Изменение размера верхней части окна конструктора запросов

При размещении макетов таблиц в верхней части окна конструктора запросов их окна имеют фиксированный размер и располагаются на расстоянии друг от друга. Размер окна таблицы выбран так, чтобы в нем отображалось пять полей. Поэтому, если в таблице больше полей, у правой границы окна появится полоса прокрутки. При этом в окне таблицы может быть показана лишь часть длинного имени поля. Макеты таблицы можно перемещать в верхней части окна конструктора запроса и даже изменять их размеры, чтобы отобразить большее количество полей или большую часть имени поля. Однако сначала нужно изменить размеры этой части окна. Окно конструктора запросов состоит из двух частей: в верхней размещаются макеты таблиц, а в нижнюю (бланк запроса) вводят поля, правила сортировки и условия отбора. Часто верхнюю часть окна делают больше нижней, поскольку для размещения макетов таблиц может потребоваться больше места, чем для бланка запроса.

Чтобы изменить размеры частей окна конструктора запросов, поместите указатель мыши на толстую линию под полосой прокрутки, которая называется полосой разделения окна. При этом курсор примет вид двунаправленной вертикальной стрелки, как показано на рис. 1. Перетащите полосу разделения вверх или вниз.

Чтобы изменить размеры частей окна, выполните следующие действия.

1. Поместите указатель мыши на полосу разделения окон.

2. Нажмите левую кнопку мыши и, задержав ее в таком положении, перетащите полосу разделения вниз.

3. Отпустите кнопку мыши, когда в бланке запроса после строки с надписью или появятся две строки.

Теперь верхняя часть окна конструктора запросов гораздо больше, чем нижняя. Тем не менее, бланк запроса будет полностью отображен в нижней области. В результате выполненных действий у вас будет достаточно места для перемещения и просмотра макетов таблиц.

Схему базы данных можно построить таким образом, чтобы на экране были видны только макеты таблиц. Для этого перейдите в полноэкранный режим просмотра и перетащите полосу раздела окон в самый низ экрана, а затем разместите на экране макеты таблиц.

Перемещение макетов таблиц

Чтобы переместить макет таблицы в верхней части окна конструктора запросов, поместите указатель мыши на ее строку заголовка (туда, где указано имя таблицы) и перетащите ее на новое место. Эта операция может понадобиться, если схема базы данных очень запутана и нужно улучшить ее вид (как показано на рис. 2. Для перемещения макетов таблиц выполните следующие действия.

1. Поместите указатель мыши на строку заголовка окна таблицы Си st о m е г.

 

 

Рис. 2. Изменение размеров частей окна конструктора запросов

2. Перетащите ее вниз, чтобы строка заголовка располагалась примерно в том месте, где прежде находилась нижняя часть окна таблицы.

Экран будет выглядеть так, как на рис. 3. Теперь линии связи проходят от ключевого поля в одной таблице к внешнему ключу в другой, не пересекаясь друг с другом.

 

 

Рис.3. Схема базы данных для таблиц Ре ts, Си stо mе r и Visits

Таблицы можно перемещать в любое место в пределах верхней части окна конструктора запросов. Чтобы расширить схему, расположите окна таблиц на расстоянии друг от друга или измените порядок их размещения. Например, таблицу Си st о m е r можно расположить первой, за ней поместить таблицу Ре ts, а затем — таблицу Visits. Напомним, что в рас­сматриваемом примере нужно найти информацию обо всех змеях, которых приносили на прием в последние два месяца, И разослать письма их владельцам. Поэтому имеет смысл разместить таблицы в следующем порядке: Ре ts, Си st о m е r, Visits. Старайтесь всегда размещать таблицы так, чтобы было удобно работать. В данном примере таблица Ре ts  являет» главной, и в ней извлекается информация из таблиц Visits и Си st о m е r.

Удаление таблицы

Иногда необходимо удалить таблицу из запроса. Это можно сделать непосредственно из окна конструктора запросов. Например, чтобы удалить таблицу Visits (ее всегда можно будет восстановить!), выполните следующие действия.

1. В верхней части окна конструктора запросов активизируйте таблицу Visits, щелкнув на ее строке заголовка или на любом ее поле.

2. Нажмите клавишу < D е1е1е > или выберите команду Правка Þ Удалить.

Таблицы удаляются по одной. Команда Правка Þ Очистить бланк используется не для удаления таблицы, а для удаления всех полей из бланка запроса. Таблицу можно также удалить, щелкнув на ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Удалить таблицу из контекстного меню.

При удалении таблицы все ее линии связи также удаляются. При этом программа не выводит никаких предупреждении или диалоговых окон подтверждения. Таблица просто исчезает с экрана.

Добавление таблиц

Иногда необходимо добавить несколько таблиц в запрос или вернуть случайно удаленную таблицу. Сделать это можно, выполнив команду Запрос Þ Добавить таблицу либо щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав из появившегося контек­стного меню команду Добавить таблицу. При этом в обоих случаях появится диалоговое окно Добавление таблицы, которое возникает всякий раз при создании запроса. Для восстановления таблицы У|3г1з выполните следующие действия.

1. Переместите указатель мыши в верхнюю часть окна конструктора запросов (туда, где нет таблиц) и нажмите пра­вую кнопку мыши. Из появившегося контекстного меню выберите команду Добавить таблицу.

2. Из списка выберите таблицу Visits, дважды щелкнув на ее имени.

3. В диалоговом окне Добавление таблицы щелкните на кнопке Закрыть.

Асеева возвратит таблицу Visits в верхнюю часть окна конструктора запросов и восстановит линию связи.

Изменение размера макета таблицы

Вы также можете изменить размер макета каждой из таблиц, перетащив один из его краев. Макет таблицы— это обычное окно, которое можно увеличивать или уменьшать. При увеличении макета таблицы по вертикали можно увидеть больше полей, чем принято по умолчанию (пять). А при увеличении по горизонтали можно увидеть список полных имен полей. Теперь, когда вы развернули верхнюю часть окна конструктора запросов на весь экран, можно создавать схему данных.

Создание схемы базы данных

На рис.4 показана схема базы данных для трех описываемых таблиц, в которых теперь видны все поля. Она приоб­ретает особую значимость при увеличении общего количества таблиц и позволяет просматривать все связи между ними.

На рис.4 верхняя часть окна увеличена до максимального размера, так что бланк запроса не виден. Для доступа к бланку запроса переместите полосу разделения вверх. При этом старайтесь сделать это так, чтобы были полностью видны обе его части. В полноэкранном режиме с помощью клавиши < F 6 > можно переключаться из верхней части окна конструктора запросов в бланк запроса и обратно. Однако при этом курсор в бланке запроса не будет виден.

В нашем примере измените размеры частей окна так, чтобы были видны и верхняя часть окна, и бланк за­проса.

 

 

Рис.4. Схема базы данных с увеличенными окнами таблиц в полноэкранном режиме

Добавление полей из нескольких таблиц

Поля из нескольких таблиц добавляются в запрос так же, как из одной таблицы. Их можно добавлять по одному, группой, либо сразу все поля из одной или нескольких таблиц.

Добавление одного поля

Выбрать одно поле из любой таблицы можно одним из следующих способов.

• Дважды щелкните на имени поля в верхней части окна конструктора запросов.

• Щелкните на имени поля в верхней части окна конструктора запросов и перетащите его в бланк запроса.

• Щелкните на пустой ячейке строки Поле и введите имя поля.

• Щелкните на пустой ячейке строки Поле и выберите поле из раскрывающегося списка.

Если одно имя поля встречается в нескольких таблицах, то при наборе вручную в пустую ячейку строки Поле будет вводиться поле из той таблицы, в которой программа встретит его в первый раз. Для этого Ассеss просмотрит слева направо все таблицы в верхней части окна.

В раскрывающемся списке строки Поле к именам полей добавлено имя таблицы, разделенное точкой. Например, по­ле Pets Id из таблицы Pets будет отображено как Pets. Pets Id. Такой способ записи помогает правильно выбрать имя поля, если оно используется в нескольких таблицах.

Проще всего выбрать поля, дважды щелкнув на их именах в макетах таблиц. Для этого измените их размеры так, что­бы на экране были видны те поля, которые вы хотите выбрать. Например, для выбора полей Customer Name, Pet Name, Туре of Animal и Visit Data сделайте следующее.

1. Дважды щелкните на поле Customer Name в таблице Custome.

2. Дважды щелкните на поле Pet Name в таблице Pet s.

3. Дважды щелкните на поле Туре of Animal в таблице Pet s.

4. Дважды щелкните на поле Visit Data в таблице Visit s.

Просмотр имен таблиц

Работая с несколькими таблицами, можно легко запутаться в именах полей, которые были добавлены в бланк запроса. Например, когда-нибудь вам придется задуматься, какой из таблиц принадлежит каждое из полей с именем Customer Number.

Ассехв автоматически запоминает и по умолчанию отображает имена таблиц, которые связаны с полями, помещенными в бланк запроса. Однако если вам нужно убрать имена таблиц с экрана, воспользуйтесь командой Вид Þ Имена таблиц.

При добавлении полей в бланк запроса имена соответствующих таблиц сразу же отображаются под именами полей. На рис..5 показан бланк запроса со строкой Имя таблицы, которая находится под строкой Поле. Обратите внимание на то, что в ней содержатся имена таблиц для каждого из полей.

 

Рис.5. Бланк запроса с отображенными именами таблиц

Ассехз всегда запоминает имя таблицы для каждого из полей, поэтому вы при необходимости можете отобразить их на экране.

После добавления полей в запрос информацию можно просмотреть. Для этого в меню Вид отметьте опцию Режим таблицы. Напомним, что в нашем примере рассматриваются данные о змеях, которых приносили на прием за два по­следних месяца. На рис.6 показаны данные, выбранные из базы. При этом были изменены размеры полей, чтобы на экране поместилась вся информация.

Добавление нескольких полей

Процесс добавления нескольких полей из разных таблиц идентичен добавлению нескольких полей в однотабличном запросе. При этом поля из нескольких таблиц добавляются по одному. Проще всего это сделать, выделив несколько полей и перетащив их все вместе в бланк запроса.

Чтобы выделить несколько смежных полей, щелкните на первом поле в списке и, удерживая нажатой клавишу < Shift >, щелкните на последнем поле. Для выбора из списка несмежных полей щелкните на них, удерживая нажатой клавишу < С t г1 >.