Вопрос 1 «Основы письменной коммуникации и классификации ПР – материалов»

Вопрос 2 «Особенности вербальной коммуникации»

Вербальные средства коммуникации

Виды вербальной коммуникации: устная, письменная речь, слушание. Устная речь: диалог как одна из форм речевого общения. Виды диалога: информационный, фатический, манипулятивный, полемический. Коммуникативные барьеры непонимания и способы их преодоления.

К вербальным средствам коммуникации относятся письменная и устная речь, слушание и чтение. Устная и письменная речь участвуют в производстве текста (процесс передачи информации), а слушание и чтение – в восприятии текста, заложенной в нем информации.

Одним из основных средств передачи информации является речь. В речи реализуется и через нее посредством высказываний выполняет свою коммуникативную функцию язык. К основным функциям языка в процессе коммуникации относятся: коммуникативная (функция обмена информацией); конструктивная (формулирование мыслей); апеллятивная (воздействие на адресата); эмотивная (непосредственная эмоциональная реакция на ситуацию); фатическая (обмен ритуальными (этикетными) формулами); метаязыковая (функция толкования. Используется при необходимости проверить, пользуются ли собеседники одним и тем же кодом).

Функцию, которую выполняет язык в процессе коммуникации, определяет вид высказывания и отбор слов. В зависимости от целей, которые преследуют участники коммуникации, выделяют следующие типы высказываний: сообщение, мнение, суждение, рекомендация, совет, критическое замечание, комплимент, предложение, вывод, резюме, вопрос, ответ.

Речь делится на внешнюю и внутреннюю. Внутренняя речь понимается как общение человека с самим собой. Но такое общение не является коммуникацией, так как не происходит обмена информацией. Внешняя речь включает в себя диалог, монолог, устную и письменную речь. Проблема диалога является основной для изучения процесса коммуникации. Диалог – вид речи, характеризующийся зависимостью от обстановки разговора, обусловленностью предыдущими высказываниями. Выделяют следующие виды диалога: информативный (процесс передачи информации); манипулятивный (скрытое управление собеседником). Речевыми средствами манипуляции являются: эмоциональное воздействие, использование общественных норм и представлений, лингвистическая подмена информации; полемический; фатический (поддержание контакта).

В процессе коммуникации могут возникнуть коммуникативные барьеры:

Логический барьер – возникает у партнеров с неодинаковым видом мышления. В зависимости от того, какие виды и формы мышления преобладают в интеллекте каждого партнера, они общаются на уровне понимания или непонимания.

Стилистический барьер – несоответствие формы представления информации ее содержанию. Возникает при неправильной организации сообщения. Сообщение должно быть построено: от внимания к интересу; от интереса к основным положениям; от основных положений к возражениям и вопросам, ответам, выводам, резюмированию.

Семантический (смысловой) барьер – возникает при несоответствии лингвистического словаря со смысловой информацией, а также из-за различий в речевом поведении представителей разных культур.

Фонетический барьер – препятствия, создаваемые особенностями речи говорящего (дикция, интонация, логические ударения и т.д.). Надо говорить четко, внятно, достаточно громко.

Письмо.

В современном мире с его бурно развивающимися новыми электронными средствами коммуникации (факс, e-mail, Интернет) письмо, отправленное по почте или с курьером, при всей своей традиционности не утратило определенной значимости. Прежде всего письмо, приходящее в запечатанном конверте, предназначено персонально лицу, указанному в качестве адресата, и никому более, и именно этот факт придает данному виду письменной коммуникации особый личностный характер.

Тем не менее, поскольку речь идет о деловом письме, оно должно быть составлено с соблюдением всех необходимых для этого требований. К ним относятся:

- Формат письма. Как правило, деловые письма пишутся на бланке организации (белая бумага, формат А4), на котором, помимо полного наименования организации, отправившей послание, указываются также ее почтовый и электронный адреса, контактные телефоны. Эти данные обязательно должны быть специально указаны, если письмо пишется не на бланке. Считается, что деловые письма не должны быть длиннее одной или двух страниц; если требуется отправить более объемную информацию, то обычно пишется сопроводительное письмо, а содержательная часть послания идет как приложение. Текст печатается через один интервал, абзацы разделяются либо двойным интервалом, либо сдвинутым началом строки.

- Обращение. Имя адресата, с указанием его звания или должности, его почтовый адрес и дата отправления, а также тема сообщения по европейским стандартам помещаются в верхнем левом углу письма. В русской практике в настоящее время принято обращение «Уважаемый господин Петров» или «Уважаемая госпожа Петрова»; в том случае, когда фамилия адресата неизвестна, в обращении указывается должность этого лица, например: «Уважаемый господин директор». Однако некоторые организации используют, может быть, и несколько устарелую, но все еще встречающуюся форму обращения «Глубокоуважаемый господин Петров». Если отправитель и адресат знакомы и общаются довольно регулярно, вполне уместно обращение по имени-отчеству «Уважаемый Иван Иванович», а в некоторых случаях в деловом письме возможно и обращение «Дорогой Иван Иванович».

- Содержание. Обычно письмо начинают кратким вводным абзацем, в котором излагаются причины и цель его написания, а также объясняется, почему оно направлено данному адресату. Далее следует абзац или два, в которых раскрывается существо дела; в заключительном абзаце делаются какие-либо предложения.

Пример

Вы пишете письмо с просьбой о встрече. Такое письмо должно начинаться указанием на то, что пишущий хотел бы встретиться с адресатом для об-суждения определенного вопроса. В основной части письма следует более подробно объяснить суть дела и указать, почему требуется именно личная встреча с адресатом. В заключительной части может быть предложено место и время встречи.

- Подпись. Имя автора письма должно быть напечатано, его соб-ственноручная подпись ставится либо справа от имени, либо над его напечатанным именем.

Особо следует остановиться на роли списка адресов для рассылки писем вашим целевым аудиториям. В такой список должны быть включены адреса всех организаций и отдельных лиц, в разное время и по разным причинам составлявших целевые аудитории для данной организации. В списке должны иметься отдельные рубрики для компаний-партнеров, клиентов, властных структур и всех других видов организаций и лиц, направление информации которым будет работать в интересах вашей организации. Конкретное содержание таких списков адресов, конечно, всегда будет специфичным для каждой отдельной организации. Кроме того, список адресов — далеко не постоянная величина, он регулярно меняется в зависимости от перемен в самой организации и ее деятельности или в силу каких-то внешних причин, что означает, что со списком адресатов должна вестись регулярная работа.

Где найти нужные адреса?

Во-первых, такой список можно заказать специальным агентствам, которые занимаются сбором и распространением информации, указав им профиль деятельности вашей организации и ее интересы. На основании социологических и маркетинговых исследований они подготовят для вас основу для составляемой вами базы данных.

Во-вторых, регулярное, внимательное и целевое чтение публикаций в профессиональной литературе и печатных изданиях средств массовой информации для широкой общественности всегда поможет вам увеличивать и обновлять ваш список адресатов.

Виды деловых писем:

1. Информационное/новостное письмо - Этот вид послания не следует смешивать с информирующим, оповещающим письмом, рассмотренным в предыдущем пункте, поскольку цели их создания различны. Если информирующее письмо, как уже было сказано, предназначено для сообщения адресату о каком-либо событии или факте, то роль новостного письма заключается в регулярном информировании целевых аудиторий (держателей акций, клиентов, потребителей, партнеров) об изменениях, нововведениях, поисках и результатах повседневной деятельности организации.

2. Рекомендательное письмо -Рекомендательное письмо всегда содержит только известные автору письма факты относительно рекомендуемого лица. В таком письме может не быть персонального обращения (за исключением тех случаев, когда оно является ответом на конкретный запрос по поводу какой-нибудь персоны), и оно, так же как информационное письмо, не требует никакого ответа. Рекомендательные письма бывают необходимы людям по разным поводам, например при устройстве на новое место работы, или для получения гранта на исследование, или для продолжения образования.

3. Сопроводительное письмо -В тех случаях, когда нужно переслать пакет материалов или документов, пишется письмо с перечнем всех вложений; такое письмо заканчивается просьбой сообщить по телефону о получении почтового отправления.

4. Письмо-заявление - Письмо-заявление может быть адресовано как в средства массовой ин-формации, так и заинтересованным целевым аудиториям. Как правило, это документ, в сжатой форме объясняющий позицию организации по отношению к какому-либо конкретному событию, факту или лицу. Цель такого письма — недвусмысленно заявить о своем отношении к явлению, которое в настоящее время волнует либо всю широкую общественность, либо лишь часть ее в узкопрофессиональном плане, а может так случиться, что это явление или ситуация напрямую связаны с деятельностью самой организации.

5. Письмо-просьба -Необходимость в написании такого рода писем может возникнуть в любого рода организации, в том числе и в органах власти, если, например, им потребуется экспертное мнение специалиста или крупного ученого по тому или иному вопросу. Коммерческие фирмы, например, могут испытывать потребность в помощи со стороны финансовых или административных структур; к такого же рода письмам с просьбами о поддержке их мероприятий прибегают политические партии и отдельные политики во время предвыборных кампаний.

Но регулярной практикой составления подобных писем-просьб оказывается работа специалистов по связям с общественностью в некоммерческих организациях. Медицинские, образовательные, культурные и спортивные организации нуждаются в материальной поддержке со стороны крупного бизнеса, и на примере России мы можем видеть, как подобная поддержка оказывается в виде благотворительных акций, специальных фондов, стипендий и грантов.

 

Заявка и предложение

Подобного рода письменные документы уже в своем названии содержат указание на их предназначение, они говорят о том, что вам что-то надо, что вы хотите что-то получить. Это может быть что угодно — заявка на получение гранта или другого вида поддержки, материальной или информационной, предложение о заключении партнерских отношений, а также многое другое, в чем нуждается ваша организация.

Заявка и предложени е обычно начинаются с описания ситуации, в которой организация находится в настоящее время, иногда приводятся причины и дается обоснование, почему она оказалась в этой ситуации просителя. Затем в таком письме (документе) обычно приводятся пути, с помощью которых организация планирует выйти из этой ситуации и решить связанные с ней проблемы. Точный расчет необходимых средств прилагается вместе с потребностью в человеческих ресурсах и календарным планом всего проекта.

Некоторые фонды, ассоциации и центры, работающие, в том числе, и ради оказания благотворительной помощи в основном некоммерческим организациям, имеют специальные бланки для оформления заявок. Но и в жестких рамках этих бланков-анкет умелые составители заявок добиваются прекрасных результатов. Умение привлечь внимание и завоевать доверие ведет к заветной цели — получению материальной поддержки.

Текст речей и выступлений

Составление и написание речей и выступлений для руководителя, может быть, и не самая частая работа, которую приходится выполнять специалисту по связям с общественностью в организации. Но в нашем быстро изменяющемся мире с его подчас очень существенным дроблением функций среди отделов организации написание речей для руководства все больше входит в круг обязанностей службы по связям с общественностью. Мнение Е. А. Блажнова, одного из первых и авторитетнейших российских авторов в области паблик PRлейшнз, по этому вопросу достаточно однозначно и категорично: «Кто пишет речь оратору? ТОЛЬКО СПЕЦИАЛИСТ по связям с общественностью. Иного не может быть, потому что эта “речь” — не свободный поток сознания начальника, не упражнения в остроумии и т. п., а устное PR-обращение» (Блажнов, с. 124).

Чтобы написать текст выступления для другого человека, рекомендуется знать этого человека достаточно хорошо. Нужно знать много его личных качеств, таких как манера говорить, свойственно ли ему жестикулировать во время публичных выступлений, знать, какие обороты речи ему свойственны. Когда вы пишете текст для его выступления, вы на это время должны стараться стать этим человеком, мыслить как он, видеть ситуацию, как видит ее он.

Конечно, очень часто текст выступления пишется теми, кто будет его произносить, но также часто этот текст появляется в результате сотрудничества руководителя со специалистом по связям с общественностью. Не останавливаясь здесь на личных и служебных взаимоотношениях между руководителем и таким специалистом, попробуем лучше определить, что именно, какие черты характеризуют хорошее выступление и как этого добиться.

Буклет, проспект

Проспект и буклет в равной мере относятся к печатной продукции, издаваемой организацией для распространения информации о своей деятельности среди целевых аудиторий. Однако если мы заглянем в «Словарь русского языка» С. И. Ожегова, изданный в 1953 г., то увидим, что слово «проспект» определяется там как «программа, план или торговый прейскурант», а слово «буклет» в данном словаре за этот год издания вообще отсутствует. Следовательно, появление в русском языке заимствованного из английского языка слова «буклет» является знаменем более позднего времени. Это слово вошло в русский обиход вместе с PRдом других заимствований в связи с развитием международных деловых контактов и возрастающей ролью бизнеса в жизни общества. С этими же процессами следует увязать увеличение объема и разнообразия письменных материалов для целевых аудиторий, создаваемых специалистами по связям с общественностью.

Представляется, что в настоящее время в русском языке не существует какого-либо заметного различия в значении слов «проспект» и «буклет» и они могут считаться близкими, если не полными, синонимами. Тот факт, что разные организации в силу традиции или по каким-либо другим причинам пользуются одним из этих слов, например словом «проспект», а другие выбирают слово «буклет» для обозначения одного и того же вида печатной продукции, лишь подтверждает высказанное предположение.

По определению слова «проспект» и «буклет» обозначают особым образом сложенный лист глянцевой бумаги или полукартона с текстом и иллюстрациями на обеих сторонах листа. В дальнейшем изложении для простоты и единообразия во всех случаях будет использовано слово «проспект».

Разные авторы выделяют различные виды проспектов в зависимости от целей их создания.

- Проспект — визитная карточка организации. Такой проспект имеет определенный срок жизни и видоизменяется с изменениями миссии организации, ее структуры, новыми направлениями деятельности, новыми людьми в руководстве и т. п.

- Проспект-заказ используется производителями и рассылается потребителям, заказчикам и партнерам для облегчения оформления закупки.

- Проспект-инструкция прилагается к технически сложному изделию и содержит указания по правилам пользования.

- Проспект-календарь большинство организаций издает для рассылки и раздачи вместе с новогодними поздравлениями. Цель подобного проспекта — еще раз напомнить о своем существовании, и поэтому обязательными атрибутами проспекта-календаря являются логотип и слоган фирмы, а также адрес и телефоны для будущих контактов.

Дизайнерское решение оформления любого вида проспекта всегда подчинено его целевой направленности. Все элементы дизайна — соотношение объема текста к количеству и размеру иллюстраций, взаимосвязь между шрифтами, цветом и графикой — все должно быть объединено с учетом вида проспекта, целей его создания и группы общественности, для которой он предназначен.

Обычно каждая страница проспекта отводится для освещения одной части общей задачи, которой посвящен весь проспект. Стандартное построение проспекта можно представить следующим образом:

- Сколько бы ни было страниц в проспекте, первая, титульная страница, как правило, не содержит большого но объему текста. Здесь дается заглавие, иллюстрация, логотип и слоган организации.

- Все внутренние страницы строятся однотипно и состоят из комбинации текста и иллюстраций; вполне допустимо использование заголовков и подзаголовков в тексте на каждой внутренней странице.

- Не рекомендуется наложение текста на цветную иллюстрацию, так как это затрудняет чтение. По этой же причине не рекомендуется использовать шрифт только из прописных букв для всего текста.

Листовка

Листовки относятся к виду письменных материалов, в равной степени широко используемых как в рекламе, так и в целях передачи информации от службы по связям с общественностью. Широкое использование листовок объясняется тем, что распространение любой информации с их помощью является самым быстрым и дешевым способом. Их раздают на улице, в магазинах, в метро, их можно получить на семинарах и конференциях и в других местах, где проводятся массовые мероприятия.

Обычно это листок бумаги размером А4 или меньшего формата, текст на котором напечатан либо на одной стороне листа, либо на обеих. Листовку складывают только в том случае, если она распространяется по почте для нанесения адреса непосредственно па ней, на обратной стороне текста. Очень часто листовка помимо текста содержит логотип фирмы или иллюстративный материал, но связь между иллюстрацией и текстом должна быть ясна и прозрачна.

При написании текста для листовки следует всегда иметь в виду объем информации, которую вы хотите разместить, и общий размер листовки. Если ваша листовка носит чисто информационный характер (что? где? когда?), используйте крупный шрифт, так как текст не займет много места, если же в ней даются подробные сведения о событии или продукции, тогда примените более мелкий шрифт и иллюстрации меньшего размера. Листовки обычно размножаются в самой организации средствами ксерографии; высокая печать (офсет) используется лишь в тех случаях, когда они выпускаются на глянцевой бумаге и требуется хорошее воспроизведение цветовой гаммы.

Иногда предвыборная листовка имеет несколько завуалированный характер с точки зрения ее целенаправленности. Так, приводимое поздравление женщин района с праздником 8 Марта можно было бы рассматривать как вполне искреннее побуждение, если бы 14 марта не предстояли очередные выборы и листовка не была бы подписана кандидатами в депутаты Муниципального совета.

Нюслеттер

В последнее десятилетие в России во многих организациях стали регулярно выходить письменные материалы, предназначенные для внутреннего пользования. Дело в том, что руководство по разным причинам все больше начинает испытывать потребность в доведении до сотрудников разного рода сведений, касающихся как организации в целом, так и ее подразделений, как сообщающих о текущих событиях, так и о планах на будущее. И это при том, что в данной конкретной организации, например, продолжает выпускаться давно всем привычная и пользующаяся популярностью среди сотрудников многотиражная газета. Разница заключается в том, что газету издают и готовят журналисты (штатные или внештатные), а ньюслеттер составляют специалисты по связям с общественностью, и цели у этих внутренних изданий совсем разные.

Что же касается названия письменных материалов, о которых идет речь (ньюслеттер, информационный листок, бюллетень), то, как показывает анализ, единообразия в их наименовании в различных организациях нет. Разные организации используют разные термины для обозначения практически одинаковых материалов как по целевому назначению, гак и по содержанию. В данный момент достаточно трудно сказать, какое из названий — ньюслеттер, информационный листок или бюллетень — заменит в будущем в употреблении два других, а может быть, этого и не произойдет вовсе, а эти три термина останутся полноправными членами в одном синонимическом PR ряду. Для удобства изложения в данной книге в дальнейшем будет использован термин «ньюслеттер», однако в разделе, где будут приведены образцы этих материалов, мы оставляем за собой право называть их так, как их называют в данной организации.

Итак, какие же цели преследует руководство организации, распро-страняя среди сотрудников материалы жанра «ньюслеттер»?

- ИНФОРМИРОВАНИЕ О ДЕЛАХ ОРГАНИЗАЦИИ И О СОБЫТИЯХ, В НЕЙ ПРОИСХОДЯЩИХ. Отдельные выпуски могут иметь в качестве главной темы рассказ о перспективах развития, или о финансовом положении, или о структурных изменениях в организации. Чем быстрее сотрудники получат сведения о вещах, которые напрямую затрагивают их интересы, тем лучше. И очень важно, что они получают такую информацию непосредственно от руководства, а не по слухам или из второстепенных источников.

- МОТИВАЦИЯ СОТРУДНИКОВ. Дать понять сотрудникам, что они — интегральная составляющая часть организации, что их благосостояние и будущее благополучие всецело связаны с успешным функционированием всей организации. Показать сотрудникам, что руководство заботится о каждом из них, что трудности каждого из них не есть только его личное дело.

- ПОЛУЧЕНИЕ ОБРАТНОЙ СВЯЗИ. Руководство хочет быть осведомленным о том, что думают сотрудники по поводу предстоящих изменений, какова их реакция, их идеи и предложения, чем они обеспокоены.

Самым основным составляющим элементом ныослеттера является новость, что и заключено в значении самого этого слова. Поэтому, как и в любом другом новостном материале, в ньюслеттере должны присутствовать ответы на вопросы: кто? что? где? когда? почему? и как?

Поскольку объем ньюслеттера часто ограничен двумя-четырьмя страницами формата А4, статьи в нем в основном — короткие, стиль изложения — нейтральный. В тех случаях, когда ньюслеттер или информационный листок состоит из 4-8 полос, в некоторых организациях его называют «бюллетень», а в других еще — «вести».

Специалистам по связям с общественностью, отвечающим за подготовку ньюслеттера, приходится выполнять роль репортеров, собирая сведения по отделам; им приходится работать с самыми разными материалами, касающимися работы целых отделов или отдельных сотрудников в связи с их особыми успехами, открытиями или достижениями, либо в связи с календарными датами и т. п.

Именно через бюллетень к сотрудникам попадает своевременная (как правило, в сжатом виде) информация о событиях в организации. Бюллетень, сообщая конкретную информацию, всегда, хотя и неявными путями, объясняет сотрудникам миссию организации, цели и задачи, перед ней стоящие. Это делается посредством выбора тем для бюллетеня, путем освещения общего позитивного климата, господствующего в организации, посредством уважительной манеры доведения информации до сотрудников.

Бюллетень во многом похож на внутреннюю газету, его задача — дать важную информацию оперативно при небольших организационных расходах. Поэтому в бюллетене при описании событий преобладает использование стиля газетной журналистики с комментарием относительно отдельных частных вопросов, если это требуется. События всегда подаются с учетом взглядов и мнения руководства организации с целью объяснить их понимание вопроса и таким образом повлиять на отношение сотрудников к ситуации.

Ньюслеттер (бюллетень для внутренней аудитории) обычно включает комбинацию сообщений следующего содержания:

- 50% — информация о деятельности самой организации в настоящее время;

- 20% — информация о деятельности, направленной на сотрудников (уровень профессионализма сотрудников, премии, надбавки);

- 20% — информация о внешней среде и событиях (партнерах, конкурентах);

- 10% — информация личностного характера (повышение в должности, переход сотрудников из отдела в отдел, уход на пенсию, увольнение).

Пресс-дайджест

Пресс-дайджест представляет собой подборку или перепечатку статей и заметок из печатных изданий, прямо или косвенно затрагивающих деятельность и имидж организации, а также информацию обо всех случаях упоминания об организации в эфире с указанием даты и времени передачи, а также с изложением ее краткого содержания. На основании контент-анализа собранных материалов регулярно, еженедельно или ежемесячно, составляется отчет для знакомства с ним руководства и принятия оперативных мер, если это может потребоваться.

В тех случаях, когда опубликована негативная информация, не соответствующая действительности и наносящая ущерб организации, реакция службы по связям с общественностью (по указанию руководства) должна быть незамедлительной.

До широкого использования в организациях высоких технологий пресс-дайджест обычно выглядел как пухлый альбом с вклеенными в него материалами из разных СМИ, причем принцип последовательности расположения материалов мог быть разным.

В одной организации может соблюдаться так называемый календарный подход — сверху всегда находится самый последний опубликованный материал. В другой организации помимо календарного принципа может применяться разделение материалов по видам СМИ.

 

Вопрос 8 «Контролируемые организацией PR-материалы, предназначенные для внутренней аудитории. Медиа-план. Медиа-карта»

Медиа - план

При планировании РЛ-кампаний одной из главных забот специалиста по связям с общественностью является выбор наиболее эффективных путей передачи информации целевым аудиториям. Анализ целевой аудитории (демографический и социографический) дает ответы на целый PRд вопросов относительно выбора конкретных средств массовой информации, которые предпочитает данная целевая аудитория.

Для принятия решения о стратегии и тактике достижения целевой аудитории учитывается так называемый «список переменных»,

Медиа-задача

Достичь 60% целевой аудитории путем публикации материалов в течение первого месяца кампании.

Медиа-стратегия

1. Сконцентрировать подготовку материалов для возрастной категории 50-80 лет.

2. Использовать два телеканала и три региональные газеты.

Медиа-тактика

Основанна на характеристиках целевой аудитории, а также список функциональных характеристик различных СМИ, имеющихся в медиа-карте.

Медиа-карта

Всем специалистам по связям с общественностью хорошо известно, что одной из основных целевых аудиторий для организации всегда остаются средства массовой информации. Это положение фактически не зависит от характера организации и того, к какому сектору она относится, — к структурам власти, бизнесу или к некоммерческой сфере. Во всех случаях использование средств массовой информации для более эффективного оповещения целевых аудиторий о деятельности организации считается оптимальным. Конечно, у средств массовой информации появился мощный конкурент, также являющийся быстрым и надежным средством передачи информации, — Интернет, — но пока что, в России, по крайней мере, он еще уступает СМИ в популярности и объеме пользователей.

Для того чтобы работа отделов по связям с общественностью была результативной, надо хорошо знать не только структуру и специфику работы каждого отдельного вида средств массовой коммуникации, но и журналистов, с которыми придется работать. Для этих целей в орга-низации создается специальный документ, называемый медиа-картой, в котором фиксируются все существенные сведения, необходимые для налаживания и поддержания взаимоуважительных, полезных и эффек-тивных отношений.

В медиа-карту включаются все виды СМИ, с которыми работает организация: массовые, отраслевые и узкопрофессиональные газеты и журналы, каналы радио и телевидения, с указанием наиболее интересных для организации программ, тиража и объема целевых аудиторий, графика выхода и выпуска в свет, имен и фамилий главного редактора, редакторов отделов и направлений и т. д.

 

Вопрос 1 «Основы письменной коммуникации и классификации ПР – материалов»

РR-материалы любой организации создаются с целью продвижения информации для достижения понимания, адекватного отношения и желаемого поведения со стороны групп общественности, которые могут быть заинтересованы или обеспокоены действиями данной организации. Следовательно, наиболее эффективная коммуникация достигается в тех случаях, когда в процессе ее осуществления использованы знания, касающиеся мотивации поведения человека. Например, если общенациональная политика в области здравоохранения направлена на сохранение здоровья и активной жизнедеятельности каждого гражданина, то соответствующая PR-кампания может включать пропаганду превентивной медицины. В таком случае, первоочередной задачей кампании будет обеспечение информацией («крепкому здоровью и хорошему самочувствию способствует превентивная медицина»), далее нужно создать понимание вовлеченности членов общества в обсуждаемую проблему («мое здоровье ухудшится, если я не буду заботиться о себе»), и наконец, призвать каждого из них к действию («пожалуй, мне следует присоединиться к поддержке этой инициативы»).

Приведенная выше PR-кампания, может, и не окажется достаточно эффективной, но она уж наверняка провалится, если письменные материалы, подготовленные PR-специалистами, не будут спланированы и оформлены соответствующим образом. Умение хорошо излагать свои мысли в письменной форме — необходимый навык специалиста любой профессии, связанной с интеллектуальным трудом. Можно назвать десятки таких профессий и, тем не менее, сказать с большой долей обоснованности, что, за исключением, пожалуй, труда писателя, две профессии — журналиста и РR-специалиста — выделяются из всех остальных. Положением, объединяющим эти две профессии, является необходимость писать понятным языком (ясно), давать правдивую информацию (точно), не расплываться по древу (сжато).

Действительно, на заре возникновения и становления PR-профессии в качестве обязательного требования к PR-специалисту со стороны работодателя в США было наличие предварительного опыта журналистской работы. В настоящее время такие требования ушли в прошлое, однако многие положения, принятые в журналистской практике, так же важны и в PR-профессии, и не последнее место занимает тот факт, что РR-специалисты примерно половину своих письменных материалов готовят для средств массовой информации.

Существуют три основных аспекта, по которым деятельность журналистов и РR-специалистов в плане подготовки ими письменных материалов различается коренным образом.

Первое отличие — разные задачи. Деятельность РR-специалиста в организации направлена на использование СМИ для налаживания как односторонней, так и двухсторонней коммуникации с различными целевыми аудиториями, важными для этой организации при реализации ею очередного проекта. Целью такой коммуникации является не просто передача информации, а убеждение, создание мотивации и призыв к действию.

Гарольд Берсон, создатель и руководитель одного из крупнейших в мире РR-агентств Викоп-МакСеНег, филиалы которого работают более чем в 80 странах мира, считает, что PR-специалист, работая на создание положительного имиджа своей организации или своего клиента, не должен забывать о том, что в его обязанности входит также и соблюдение интересов общества.

Задачей же журналиста является сбор информации, обработка и изложение ее в письменном виде с целью дальнейшего доведения новостных материалов до той части общественности, которая читает данное издание, слушает радио или смотрит ТВ-программу. Наиболее важной характеристикой журналистского материала является его объективность, соблюдение абсолютной нейтральности со стороны журналиста. Конечно, при этом манера представления и стиль изложения всегда остаются неотъемлемым правом журналиста.

Второе отличие — разные целевые аудитории. PR-специалист даже в рамках одного проекта готовит письменные материалы всякий раз по-разному, учитывая цель коммуникации и интересы целевой аудитории, а также состав целевой аудитории: будут ли это партнеры, держатели акций, правительственные органы или множество каких-то других групп общественности. Соблюдение интересов и снятие обеспокоенности целевой аудитории в связи с изменением деятельности или новыми проектами организации определяют стиль и манеру представления материалов в подготавливаемых письменных сообщениях. Поэтому в основе таких сообщений всегда лежит глубокое исследование целевых аудиторий, так как только на основе информации, полученной в результате исследования, РR-специалист может подготовить материал, который достигнет целевой аудитории, вызовет интерес и доверие, настроит ее на определенные действия.

Журналист, в отличие от специалиста по связям с общественностью, работая в рамках средств массовой коммуникации, как правило, не направляет свой материал определенной группе общественности. Журналист работает на массовую аудиторию, она в определенном смысле безлика, люди, ее составляющие, могут иметь разные взгляды, интересы, потребности. Поэтому один и тот же материал журналист может передать или продать разным СМИ, лишь бы в нем содержалась важная и интересная информация или даже сенсация.

Даже готовя материалы для профессиональных изданий и имея конкретную аудиторию, журналист передает прежде всего информацию о новых исследованиях, открытиях или технологиях, а не стремится целенаправленно влиять на читателей, так как в последнем случае это уже будет материал из области рекламы или паблик PRлейшнз, ведь, как мы знаем, задача журналиста — информировать, а не убеждать или призывать к действию.

Третье отличие — использование каналов коммуникации. Для журналиста каналом передачи информации всегда будут служить те средства массовой информации, в которых он работает или чей заказ он выполняет.

РR-специалист в силу специфики самой профессии использует все возможные пути доведения письменной информации до целевой аудитории. В рамках одного и того же проекта он не только определяет формат и содержание каждого письменного материала для каждой отдельной целевой аудитории, но также всегда обеспокоен поиском наиболее надежного и быстрого средства передачи этого материала адресату. И его выбор не ограничен только средствами массовой информации (газеты, журналы, радио, телевидение), он может использовать также формат писем, листовок, брошюр.

Проблема классификации — это всегда вопрос выбора того, что