Закупочная логистика книжного магазина «Адонис»

 

Московский книжный магазин ООО «Адонис» находится недалеко от станции метро «Филевский парк». Можно сказать, что это небольшой районный магазин. Предприятие имеет хорошее расположение - рядом с метро, поблизости находятся две крупные торговые ярмарки, две школы, финансово-экономический институт и два училища. Руководство и работники магазина стремятся использовать выгодное местонахождение и данные о покупательских потоках для правильного построения ассортимента.

Магазин состоит из книжного (3/4 торговой площади) и канцелярского отделов. К сожалению, торговля ведется через прилавок с использованием свободной выкладки товаров по периметру торгового зала. В книжном отделе имеется четыре подотдела: учебная, детская, художественная и деловая литература. В отделе работают два продавца, имеющие большой стаж в книжной торговле. Именно продавцы помогли новому руководителю магазина, пришедшему два года назад, правильно построить работу с книгами и, в частности, закупочную логистику.

Коллектив магазина формулирует миссию предприятия следующим образом: «Обеспечить потребности в книгах жителей нашего микрорайона». Исходя из этого, сотрудники стремятся к постоянному расширению ассортимента, в частности деловой, справочной, учебной и художественной литературы. А главное - работники магазина бережно относятся к покупателям.

Закупками товаров в магазине занимаются директор и товаровед. Исходя из миссии магазина, а также учитывая отсутствие складских площадей и небольшую торговую площадь, принята следующая стратегия закупок: дорогие издания, книги невысокого и среднего спроса заказываются в 1-2 экземплярах, а издания, пользующиеся успехом у покупателей, - в объеме пачки. Магазин стремится иметь небольшое количество поставщиков с целью снижения расходов на оформление заказов. Чтобы устранить затраты на собственный транспорт, магазин предлагает поставщикам самим доставлять товар.

Когда два года назад магазин был возрожден практически с нуля, вопросы закупочной логистики решались в следующем порядке:

1. Были определены основные ассортиментные группы, сформулированы общие требования к качеству и количеству книжных товаров.

2. Были изучены предложения оптовых организаций и издательств, проведены консультации с директорами других магазинов сходного профиля.

3. Путем анализа и оценки возможных поставщиков были отобраны три фирмы.

4. В ходе переговоров с поставщиками были заключены договоры с двумя оптовыми предприятиями: «Центркнига» (огромный ассортимент; сотрудничает с мелкими магазинами и выполняет мелкие заказы; имеет собственный транспорт; чутко реагирует на «авральные» ситуации и старается выполнять экстренные, внеплановые заказы постоянных заказчиков) и «Школьник» (поставляет книги издательства «Дрофа»).

Договоры с этими поставщиками постоянно возобновляются, т.е. сотрудничество стабильное, так как условия поставки соответствуют запросам магазина. Поставки производятся еженедельно, по вторникам, маленькими партиями. Заказ товаров ведется на основе прайс-листов и других документов, по факсу или электронной почте. Поставщики оказывают дополнительно транспортные и информационные (обеспечение рекламными материалами, как издательскими, так и своими, которые магазин использует для оформления витрин и торгового зала) услуги. Кроме того, поставщик иногда рекомендует заказать определенные книги. За несколько лет совместной работы было не более пяти случаев возврата магазином единичных непроданных экземпляров. Поставщики еще ни разу не подводили магазин.

Отметим «узкие места» в закупочной логистике магазина. При выборе поставщиков не было проведено специального исследования, т.е. не выявлен весь рынок продавцов. Выбор поставщиков был сделан из нескольких хорошо известных фирм. Не отслеживается динамика книжного рынка, не ищутся дополнительные запасные варианты работы с поставщиками. Необходимо расширять ассортимент (например, плохо представлена детская литература). При этом в некоторых случаях целесообразно сокращать экземплярность заказываемых книг. При закупках в основном используются интуитивные методы, необходимо опираться на научные методы закупочной логистики. Есть необходимость оптимизировать закупочный процесс с целью повышения оборачиваемости книг, уменьшения их розничной цены и более полного удовлетворения покупателей.

4. Закупочная логистика на примере типографии «Picket Fence»

Типография «Picket Fence» находится в Москве (Цветной бульвар, д. 24/2). Это небольшое предприятие, в нем работает 15 человек, обслуживающих две печатные машины.

Исследования рынка, проведенные типографией, показали, что наиболее востребованной у потребителей является печать визиток, приглашений, конвертов и другой мелкой полиграфической продукции. С целью привлечения клиентов в новую типографию необходимо было предложить нечто такое, что отличало бы «Picket Fence» от конкурентов. Так родился слоган фирмы: «Оперативная печать - печать за сутки».

Были приобретены цифровые печатные машины, позволяющие реализовать на практике данный слоган. Машины были закуплены у фирмы, которая предоставила значительные скидки как на само оборудование, так и на его дальнейшее послепродажное обслуживание. Бесплатно в течение года поставлялись краски для этих машин.

Проведя исследования того, какая бумага пользуется большей популярностью у клиентов и не вызывает проблем с качеством печати, сотрудники фирмы приступили к выбору поставщиков. Основными критериями при отборе служили качество бумаги и приемлемые цены. При этом качество было определяющим фактором. Работники типографии изучили множество рекламных проспектов, посещали все профильные выставки. Собрав всю доступную информацию и оценив ее, они выбрали в качестве поставщика фирму «Silver Blade». Важным положительным моментом оказалось удобное расположение поставщика поблизости от типографии, что упростило проблему транспортировки бумаги. Сейчас транспортировка производится на личных автомобилях сотрудников.

С поставщиком были обговорены условия оплаты, система скидок, действия в случае брака поставляемой продукции. Достигнутые соглашения носили устный характер, письменный договор отсутствовал.

По мере развития деятельности типографии для закупки материалов понадобилось нанять специального работника. В его обязанности входит закупка краски, бумаги, упаковочных материалов и др. Он ведет переговоры с поставщиками, отслеживает выполнение ими заказов, следит за запасами бумаги и других материалов, необходимых для выполнения заказов клиентов типографии. Таким образом, вся закупочная деятельность сосредоточена в одних руках, что создает определенный риск для типографии.

Спустя некоторое время после начала работы типографии были выявлены три вида бумаги, пользующиеся большим спросом. В настоящее время фирма приобретает только эти виды, что сужает круг предлагаемых клиентам услуг. Осваивать печать на других сортах бумаги и содержать их запасы типографии пока невыгодно. Однако заказчик может сам поставить в типографию особый вид бумаги, на котором он желает печатать заказ.

Отслеживать наличие бумаги в запасах помогает компьютерная система, которая передает запросы печатников на пополнение запасов. Бумага закупается по мере необходимости. После установления тесного сотрудничества с основным поставщиком бумаги «Silver Blade» фирме предоставляются значительные скидки. В некоторых случаях поставщик соглашается на поставку бумаги с отсрочкой платежа.

Несмотря на хорошие отношения с данным поставщиком, типо-графия «Picket Fence» изучает возможности сотрудничества с другой фирмой - «Берег». Фирма предлагает бесплатно в течение года поставлять определенный вид бумаги, но с условием, что на всей продукции, отпечатанной на этой бумаге, будет проставлен логотип поставщика.

Оценивая закупочную логистику типографии «Picket Fence», можно сказать, что для небольшого предприятия она организована неплохо. Типография ясно сформулировала, какие виды бумаги закупать, чтобы выполнять заказы клиентов, определилась с выбором основного поставщика, четко рассчитывает необходимое количество бумаги. И наконец, она добилась выгодных условий поставок как для себя, так и для поставщика. Однако есть возможности оптимизации входных материальных потоков. Так, следует продумать вопрос о снижении риска, связанного с тем, что вся закупочная деятельность находится в руках одного работника. Следует заключить договор с поставщиком, в котором были бы подробно изложены условия поставок.

 

5. Закупочная логистика крупной книготорговой фирмы (на примере ТД «Библио-Глобус»)

Каждый книжный магазин имеет структуру (или, по крайней мере, должностное лицо), организующую логистический процесс закупок. В Торговом доме (ТД) «Библио-Глобус» это коммерческая служба, деятельность которой строится на основе философии ТД и его маркетинговой стратегии.

Основными функциями коммерческой службы являются формирование эффективных договорных взаимоотношений с поставщиками и обеспечение непрерывного пополнения и обновления ассортимента.

Формирование эффективных взаимоотношений с поставщиками, отвечающих интересам обеих сторон, - основа закупочной политики ТД. При этом отношения с партнерами строятся в соответствии со следующими логистическими принципами:

• общаться с поставщиками так же предупредительно и доброжелательно, как и с клиентами фирмы;

• демонстрировать общность интересов;

• знакомить поставщиков с задачами ТД и быть в курсе их деловых проблем;

• проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщика;

• соблюдать принятые на себя обязательства;

• учитывать в деловой практике интересы поставщика.

В ходе переговоров и при заключении договоров с поставщиками разъясняются основные логистические принципы их совместной работы с «Библио-Глобусом»:

• обмен информацией (прайс-лист, перспективная информация, маркетинговые предложения) в едином электронном формате;

• поставка товара с предварительной электронной накладной установленной формы;

• поставка «с колес», минуя склад, на основе разработанных стандартов наличия товаров в торговом зале;

• метод автозаказа;

• сканирование по издательскому штриховому коду при приемке товара и оплате покупки;

• осуществление предпродажной подготовки поставщиком: распаковка пачек, проставление розничной цены, наклейка защитных этикеток на продукцию.

В зависимости от объема и частоты поставок совместно с поставщиком разрабатывается график завоза, который помогает распределить нагрузку при приемке и ускорить поступление товаров в продажу.

Следует отметить, что еще не все поставщики понимают необходимость и преимущества использования новых технологий, хотя большинство из них перешло на электронную форму общения.

Важным направлением закупочной логистики является логистика ценообразования на книжные товары. При этом используются следующие методы работы:

• гарантия оплаты и распространения ТД части тиража для получения значительной (до 30%) скидки от отпускной цены издательства;

• предоставление поставщиком дополнительной скидки от отпускной цены на предпродажную подготовку для сохранения доступных розничных цен;

• постоянный анализ внешнего окружения и отслеживание негативных или положительных тенденций на книжном рынке;

• совместные усилия ТД «Библио-Глобус» и издателей по совершенствованию работы всех звеньев логистической цепи книгоиздание - книгораспространение;

• поддержание оптимальных розничных цен.

Применяются следующие виды расчетов с поставщиками:

• по факту поставки за высокорентабельный товар с целью получения от поставщика максимальной скидки;

• предоплата с целью получения от поставщика максимальной скидки, а также гарантии резервирования за ТД заказанного количества;

• за проданный товар по разработанному и согласованному с поставщиками графику.

Одной из основных обязанностей менеджеров коммерческой службы является постоянный контроль за оборачиваемостью товарных запасов.

Возврат устаревшей, а также нереализованной продукции производится группой по связям с поставщиками на основе анализа товарных запасов. Ускорение товарооборачиваемости повышает эффективность использования торговых площадей и уменьшает затраты на хранение товаров.

Снижение товарных запасов достигается, в частности, путем перехода на поставку по схеме «поставщик - торговый зал».

Поступление товаров в ТД «Библио-Глобус» может осуществляться по следующим логистическим цепям:

1. Поставщик - склад ТД - торговый зал ТД. В данном варианте прием товара осуществляют работники склада. Книги поступают в упаковке без предпродажной подготовки.

2. Поставщик - торговый зал. Данный способ имеет очевидные преимущества по сравнению с предыдущим. Прием товара производится работником торгового зала с помощью лазерных сканеров по штриховому коду. Товары поступают с полной предпродажной подготовкой и в распакованном виде. Поставщик привозит заказ в установленное время в количестве так называемого «стандарта торгового зала». Информацию о требуемом количестве поставщик получает от магазина по электронной почте.

Логистическая цепь поставок «поставщик - торговый зал» имеет следующие преимущества:

• существенно сокращается время, требуемое для поступления товаров в торговый зал, так как товары минуют логистическое звено «склад»;

• нет необходимости создавать запасы на складе, что высвобождает складские площади, повышает оборачиваемость товаров;

• возможно сокращение численности работников склада, что сокращает расходы.

При этом главная задача менеджера по закупкам - правильно рассчитать и проставить «стандарт торгового зала», т.е. минимальное количество экземпляров книги, которое должно находиться в торговом зале для ее бесперебойной продажи. При достижении этого порогового значения происходит автоматический заказ издания у поставщика. Стандарт должен периодически корректироваться в зависимости от колебаний спроса и других факторов. Для эффективного планирования потока товаров необходимы точные прогнозы, которые дают возможность предотвращать возникновение «узких мест» в продвижении потока книжных товаров по логистической цепочке. Задача прогнозирования - предсказать ассортиментные (сколько и чего) и временные (когда) параметры спроса для планирования на их основе закупочной деятельности.

Информация является ключевым инструментом совершенствования бизнес-процессов в закупочной логистике. Необходимо добиваться того, чтобы между поставщиком, ТД «Библио-Глобус» и его покупателями была прямая информационная связь, обеспечивающая обмен данными. Использование информационных сетей привело бы к сокращению времени на оформление заказа и доставку товара покупателю. Чем быстрее товар пройдет все логистические звенья и операции, тем быстрее он будет продан.

Предложения по совершенствованию закупочной логистики ТД «Библио-Глобус»:

1. Свести к минимуму заказ одних и тех же названий у разных поставщиков одновременно, что вызывает наличие одинаковых книг с разными ценами.

2. Заказывать товары у поставщиков с наиболее низкими ценами.

3. Усилить контроль выполнения поставщиками договорных обязательств.

4. Совершенствовать методы изучения предложения товаров поставщиками и спроса покупателей ТД «Библио-Глобус».

5. Своевременно производить возврат товаров с истекшим по договору сроком реализации, тем самым высвобождая складские и торговые площади для других товаров.

6. Более оперативно и точно проводить списание проданных товарных единиц с остатков торгового зала.

7. Увеличивать количество поставщиков, работающих по логистической схеме «поставщик - торговый зал».

8. Улучшить поступление перспективной информации о готовящихся к выпуску и заказанных ТД книгах.

9. Минимизировать товарные запасы на складе и улучшить контроль за их состоянием.