Как определить расчетный период, за который учитываются выплаты

Расчетный период для оплаты больничного – это два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности.

Средний дневной заработок для расчета пособия по временной нетрудоспособности определяют делением суммы облагаемых взносами в ФСС выплат, начисленных за два календарных года, которые предшествуют году наступления больничного, на 730 (п. 3 ст. 14 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). То есть число календарных дней, приходящихся на период, за который учитывают выплаты, не имеет значения.

Если в расчетном периоде (два года, предшествующие наступлению страхового случая) фактический заработок работника оказался меньше минимального, расчет пособия нужно проводить исходя из МРОТ. Минимальный заработок – это действующая сумма МРОТ, умноженная на 24 месяца.

Пример

Смирнов В. П. работает в ЗАО «Актив» с 1 января 2013 года. В этом же месяце Смирнов заболел. Время его болезни составило 5 календарных дней. За два календарных года, которые предшествуют наступлению временной нетрудоспособности (январь – декабрь 2011 года и январь – декабрь 2012 года), Смирнов заработал всего 100 000 руб. По страховому стажу Смирнов имеет право на 60% среднего заработка. Минимальный заработок для расчета пособия равен 124 920 руб. (5205 руб. × 24 мес.). Эта сумма превышает фактический заработок Смирнова, поэтому его пособие будет рассчитано так: 124 920 руб.: 730 дн. × 60% × 5 дн. = 513,35 руб.

Пособие исходя из 1 МРОТ за полный календарный месяц болезни выплачивают и тем работникам, которые имеют страховой стаж менее шести месяцев (п. 6 ст. 7 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Обратите внимание: если сотрудник перед наступлением временной нетрудоспособности не отработал в вашей компании два календарных года, то он должен представить справку от предыдущего работодателя о размере своей заработной платы.

Статьей 15.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ введена ответственность за представление работнику недостоверных данных о сумме выплаченных средств.

Если фирма выдаст справки своему сотруднику с недостоверной суммой полученных им денежных средств, и это приведет к излишней выплате пособия по временной нетрудоспособности, компания будет возмещать финансовый ущерб Фонду социального страхования РФ.

Выплаты, исключаемые из расчетного периода

При расчете среднего заработка надо исключить выплаты, не облагаемые взносами в ФСС РФ. Среди таких выплат могут быть:

• пособие по временной нетрудоспособности, беременности и родам;
• вознаграждение, выплачиваемое по договорам гражданско-правового характера, авторским договорам;
• компенсационные выплаты (в пределах норм).

На практике может случиться так, что женщина уходит на больничный, а перед этим один или несколько лет она находилась в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком.

То есть в периоде для расчета пособия по временной нетрудоспособности (два календарных года, которые предшествуют наступлению года временной нетрудоспособности) не было выплат, которые можно учесть при расчете больничного.

В этом случае по ее желанию один или два года могут быть заменены другими периодами, если это приведет к увеличению размера пособия (п. 1 ст. 14 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Пример

Румянцева Т.А. работает в ООО «Пассив» 4 года. Ее оклад все это время не менялся и составлял 10 000 рублей. С 11 по 21 января 2013 года работница болела. Страховой стаж Румянцевой более 8 лет. Предположим, в 2012 году она находилась в отпуске по уходу за ребенком. Остальные годы она проработала полностью. Рассчитаем размер пособия Румянцевой двумя способами: с заменой расчетного периода и без него.

1. Если сотрудница не обратится с заявлением о замене расчетного периода, размер дневного пособия составит:

10 000 руб. × 12 мес.: 730 дн. × 100% = 164,38 руб.

2. Сотрудница обратится с заявлением заменить 2012 год, который она находилась в отпуске по уходу за ребенком, на 2010 год, который она отработала полностью. В этом случае размер дневного пособия будет исчисляться исходя из заработной платы, начисленной в 2010 – 2011 гг., и составит:

10 000 руб. × 24 мес.: 730 дн. × 100% = 328,77 руб.

Как видно из примера, Румянцевой второй вариант значительно выгодней. Поэтому ей нужно написать заявление о замене расчетного периода для исчисления пособия по временной нетрудоспособности.

Особенности учета премий

Чаще всего премии выплачивают по итогам месяца, квартала или года. Также фирма может выплачивать единовременные премии к юбилеям, праздникам или другим событиям.

При расчете пособий учитываются любые премии, выплаченные в рамках трудовых отношений с сотрудником, включая премии непроизводственного характера.

Их учитывают в сумме, в которой они начислены.

Пример

Белов И.Н. работает только в ООО «Пассив». Его общий страховой стаж более 8 лет, то есть работник имеет право на 100% размер пособия по временной нетрудоспособности. В апреле текущего года Белов проболел 5 календарных дней и предъявил в бухгалтерию больничный лист. Для расчета пособия бухгалтер должен учесть все облагаемые страховыми взносами в ФСС выплаты Белову за два расчетных календарных года, предшествующих наступлению болезни сотрудника.

Первый расчетный год

В этом году работник получал оклад 20 000 руб. в месяц. Согласно Положению о премировании ему были начислены ежемесячные премии в размере 15% от оклада. Также ему было выплачена квартальная премия в размере 100% от оклада и премия в связи с юбилеем в размере 50% от оклада.

Фактический заработок Белова для расчета пособия по временной нетрудоспособности за первый расчетный год составил:

20 000 руб. × 12 мес. + 20 000 руб. × 15% × 12 мес. + 20 000 руб. + 10 000 руб. = 306 000 руб.

Второй расчетный год

В этом году работника повысили в должности и он получал оклад 30 000 руб. в месяц. Ему также начислялись ежемесячные премии в размере 15% от оклада. За высокие производственные показатели Белов получил квартальную премию в размере 100% от оклада. К Новому году ему была выплачена денежная премия в размере 50% от оклада.

Фактический заработок Белова для расчета пособия по временной нетрудоспособности за второй расчетный год составил:

30 000 руб. × 12 мес. + 30 000 руб. × 15% × 12 мес. + 30 000 руб. + 15 000 руб. = 459 000 руб.

Весь фактический заработок Белова за первый и второй расчетный год можно учесть при расчете пособия, так как он не превышает в каждом году предельной суммы для начисления взносов. За первый год он не првеышает 463 000 руб., а за второй - 512 000 руб.

Таким образом, по больничному листу, оформленному в апреле текущего года, работник получит пособие в размере:

(306 000 руб. + 459 000 руб.): 730 дн. × 100% × 5 дн. = 5239,73 руб.

Особенности определения пособия для работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях

Если зарплата работников подлежит увеличению на районный коэффициент, то выплаченные суммы учитываются в заработке при расчете пособий, но с учетом ограничения максимальным размером. А если работник в расчетном периоде не имел заработка или его страховой стаж меньше 6 месяцев, пособие выплачивается в минимальном размере, и его нужно увеличить на районный коэффициент.

Пример

ООО «Северное сияние» находится в местности, где установлен районный коэффициент к заработной плате.

Сотрудник Рыжов работает в организации с сентября прошлого года. До этого он нигде не работал.

За сентябрь – декабрь прошлого года Рыжов зарабатывал в месяц 130 000 руб. с учетом районного коэффициента. Сумма фактического заработка сотрудника за отработанные в прошлом году месяцы составила 130 000 руб. × 4 мес. = 520 000 руб.

В январе текущего года Рыжов проболел 5 дней и принес в бухгалтерию больничный лист.

Страховой стаж Рыжова на момент наступления страхового случая меньше 6 месяцев. Поэтому то, что сумма фактического заработка Рыжова превысила даже предельный максимальный размер (520 000 руб. > 512 000 руб.), значения не имеет. Рыжову полагается пособие по больничному в размере МРОТ, увеличенное на районный коэффициент, установленный в данной местности.

Место назначения пособия

Если на момент наступления страхового случая заболевший сотрудник два предшествующих года работал и продолжает работать в одной фирме, то пособие ему будет выплачивать этот работодатель.

Если работодателей было несколько, то вариантов расчета пособия существует три (ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

1. Первый вариант: если на момент наступления страхового случая застрахованное лицо работает у нескольких работодателей и в двух расчетных годах было занято у них же, то пособие назначает и выплачивает каждый работодатель без учета выплат другого работодателя.

Пример

Работник ООО «Пассив» Рогов работает по совместительству в ЗАО «Актив». В двух предшествующих годах он работал в этих же организациях. В марте текущего года Рогов болел. Из поликлиники работник принес два листка временной нетрудоспособности – для каждой организации. Пособие выплатит ему каждая из них исходя из выплаченных Рогову за расчетный период сумм.

2. Второй вариант: если на момент наступления страхового случая человек работает в нескольких организациях, а в двух предшествующих годах работал в других, то пособие он может получить по одному из последних мест работы по своему выбору.

Пример

Работник ООО «Пассив» Рогов в одном из двух предшествующих году назначения пособия лет работал в ООО «Пассив» и по совместительству в ЗАО «Актив», в другом – в ООО «Сальдо» и по совместительству в ООО «Акцепт». В марте текущего года Рогов болел. Из поликлиники работник принес листок временной нетрудоспособности. Для назначения и выплаты пособия он может предъявить его либо в ООО «Пассив», либо в ЗАО «Актив». Выбранная организация назначит и выплатит Рогову пособие с учетом выплат всех работодателей.

3. Третий вариант: если на момент наступления страхового случая человек работает в нескольких организациях, а в двух предшествующих годах работал и у этих, и у других работодателей, то пособие он может получить либо по каждому месту работы без учета выплат других работодателей (первый вариант), либо по одному из последних мест работы по своему выбору (второй вариант).