Порядок взаимодействия структурных подразделений, должностных лиц ФИЦ Коми НЦ УрО РАН при осуществлении закупок у единственного поставщика (прямые договоры)

 

3.1. В случае закупки у единственного поставщика, заключаемой в соответствии со статьей 93 Федерального закона о контрактной системе (за исключением закупок в соответствии с пунктами 4 и 5), а именно:

· договоров на оказание коммунальных услуг и энергоснабжения,

· договоров внутригородской и междугородней связи,

· договоров на оказание услуг почтовой связи общего пользования,

· договоров на оказание услуг специальной связи,

· договоров на приобретение печатных изданий у издателей,

· договоров управления многоквартирным домом,

· договоров на возмещение коммунальных услуг

· иных предусмотренных законодательством договоров,

инициатор закупки в срок не менее чем за десять дней до подписания договора представляет в отдел закупок заявку по форме согласно Приложению № 2 к настоящему Положению и обоснование заключения договора и стоимости договора. В качестве обоснования предоставляются количественные показатели планируемых к закупке объемов и стоимости единицы товара.

Заявка согласовывается в следующем порядке:

3.1.1. Начальником финансово-экономического отдела на предмет соответствия расходов цели деятельности Центра и на наличие указанных расходов в плане ФХД.

3.1.2. Начальником отдела закупок – на предмет соблюдения лимитов, указания пункта – основания для заключения и своевременности размещения в ЕИС информации.

3.1.3. Главным бухгалтером – на предмет соответствия закупки действующему законодательству в части финансирования (наличие авансовых платежей, наличие средств на счету для оплаты, соответствие порядка и сроков оплаты и др.).

3.1.4. Начальником отдела правовых и имущественных отношений – на предмет соответствия проекта договора (контракта) общим требованиям законодательства.

3.2. Инициатор закупки осуществляет контроль в целях соблюдения требований законодательства в части сроков подписания контракта обеими сторонами.

3.3. Не позднее, чем за пятнадцать дней до планируемой даты размещения извещения об осуществлении закупки, заключения контракта с единственным поставщиком для нужд Центра, специалист отдела закупок по поручению начальника отдела закупок в соответствии с планом-графиком приступает к разработке извещения, документации и проекта контракта по данной закупке.

3.4. Разработанные извещение, документация и проект контракта по закупке визируются начальником отдела закупок и после согласования с инициатором закупки, отделом правовых и имущественных отношений и отделом бухгалтерского учета и отчетности направляются руководителю контрактной службы для утверждения.

3.5. Руководитель контрактной службы утверждает извещение о проведении закупки, документацию о проведении закупки, проект контракта или направляет их в отдел закупок на доработку.

3.6. Утвержденные извещение о проведении закупки, документация о проведении закупки, проект контракта размещаются сотрудником отдела закупок в ЕИС не позднее следующего рабочего дня после утверждения.

3.7. В случае получения запроса о разъяснении положений документации о закупке сотрудник отдела закупок подготавливает и отправляет в письменной форме или в форме электронного документа, утвержденные руководителем контрактной службы разъяснения положений документации о закупке.

3.8. В случае получения запроса о разъяснении положений документации о закупке, касающихся описания объекта закупки, сотрудник отдела закупок привлекает для подготовки разъяснения инициатора закупки, сотрудников Центра, обладающих необходимыми знаниями об объекте закупки, экспертов.

3.9. Сотрудник отдела закупок в установленные законодательством сроки размещает в ЕИС информацию о проведении закупки на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, протоколы заседаний Единой комиссии по осуществлению закупок.

3.10. В случае, если определение поставщика (подрядчика, исполнителя) осуществляется специализированной организацией, сотрудники отдела закупок взаимодействуют с представителями этой организации и осуществляют не переданные функции.

3.11. В случае направления подписанного обеими сторонами контракта (договора) со стороны контрагента посредством почтовой связи или нарочным общий отдел в течение одного рабочего дня направляет полученные документы в отдел закупок для работы. Отдел закупок в дальнейшем в течение одного рабочего дня передает в отдел бухгалтерского учета и отчетности указанный (контракт) договор.

3.12. В закупках малого объема (заключаемые в соответствии с пунктами 4 и 5 части 1 статьи 93 Федерального закона о контрактной системе), в т.ч. учитываются суммы подлежащие оплате без заключения договора (возмещение за авансовые отчеты, счета-фактуры (счета) без заключения договора и т.д.).

Подписание директором Центра документов для оплаты, в т.ч. договоров, контрактов, визирование для оплаты отдельных счетов производится после прохождения процедуры согласования и занесения сведений о закупке в «Журнал лимитов по закупкам» на соответствующий год и указания в листе согласования записи «Учтен в журнале лимитов».

3.13. Заключение договоров малого объема осуществляется в соответствии с пунктом 3.1 настоящего Положения (за исключения случая, когда закупки осуществляются без оформления договора на основании счета или авансового отчета, в указанных случаях согласования начальника отдела правовых и имущественных отношений не требуется). В случае наличия замечаний ответственных лиц инициатор вносит изменения в проект договора или обеспечивает корректировку со стороны поставщика первичных бухгалтерских документов.

3.14. В случае осуществлении закупки на сумму, не превышающую 5000 рублей, инициатор закупки представляет заявку и документы для оплаты на согласование отделом закупок, финансово-экономическим отделом и отделом бухгалтерского учета и отчетности, руководителем контрактной службы. После согласования руководитель контрактной службы передает для визирования заявку и приложенные документы директору ФИЦ Коми НЦ УрО РАН.

Обоснование необходимости заключения договора без проведения торгов (указывается в свободной форме с обязательным пояснением о причинах и необходимости заключения договора).

В обосновании должны быть указаны в обязательном порядке следующие сведения:

- наименование структурного подразделения инициатора

- номер контактного телефона для уточнения

- наименование объекта закупки (с разделением по категориям в случае необходимости), количества товара и/или срок (в случае оказания услуг на длительное время)

- цена контракта

- коммерческие предложения для обоснования цены контракта (в случае применения тарифа, указание этого тарифа).

3.15. В случае, если сумма закупки превышает 5000 рублей, инициатор закупки готовит письменное обоснование необходимости закупки без проведения конкурсных процедур и обеспечивает его согласование в установленном пунктом 3.1 порядке.

3.16. Инициатор закупки готовит проект договора (допускается использование проекта потенциального поставщика) и обеспечивает его согласование с ответственными лицами в установленном пунктом 3.1 порядке.

3.17. Ответственность за распределение объема закупок в соответствии с утвержденными объемами финансирования для осуществления закупок несет начальник отдела закупок путем проставления согласования на заявке и указания основания закупки согласно нормам действующего законодательства и локальных нормативных актов.

3.18. Ежемесячно, в срок до 10 числа следующего месяца отдел бухгалтерского учета и отчетности представляет в отдел закупок на электронный адрес [email protected]  сведения о заключенных договорах с единственным поставщиком за прошедший месяц с указанием даты заключения контракта (договора), наименованием контрагента, суммы, срока действия, основания заключения на электронный адрес отдела.

3.19. Для сведения и контроля начальник отдела закупок ежемесячно до 15 числа готовит сводную информацию о заключенных договорах и передает её руководителю контрактной службы.

 

4. Порядок взаимодействия структурных подразделений, должностных лиц ФИЦ Коми НЦ УрО РАН при исполнении, изменении и расторжении контрактов (договоров)       

 

4.1. Ответственным за подписание контрактов, заключенным по результатам электронных аукционов, запросов котировок в электронной форме и иных процедур, по итогам которых подписание контракта осуществляется с помощью электронной цифровой подписи, является отдел закупок.

4.2. Оригиналы контракта (либо копии, в случае если контракт заключен по результатам электронной процедуры) с указанием даты заключения с отметкой отдела закупок передается в отдел бухгалтерского учета и отчетности в течение двух рабочих дней с момента размещения контракта в реестре контрактов в ЕИС.

4.3. Инициатор закупки и материально ответственное лицо обеспечивают приемку поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги в соответствии с настоящим Положением.

4.4. По факту поступления подтверждающих выполнение документов (счетов, актов, товарных накладных и других первичных бухгалтерских документов) сотрудниками общего отдела или инициатором закупки документы передаются в отдел бухгалтерского учета и отчетности в день поступления для проверки наличия всех обязательных реквизитов, правомочности лиц, подписавших документы, правильность оформления и иных, предусмотренных законодательством требований к документам. На поступившие документы работники отдела бухгалтерского учета и отчетности ставят входящий штамп с проставлением входящей даты и подписи ответственного лица.

В случае, если поступившие документы заполнены с нарушением требований законодательства и/или условий договора (контракта), отдел бухгалтерского учета и отчетности возвращает документы в течение 1 рабочего дня для доработки поставщику (исполнителю, подрядчику) с уведомлением инициатора.

4.5. Лицо, ответственное за приемку (инициатор закупки и материально ответственное лицо) или приемочная комиссия, обязаны в течение одного рабочего дня с момента получения (или составления) предоставить в отдел бухгалтерского учета и отчетности оригиналы или копии (возможно предоставление отсканированных копий путем отправления на электронную почту) оформленных в соответствии с законодательством документов о приемке поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, отдельного этапа исполнения контракта.

В случае если по результатам процедур по приемке товаров выявляются изменения (нарушения) условий контракта инициатор закупки не позднее рабочего дня, следующего за выявлением, сообщает в отдел закупок о подобных фактах для корректировки информации, размещенной в ЕИС.

Инициаторы закупки проверяют поступившие документы на предмет соответствия действующему законодательству в части: указание в тексте документа на номер и дату контракта, соответствующее контракту наименование объекта закупки, своевременность поступления документов.

4.6. Отдел бухгалтерского учета и отчетности ежедневно по итогу работы за текущий день направляет на электронную почту [email protected] не позднее 16-00 в будние дни (кроме пятницы) и 11-00 в пятницу отсканированные копии оформленных документов о приемке и об оплате поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, отдельного этапа исполнения контракта отдельными файлами.

Отсканированные файлы именуются в соответствии с объектом закупки по следующей схеме: «номер контракта» «наименование документа» «номер документа», например «ЭА-48.18{пробел}ПП{пробел}365». Наименование документа выполняется в сокращенном виде: Товарная накладная – ТН, платежное поручение – ПП, акт выполненных работ – АВР, счет-фактура – СФ, УПД – универсальный передаточный акт и т.д. Ответственное должностное лицо в платежном поручении должно указать источник финансирования расходов путем проставлением записи на платежном документе.

Сканирование в одном файле нескольких документов запрещается.

После размещения в ЕИС отсканированные файлы хранятся в отделе закупок в отдельной сетевой папке с указанием наименования Поставщика и номера контракта.

4.7. Отдел бухгалтерского учета и отчетности в случае корректировки осуществленных платежей (возврат, корректировка, изменения суммы или основания) информирует инициатора и отдел закупок с приложением корректирующих документов (документов-оснований и/или платежных поручений) в течение одного рабочего дня с момента корректировки.

4.8. Инициатор закупки взаимодействует с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) при изменении, расторжении (исполнении) контракта и обеспечивает получения акта сверки, подписанного с двух сторон.

В случае наличия возражений со стороны поставщика  (исполнителя, подрядчика) по акту сверки, отдел бухгалтерского учета и отчетности проводит работу по урегулированию спорной ситуации в течение трех рабочих дней (путем переговоров, электронного документооборота, писем и т.д.).

Соглашение (проект соглашения) о расторжении договора (контракта) составляется сотрудниками отдела закупок на основании акта сверки взаимных расчетов, подписанного с двух сторон, и может быть отправлено поставщику (исполнителю, подрядчику) лично, нарочным, почтовой или иными видами связи. Подписанное с обеих сторон соглашение размещается сотрудниками отдела закупок в ЕИС в установленный Федеральным законом о контрактной системе срок. После размещения в ЕИС оригинал дополнительного соглашения направляется в отдел бухгалтерского учета и отчетности для учета и хранения.

Контроль за своевременностью оплаты в соответствии с действующим законодательством и условиями контракта осуществляет главный бухгалтер – начальник отдела бухгалтерского учета и отчетности.

4.9. Руководитель контрактной службы на основании служебной записки инициатора закупки (с приложением документов, подтверждающих факт нарушения условий контракта и копии контракта (договора) дает поручение начальнику отдела правовых и имущественных отношений по подготовке проекта претензии и/или требования об уплате поставщиком (подрядчиком, исполнителем) неустоек, штрафов, пени, решения об иных мерах ответственности, в том числе включение в реестр недобросовестных поставщиков, в случае ненадлежащего исполнения поставщиком (исполнителем, подрядчиком) контракта для подписания директору ФИЦ Коми НЦ УрО РАН. Расчет суммы неустойки, штрафа, пени производит отдел бухгалтерского учета и отчетности в течение одного рабочего дня с даты получения необходимых сведений. Срок подготовки претензии – не более трех рабочих дней.

4.10. Отдел правовых и имущественных отношений в течении одного рабочего дня направляет копию претензии в отдел закупок для размещения в ЕИС и инициатору для сведения и контроля.

4.11. Контроль за получением ответа на претензию осуществляет инициатор.

4.12. По итогам рассмотрения контрагентом претензии руководитель контрактной службы на основании представленных отделом правовых и имущественных отношений   сведений принимает решение о необходимости направления документов в суд для удовлетворения заявленных требований или расторжения контракта в одностороннем порядке в связи с нарушением условий исполнения контракта. В случае расторжения контракта в одностороннем порядке в течение одного рабочего дня отдел закупок уведомляется о принятом решении для передачи сведений в надзорный орган для включения контрагента в реестр недобросовестных поставщиков.

4.13. Сотрудники отдела закупок, в том числе по предложению лица ответственного за приемку, приемочной комиссии, при необходимости организуют проведение внешней экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, привлекают экспертов, экспертные организации.

4.14. Ответственный сотрудник отдела закупок на основе предоставляемой информации размещает в ЕИС информацию об изменении условий контракта на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг или информацию об исполнении (расторжении) контракта с последующим формированием и размещением отчета об исполнении контракта, в сроки, предусмотренные Федеральным законом о контрактной системе.

4.15. Отдел бухгалтерского учета и отчетности и финансово-экономический отдел ежеквартально в срок не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, осуществляет сверку принятых к учету контрактов (договоров) на предмет соответствия принятых и исполненных обязательств плану ФХД по классификации и источнику финансирования расходов.

4.16. Результат сверки представляется в виде справки и направляется руководителю контрактной службы в срок  не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Приложение № 1

к Положению о порядке взаимодействия

структурных подразделений, должностных лиц

и Единой комиссии по осуществлению закупок

в ФИЦ Коми НЦ УрО РАН