию подверглись нормы о сроках давности, установленных для привлечения работодателей к административной ответственности. Ранее начальники, допустившие ущемление интересов сотрудников, могли быть подвергнуты административному наказанию за нарушения трудового законодательства в течение 2-х месяцев.

В настоящее время закон продлил срок давности до 1 года, что позволило применять меры наказания к руководителям, уклоняющимся от ответственности длительный срок.

Таким образом, работа с кадрами включает организацию системы управления, регламентирует трудовой процесс. Предъявляемые к работникам четкие требования и задачи накладывают на них обязательства по исполнению трудовых отношений. Грамотное оформление правового статуса отношений с работниками становится для работодателя выгодным процессом. Во-первых, работодатель получает право требовать от сотрудников четкого выполнения своих должностных обязанностей, а при уклонении от работы применять санкции. В свою очередь сотрудники осознают ответственность работодателя и чувствуют свою социальную защищенность.