Ведение делопроизводства административной комиссии

 

10.1. Общие положения.

10.1.1. В административной комиссии председатель административной комиссии руководит делопроизводством и является ответственным за его состояние.

10.1.2 Ответственным за ведение делопроизводства административной комиссии является ответственный секретарь административной комиссии, который ведет делопроизводство административной комиссии, отвечает за учет и сохранность документов административной комиссии.

На него возлагаются обязанности:

· по приему, регистрации и отправке корреспонденции;

· по учету движения и хранению дел об административных правонарушениях;

· по заполнению и ведению форм первичного учета;

· учет и регистрация поступивших заявлений, жалоб, писем;

· подготовка запросов, писем, извещений, выписка повесток, вызов участников производства по делу об административном правонарушении;

· контроль за исполнением запросов административной комиссии;

· выдача документов из дел об административных правонарушениях;

· проверка явки лиц, вызванных на заседание административной комиссии, и отметка в повестках времени их нахождения на заседании административной комиссии;

· ведение протоколов заседаний административной комиссии;

· ознакомление с материалами дел об административных правонарушениях соответствующих участников производства по делу об административном правонарушении по их ходатайствам;

· оформление административных дел после их рассмотрения административной комиссией;

· оформление постановлений по делам об административных правонарушениях;

· направление вступивших в законную силу постановлений по делам об административных правонарушениях для принудительного исполнения;

· осуществление иных полномочий в соответствии со своей компетенцией.

Председатель административной комиссии осуществляет общее руководство делопроизводством в комиссии и отвечает за его состояние. Им же осуществляется организационное обеспечение работы административной комиссии. За хранение журналов учета, своевременность и достоверность вносимых в них сведений ответственность несет ответственный секретарь административной комиссии.

10.2. Требования к подготовке документов

10.2.2. Бланк административной комиссии - стандартный лист бумаги с
нанесенными на нем реквизитами административной комиссии: полное наименование
административной комиссии, почтовый индекс и адрес нахождения административной
комиссии, номера телефонов и адрес электронной почты.

10.2.3. Бланки административной комиссии изготавливают с помощью средств
вычислительной техники на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5
(148 x210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

· левое - 20 мм; правое -10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм.

10.2.4. При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Office Word версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Суr размером № 11-12 (для оформления табличных материалов) №14 для оформления текста.

10.3. Порядок приема, отправления дел об административных правонарушениях и
корреспонденции.

10.3.1. Все дела об административных правонарушениях и почтовая
корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные)
непосредственно в административную комиссию, принимаются, а также отправляются по
назначению ответственным секретарем административной комиссии.

10.3.2. Ответственный секретарь административной комиссии вскрывает пакеты,
проверяет соответствие административных дел и других материалов описи, а затем ставит
на первой странице дела (письма и т.п.) штамп, где указывается дата поступления
материала в административную комиссию, регистрационный номер документа по
журналу учета входящей корреспонденции.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам.

Конверты от поступивших по почте документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

10.3.3. Поступившие в административную комиссию дела, материалы и иные
документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а также
телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции.

10.3.4. Лицо, предоставившее материалы непосредственно в административную комиссию, может представить дополнительную копию сопроводительного письма либо иного представленного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

10.3.5. При отправке по назначению административных дел, других документов, в том числе при их направлении электронной почтой, факсимильной связью, их регистрация производится в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Исходящий номер на исходящих документах должен соответствовать номеру, указанному в журнале.

10.3.6. Материалы дел об административных правонарушениях направляются заказными письмами или бандеролями.

10.3.7. В административной комиссии ведется журнально-картотечный, а также электронный учет административных правонарушений, выявленных административной комиссией, дел об административных правонарушениях и лиц, привлеченных к административной ответственности.

10.3.8. Отправка всех необходимых документов участникам производства по делу об административном правонарушении производится ответственным секретарем административной комиссии.

10.3.9. Повестки по делу об административном правонарушении должны быть направлены не позднее следующего дня после назначения дела к рассмотрению. В тех случаях, когда направленная повестка окажется неврученной адресату, ответственный секретарь административной комиссии обязан немедленно по возвращении ее почтой или рассыльным выяснить причины невручения, доложить об этом председателю административной комиссии и по указанию последнего принять меры, обеспечивающие своевременное вручение повестки. Расписки о получении повесток лицами, не явившимися на заседание административной комиссии, подшиваются к делу.

10.4. Ведение делопроизводства по делу об административном правонарушении.

10.4.1. Все административные дела, поступающие в административную комиссию, подшиваются в обложку, на которой указываются наименование административной комиссии, номер дела, фамилия, имя, отчество физического лица либо фирменное наименование юридического лица, в отношении которого осуществляется производство по делу об административном правонарушении, дело, квалификация дела в соответствии со статьей Закона Ленинградской области № 47-ОЗ от 02 июля 2003г. «Об административных правонарушениях», дата поступления дела в административную комиссию и дата его рассмотрения.

10.4.2. После рассмотрения дела административной комиссией, ответственный секретарь подшивает в дело в хронологическом порядке следующие документы: предшествующую заседанию комиссии переписку; вынесенные в ходе заседания определения и постановления; все приобщенные к делу в процессе заседания документы в порядке их поступления; протокол заседания комиссии, подписанный в установленном порядке; решение по результатам рассмотрения дела. Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью виден.

10.4.3. Все дела об административных правонарушениях, рассматриваемые административной комиссией, подлежат учету. Номер дела об административном правонарушении включает в себя порядковый номер дела по журналу учета дел об административных правонарушениях и год поступления.

10.4.4. Основными принципами регистрации дел об административных правонарушениях являются:

· одноразовость, при которой дело об административном правонарушении сохраняет номер, присвоенный ему при первоначальной регистрации, в административной комиссии;

· единообразие регистрации дел об административных правонарушениях.

10.4.5.  В административной комиссии ведутся следующие журналы:

· журнал учета дел об административных правонарушениях;

10.4.6. Журналы учета дел должны быть пронумерованы, прошнурованы,
скреплены печатью. Все записи в журнале учёта делаются разборчиво, чернилами
(пастой) синего или фиолетового цвета.

10.4.7. Срок хранения журналов - 3 года. Срок хранения дел об административных правонарушениях - 5 лет. По истечении указанного срока они сдаются по описи в архив.

10.4.8. Журналы учета дел являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться или выдаваться организациям, физическим или должностным лицам без разрешения председателя административной комиссии за исключением случаев предусмотренных законодательством РФ.

 

Приложение к регламенту работы административной комиссии муниципального образования Низинское сельское поселение муниципального образования Ломоносовский муниципальный район Ленинградской области

                       

АДМИНИСТРАТИВНАЯ КОМИССИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  НИЗИНСКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  ЛОМОНОСОВСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ №