Обработка и регистрация входящих (исходящих) документов в суде.

         Прием и первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства суда, приемной суда.

             Уполномоченный на то работник аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия, обязан проверить правильность адресов на пакетах (посылках, бандеролях и т.п.), сверить номера на них с номерами, указанными в списке (реестре, расписке и т.д.), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Он вскрывает пакеты, не допуская повреждения документов, проверяет наличие и целостность документов, соответствие присланных документов, дел и других материалов описи.

             Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, их повреждение, наличие ошибочных вложений, об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, ответственному за организацию и ведение делопроизводства.

             Об отсутствии документа или приложения к нему, их повреждении, наличии ошибочных вложений составляется акт (форма N 1.1), один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам.

              Конверты от поступивших по почте документов должны быть сохранены и приложены к этим документам.

             Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.

             Номенклатура основных нарядов, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента от 9 июня 2011 г. N 112.

             На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления документа (дела), входящий номер и условное обозначение (индекс) того подразделения суда, в которое документ должен быть передан.

             Штамп ставится на входящих регистрируемых документах на лицевой стороне первого листа документа или обложки дела в правом нижнем углу. Кроме того, на судебных делах на лицевой стороне обложки проставляется регистрационный штамп для дел, в котором указываются номер дела, дата его поступления.

             На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других журналах, штамп не ставится. На сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, за какими номерами они учтены по соответствующим журналам.

             Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

             Не подлежат регистрации и передаются непосредственно по назначению с отметкой о времени получения следующие документы:

а) судебные повестки, возвращенные суду за ненахождением адресата;

б) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений;

в) рекламные извещения, плакаты, поздравительные письма, пригласительные билеты и т.п.

             Поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления, жалобы, представления, протесты и иные документы, в том числе поданные в электронном виде, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также иные поступившие документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы (далее также - входящая корреспонденция) регистрируются уполномоченным работником аппарата суда в журналах учета входящей корреспонденции (форма N 1), в базах данных автоматизированного судебного делопроизводства в день их поступления, а в исключительных случаях - не позднее окончания следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено процессуальным законодательством Российской Федерации. Журналы (реестры) входящей корреспонденции ведутся отдельно на судебные дела и иную корреспонденцию и заводятся заново в начале каждого года.

             При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции формируются автоматически с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.

             Соответствующие реестры формируются накопительным способом путем распечатки данных из ПС ГАС "Правосудие" (иных автоматизированных систем ведения судебного делопроизводства), распечатанные листы помещаются в соответствующий наряд, который формируется объемом не более 250 листов, и оформляется в соответствии с установленными требованиями.

Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции в журнал учета входящей почты могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

             Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции в судах устанавливается следующий примерный перечень индексов:

"1" - общее делопроизводство суда;

"2" - уголовные дела;

"3" - гражданские дела;

"3а" - административные дела;

"4" - делопроизводство президиума суда;

"5" - делопроизводство по вопросам финансово-бухгалтерской деятельности суда;

"6" - делопроизводство по вопросам, входящим в компетенцию администратора суда;

"7" - дела об административных правонарушениях.

             Перечень индексов, применяемых для регистрации входящей или исходящей корреспонденции, является примерным и может быть расширен председателем соответствующего суда. При регистрации также используются соответствующие индексы из ПС ГАС "Правосудие".

              Всю поступившую корреспонденцию работник отдела делопроизводства не позднее следующего дня передает по принадлежности работникам аппарата суда соответствующих отделов и подразделений под расписку в журнале.

До регистрации служебные документы и судебные дела для доклада и исполнения передавать запрещается.