Особенности формирования информационных потребностей субъектов управления и их роль в управленческой деятельности

 

Понятие «информационные потребности субъектов управления» в условиях информационной экономики становится ключевым в процессе управления как на микро, так и макроуровне. Однако в научной литературе недостаточно уделено внимания вопросу формирования информационных потребностей субъектов управления [5, с. 85].

В системе информационного обеспечения управления исследование информационных потребностей не имеет прямой задачи повышения эффективности управленческих решений. Формирование информационных потребностей стимулирует обращение к информационной среде и использования информационных технологий.

На современном этапе научно-технического прогресса с возрастанием динамичности структурных сдвигов, остроты конкуренции на рынке роль информации как объективной реальности значительно возрастает. Внутрифирменное планирование все теснее связывается с экономическими показателями, в первую очередь, с информацией о конкурентах и потребителях. Учет и использование внутрикорпоративных институциональных факторов, адаптация к внешнему окружению фирмы являются основополагающими элементами формирования потребностей субъектов управления, особенно информационных. При этом мы должны учитывать и тот момент, что система управления не ограничивается исключительно группой информационных потребностей. График важности каждой группы потребностей в управленческой деятельности представлена на рисунке 2.3.

 

Рисунок 2.3 - Важность каждой группы потребностей в управленческой

деятельности

В общем случае потребность рассматривается как состояние функционального ощущения недостаточности чего-либо. Информационные потребности проявляются по объекту – информации, необходимой для устранения ощущения недостаточности. Субъект испытывает информационную потребность, если цель, стоящая перед ним в его профессиональной деятельности, не может быть достигнута без привлечения дополнительной информации. Эффективность управленческих решений во многом определяется качеством информации, на основе которой вырабатывается решение. Для субъекта управления информационная потребность связана с необходимостью обеспечения достижения целей деятельности объекта управления. Обеспечение эффективности управленческих решений требует анализа информационных потребностей субъектов, принимающих решения. Особенности сферы деятельности и объекта управления влияют на эти информационные потребности. Объективная сторона потребности связана с содержанием и упорядоченностью внешней среды, доступностью информации о ней и спектром действий, доступных субъекту. Через субъективное восприятие все факторы проявляются в целеполагании, способности восприятия и отбора необходимой информации, вариативности возможных решений. Все это говорит о том, что информационные потребности имеют субъекто-объективный характер.

Оценивая роль и значение потребностей в системе управленческой практики, не стоит забывать, что во многом их обеспечение зависит от уровня профессиональной компетентности руководителя организации. Как показал наш опрос респонденты высоко оценивают важность в первую очередь деловых компетенций, данные опроса приведены в таблице 2.2.

 

Таблица 2.2 - Степень значимости соответствующих компетенций руководителя в управленческой деятельности

Компетенции	очень важно	важно	не важно	совсем не важно	не знаю
Честность, порядочность;	29,2	37,4	8,2	3,7	21,5
Ответственность;	61,3	24,5	-	-	14,2
Способность четко выражать свои мысли;	26,2	13,4	18,6	9,4	32,4
Умение работать в команде;	59,4	24,7	-	-	15,9
Навыки принятия решений;			-	-
Коммуникативность	56,3	17,9	5,2	-	20,6

 

Таблица свидетельствует о высокой оценке, в том числе навыков принятия решений и умения работать в команде, в формировании которых ведущую роль играет информационная составляющая деятельности организации.

Уместно говорить о количественном, качественном и структурном аспектах информационных потребностей управления. Количественный аспект связан с определением необходимого объема информации для выполнения управленческих функций. Качественный аспект характеризуется полнотой, достоверностью, значимостью, релевантностью информации, используемой для принятия управленческого решения. Структурирование информационных потребностей необходимо по функциям и уровням субъекта управления [18, с. 54].

Степень удовлетворения информационных потребностей будет определяться качеством их выявления и уровнем организации информационной среды, обеспечивающей принятие управленческого решения. Формирование информационных потребностей стимулирует обращение к информационной среде и использования информационных технологий. Немаловажным аспектом формирования информационной потребности является правильно организованный бизнес-процесс компании, его гибкость и возможность реагировать на изменения как внутри фирмы, так и извне.

Выявление конкретной информационной потребности может основываться на анализе сложившихся деформационных потоков и системы документооборота, в рамках разработки информационных систем управления на основе формального анализа функций и задач, решаемых субъектами управления на своих уровнях. Персонал, занятый в управленческой деятельности, может определять свои информационные потребности самостоятельно. Эффективность информационных потоков существенно влияет на формирование и уровень потребностей, позволяет грамотно использовать в управлении новейшие информационные технологии. Однако каждый из этих подходов в отдельности не обеспечивает решение поставленной задачи в полной мере. Поскольку достаточно сложно сформулировать информационную потребность конкретно, сложившиеся информационные потоки и система документооборота не соответствует новым задачам системы управления, формальный анализ функций и задач не учитывает всех особенностей управленческих целей. Методами исследования информационных потребностей на основе рассмотренных подходов могут быть следующие:

– исследование технологии деятельности на основе формализации структуры управления и разграничения функций и задач и формирование на этой основе требований к их информационному обеспечению. При этом под информационным обеспечением понимается информация, отобранная и структурированная для удовлетворения информационных потребностей управления;

– описание задач в рамках создания автоматизированных систем управления на основе информационного обследования объекта и построения модели деятельности организации;

– опрос отдельных групп потребителей информации исходя из их функций;

– анализ общих и отраслевых тенденций развития информационных технологий [20, с. 154].

То есть исследование информационных потребностей может проводиться на основе методов моделирования деятельности, опроса пользователей или проецирования тенденций развития информационных технологий на перспективное удовлетворение информационных потребностей.

В первом случае результат исследования будет зависеть от степени формализуемости деятельности субъектов управления. Опросы не позволяют получить адекватную оценку информационных потребностей в силу того, что осознание потребностей субъектом отстает от процесса их формирования и во многом зависят от уровня профессиональных компетенций руководителя и его опыта. Предполагается, что только комплексная методика позволит проводить выявление информационных потребностей, соответствующее задачам управления.

Результаты исследования сущности информационных потребностей позволили сделать вывод о том, что информационные потребности, являясь категорией междисциплинарной и отражая отношения в процессах управления организации и являясь предметом потребности субъекта управления, могут рассматриваться и как категория управления. Для оценки информационных потребностей количественные измерители отсутствуют, что вызывает необходимость применения косвенных методов измерения, направленных на изучение форм проявления потребностей. В системе информационного обеспечения управления исследование информационных потребностей проводится, как правило, в процессе создания автоматизированных систем и не имеет прямой задачи повышения эффективности управленческих решений [15, с. 62].

Оценку информационных потребностей следует начинать с определения индивидуальных потребностей каждого субъекта (микроуровень) и, на этой основе, – группы субъектов – органов, структур управления (макроуровень). Этот процесс должен строиться на основе понимания деятельности субъекта, в том числе специфики конкретной области управленческой деятельности и ее задач, процессов принятия управленческого решения, механизмов реализации их через коммуникационные каналы.

В исследовании информационных потребностей имеет значение не только описание потребности по ее содержанию, объему и структуре, но и определение механизма удовлетворения такой потребности. В результате разделения функций удовлетворение информационных потребностей реализуется в трех основных формах. Одна из них проявляется в информационном обслуживании субъекта хозяйственной деятельности специализирующимися на этом организациями. Другой формой является информационная деятельность соответствующей функциональной структуры самой организации. И третья форма – собственная информационная деятельность субъекта управления в соответствии со своими информационными потребностями, ориентированными на решение задач управления, как правило, реализуемая с помощью создания надежной и эффективной корпоративной информационной среды (КИС).

Удовлетворение информационных потребностей связано с проблемой расхождения между возможностями, предоставляемыми имеющимися информационными ресурсами, и опытом субъекта управления по их использованию в решении заданных задач. Э то проявляется, во-первых, в разрыве объемов информационных потоков с уместностью информации в решении управленческой задачи. С точки зрения субъекта – пользователя возрастающие объемы информации ведут к информационному кризису, проявляющемуся в больших трудностях в отборе необходимой информации. Отбор нужной информации для принятия управленческого решения затруднен излишним информационным потоком в организации и извне. Во-вторых, результаты деятельности структурных подразделений, ответственных за информатизацию управления, не соответствуют ожиданиям структур управления. Человеческий фактор в данном случае рассматривается как субъективный. В-третьих, провозглашенные возможности информационного обеспечения не реализуются в полном объеме для решения задач управления вследствие и недостаточности информационных баз, и низкого уровня пользовательских навыков субъектов. Часто организации не уделяют должного внимания инфокоммуникационным технологиям и к качеству подготовки персонала, в частности сотрудники не повышают свою квалификацию в течение десятилетий или саботируют нововведения, касающиеся внедрения новых информационных технологий [13, с. 68].

Структурирование информации в соответствии с группами требований формирует информационные потоки, обеспечивающие удовлетворение информационных потребностей в управлении. Однако такой подход не учитывает процесс движения информационного продукта во времени и пространстве. Для устранения этого необходим анализ информационных потоков, в результате которого формируется информационная модель управления. Она представляет собой схему, отражающую во взаимной связи структуру информации, ее объем, источники, функциональную направленность и методы применения [24, с. 17]

Таким образом, в основу анализа информационных потребностей должны быть положены следующие принципы:

– использование традиционных способов определения информационных потребностей на основе анализа сложившихся информационных потоков и документооборота, описания процессов для целей разработки информационных систем на основе анализа функций и задач управления, опросов персонала аппарата управления. Однако применение только этих методов не позволяет получить полное представление о структуре и содержании информационных потребностей управления;

– комплексное изучение практики деятельности субъекта хозяйственной деятельности, в том числе целей деятельности и способов их достижения, и вытекающих из этого информационных потребностей, оценка требований к структуре и содержанию информационного обеспечения управления деятельностью;

– оценка состояния и динамики внешней среды деятельности и вытекающих из этого информационных потребностей [15, с. 67].

Таким образом нами выявлены специфические особенности информационных потребностей на основе основных положений теории воспроизводства. Раскрыта сущность информационной потребности как социально-экономической категории, также доказано, что количественная оценка информационных потребностей не возможна. Проведенное исследование также подтвердило значимость данной группы потребности в общей структуре управленческой деятельности.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В основе интереса лежат потребности социальных субъектов, индивидов, социальных групп. Потребности – то, что объективно необходимо для поддержания их жизнедеятельности (потребности – объективны, интересы –субъективны). Порождение новых потребностей вызвано удовлетворением элементарных (витальных) потребностей.

Интересы, как и потребности, представляют собой особый род общественных отношений, они не существуют сами по себе, абстрактно, вне тех лиц, социальных групп, классов и иных сил, которые выступают в качестве их носителей.

Проведенный анализ ряда исследований посвященных данной проблематике дает возможность для четкого разграничения понятий потребность и интерес по основанию ориентации. Если потребность ориентирована, прежде всего, на предмет ее удовлетворения, то интерес направлен на те социальные отношения, институты и учреждения, от которых зависит распределение предметов, ценностей и благ, обеспечивающих удовлетворение потребностей. Общественные интересы, выражающиеся в понятии силы и воли, являются основой любого управления. Успех социального управления напрямую зависит от всей многообразной картины интересов. Рассмотрение интереса как основы управления позволяет определять основные источники развития социальной системы в целом.

Основные методологические положения интереса проявляются в том, что:

1. интерес существует как объективное отношение субъекта к условиям социальной деятельности и выступает как социальное отношение данного субъекта к другим субъектам по поводу этих условий;

2. интерес направлен на социальное самоутверждение субъекта (в этом проявляется его сущность), поэтому все, что способствует самоутверждению субъекта в обществе, объективно служит его интересом;

3. содержание интереса объективно выражает целесообразный способ социального самоутверждения субъекта, поэтому раскрыть содержание интереса – это значит раскрыть возможности и рациональные способы его социального самоутверждения.

Интересы группы образуются на основе интересов ее членов, но не сводятся к ним или к их сумме. Интересы группы, как целого, вырабатываются в процессе взаимодействия и выражают актуальные потребности представителей тех или иных социальных групп. В силу своей неоднородности и неравенства в социально-политическом и культурном положении различных социальных групп их потребности и интересы бывают общими и несовместимыми. Общие интересы приводят к солидарности, а несовместимые – к противостоянию. Обострение противоречий между социальными интересами может приводить к конфликту социальных групп. Поэтому обеспечение гармоничного развития общества требует учета национальных, профессиональных и личных интересов и создания условий для их более полного выражения, выявления и согласования. Социальные интересы – обостренное внимание к тому, что имеет значение или кажется таковым и может стать реальной причиной действия отдельных людей и социума вообще.