Глава 1. Функциональное управление организацией

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ. 3

ГЛАВА 1. ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ.. 5

1.1. История возникновения. 5

1.2. Понятие функциональной структуры организации. 6

1.3. Разновидности функциональной структуры управления. 10

ГЛАВА 2. ФУНКЦИОНАЛЬНО-ОРИЕНТИРОВАННАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ.. 17

2.1. Понятие функционально-ориентированной организации. 17

2.2. Пример организации с функциональной структурой управления. 17

2.3. Процессно-ориентированная организация. 20

ГЛАВА 3. ПЕРЕХОД ОТ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ К ПРОЦЕССНОМУ 23

3.1. Сравнительная характеристика функционального и процессного подходов к управлению.. 23

3.2. Проблемы перехода к процессному походу в управлении Российскими предприятиями. 26

3.3. Проблемы внедрения процессного похода: практические примеры.. 28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 33

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 34

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Повышение эффективности работы предприятия в значительной мере определяется организованностью системы управления, зависящей от четкой структуры предприятия и деятельности всех ее элементов в направлении выбранной цели.

Необходимость совершенствования системы управления на современном этапе определяется многими факторами. Это и оптимизация численности аппарата управления, его функций; внедрение автоматизированных систем управления и разработки систем принятия решения.

В современных условиях успех предприятия определяется, прежде всего, рациональной организацией производства продукции, снижением издержек, развитием, т.е. воздействием управления на внутренние факторы производства. На первое место выдвигается проблема гибкости и адаптивности к постоянным изменениям внешней среды. Это, прежде всего, организации, которые связаны с данным предприятием в силу выполняемых им целей и задач. Сюда относятся и социальные факторы и условия, которые, не оказывая прямого воздействия на оперативную деятельность предприятия, предопределяют его стратегически важные решения. Значение факторов внешней среды резко повышаются в связи с возрастанием сложности всей системы общественных отношений.

Сегодня на предприятиях всего мира осуществляется переход от традиционного функционального управления к процессному, поскольку процессный подход в полной мере соответствует современной парадигме управления и построен на современных принципах управления. Важно подчеркнуть, что переход к данному подходу возможен благодаря бурному прогрессу в информационных технологиях и их прикладной адаптации в сфере производства и управления.

Объектом исследования является переход от функционального подхода управления к процессному.

Предметом исследования является рассмотрение перехода от функционального управления к процессному на практических примерах.

Целью исследования является анализ теоретических и практических проблем перехода от функционального подхода к процессному.

Для выполнения данной цели, были поставлены следующие задачи:

· Исследовать теоретические основы функционального подхода к управлению организацией;

· Исследовать теоретические основы процессного подхода к управлению организацией;

· Провести сравнительную оценку функционального и процессного подходов;

· Выявить проблемы перехода от функционального подхода к процессному;

· Разобрать причины проблем перехода от функционального подхода к процессному на основе практических примеров.

 

ГЛАВА 1. ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

История возникновения

Исторически функциональная организационная структура это третья появившаяся структура вслед за линейной и штабной. Однако она принципиально отличается от двух первых. Функциональная структура относится к горизонтальному построению структур, и для нее характерен процесс выделения отделов (департаментов). Хотя трансформировалась функциональная структура именно из штабной, в данной ситуации штабы получили статус самостоятельных подразделений и стали выполнять свои функции самостоятельно. Именно так и появились функциональные структуры. Кроме того на становление и развитие функциональных структур большое влияние оказала Административная школа управления, и в особенности, ее основатель Анри Файоль. Файоль первый стал говорить о разграничении функций не только в самой организации, но и в процессе управления [1].

Схематически функциональная структура управления представлена на рис. 1.1.

Рис. 1.1. – Схема функциональной структуры управления

 

Пример организации с функциональной структурой управления

Организационная структура туристической фирмы ООО «Астравел»

Организационная структура управления в сфере туризма, также как в любой другой организации, включает звенья (отделы), уровни (ступени) управления и связи между ними — горизонтальные и вертикальные. Звенья управления в туристской организации определяются ее масштабами. Уровни управления туризмом представляют собой совокупность звеньев управления, отражают иерархическое построение организации и отношения руководства и подчинения.

В туристической фирме ООО «Астравел» существует линейно-функциональная организационная структура. Этот вид структуры наиболее приемлем для турфирмы, так как она имеет небольшой штат сотрудников. И эта организационная структура является оптимальным вариантом для общества с ограниченной ответственностью. Она представляет собой синтез линейной и функциональной организационных структур. В ее основу положены вертикаль управления и специализация управленческого труда по функциональным службам организации (маркетинг, работа с клиентами, планирование).
Линeйнo-фyнкциoнaльнaя cтpyктypa в турфиме oбecпeчивaeт тaкoe paздeлeниe yпpaвлeнчecкoгo тpyдa, пpи кoтopoм линeйныe звeнья yпpaвлeния пpизвaны кoмaндoвaть, a фyнкциoнaльныe — кoнcyльтиpoвaть, пoмoгaть в paзpaбoткe кoнкpeтныx вoпpocoв и пoдгoтoвкe cooтвeтcтвyющиx peшeний, пpoгpaмм.

Рyкoвoдитeли фyнкциoнaльныx пoдpaздeлeний (пo мapкeтингy, финaнcaм, пepcoнaлy и др.) ocyщecтвляют влияниe нa пpoизвoдcтвeнныe пoдpaздeлeния фopмaльнo. Кaк пpaвилo, oни нe имeют пpaвa caмocтoятeльнo oтдaвaть им pacпopяжeния, poль фyнкциoнaльныx cлyжб зaвиcит oт мacштaбoв xoзяйcтвeннoй дeятeльнocти и cтpyктypы yпpaвлeния фиpмoй в цeлoм.

 

Таблица 2.2. – Закрепление функций за сотрудниками турфирмы ООО «Астравел»

Должность	Функции
Генеральный директор	Организация и осуществление юридической, управленческой деятельности, контроль над деятельностью сотрудников, разработка общей стратегии предприятия, маркетинговой стратегии и принятие важных управленческих решений. Управление инвестициями и развитием предприятия. Занимается вопросами, касающимися подбора и управления кадрами
Заместитель генерального директора	Осуществление тактического и оперативного планирования работы; распределение обязанностей; проведение текущего контроля над выполнением задач; управление подчиненным персоналом; осуществление контроля деятельности специалистов по бронированию авиа и ж/д билетов и специалистов паспортно-визового отдела. Замещение функций генерального директора во время его отсутствия. Управление маркетинговыми процессами, рекламная деятельность, стимулирование сбыта
Финансовый отдел	Работа с банком, проверка составленных финансовых отчетностей и другая работа, связанная с координацией финансовой деятельности компании.
Менеджер по работе с клиентами	Работа с клиентами, стимулирование сбыта услуг. Оформление документов и контроль за соблюдением условий договоров. Бронирование и оформление авиа и ж/д билетов. Проведение анкетирования, предоставление отчетов заместителю директора
Курьер	Доставка документов, билетов и другой корреспонденции.
Уборщик	Осуществляет уборку служебных помещений, коридоров, лестниц, санузлов, прилегающей территории. Удаляет пыль, подметает и моет вручную или с помощью машин и приспособлений стены, полы, потолки, оконные рамы и стекла, дверные блоки, мебель и ковровые изделия.

 

 

 

Пример

На предприятии среднего размера (около 600 сотрудников) уже несколько лет как:

· создана ландшафтная карта процессов;

· разработаны регламенты бизнес-процессов (в виде стандартов организации);

· определены команды процессов и назначены владельцы процессов;

· определены показатели, используемые для планирования и контроля процессов;

· компания прошла сертификацию по ИСО 9001:2000.

В действительности документы по процессам почти не используются. Владельцы процессов последними практически не управляют, так как большую часть времени уделяют «традиционным» задачам менеджмента («тушению пожаров» и внутренней политике). Большинство специалистов компании считает, что процессный подход они уже прошли и учиться им больше не нужно. Они категорически отрицают необходимость изменения заведомо неработающих механизмов уже существующего в организации «процессного подхода. Руководители данного предприятия не увидели после внедрения процессного подхода каких-либо существенных изменений [8].

Сложившаяся в компании ситуация характеризуется следующим образом:

· в ней существует громоздкая и неэффективная организационная структура;

· топ-менеджеры перегружены текучкой кадров;

· полномочия для оперативного управления процессами не делегированы тем, кто их действительно выполняет;

· топ-менеджеры неуважительно относятся к остальному персоналу;

· у сотрудников отсутствует мотивация учиться, перенимать лучший опыт и внедрять его на практике.

Таким образом, несмотря на формальные признаки внедрения процессного подхода, реальная ситуация в компании нисколько не улучшилась, скорее наоборот. У людей отбили желание менять ситуацию к лучшему. Неоптимальные процессы закрепили в регламентах, и теперь служба внутреннего аудита жестко проверяет подразделения и выявляет малейшие номинальные отклонения в документах («вплоть до запятых»). Какие-либо изменения в процессах сопряжены с проблемами настолько серьезными, что мало кто хочет с этим связываться.

Можно ли такую ситуацию назвать реальным внедрением процессного подхода к управлению? Вряд ли.

Из приведенного примера можно сделать вывод, что формальное внедрение процессного подхода может НЕ принести компании желаемого эффекта. Скорее она получит отрицательный эффект, так как персонал разочаровывается в этой методике. В жизни нередко встречаются сотрудники организаций, которые почти с религиозной убежденностью поддерживают идеи процессного подхода. Но когда они, сделав что-либо в этом направлении (например, регламенты бизнес-процессов), не получают ни внимания, ни признания от руководства, мало кому хочется продолжить работу дальше.

Пример

Руководители производственно-торгового предприятия решили внедрить процессный подход. В их понимании это означало следующее. Во-первых, необходимо создать в компании отдельное подразделение, которое бы описало все бизнес-процессы. Предполагалось, что оно воспользуется методикой описания процессов «как есть», затем создаст новые процессы «как должно быть» и внедрит их. Во-вторых, для выполнения работ по описанию процессов стоит приобрести сложную и дорогостоящую систему, предназначенную для их комплексного описания. По мысли руководителей, указанное подразделение должно заниматься описанием и оптимизацией бизнес-процессов, а руководители и сотрудники работать согласно созданным регламентам. Вовлечение персонала в проект и какие-либо серьезные изменения в принципах управления не предполагались. Такие намерения соответствуют планам внедрения процессного подхода не как идеологии управления, а как простого набора методик и инструментов [8].

Пример

Собственникам предприятия пришлось активно заниматься решением проблемы замены производственной технологии на более современную. Компания использовала устаревшую технологию, ее конкурентоспособность снижалась, доля рынка сокращалась. Необходимо было срочно изменить ситуацию, принять меры по модернизации и приобретению нового оборудования. Поэтому на решение вопросов организации проекта внедрения процессного подхода у собственников и менеджмента не хватало времени. Тем не менее, проект был выполнен, процессы описаны и зарегламентированы, владельцы процессов назначены. Но все это осталось на бумаге и не получило дальнейшего развития. Менеджмент и специалисты компании рассматривали проект лишь как дополнительную нагрузку к своей напряженной повседневной деятельности, которая отнимала рабочее (и не только) время [8].

Таким образом, собственники и руководители предприятия должны отдавать себе отчет о возможности и целесообразности начинать проект внедрения процессного подхода именно в данный момент времени.

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

При изучении данной темы было рассмотрено следующее:

· Дано понятие функциональной структуры управления предприятием. Произведен анализ разновидностей функциональных структур, выделены преимущества и недостатки каждой из них;

· Дано понятие процессного подхода к управлению;

· Произведена характеристика организационной структуры ООО «Астравел» рассмотрена организационная структура исследуемого объекта, определен ее вид;

· Определены проблемы перехода от функционального подхода к процессному;

· Рассмотрены примеры перехода к процессному подходу управления.

Таким образом, суть функциональной структуры управления состоит в том, что выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, т. е. каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован на выполнении отдельных видов управленческой деятельности. В организации, как правило, специалисты одного профиля объединяются в специализированные структурные подразделения (отделы), например плановый отдел, бухгалтерию и т. д. Таким образом, общая задача управления организацией делится, начиная со среднего уровня, по функциональному критерию.

Также необходимо сделать вывод, что что внедрение процессного подхода требует пересмотра устоявшихся взглядов на принципы управления, изменения иерархической структуры предприятия, ломки стереотипов, многое зависит от руководства компании, от преследуемых целей. Знание возможных проблем ведет к пониманию ситуаций, в которых они возникают, и их устранению.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Виханский О.С., Наумов A.M. Менеджмент: Учебник. М.: Гардарики, 2006.

2. Ермаков В.В. Менеджмент организации. М.: МПСИ, 2005.

3. Ефимов В.В. Размышления о процессном подходе. Методы менеджмента качества, № 11, с.17, 2004.

4. Иванова М.А. Многоликое процессное управление. Методы менеджмента качества, № 5, 2005.

5. Кукарцев А.В. Методы перехода к процессному подходу в управлении машиностроительными предприятиями. Автореферат дис. … канд. экон. наук, Красноярск, Сиб. гос. аэрокосм. ун-т, с.9,2004.

6. Макаричев С. Практика внедрения процессного управления в организации [электронный ресурс]. - URL:http://www.parus.ru/docs/tesises _201205.pdf (дата обращения 15.04.2014).

7. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М.: Дело, 2007.

8. Пичугин И. Ломка стереотипов. Российские компании хотят знать, как они работают на самом деле [электронный ресурс]. - URL: http://www.gipp.ru/print.php?id=5447 (дата обращения 15.04.2014).

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ. 3

ГЛАВА 1. ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ.. 5

1.1. История возникновения. 5

1.2. Понятие функциональной структуры организации. 6

1.3. Разновидности функциональной структуры управления. 10

ГЛАВА 2. ФУНКЦИОНАЛЬНО-ОРИЕНТИРОВАННАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ.. 17

2.1. Понятие функционально-ориентированной организации. 17

2.2. Пример организации с функциональной структурой управления. 17

2.3. Процессно-ориентированная организация. 20

ГЛАВА 3. ПЕРЕХОД ОТ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ К ПРОЦЕССНОМУ 23

3.1. Сравнительная характеристика функционального и процессного подходов к управлению.. 23

3.2. Проблемы перехода к процессному походу в управлении Российскими предприятиями. 26

3.3. Проблемы внедрения процессного похода: практические примеры.. 28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 33

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 34

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Повышение эффективности работы предприятия в значительной мере определяется организованностью системы управления, зависящей от четкой структуры предприятия и деятельности всех ее элементов в направлении выбранной цели.

Необходимость совершенствования системы управления на современном этапе определяется многими факторами. Это и оптимизация численности аппарата управления, его функций; внедрение автоматизированных систем управления и разработки систем принятия решения.

В современных условиях успех предприятия определяется, прежде всего, рациональной организацией производства продукции, снижением издержек, развитием, т.е. воздействием управления на внутренние факторы производства. На первое место выдвигается проблема гибкости и адаптивности к постоянным изменениям внешней среды. Это, прежде всего, организации, которые связаны с данным предприятием в силу выполняемых им целей и задач. Сюда относятся и социальные факторы и условия, которые, не оказывая прямого воздействия на оперативную деятельность предприятия, предопределяют его стратегически важные решения. Значение факторов внешней среды резко повышаются в связи с возрастанием сложности всей системы общественных отношений.

Сегодня на предприятиях всего мира осуществляется переход от традиционного функционального управления к процессному, поскольку процессный подход в полной мере соответствует современной парадигме управления и построен на современных принципах управления. Важно подчеркнуть, что переход к данному подходу возможен благодаря бурному прогрессу в информационных технологиях и их прикладной адаптации в сфере производства и управления.

Объектом исследования является переход от функционального подхода управления к процессному.

Предметом исследования является рассмотрение перехода от функционального управления к процессному на практических примерах.

Целью исследования является анализ теоретических и практических проблем перехода от функционального подхода к процессному.

Для выполнения данной цели, были поставлены следующие задачи:

· Исследовать теоретические основы функционального подхода к управлению организацией;

· Исследовать теоретические основы процессного подхода к управлению организацией;

· Провести сравнительную оценку функционального и процессного подходов;

· Выявить проблемы перехода от функционального подхода к процессному;

· Разобрать причины проблем перехода от функционального подхода к процессному на основе практических примеров.

 

ГЛАВА 1. ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

История возникновения

Исторически функциональная организационная структура это третья появившаяся структура вслед за линейной и штабной. Однако она принципиально отличается от двух первых. Функциональная структура относится к горизонтальному построению структур, и для нее характерен процесс выделения отделов (департаментов). Хотя трансформировалась функциональная структура именно из штабной, в данной ситуации штабы получили статус самостоятельных подразделений и стали выполнять свои функции самостоятельно. Именно так и появились функциональные структуры. Кроме того на становление и развитие функциональных структур большое влияние оказала Административная школа управления, и в особенности, ее основатель Анри Файоль. Файоль первый стал говорить о разграничении функций не только в самой организации, но и в процессе управления [1].

Схематически функциональная структура управления представлена на рис. 1.1.

Рис. 1.1. – Схема функциональной структуры управления