Обеспечение сохранности архивных фондов

 

Научно-практические принципы и подходы организации обеспечения сохранности документов и материалов архивного хранения. Требования к созданию оптимальных условий хранения документов и материалов. Порядок размещения документов в хранилище. Организация и практические мероприятия по учету состояния документов. Проверка наличия и состояния документов и материалов. Нормативные требования и организация практики выдачи документов из хранилища. Осуществление реставрационных и консервационных работ с документами и материалами архивного хранения.

 

Тема 3

Создание и использование научно-справочного аппарата к документам

 

Цель создания, задачи и требования к научно-справочному аппарату к документам. Требования к формированию номенклатуры дел архивного хранения. Порядок составления и требования к описям дел. Составления исторических справок по фондам и делам. Информационные справки указатели: принципы составления, требования и практическая работа.

 

Тема 4

Организация использования архивных материалов

 

Нормативно-правовая база организации использования архивных документов. Условия выдачи дел исследователям. Порядок получения разрешений на пользование фондами и выполнение запросов исследователей. Организация выдачи, контроля, учета и возврата документов. Правила исполнения запросов социально-правового и научного характера. Подготовка информационных писем, архивных справок, архивных копий и выписок.

 

Тема 5

Организация работы архивного учреждения

 

Нормативно-правовая база по организации работы архивного учреждения. Принципы планирования работы архива и деятельности сотрудников. Требования и формы отчетности по работе архивного учреждения и отделов, входящих в его структуру. Требования, задачи и формы внедрения нормативных и методических документов, регламентирующих деятельность архива. Организация делопроизводства и документооборота архивного учреждения и его структурных подразделений.

 

Перечень примерных контрольных вопросов и заданий для самостоятельной работы

 

Задания для самостоятельной работы определяются куратором на месте прохождения практики в зависимости от специфики деятельности архивного учреждения, особенностей фондов и материалов, с которыми студент работает непосредственно.

 

III. Распределение часов практики по темам и видам работ

 

№ п/п	Наименование разделов и тем	Всего (дней)	Формы деятельности	Самост. работа
	Тема 1. Государственная система организации уче­та, хранения и использо­вания документов		Работа с документами норма­тивно-правового характера, ме­тодической литературой, учет­ными документами, персоналом архива и архивными фондами
	Тема 2. Обеспечение со­хранности архивных фондов		Работа с документами норма­тивно-правового характера, ме­тодической литературой, учет­ными документами, персоналом архива и архивными фондами
	Тема 3. Создание и ис­пользование научно-спра­вочного аппарата к документам		Работа с методической литера­турой, документами научно-справочного характера, персона­лом архива и архивными фон­дами
	Тема 4. Организация использования архивных материалов		Работа с документами норма­тивно-правового характера, ме­тодической литературой, учет­ными документами, персоналом архива и архивными фондами
	Тема 5. Организация ра­боты архивного учреж­дения		Работа с документами норма­тивно-правового характера, ме­тодической литературой, отчет­ной документацией, персоналом архива
	ИТОГО:

 

IV. Формы контроля

 

Отчет по практике. По окончании практики студент, в установленные руководителем и согласованные с деканатом исторического факультета сроки, представляет отчетные документы. Основным отчетным документом является характеристика от руководства организации, в которую студент был направлен для прохождения практики.

В документе указываются сроки работы студента в архиве, дается общая характеристика его деятельности, перечисляются основные формы работы и специфика фондов, с которыми непосредственно работал практикант. В заключении характеристики кратко оцениваются достигнутые результаты, степень реализации целей и задач, в соответствии с программой практики. При необходимости называются причины срыва практики или частичного выполнения учебной программы.

Студенты, направленные для прохождения практики за пределы г. Екатеринбурга, в установленные нормативными документами сроки (в течении 3-х рабочих дней после даты приезда в г. Екатеринбург, указанной в командировочном удостоверении) представляют командировочные удостоверения с соответствующими отметками и проездные документы (должны соответствовать сроку командировки и видам транспорта, указанным в приказе о направлении на практику).

 

 

V. Учебно-методическое обеспечение практики

 

Рекомендуемая литература

 

1. Основная

 

Источники:

1. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. – М., 1998.

2. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. – М., 2002.

3. Основные правила работы архивов организаций. – М., 2003.

4. Основные правила работы государственных архивов с кинофотодокументами. – М., 1980.

5. Основные правила работы с кинофотодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах. – М., 1989.

6. Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах. – М., 1985.

7. Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архивном деле. – М., 2002.

8. Федеральный закон «Об архмвном деле в Российской Федерации»: http://www. rusarchives.ru/fz.shtml

 

Литература:

9. Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П., Бурова Е. М. Архивоведение. – М., 2002.

10. Архив фирмы. – М., 1997.

11. Крайская З. В., Челлини Э. В. Архивоведение. – М., 1996.

12. Павлюк Л. В., Киселева Т. Н., Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – М.; СПб., 2001.

 

2. Дополнительная

 

13. Автократов В. Н., Елпатьевский А. В. Проблемы комплектования государственных архивов современными документами: источниковедческий аспект // Источниковедение отечественной истории. – М., 1976.

14. Елпатьевский А. В. О рассекречивании архивных фондов // Отечественные архивы. 1992. № 5.

15. Елпатьевский А. В. Экспертиза ценности документов современных учреждений, организаций, предприятий // Отечественные архивы. – 1994. – № 5.

16. Еремченко В. А. Ведомственное хранение документов в современных условиях // Отечественные архивы. – 1992. – № 5.

17. Организация использования документов ГАФ СССР: Пособие для архивов. – М., 1991.

18. Правила издания исторических документов государственных архивов СССР. – М., 1991.

19. Сергазин Ж. Ф. Основы обеспечения сохранности архивных документов. – М., 1986.

20. Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат: Краткий справочник. – М., 1994.

21. Хорхордина Т. И. История и архивы. – М., 1994.

 

Перечень обучающих, контролирующих компьютерных программ, кино- и телефильмов, мультимедиа и т. п.

 

Определяется на месте прохождения практики, в зависимости от возможностей архивного учреждения и необходимости, определяемой куратором практики в архиве.

 

VI. Ресурсное обеспечение

 

Практика проводится на базе государственных, муниципальных, научных, научно-технических и ведомственных архивов, входящих в структуру Государственного архивного фонда Российской Федерации. Преимущественно студенты направляются в архивные учреждения г. Екатеринбурга: Государственный архив Свердловской области (ГАСО), Государственный архив административных органов Свердловской области (ГААОСО), Центр документации общественных организаций Свердловской области (ЦДООСО), Архив Уральского государственного университета, архивы научно-исследовательских институтов УрО РАН. Кроме того, местом проведения практики могут быть иные архивы федерального, регионального, муниципального и ведомственного подчинения, расположенные в г. Екатеринбурге, по согласованию с руководителем практики.

Архивы частных организаций, юридических лиц, ведущих коммерческую деятельность не могут быть площадками проведения практики, поскольку характер их деятельности не соответствует целям и задачам учебной практики.

Иногородние студенты могут проходить архивную практику по основному месту жительства, при условии, что в населенном пункте имеются архивные учреждения, профиль деятельность которых соответствует вышеопределенным требованиям и может организовать проведение практики.

В порядке исключения студенты могут проходить архивную практику в государственных, муниципальных, научных, научно-технических и ведомственных архивов, входящих в структуру Государственного архивного фонда Российской Федерации, находящихся в других городах РФ, не являющихся местом постоянного проживания учащихся или их родителей. Такая возможность согласовывается с факультетским руководителем практики и руководителем научной работы студента в письменной форме.

Направление студентов для прохождения практики в архивные учреждения осуществляется на основании приказа ректора УрГУ, составленного с учетом договоров между Уральским университетом и руководством соответствующей организации, письменными запросами руководителей архивов.