Что такое деловая переписка?

Задание: прочитать лекционный материал. Подготовить 4 вопроса к одноклассникам в письменном виде в тетради по тексту.

Что такое деловая переписка?

Деловая переписка относится к профессиональному общению, включая такие жанры, как политические рекомендации, реклама, пресс-релизы, письма-заявки, электронные письма и служебные записки. Поскольку деловое письмо может принимать разные формы, деловые писатели часто учитывают свою цель, аудиторию и динамику отношений, чтобы помочь им сделать эффективный стилистический выбор. В то время как нормы различаются в зависимости от риторической ситуации писателя, деловые писатели и аудитория склонны ценить письмо, в котором говорится эффективно, действенно и лаконично.

Если вам был назначен жанр делового письма для класса, это может помочь подумать о стратегиях, которые бизнес-писатели используют для сбора и производства знаний. Деловой коммуникатор или писатель может использовать следующие формы доказательств: статистику, изучение прошлых тенденций, примеры, аналогии, сравнение, оценку риска или последствий или цитирование авторитетных фигур или источников. Ваши знания и отношение к вашей аудитории помогут вам выбрать типы доказательств, наиболее подходящие для вашей ситуации.

Кто ваша аудитория?

Для эффективного общения важно учитывать вашу аудиторию, ее потребности и то, как вы можете эффективно обращаться ко всем членам вашей аудитории. Готовясь написать, подумайте над следующими вопросами:

· Каковы приоритеты и ожидания вашей аудитории?

· Чему ваша аудитория должна научиться из вашего документа?

· Как вы привлечете внимание читателей, когда будете бороться за их внимание?

· Как вы поможете читателю более эффективно перемещаться по документу? Когда эффективно использовать маркированные списки, визуальные элементы, жирный шрифт и заголовки разделов, чтобы привлечь внимание читателя?

· Что больше всего нужно знать вашей аудитории?

· Чего ожидает ваша аудитория? Ваша цель — оправдать их ожидания или вы хотите удивить их новой идеей?

· Как вы будете сообщать о неудачах? Когда уместно сочетать плохую информацию с позитивным прогнозом? Как заинтересованные стороны, клиенты или сотрудники отреагируют на плохие новости?

· В целом, как вы можете адаптировать организацию и стиль письма к соображениям и потребностям вашей аудитории?

Отвечая на последний вопрос, не упускайте из виду следующие соображения:

Заголовок. Уместно ли обращаться к аудитории по имени или нужно приветствовать? Вы обращаетесь к кому-то, кто предпочитает, чтобы к нему обращались с официальным титулом, например, доктор или профессор? Если вы пишете о третьем лице, знаете ли вы, какой титул и местоимения использовать? Если имя человека, которому вы пишете, неизвестно, принято направлять ваше письмо «Кому это может быть интересно». Но это может быть невежливо, если имя человека известно или его легко узнать. Вы можете найти дополнительную информацию о названиях, именах и местоимениях в нашем раздаточном материале по гендерно-инклюзивному языку.

Язык. Если вы пишете на английском, спросите себя: является ли английский первым языком для всех членов вашей аудитории? Вы используете идиомы или другие выражения, которые могут быть непонятны кому-то с другим знанием английского языка? Например, вы используете выражения, требующие специфических для США культурных знаний?

Культура. У вашей аудитории другие обычаи и культурные нормы? Как эти обычаи и нормы могут повлиять на то, как они получают ваше сообщение?

Как только вы поймете свою цель и свою аудиторию, вы можете начать рассматривать более конкретные элементы, такие как организация и стиль.

Какова ваша цель?

Чтобы лучше понять, как цель вашего письма повлияет на ваш стиль, может быть полезно просмотреть существующие сообщения и документы от организации, задав следующие вопросы:

· Что это за документ (например, электронное письмо, сопроводительное письмо, сообщение в социальной сети, памятка и т. Д.)?

· Какова общая длина документа?

· Как организован документ?

· Какова длина абзацев или разделов?

Пересмотр

Во многих обстоятельствах деловые письма — это ваша возможность произвести первое впечатление, например, в сопроводительном письме. В этих сценариях особое внимание уделяется деталям. Полезной стратегией для пересмотра бизнес-письма является использование аббревиатуры ОБЛАКО: согласованность, длина, организация, единство и развитие.Рассмотрение каждого из этих элементов может помочь вам подумать о том, как каждый раздел передает ваши идеи вашей аудитории и как разделы работают вместе, чтобы выделить наиболее важные части вашего сообщения.

Просматривая аббревиатуру CLOUD, вы можете задать себе такие вопросы, как:

· Насколько согласован каждый отдельный компонент вашего документа?

· Соответствует ли каждый компонент руководящим принципам длины и (если они есть) или иным образом кратко передает ваше сообщение? В нашем раздаточном материале по лаконичности представлены 7 распространенных схем письма, которые делают письмо менее кратким, что вы можете иметь в виду, когда пишете для бизнеса.

· Четко ли организована информация?

· Как унифицировано сообщение передается всеми компонентами, взятыми вместе?

· Ваши идеи полностью разработаны?, или ваш читатель может задать какие-то важные вопросы?

По мере того, как вы отвечаете на эти вопросы и начинаете пересматривать, пересмотр своей цели, аудитории, стиля и структуры может помочь вам решить проблемы, которые вы выявили с помощью CLOUD. После того, как вы обдумали эти элементы, получение обратной связи от другого человека может помочь вам убедиться, что ваш проект ясен, а ваши идеи полностью разработаны.Вычитка может помочь вам выявить ошибки и оценить тон вашего документа, а чтение черновика вслух позволит вам услышать свои слова и оценить свой тон.

Ниже представлены два образца писем-заявлений. Первое письмо (образец №1) было отправлено недавним выпускником колледжа в ответ на статью в местной газете о планах компании по строительству нового компьютерного центра.Писатель не претендует на конкретную вакансию, а описывает вакансию, которую ищет. Второе письмо (образец № 2) от старшекурсника колледжа, который не уточняет, откуда она узнала о вакансии, потому что не уверена, доступна ли вакансия.

Образец № 1

6123 Farrington Road
Apt. B11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514

11 января 2020

Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Durham, NC 27708

Уважаемый директор по персоналу:

Я только что прочитал в News and Observer статью о новом компьютерном центре Тейлора к северу от Дарема.Я хочу подать заявку на должность программиста начального уровня в центре.

Я понимаю, что Тейлор готовит как внутреннюю документацию, так и документацию для клиентов. Мои навыки технического письма, как описано в прилагаемом резюме, хорошо подходят вашей компании. Я недавно закончил Технологический институт ДеВри в Атланте со степенью младшего специалиста в области компьютерных наук. Помимо прохождения широкого круга курсов, я работал компьютерным консультантом в компьютерном центре колледжа, где помогал обучать пользователей работе с новыми системами.

Я буду рад встретиться с вами в удобное для вас время и обсудить, насколько мое образование и опыт соответствуют вашим потребностям. Вы можете связаться со мной по телефону (919) 233-1552 или по адресу [email protected]. Спасибо за ваше время и внимание, и я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Раймонд Крок

 

 

Образец №2

6123 Farrington Road
Apt. G11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514

11 января 2020

Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Durham, NC 27708

Уважаемая госпожа Ламоника Джонс:

Я ищу место в вашем инженерном отделе, где я смогу использовать свое образование в области компьютерных наук для решения инженерных задач Тейлора. Я хотел бы быть частью отдела, который разработал Интернет-систему отбора, но не уверен, есть ли у вас текущая вакансия.

Я рассчитываю получить степень бакалавра инженерных наук в Университете штата Северная Каролина в мае и к тому времени закончу программу «Инженерия компьютерных систем».С сентября 2019 года я участвую через университет в программе профессионального обучения Computer Systems International в Роли. По программе меня распределили подмастерьем в несколько отделов персонала. Совсем недавно я был программистом-стажером в инженерном отделе и приобрел большой опыт работы с компьютерными приложениями. Подробная информация об академических курсах, которые я прошел, включены в прилагаемое резюме.

Если есть открытая позиция в Taylor Inc., пожалуйста, дайте мне знать, с кем мне следует связаться для получения дополнительной информации. Я с нетерпением жду вашего ответа. Со мной можно связаться в моем офисе (919-866-4000, доб. 232) или по электронной почте ([email protected]). Спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Ребекка Брок

Деловая электронная почта

Электронная почта, иначе известная как электронная почта, относится к любой форме сообщения, которое передается в электронном виде.Электронная почта — это, пожалуй, один из наиболее эффективных способов общения, поскольку он быстрый, относительно быстрый, легкодоступный, относительно недорогой и, самое главное, не зависит от присутствия получателя. Электронная почта также известна как наименее формальная из всей деловой переписки.

емейлов можно использовать в следующих целях:

· Передача информации друзьям, семье и коллегам.

· Давать и получать задания.

· Передача принятых решений.

· Консультирование персонала по неотложным вопросам.

· Передача инструкций и сообщений.

· Маркетинг товаров и услуг.

· Запись на прием.

Письма

Письма — самая формальная форма деловой переписки. Это письменное сообщение от одной организации или отдельного лица к другому. Его основная функция — не только передать сообщение, но и повлиять на получателя. Деловые письма — это очень эффективные инструменты, которые можно использовать для достижения своей цели.

писем можно разделить на две основные категории в зависимости от предполагаемых получателей:

1.Деловые письма для бизнеса: Это письма, которые предприятия отправляют в обычных деловых ситуациях, как внутри, так и за границу.

2. Письма бизнес-клиентам: Это письма, которые компании отправляют своим клиентам и обычно являются внешними.

Различные типы писем

Поскольку письма являются наиболее распространенной формой общения, они используются для различных функций.

 

Задание: прочитать лекционный материал. Подготовить 4 вопроса к одноклассникам в письменном виде в тетради по тексту.

Что такое деловая переписка?

Деловая переписка относится к профессиональному общению, включая такие жанры, как политические рекомендации, реклама, пресс-релизы, письма-заявки, электронные письма и служебные записки. Поскольку деловое письмо может принимать разные формы, деловые писатели часто учитывают свою цель, аудиторию и динамику отношений, чтобы помочь им сделать эффективный стилистический выбор. В то время как нормы различаются в зависимости от риторической ситуации писателя, деловые писатели и аудитория склонны ценить письмо, в котором говорится эффективно, действенно и лаконично.

Если вам был назначен жанр делового письма для класса, это может помочь подумать о стратегиях, которые бизнес-писатели используют для сбора и производства знаний. Деловой коммуникатор или писатель может использовать следующие формы доказательств: статистику, изучение прошлых тенденций, примеры, аналогии, сравнение, оценку риска или последствий или цитирование авторитетных фигур или источников. Ваши знания и отношение к вашей аудитории помогут вам выбрать типы доказательств, наиболее подходящие для вашей ситуации.

Кто ваша аудитория?

Для эффективного общения важно учитывать вашу аудиторию, ее потребности и то, как вы можете эффективно обращаться ко всем членам вашей аудитории. Готовясь написать, подумайте над следующими вопросами:

· Каковы приоритеты и ожидания вашей аудитории?

· Чему ваша аудитория должна научиться из вашего документа?

· Как вы привлечете внимание читателей, когда будете бороться за их внимание?

· Как вы поможете читателю более эффективно перемещаться по документу? Когда эффективно использовать маркированные списки, визуальные элементы, жирный шрифт и заголовки разделов, чтобы привлечь внимание читателя?

· Что больше всего нужно знать вашей аудитории?

· Чего ожидает ваша аудитория? Ваша цель — оправдать их ожидания или вы хотите удивить их новой идеей?

· Как вы будете сообщать о неудачах? Когда уместно сочетать плохую информацию с позитивным прогнозом? Как заинтересованные стороны, клиенты или сотрудники отреагируют на плохие новости?

· В целом, как вы можете адаптировать организацию и стиль письма к соображениям и потребностям вашей аудитории?

Отвечая на последний вопрос, не упускайте из виду следующие соображения:

Заголовок. Уместно ли обращаться к аудитории по имени или нужно приветствовать? Вы обращаетесь к кому-то, кто предпочитает, чтобы к нему обращались с официальным титулом, например, доктор или профессор? Если вы пишете о третьем лице, знаете ли вы, какой титул и местоимения использовать? Если имя человека, которому вы пишете, неизвестно, принято направлять ваше письмо «Кому это может быть интересно». Но это может быть невежливо, если имя человека известно или его легко узнать. Вы можете найти дополнительную информацию о названиях, именах и местоимениях в нашем раздаточном материале по гендерно-инклюзивному языку.

Язык. Если вы пишете на английском, спросите себя: является ли английский первым языком для всех членов вашей аудитории? Вы используете идиомы или другие выражения, которые могут быть непонятны кому-то с другим знанием английского языка? Например, вы используете выражения, требующие специфических для США культурных знаний?

Культура. У вашей аудитории другие обычаи и культурные нормы? Как эти обычаи и нормы могут повлиять на то, как они получают ваше сообщение?

Как только вы поймете свою цель и свою аудиторию, вы можете начать рассматривать более конкретные элементы, такие как организация и стиль.

Какова ваша цель?

Чтобы лучше понять, как цель вашего письма повлияет на ваш стиль, может быть полезно просмотреть существующие сообщения и документы от организации, задав следующие вопросы:

· Что это за документ (например, электронное письмо, сопроводительное письмо, сообщение в социальной сети, памятка и т. Д.)?

· Какова общая длина документа?

· Как организован документ?

· Какова длина абзацев или разделов?