Организация бухгалтерского учета на малом предприятии

 

Организуя работу малого предприятия, его руководитель может в зависимости от объема учетной работы:

1) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение во главе с главным бухгалтером при большом объеме учетных работ;

2) ввести в штат должность бухгалтера при наличии небольшого объема учетных работ;

3) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

4) вести бухгалтерский учет лично.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель предприятия.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Обязательным элементом организации и ведения бухгалтерского учета на малом предприятии является разработка и принятие учетной политики. Под учетной политикой организациипонимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета – первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

В настоящее время субъекты малого предпринимательства формируют две учетные политики: бухгалтерскую и налоговую.

Порядок формирования учетной политики для целей бухгалтерского учета закреплен специальным бухгалтерским стандартом ПБУ 1/2008, Федеральным законом от 27.07.2006 № 137-ФЗ закреплена обязанность организаций иметь учетную политику для целей налогообложения.

Учетная политика - внутренний закон предприятия, устанавливающий особенности бухгалтерского и налогового учета, соответствующие специфике и характеру его деятельности. Разработанная учетная политика утверждается руководителем предприятия и оформляется соответствующим приказом.

Приказ может состоять из двух частей - учетной политики для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения, либо оформляться в виде двух самостоятельных распорядительных документов.

При формировании учетной политики нет необходимости расписывать в ней те положения по ведению бухгалтерского учета, по которым законодательством установлен лишь один вариант отражения хозяйственной операции в учете и не допускается иное, а необходимо зафиксировать операции, по отражению которых предприятию дано право выбора из нескольких вариантов.

Учетная политика для целей налогообложения должна содержать вопросы, связанные с налогообложением: организация ведения налогового учета, система налоговых регистров, порядок формирования налоговой базы по налогам, уплачиваемым малым предприятием и т.д.

Принятая организацией учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому. Изменение учетной политики может производится в следующих случаях:

- изменения законодательства РФ или нормативных актов по бухгалтерскому учету;

- разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета;

- существенного изменения условий деятельности (может быть связано с реорганизацией, сменой собственников, изменением видов деятельности и т. п.).

Изменение учетной политики должно вводиться с 1 января года (начала финансово года), следующего за годом его утверждения соответствующим документом.

В соответствии с Типовыми рекомендациями №64н на малом предприятии в обязательном порядке должны быть утверждены:

- рабочий план счетов бухгалтерского учета;

- формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

- порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации;

- порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Малые предприятия могут выбрать и работать по одному из трех вариантов плана счетов:

- план счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций;

- упрощенный план счетов;

- индивидуальный (рабочий) план счетов.

Малые предприятия имеют полное право использовать типовой план счетов учета финансово-хозяйственной деятельности для организаций, утвержденный приказом Минфина России от 31.10.2000г. №94н и инструкцию по его применению. Организация и ведение бухгалтерского учета по данному плану счетов рассматриваться не будет, так как для малых предприятий в этом случае особенностей нет.

В Типовых рекомендациях №64н для малых предприятий предлагается упрощенный план счетов. Следует отметить, что рекомендуемый план счетов не был уточнен в связи с принятием с 2003 года нового типового плана счетов. Если упрощенный план счетов привести в соответствии с вновь принятым типовым планом счетов, то он будет выглядеть следующим образом.

Упрощенный план счетов бухгалтерского учета

финансово-хозяйственной деятельности малых предприятий

Раздел	Наименование счета	№ счета	Счета типового плана счетов, данные которых группируются на этом счете
1.Внеоборотные активы	Основные средства	01	01, 03, 04
	Амортизация основных средств	02	02, 05
	Вложения во внеоборотные активы	08	08
2. Производственные запасы	Материалы	10	07, 10, 11, 15, 16
	Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям	19	19
3. Затраты на производство	Основное производство	20	20, 21, 23, 25,26, 28, 29, 40, 97
4. Готовая продукция и товары	Товары	41	41, 43, 45
	Расходы на продажу	44	44
5. Денежные средства	Касса	50	50
	Расчетные счета	51	51
	Валютные счета	52	52
	Специальные счета в банках	55	55, 81
	Финансовые вложения	58	58
6. Расчеты	Расчеты с поставщиками и подрядчиками	60	60
	Расчеты по кредитам и займам	66	66, 67
	Расчеты по налогам и сборам	68	68
	Расчеты по социальному страхованию и обеспечению	69	69
	Расчеты с персоналом по оплате труда	70	70
	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами	76	62, 71, 73, 75, 76, 79
7. Капитал	Уставный капитал	80	80
	Добавочный капитал	83	82, 83
	Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)	84	84
8. Финансовые результаты	Продажи	90	90
	Прибыли и убытки	99	99

На основании типового или упрощенного плана счетов малые предприятия могут самостоятельно разрабатывать рабочий план счетов с учетом специфики своей деятельности. При составлении рабочего плана счетов необходимо включать синтетические и аналитические счета, субсчета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.

 

Малые предприятия могут применять для документирования хозяйственных операций:

- формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации;

- самостоятельно разработанные формы.

Первичные учетные документы – оправдательные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Первичный документ может быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.

Малые предприятия могут применять формы первичных учетных документов, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации (Постановления Госкомстата России от 29.09.1997г. №68, от 30.10.1997г. №71а, от 28.11.1997г. №78 и др.).

При принятии учетной политики формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, ведомственные формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности должны утверждаться руководителем малого предприятия. При самостоятельной разработке первичных документов необходимо помнить, что документы в обязательном порядке должны содержать соответствующие обязательные реквизиты, и обеспечивать достоверность отражения в бухгалтерском учете совершенных хозяйственных операций. Все реквизиты, утвержденные Госкомстатом России, должны оставаться без изменения. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом малого предприятия.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. На предприятии должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных или машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ.

Кроме форм первичных документов, организации, в том числе и малые предприятия, могут разрабатывать и утверждать формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности. Внутренняя отчетность представляет собой систему сбора информации, предназначенной для управленческих нужд организации, в денежном и натуральном измерении о фактах хозяйственной деятельности, оказывающих влияние не только на финансовые, но и на производственные показатели.

При разработке форм внутренней отчетности необходимо помнить следующие моменты:

- внутренняя отчетность малого предприятия не регламентируется какими-либо нормативно-правовыми актами, что вполне объяснимо, так как – это внутреннее дело каждого предприятия;

- содержание внутренней отчетности, ее состав, сроки представления должны определяться самим малым предприятием.

Но, на практике, как правило, внутренняя отчетность малыми предприятиями не составляется, поскольку разработкой и составлением данных форм должны заниматься работники бухгалтерской службы, которые и так ведут двойной учет для целей бухгалтерского и налогового учета, составляют бухгалтерскую, налоговую, статистическую отчетность, в связи с чем, заниматься внутренней отчетностью не представляется возможным.

 

Создание и утверждение первичных учетных документов тесно связано с организацией порядка документооборота на малом предприятии. Порядок документооборота регулируется Положением о документообороте, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.83г. №105.

Понятие документооборота определяется движением документов с момента их возникновения до сдачи в архив или передачи другой организации.

Движение документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятия к учету, обработка, передача в архив) должны регламентироваться графиком документооборота. Графики строят с учетом структуры предприятия. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, график утверждается приказом руководителя предприятия.

График должен: устанавливать в организации рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении; способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика.

Как показывает практика, большинство малых предприятий не утверждают график документооборота, объясняя этот факт отсутствием структурных подразделений и небольшой численностью персонала. На наш взгляд, малые предприятия, осуществляющие незначительное количество хозяйственных операций, и в которых бухгалтерия представлена в лице одного главного бухгалтера, вполне может обойтись и без графика, но малые предприятия, имеющие бухгалтерскую службу, как структурное подразделение, должны иметь график документооборота. Кроме того, схема движения документов будет иметь упрощенный вид, поскольку на малых предприятиях в отличие от крупных, количество исполнителей небольшое.

По окончании сроков, предусмотренных в графике документооборота (квартал, год и др.) документы сдаются на хранение в архив. В соответствии со ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» малые предприятия обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сроки хранения определяет и Налоговый кодекс. В соответствии с п.п.8 п.1 ст.23 Кодекса документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны сохраняться четыре года.

Кроме Закона «О бухгалтерском учете» и Налогового кодекса сроки хранения документов регламентируют Постановление ФКЦБ России от 16.07.03г. № 03-33/пс и архивное законодательство. В «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Росархивом от 06.10.00г., подробно прописано, какие бумаги сколько времени хранить.

Для хранения документации необходимо выделить отдельный кабинет, который надо оснастить стеллажами или шкафами. Если помещение имеет окна, то лучше приобрести глухие запирающиеся шкафы, они предохранят документы от воздействия солнечных лучей и последующего выцветания. Можно защитить окна решетками и поставить металлическую дверь. Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, нужно разработать номенклатуру дел или опись. Это перечень документов с определенными характеристиками: номер дела, количество единиц хранения, срок хранения. Например, личные дела сотрудников можно сортировать по году их увольнения. Копии номенклатуры дел для удобства необходимо повесить на шкафах или стеллажах.

Существуют и другие способы хранения документов: их можно сдать в частный архив или в Государственный архив.

Прежде чем отправить бумаги в архив, их нужно правильно сгруппировать, пронумеровать и подшить в дела. Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, одного срока хранения и относящихся к одному календарному году. Исключение составляют переходящие дела. В них группируют бумаги за несколько лет (например, личные дела сотрудников). Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банков и другие документы необходимо подобрать в хронологическом порядке. Каждое дело должно содержать не более 250 листов при общей толщине не более 40 мм.

Для работы архива необходимо принять положение об архиве организации, и приказом руководителя малого предприятия назначить ответственное лицо.

 

Как установлено в ст.11 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Приказом Минфина России от 13.06.95г. №49 утверждены Методические указания по инвентаризации имущества и обязательств, которые устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов.

Порядок и сроки проведения инвентаризации устанавливаются руководителем малого предприятия, для этого на предприятии разрабатывается и принимается Положение о проведении инвентаризации имущества и обязательств. Данный документ необходимо оформить в виде приложения к приказу по учетной политике предприятия.

Однако Федеральным законом предусмотрены случаи обязательного проведения инвентаризации, а именно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также в случае преобразования государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально-ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации предприятия;

- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Для проведения инвентаризации на малом предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, состав которой утверждает руководитель предприятия. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.)

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

 Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие – оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Фактическое наличие имущества определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. 

В ходе проведения инвентаризации оформляются инвентаризационные описи. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях. Описи подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе (в обеденный перерыв, в ночное время и по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.98г. № 88 и от 27.03.2000г. № 26.

Оформленные инвентаризационные описи сдаются в бухгалтерию малого предприятия и при выявлении расхождений от данных бухгалтерского учета в бухгалтерии оформляются сличительные ведомости (ф.ф. №ИНВ-18, №ИНВ-19).

Выявленные при инвентаризации расхождения между наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

- излишек активов приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты предприятия;

- недостача активов и их порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм – на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи списываются на финансовые результаты малого предприятия.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

 

Малые предприятия, исходя из особенностей деятельности, в учетной политике могут отражать и прочие элементы, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Это могут быть следующие моменты:

- форма бухгалтерского учета;

- вопросы, связанные с коммерческой и служебной тайной предприятия;

- сроки и порядок выдачи наличных денег под отчет сотрудникам предприятия;

- штатное расписание;

- должностные инструкции;

- перечень форм отчетности;

- иные вопросы.

Т. е. в приложении к приказу об учетной политике малое предприятие может оговорить любые ситуации, положения, которые считает важными и нужными для организации бухгалтерского учета.