Тема 3. Использование таблиц в документах.

Тема 3. Использование таблиц в документах.

Объекты таблицы.

Таблица – это специально организованные структуры (контейнеры) для упорядоченного хранения данных.

Способы применения таблиц:

· таблица как структура данных – это позволяет их использовать для анализа итогов и составления прогнозов;

· графическая таблица как средство визуального представления данных – средство повышения эффективности документооборота;

· таблицы в основе печатных данных;

· таблицы в веб - документах – основное достоинство – это гибкость;

· таблицы как источник данных – выполняют роль источника данных для диаграмм;

· таблицы как объект базы данных – выполняют роль средства для создания и обслуживания простейшей базы.

Кроме обычных таблиц, созданных непосредственно в документе, документы Word могут содержать таблицы, импортированные из MSExcel.

Любая таблица представляет собой совокупность прямоугольных ячеек, расположенных по строкам и столбцам. Каждая ячейка находится на пересечении одного столбца и одной строки. На пересечении столбцов и строк находятся ячейки. Такая таблица называется правильной (рисунок 3.1).

Рисунок 3.1 – Структура правильной таблицы

В ячейках таблиц размещается информация произвольного типа: текст, числа, графика, рисунки, формулы, вложенные таблицы.

Высота строк таблицы - произвольная, может различаться для разных строк таблицы, но ячейки одной строки имеют одинаковую высоту.

Ширина ячеек одной строки и даже одного столбца - произвольная, в том числе и одинаковая. Первоначально указанное при создании таблицы число строк и столбцов можно изменять, добавляя новые или удаляя существующие строки и столбцы.

Среда Word предоставляет возможность использования таблиц произвольной конфигурации, с различным числом строк, столбцов даже на уровне отдельной строки таблицы. Таблица с такой структурой получается путем объединения нескольких соседних ячеек в одну. При этом образуется новый объект – объединенная ячейка. В такой ячеистой структуре нет четкого разделения на строки и столбцы. Такая структура может использоваться для расположения частей текста в определенных местах на странице (рисунок 3.2).

Рисунок 3.2 Структура таблицы произвольной формы

 

Ячейка является элементарным объектом таблицы.

Ячейка - область, в которой располагается текст и рисунки.

Если включить режим отображения непечатаемых символов, то будут видны символы области ячейки и символы конца строки таблицы (рисунок 3.3).

Рисунок 3.3. – Объекты таблицы

Символы области ячейки и символы конца строки таблицы одинаковые по виду, но имеют разное назначение.

Символ внутри ячейки показывает, где будет вводиться текст в ячейку. Он несет в себе информацию о месте и значениях параметров текста, который будет набран в ячейке.

Около символов конца строки текст набирать нельзя. Эти символы позволяют вставить новые строки.

Работа с текстом в ячейке аналогична работе с текстом на обычной странице. Только ширина текста существенно меньше. При работе в ячейке на горизонтальной линейке отображается ее ширина и маркеры отступов текста (рисунок 3.3).

Для символов и абзацев текста можно установить все возможные значения параметров. Чтобы привязать рисунки к ячейке, они должны иметь положение «в тексте».

При работе с таблицей среда распознает следующие объекты:

· таблица в целом,

· строка,

· столбец,

· ячейка.

Каждый объект имеет набор параметров, которые можно просмотреть и изменить на вкладках Конструктор и Макет (рисунок 3.4 (а) и (б)).

а)

б)

Рисунок 3.4 – Вкладки Конструктор и Макет

Вкладки Конструктор и Макет, связанные с таблицами, автоматически отображаются, когда курсор находится в произвольной ячейке таблицы.

Создание таблицы

Процесс создания таблиц включает в себя три этапа.

1. Создание предварительного макета таблицы (при необходимости — рисование таблицы).

2. Заполнение ячеек таблицы текстом или числами.

3. Форматирование подготовленной таблицы и размещение ее в тексте документа.

Создать таблицу можно несколькими способами, используя вкладку Вставка изгруппы Таблицы:

· интерактивным выбором

· или выбором одного из пунктов ниспадающего меню.

Изменение таблицы

Выделение элементов таблицы

Перед тем как работать с текстом в ячейках, их надо предварительно выделить:

· для выделения всей таблицы надо нажать на перекрестие, расположенное у верхнего левого угла таблицы (рисунок 3.12);

Для выделениявсей таблицы

Рисунок 3.12 – Выделение таблицы

 

· для выделения строки в таблице надо сделать щелчок в поле документа, расположенного левее выделяемой;

· для выделения столбца надо щелкнуть у верхней границы выделяемого столбца (курсор при этом приобретет вид жирного указателя);

· выделить несколько соседних ячеек – протяжкой мыши при нажатой клавише Shift;

· выделить ячейки в произвольном порядке – протяжкой мыши при нажатой клавише Ctrl.

Удаление строк и столбцов

Для удаления строк и столбцов таблицы можно воспользоваться соответствующими кнопками контекстной вкладки Макет следующим образом:

· установите курсор в любую ячейку удаляемой строки или удаляемого столбца таблицы;

· нажать кнопку Удалить группы Строки и столбцы и в меню выбрать соответствующую команду (Удалить строки или Удалить столбцы).

При работе в других вкладках для удаления строк и столбцов можно воспользоваться клавиатурой или контекстным меню. Для этого надо выделить удаляемую строку (удаляемый столбец) ® нажать клавишу BackSpace или щёлкнуть правой кнопкой мыши по выделенному элементу таблицы и выбрать команду Удалить строки (Удалить столбцы).

 

Клавиша DeleteНЕ УДАЛЯЕТ строки и столбцы таблицы, а только ОЧИЩАЕТ их содержимое. Если выделить одновременно строку текста над таблицей и строку (или строки) таблицы и нажать Delete, то удалится и строка текста, и выделенная часть таблицы. То же самое будет при выделении части таблицы и текста ниже таблицы

Удаление ячеек

Удаление ячеек может потребоваться для исправления структуры таблицы: надо установить курсор в ячейку, нажать кнопку Удалить группы Строки и столбцы, и выбрать команду Удалить ячейки или щёлкнуть правой кнопкой мыши по ячейке и выбрать команду контекстного меню Удалить ячейки (рисунок 3.15).

.Рисунок 3.15 – Кнопка Удалить ячейки

Удаление таблицы

Для удаления таблицы можно воспользоваться контекстной вкладкой Макет: надо установить курсор в любую ячейку таблицы и нажать кнопку Удалить группы Строки и столбцы и в меню выбрать команду Удалить таблицу.

Таблицу также можно удалить, удалив все её строки или столбцы.

Преобразование текста в таблицу

Для преобразования текста в таблицу необходимо разделить текст с помощью табуляции, точки с запятой или другого знака-разделителя, чтобы указать начало нового столбца. Строка таблицы отмечается знаком абзаца.

Надо выделить нужный фрагмент. Далее выбрать Вставка ® Таблица ® Преобразовать текст.

В появившемся окне (рисунок 3.16):

· в счетчике Число столбцов задать нужное количество столбцов (число строк устанавливается автоматически);

· в разделе Автоподбор ширины столбцов надовыбрать способ изменения ширины столбцов таблицы (при выборе параметра постоянная можно указать ширину столбцов);

· выберите знак разделителя.

Рисунок 3.16 – Окно преобразования текста в таблицу

Разделение таблицы

Таблицу можно разделить по горизонтали. Для этого надо установить курсор в любой ячейке строки, с которой будет начинаться новая таблица и на вкладке Макет в группе Объединить нажать кнопку Разделить таблицу или нажать комбинацию клавиш Ctrl + Shift + Enter.

Оформление таблицы

Оформление текста таблицы

Выравнивание текста

Текст и иное содержимое ячейки по умолчанию размещается с выравниванием по левой границе в верхней части ячейки.

Если высота ячейки позволяет, можно изменить вертикальное и горизонтальное выравнивание. Для этого надо выделить фрагмент таблицы, для ячеек которого изменяется выравнивание (если выравнивание изменяется в одной ячейке, её можно не выделять, достаточно установить в ней курсор) и на вкладке Макет в группе Выравнивание выбрать один из девяти возможных вариантов (рисунок 3.28).

Рисунок 3.28 – Кнопки выравнивания на вкладке Макет в группе Выравнивание

Автоподбор параметра шрифта

Можно установить автоматический подбор параметров шрифта (интервал и масштаб) таким образом, чтобы содержимое ячейки располагалось в одну строку от края до края ячейки.

Для этого надо выделить ячейки, для которых требуется установить автоподбор параметров шрифта и на вкладке Макет в группе Таблица нажать кнопку Свойства.

В появившемся окне Свойства таблицы выберите вкладку Ячейка и нажмите кнопку Параметры. В окне Параметры ячейки установите флажок вписать текст (рисунок 3.29).

Рисунок 3.29 – Окно Параметры ячейки

Если текст не помещался в ячейке в одну строку, он будет «уплотнён» за счет уменьшения масштаба (ширины) символов.

Если ширина текста была меньше ширины ячейки, он будет «разрежен» за счёт увеличения интервалов между символами.

При установке курсора в ячейку с вписанным текстом там может отображаться подчеркивание бирюзовым цветом. Обычно оно исчезает при выводе курсора из ячейки и в любом случае не выводится на печать.

Сортировка данных в таблице

Для сортировки данных в таблице, надо выделить нужные данные в таблице (или поместить курсор в любую ячейку таблицы) навкладка Макет в группе Данные воспользоваться кнопкой Сортировка (рисунок 3.30).

Рисунок 3.30 – Группа Данные вкладка Макет

В открывшемся окне Сортировка задать способ сортировки (по возрастанию или по убыванию) и другие параметры (рисунок 3.31).

Рисунок 3.31 – Окно Сортировка

Так же для сортировки данных в таблице можно воспользоваться кнопкой Сортировка в группе Абзац вкладки Главная (рисунок 3.32).

Кнопка Сортировка

Рисунок 3.32 - Кнопка Сортировка в группе Абзац вкладки Главная

Свойства таблицы

С помощью окна Свойства таблицы можно настроить параметры строк, столбцов, ячеек (рисунок 3.33).

Рисунок 3.33 – Окно Свойства таблиц

Вызвать окно Свойства таблицы можно с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши).

Необходимыми свойствами при работе с таблицами является:

· свойство, при котором шапка таблицы печатается на всех листах. Для этого надо выделить в таблице первую строку (шапку), затем выбрать Свойства таблицы ® Строка и отметить  («галочкой») повторять как заголовок на каждой странице (рисунок 3.34).

Рисунок 3.34 – Свойство таблицы повторять как заголовок на каждой странице.

· для того, чтобы текст в ячейке таблицы не переносился на следующую страницу, надо снять разрешить перенос строк на следующую страницу;

· чтобы высота строк задавалась автоматически, надо снять Высота.

Вычисление в таблицах MSWord.

Таблица – совокупность текстовых и графических данных, размещенных по ячейкам.

Совокупность всех вертикально расположенных друг под другом ячеек образуют столбец таблицы. Совокупность всех горизонтальных ячеек одного уровня образуют строку таблицы. На пересечении строк и столбцов располагается ячейка.

Для определения координат ячейки необходимо сначала определиться с номером строки –1, 2, 3 и т. д. (считать сверху вниз), а затем в этой строке отсчитать нужный столбец – A, B, C и т.д. (считать слева на право).

Ссылки на ячейки таблицы имеют вид A 1, A 2, B 1, B 2 и т.д., где буква указывает на столбец, а цифра — на строку.

Пример определения адреса ячейки приведен на рисунке 3.35.

	Столбец А	Столбец В	Столбец С	Столбец D
Строка 1	А1	В1	С1	D1
Строка 2	А2		B2
Строка 3	А3	В3		C3

Рисунок 3.35 - Обозначение ячеек в таблице Word

Для выполнения вычислений в таблице MSWord установите курсор в ячейку, в которую вы хотите поместить результат вычислений, выполните команду Макет ® Данные ® Формула (рисунок 3.36).

Рисунок 3.36 – Выполнение вычислений в таблице

В диалоговом окне Формула (рисунок 3.37) в поле Формула введите нужную формулу или выберите ее в списке Вставить функцию.

Рисунок 3.37 – Встроенные функции

Формула всегда вводится после знака «равно» (=), а ссылки на ячейки вводятся на латинском регистре.

Знак «точка с запятой» (;) - используется для определения отдельных ячеек.

Знак «двоеточие (:) - для определения блока ячеек.

При вычислении можно воспользоваться арифметическими операторами (таблица 3.1).

 

Таблица 3.1 – Арифметические операторы

Чтобы выполнить вычисление, после ввода формулы, нажмите кнопку О k.

Формула задается как выражение, в котором могут быть использованы:

· константы;

· ссылки на ячейки таблицы (адреса ячеек):

- ссылки на ячейки таблицы состоят из обозначения столбца и номера строки и разделяются запятыми, например А1, В4;

- в ссылках на блок (диапазон) ячеек указывают через двоеточие адреса ячеек начала и конца блока, например А1:В4;

- ссылки на всю строку или весь столбец записываются так:

1:1 (ссылка на строку 1),

А:А (ссылка на столбец А);

· знаки арифметических операций (таблица 3.1);

· встроенные функции Word;

· ключевые слова для ссылки на блок ячеек:

LEFT          - ячейки, расположенные в строке левее ячейки с формулой (SUM (LEFT) — сумму ячеек слева от ячейки);

RIGHT       - ячейки, расположенные в строке правее;

ABOVE      - ячейки, расположенные в столбце выше (SUM (ABOVE) вычисляет сумму ячеек сверху относительно текущей ячейки);

BELOW     - ячейки, расположенные в столбце ниже.

Для функций с пустыми скобками допустимо любое число аргументов, разделенных точкой с запятой (;). Аргументы могут быть числами, формулами, именами ячеек или закладок.

В таблице 3.2 представлен некоторый список функций, которые используются при записи формул.

Таблица 3.2 - Некоторые встроенные функции Word

Функция	Назначение функции	Пример
ABS(x)	Абсолютное значение числа или функции	ABS(A1)
SUM()	Нахождение суммы чисел в указанном блоке ячеек	SUM (А1:Е6) или SUM (ABOVE)
PRODUCT()	Произведение чисел в указанном диапазоне ячеек	PRODUCT (А 1; Е 6) или PRODUCT (3;4;5)=60
МАХ()	Нахождение максимального значения в указанном блоке ячеек	МАХ (А1:Е6;В10;Н16)
MIN()	Нахождение минимального значения в указанном блоке ячеек	MIN (А1:Е6;В10;Н16)
COUNT()	Подсчет числа значений в указанном блоке ячеек	COUNT (A1:E6;B10;H16)
AVERAGE()	Вычисление среднего арифметического значения для диапазона ячеек	AVERAGE (А1:Е6;В10)

 

Формула вставляется в ячейку таблицы как специальное поле. При изменении значений в вычисляемых ячейках результат не будет автоматически изменяться. Для пересчёта следует выделить ячейку и нажать клавишу F9.

Формат вывода результата вычислений можно изменять по усмотрению пользователя в диалоговом окне Формула в поле Формат числа, например 0,00 (с двумя десятичными знаками после запятой), 0,00% (в виде процентов) и т.д.

Сумму значений в строке или столбце таблицы можно также вычислять с помощью кнопки — Автосумма на панели инструментов Таблицыи границы.

В Word ссылки на ячейки всегда являются абсолютными ссылками. Абсолютная ссылка — это точный адрес ячейки. Когда такой адрес используется в формуле, он не зависит от положения ячейки, содержащей эту формулу. Поэтому при копировании или перемещении формул ссылки на адреса ячеек нужно редактировать вручную.

Например: Для вычисления среднего значения чисел 10 и 5 (рисунок 3.38) нужно установить нужно установить курсор в ячейку справа от ячейки с текстом Всего, выбрать команду Макет ® Данные ® Формула.

Рисунок 3.38 – Вычисление среднего значения

В появившемся окне формулу можно задать двумя способами:

· выбрать из спискаВставить функцию нужную функцию и в скобках записать латинскими буквами адреса ячеек через соответствующий разделитель). Для данной задачи формула примет следующий вид: =AVERAGE(В1;СЗ);

· записать формулу вручную:=(В1+СЗ)/2.

Информационные поля. Поля времени и даты.

К объектам, которые формируются автоматически и также автоматически обновляются, относятся: оглавление документа, ссылки, сноски, а также поля даты и времени.

Поступают сведения в поле времени и поле даты непосредственно от операционной системы Windows.

Для ввода полей даты и времени, установите курсор ввода, где нужно поместить поле даты. Это можно сделать несколькими способами:

· на вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки и выберите команду Поле. Выберите в поле Категории строку Дата и время ® из списка Поля строку Date и выберите формат, который хотите использовать (рисунок 3.39).

Рисунок 3.39 – Окно кнопки Поле

· на вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Дата и время (рисунок 3.40).

 

Вставить дату ивремя

Рисунок 3.40 – Кнопка Вставка текущей даты и времени

 

Выберите из списка Форматы нужныйформат (рисунок 3.41).

Рисунок 3.41 – Кнопка выбор формата текущей даты и времени

 

Для оперативного ввода поля время в документ используется комбинация клавиш Alt + Shift + T - в документе появится поле, содержащее отметку времени. Щелчок основной кнопки мыши на этом поле выделяет все значение поля целиком.

Для оперативного ввода поля даты в документ используется комбинация клавиш Alt + Shift + D - в документе появится поле, содержащее отметку текущей календарной даты. Щелчок основной кнопки мыши также выделяет все значение этого поля целиком.

Как время, так и дата в момент вставки поля в документ имеют вполне актуальные значения. В дальнейшем они начинают стареть. Обновление полей удобно выполнять с помощью контекстного меню:

· выделите поле щелчком;

· щелкните на поле правой кнопкой мыши — откроется контекстное меню. Выберите в контекстном меню команду Обновить поле.

 

Важно не забывать обновлять поля перед печатью, в частности, когда в документе имеются колонтитулы

Практическая работа 3

Цель работы

Освоить создание и форматирование таблиц.

Умение работать с вычисляемыми полями.

Задание 1. Создание кроссворда

Создать Кроссворд по образцу (рисунок 3.42).

Рисунок 3.42 – Образец Кроссворда

 

Вставить заголовок перед Кроссвордом.

Отформатировать вопросы к кроссворду в виде нумерованного списка. Расположить вопросы под сеткой кроссворда.

Методические рекомендации и порядок выполнения задания 1

1. Создайте новый документ.

2. Сохраните документа, присвоив имя: Пр_3_Задание1_ Word _ФамилияСтудента.

3. Установите параметры страницы.

4. Нажмите кнопку Непечатаемые символы (или комбинацию клавиш Ctrl + Shit +8).

5. Нажмите несколько раз клавишу Enter, так чтобы на странице появилось несколько символов конца абзаца. Установите курсор таким образом, чтобы до него и после были символы конца абзаца.

6. Удобным для Вас способом создайте таблицу размером 14х5.

7. Выделите всю таблицу и в окне Свойства табли цы установите ширину и высоту ячеек, равную 1см.

8. Отобразите сетку (Макет ® Отобразить сетку).

9. Выделите таблицу и удалите границы ячеек таблицы (Нет границ). При этом на экране может остаться серая сетка, показывающая Вам границы ячеек таблицы (при печати эта сетка не будет видна).

10. Выделите таблицу и во вкладке Конструктор выберите тип и толщину границы.

11. Выделите ячейки, содержащие одно из слов кроссворда, и нажмите кнопку Все границы . Выделенные ячейки будут обведены границей.

12. Аналогично установите границу для ячеек, содержащих остальные слова.

13. Перед вводом текста в ячейки, необходимо их отформатировать:

· Маркер первой строки и Маркер левого края для всех столбцов должны быть расположены на одном уровне (рисунок 3.43).

	Установка маркероввыделенногостолбца

 

 

Рисунок 3.43 – Форматирование ячеек таблицы

 

· текст в ячейках должен быть расположен по центру. Для этого необходимо выделить всю таблицу и используя контекстное меню (правая кнопка мыши), выбрать Выравнивание ® Выровнять по центру (рисунок 3.44).

Рисунок 3.44 – Выравнивание ячеек

14. Разгадайте кроссворд[1].

Вопросы к кроссворду:

1. Программируемое электронное устройство, способное обрабатывать данные и производить вычисления.

2. Постоянная величина.

3. Наиболее распространенный носитель информации.

4. Выводит информацию на бумагу.

5. Точка или другой знак, помещенный перед текстом. 

15. Впишите в клетки буквы в соответствии с ответами по данным пунктам.

16. Выделите колонку 7 желтым цветом.

17. Вставьте перед кроссвордом заголовок: Кроссворд. Расположите его по центру, используя группу Абзац на инструментальной ленте.

Чтобы текст абзаца располагался строго по центру, уберите отступ (красную строку).

Цвет заголовка – зеленый; размер шрифта – 18; тип шрифта – Arial; интервал – одинарный; интервал перед и после – 12пт.

18. Расположите кроссворд так, чтобы он помещался на одной странице (для очень больших кроссвордов можно располагать поле кроссворда на одной странице, а вопросы к нему – на другой).

Если кроссворд не помещается на одной странице, а клетки в нем Вы не хотите уменьшать, расположите на одной странице кроссворд с заголовком, а на другой – вопросы к нему.

19. Добавьте вопросы к кроссворду. Для этого установите курсор после таблицы, напечатайте «Вопросы к кроссворду» и ниже, в виде нумерованного списка, сами вопросы.

20. Отформатируйте текст вопросов (TimesNewRoman, 14 пт; выравнивание по ширине; красная строка 1,25; отступы и интервалы – 0; межстрочный интервал одинарный).

21. Сохраните созданный документ.

Задание 2. Формирование простой таблицы

Создать Служебную записку по образцу (рисунок 3.45).

Методические рекомендации и порядок выполнения задания 2

1. Создайте новый документ.

2. Сохраните документ, присвоив имя: Пр_3_Задание2_ Word _ФамилияСтудента.

3. Нажмите кнопку Непечатаемые символы.

4. Установите параметры стиля документа - Обычный (практическая работа 2):

· шрифт Times New Roman, размер – 14 пт;

· межстрочный интервал – 1;

· отступы слева и справа – 0;

· интервалы до и после – 1;

· красная (первая) строка – 1,25;

· выравнивание - по ширине.

5. Введите текст обращения (до слов Служебная записка). Выделите введенный текст и примените к нему стиль Обычный, установите маркеры первой строки и маркер левого края на позицию 8 см.

6. Введите текст заголовка. Расположите его по центру. Шрифт заголовка: полужирный, увеличенный на 2 пт от основного текста.

7. Введите основной текст до таблицы и примените к нему стиль Обычный.

8. Создайте таблицу по образцу (рисунок 3.45).

Рисунок 3.45 – Образец таблицы из Служебной записки

· для создания таблицы выбираем на вкладке Вставка группа Таблицы кнопка Вставить таблицу доступным для Вас способом;

· при выделении таблицы появляются вкладки Конструктор и Макет (рисунок 3.4 (а) (б));

· зафиксируйте ширину столбцов таблицы: выделите таблицу ® Автоподбор ® Фиксированная ширина таблицы.

· для добавления строки в конец таблицы надо поставьте курсор в конец последней строки и нажмите Enter;

· для создания границ таблицы можно воспользоваться:

- кнопками, ,расположенными во вкладке Конструктор группы Нарисовать границы (с помощью этих кнопок можно рисовать и стирать линии таблицы);

- или с помощью группы Абзац вкладки Главная кнопка Границы.

9. Заполните таблицу по образцу (рисунок 3.46)

Рисунок 3.46 – Образец заполненной Таблицы из Служебной записки

 

10. Текст в каждой клетке таблицы представляет собой отдельный абзац. С ним можно выполнять все вышеописанные действия: задавать выравнивание текста, размер красной строки и т.д.

11. В колонке № п/п строки должны бытьпронумеруйте с помощью кнопки Нумерованный список.

12. Вставим в таблицу вычисляемые поля. Для этого необходимо поставить курсор в нужную ячейку и, в появившейся вкладке Макет, выбрать группу Данные и нажать кнопку Формула. Появится окно, в котором в строке Формула введите: = C 2* D 2 (рисунок 3.47).

Рисунок 3.47 – Вычисление Итого

 

13. Аналогично произведите вычисления в ячейках со 3-ей по 6-ую в столбце Итого.

14. Для вычисления итоговой суммы надо воспользоваться встроенной функцией для вычисления Суммы. Для этого надо поставить курсор в нужную ячейку таблицу и воспользоваться встроенной функцией. Появится окно, в котором в строке автоматически будет проставлена формула: SUM (ABOVE).

15. Для вычисления 7% суммы НДС от Суммы, надо ввести формулу (рисунок 3.48).

Рисунок 3.48 – Ввод формулы вычисления НДС

16. Введите самостоятельно формулу для вычисления ИТОГО (общей суммы затрат на покупки и НДС).

17. Примените стили к созданной таблице (по своему усмотрению) (вкладка Конструктор группа Стили таблиц).

18. Вставьте сегодняшнюю дату (под таблицей), используя Вставка ® Текст ® Дата и время.

19. Введите строку для подписи (рисунок 3.49).

Рисунок 3.49 - Созданная Служебная записка

Задание 3. Внесение изменений в таблицу

Самостоятельно внести изменения в задание 2 «Служебная записка»:

· добавить две строки с указанием покупаемого товара и его стоимости;

· произвести расчеты в соответствующих строках;

· обновить (правой кнопкой мыши® Обновить поля) и внести изменения в Итоговые суммы.

Результат выполнения задания 3

Например, созданная Служебная записка (рисунок 3.50)

Рисунок 3.50 – Образец Служебная записка

[1] Ответы на кроссворд: 1- компьютер; 2 – константа; 3 – диск; 4 – принтер; 5- маркер.

Тема 3. Использование таблиц в документах.

Объекты таблицы.

Таблица – это специально организованные структуры (контейнеры) для упорядоченного хранения данных.

Способы применения таблиц:

· таблица как структура данных – это позволяет их использовать для анализа итогов и составления прогнозов;

· графическая таблица как средство визуального представления данных – средство повышения эффективности документооборота;

· таблицы в основе печатных данных;

· таблицы в веб - документах – основное достоинство – это гибкость;

· таблицы как источник данных – выполняют роль источника данных для диаграмм;

· таблицы как объект базы данных – выполняют роль средства для создания и обслуживания простейшей базы.

Кроме обычных таблиц, созданных непосредственно в документе, документы Word могут содержать таблицы, импортированные из MSExcel.

Любая таблица представляет собой совокупность прямоугольных ячеек, расположенных по строкам и столбцам. Каждая ячейка находится на пересечении одного столбца и одной строки. На пересечении столбцов и строк находятся ячейки. Такая таблица называется правильной (рисунок 3.1).

Рисунок 3.1 – Структура правильной таблицы

В ячейках таблиц размещается информация произвольного типа: текст, числа, графика, рисунки, формулы, вложенные таблицы.

Высота строк таблицы - произвольная, может различаться для разных строк таблицы, но ячейки одной строки имеют одинаковую высоту.

Ширина ячеек одной строки и даже одного столбца - произвольная, в том числе и одинаковая. Первоначально указанное при создании таблицы число строк и столбцов можно изменять, добавляя новые или удаляя существующие строки и столбцы.

Среда Word предоставляет возможность использования таблиц произвольной конфигурации, с различным числом строк, столбцов даже на уровне отдельной строки таблицы. Таблица с такой структурой получается путем объединения нескольких соседних ячеек в одну. При этом образуется новый объект – объединенная ячейка. В такой ячеистой структуре нет четкого разделения на строки и столбцы. Такая структура может использоваться для расположения частей текста в определенных местах на странице (рисунок 3.2).

Рисунок 3.2 Структура таблицы произвольной формы

 

Ячейка является элементарным объектом таблицы.

Ячейка - область, в которой располагается текст и рисунки.

Если включить режим отображения непечатаемых символов, то будут видны символы области ячейки и символы конца строки таблицы (рисунок 3.3).

Рисунок 3.3. – Объекты таблицы

Символы области ячейки и символы конца строки таблицы одинаковые по виду, но имеют разное назначение.

Символ внутри ячейки показывает, где будет вводиться текст в ячейку. Он несет в себе информацию о месте и значениях параметров текста, который будет набран в ячейке.

Около символов конца строки текст набирать нельзя. Эти символы позволяют вставить новые строки.

Работа с текстом в ячейке аналогична работе с текстом на обычной странице. Только ширина текста существенно меньше. При работе в ячейке на горизонтальной линейке отображается ее ширина и маркеры отступов текста (рисунок 3.3).

Для символов и абзацев текста можно установить все возможные значения параметров. Чтобы привязать рисунки к ячейке, они должны иметь положение «в тексте».

При работе с таблицей среда распознает следующие объекты:

· таблица в целом,

· строка,

· столбец,

· ячейка.

Каждый объект имеет набор параметров, которые можно просмотреть и изменить на вкладках Конструктор и Макет (рисунок 3.4 (а) и (б)).

а)

б)

Рисунок 3.4 – Вкладки Конструктор и Макет

Вкладки Конструктор и Макет, связанные с таблицами, автоматически отображаются, когда курсор находится в произвольной ячейке таблицы.

Создание таблицы

Процесс создания таблиц включает в себя три этапа.

1. Создание предварительного макета таблицы (при необходимости — рисование таблицы).

2. Заполнение ячеек таблицы текстом или числами.

3. Форматирование подготовленной таблицы и размещение ее в тексте документа.

Создать таблицу можно несколькими способами, используя вкладку Вставка изгруппы Таблицы:

· интерактивным выбором

· или выбором одного из пунктов ниспадающего меню.