Типы сокращений в служебных документах. Докладная записка.

Тема 9

Типы сокращений в служебных документах. Докладная записка.

 

Задание 1. Прочитайте текст «Образование сложносокращенных слов (аббревиатур)».

Одним из главных требований к тексту документа является краткость изложения материала. Создавая документ, составитель стремится использовать все возможные способы стандартизации и лаконизации текста среди них – употребление общепринятой системы стандартных сокращений, когда в одном слове "спрессовываются" многословные понятия и названия, Удобнее пользоваться, например, сложносокращенным словом Проминвестбанк, чем полным его расшифровкой Промышленный инвестиционный банк.

Существует два вида сокращений: лексические (сложносокращённые слова и аббревиатуры (от итал. аbbrevio – сокращаю) и графические (для зрительного восприятия).

Сложносокращенные слова – это существительные, состоящие из усеченных частей нескольких слов (райисполком - районный исполнительный комитет, главбух – главный бухгалтер).

Есть несколько типов образования сложносокращенных слов, которые широко используются в деловой речи:

1) сочетание первых частей слов: Донбасс (Донецкий бассейн), собес (социальное обеспечение);

2) сочетание первых частей слов и начальных букв: гороно (городской отдел народного образования), ДонНТУ (Донецкий национальный технический университет);

3) сочетание первой (начальной) части слова или слов с целым словом: госбанк (государственный банк), облгосадминистрация (областная государственная администрация);

4) сочетание первой части слова с формой косвенного падежа существительного: завкафедрой (заведующий кафедрой), комроты (командир роты;

5) сочетание начальной части слова с началом и концом второго или только с концом второго: эсминец (эскадренный миноносец), военкомат (военный комиссариат).

Аббревиатуры – это существительные, состоящие из начальных букв нескольких слов. По своей структуре их делят на следующие типы:

1) инициальные аббревиатуры, состоящие из названий начальных букв слов, входящих в состав исходного словосочетания: АО (акционерное общество), АТС (автоматизированная телефонная станция);

2) звуковые аббревиатуры, состоящие из начальных звуков слов исходного словосочетания и читающиеся как обычные слова: ЦУМ (центральный универсальный магазин), ГЭК (государственная экзаменационная комиссия), вуз (высшее учебное заведение);

3) инициально-звуковые и звуко-инициальные аббревиатуры, состоящие как из названий начальных букв, так и из начальных звуков слов, входящих в состав исходного словосочетания: АЭС (атомная электростанция), ТЭС (тепловая электростанция).

Правописание сложносокращенных слов

В деловой речи (и в устной, и в письменной) лексические сокращения функционируют как самостоятельные слова. Чтобы не допустить ошибок при употреблении их в деловых бумагах, следует соблюдать правила правописания сложносокращенных слов:

С большой буквы пишутся:

а) сложносокращенные слова, обозначающие названия учреждений как их имена: Газпром, Госкино, Донцветмет;

б) инициальные, инициально-звуковые и звуко-инициальные аббревиатуры: ООН, ТЭЦ, АВК.

С маленькой буквы пишутся:

а) сложносокращенные слова, обозначающие родовые понятия: облоно, горсовет, военкомат;

б) звуковые аббревиатуры: загс, вуз

Типы графических сокращений

Графические сокращения − это сокращения на письме отдельных слов, которые произносят полностью: проф. − профессор, и т.д. − и так далее.

Графические сокращения разделяют на несколько типов:

1) точечные: доц. (доцент), к.ф.н. (кандидат филологических наук);

2) дефисные: р-н (район), изд-во (издательство;

3) косолинейные: а / с (абонентский ящик), в / ч (военная часть);

4) курсивные: для обозначения физических величин, валют и др. употребляются только после цифровых названий, точка после них не ставится: 45 т, 250 руб;

5) комбинированные: мм рт. ст., км/мин.

В документах можно использовать только нормативные графические сокращения, не перегружая ними текст. Необходимо соблюдать правила их создания и оформления.

 

1. Нельзя сокращать:

- псевдонимы ( не П. Мирный, а Панас Мирный, а не Л. Украинка, а Леся Украинка);

- двойные фамилии ( не Т.-Барановскский, а Туган-Барановский; не Скл.-Кюри, а Складовская-Кюри);

- слова на гласную, если она не начальная в слове ( напр., о. - остров), и на ь: Например, слово специальный может быть сокращено: спец., специальн..

2. При совпадении двух одинаковых согласных сокращения нужно делать после первого согласного: карданный вал - кардан. вал.

3. По стечению двух и более согласных сокращения можно делать как после первого, так и после последнего согласного: русский – рус., русск.; гигантский – гигант., гигантск.

4. Сокращение во множественном числе типа годы, тома записывают двумя первыми буквами: гг., тт.

5. Сокращая словосочетание, сохраняют написание регистра букв, знаков переноса: Северо-Восточная железная дорога – Сев.-Вост. ж/д.

6) На месте сокращения ставят точку: обл. (область), п. (пункт).

7) В одном тексте надо употреблять сокращение только в одной форме. Например, сокращение словатоварищ должны быть приняты или в форме т., или в форме тов.

Таким образом, лексические и графические сокращения, если ими правильно пользоваться, выполняют очень важную функцию − помогают создавать сжатый, лаконичный текст делового документа без потерь информационного наполнения.

 

Ответьте на вопросы:

1. Какие существуют виды сокращений слов?

2. Что такое сложносокращенные слова и какие типы сложносокращенных слов используют в официально-деловом стиле?

3. Что такое аббревиатуры и на какие типы их делят?

4. Каковы правила написания сложносокращенных слов?

5. Какие существуют типы графических сокращений?

6. Какие правила сокращения слов вы знаете?

 

 

Выполните данные упражнения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю предприятия или его подразделения с целью информировать руководство о сложившейся ситуации. Иногда данный документ преследует цель побудить руководство к принятию определенных решений. Он может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

Текст докладной записки обычно начинается с устойчивого словосочетания Довожу до Вашего сведения и состоит из 3-х частей:

- констатирующая часть: излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

- анализирующая часть: анализ сложившейся ситуации;

- резюмирующая часть: предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Реквизиты докладной записки:

1) наименование структурного подразделения, в котором составлен документ (ставится в левом верхнем углу листа в именительном падеже)

2) адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица в дательном падеже, располагается в правом верхнем углу листа);

3)  название вида документа (печатается прописными буквами);

4) дата составления документа (ставится ниже названия вида документа в левом углу)

5) регистрационный номер;

6) место составления документа;

7) заголовок к тексту;

8) текст;

9)  приложение (список прилагаемых документов);

10) подпись автора документа (название должности, подпись, расшифровка подписи).

 

Образец докладной записки

 

Транспортный отдел                                                             Директору

                                                                                                ООО «Отис»

                                                                                                В.А. Куртову

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

24.12.2018                  №7                                         г. Донецк         

                                                                     

О невыполнении должностных

обязанностей

 

Довожу до Вашего сведения, что водитель-экспедитор Шевченко Илья Витальевич не представил закрепленный за ним автомобиль (гос. номер АН082 МК90) на плановый технический осмотр. Такими действиями ШевченкоИ.В. нарушил положения должностной инструкции от 26.10.2017. В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить ШевченкоИ.В. выговор.

 

Начальник транспортного отдела           / подпись /        Д.Р. Бутенко

Задание 1. Укажите словосочетания, которые являются предпочтительными при составлении докладной записки:

1) довожу до Вашего сведения – ставлю Вас в известность, что... – считаю необходимым сообщить;

2) прошу наложить дисциплинарное взыскание... – прошу объявить замечание... – прошу рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания... – прошу применить дисциплинарное взыскание в форме...;

3) в связи с несоответствием профессиональных знаний занимаемой должности … – в связи несоответствием занимаемой должности …;

4) прошу принять соответствующие меры – прошу отреагировать на этот факт;

5) не был присутствующим на работе … – был отсутствующим на работе … – отсутствовал на рабочем месте ….

Задание 2. Составьте докладную записку от имени начальника отдела информационных технологий Баранову Е.А. на имя директора ДМЗ Бутенко Д.Р., опираясь на текст документа. Запишите документ.

Довожу до Вашего сведения, что вчера, 08.12.2017 в течение 2-х часов (с 16.00 до 18.00) специалист отдела информационных технологий Куценко Игорь Александрович отсутствовал на рабочем месте.

Объяснительные документы, свидетельствующие об уважительности причины отсутствия, Куценко И.А. не представлены.

В связи с допущенным нарушением трудовой дисциплины, учитывая его повторный характер, предлагаю Куценко И.А. объявить выговор.

 

Задание 3. Отредактируйте докладную записку. Запишите правильно оформленный вариант документа.

Бухгалтерия

Директору хим. завода в г. Макеевка Б.В. Бережку от главного бухгалтера Анастасии Ефименко

 

докладная записка

04.06.2017

 

Ставлю Вас в известность, что менеджеру по продажам Изотову Сергею из-за счетной ошибки, допущенной при расчете заработка, за май этого года была начислена и выплачена заработная плата в сумме, превышающей его ежемесячную зарплату. Сумма переплаты составляет четыре тысячи рублей.

Бухгалтерская справка с расчетом суммы переплаты прилагается.

             /подпись/                      Ефименко Г.О.

 

Задание 4. Вы являетесь комендантом студенческого общежития. Составьте информационную докладную записку на имя декана факультета «Техносферной безопасности» о нарушении студентами правил внутреннего распорядка в общежитии.

Задание 5. Составьте докладную записку о нарушении правил техники безопасности на производстве от имени начальника.

 

 

Тема 9

Типы сокращений в служебных документах. Докладная записка.

 

Задание 1. Прочитайте текст «Образование сложносокращенных слов (аббревиатур)».

Одним из главных требований к тексту документа является краткость изложения материала. Создавая документ, составитель стремится использовать все возможные способы стандартизации и лаконизации текста среди них – употребление общепринятой системы стандартных сокращений, когда в одном слове "спрессовываются" многословные понятия и названия, Удобнее пользоваться, например, сложносокращенным словом Проминвестбанк, чем полным его расшифровкой Промышленный инвестиционный банк.

Существует два вида сокращений: лексические (сложносокращённые слова и аббревиатуры (от итал. аbbrevio – сокращаю) и графические (для зрительного восприятия).

Сложносокращенные слова – это существительные, состоящие из усеченных частей нескольких слов (райисполком - районный исполнительный комитет, главбух – главный бухгалтер).

Есть несколько типов образования сложносокращенных слов, которые широко используются в деловой речи:

1) сочетание первых частей слов: Донбасс (Донецкий бассейн), собес (социальное обеспечение);

2) сочетание первых частей слов и начальных букв: гороно (городской отдел народного образования), ДонНТУ (Донецкий национальный технический университет);

3) сочетание первой (начальной) части слова или слов с целым словом: госбанк (государственный банк), облгосадминистрация (областная государственная администрация);

4) сочетание первой части слова с формой косвенного падежа существительного: завкафедрой (заведующий кафедрой), комроты (командир роты;

5) сочетание начальной части слова с началом и концом второго или только с концом второго: эсминец (эскадренный миноносец), военкомат (военный комиссариат).

Аббревиатуры – это существительные, состоящие из начальных букв нескольких слов. По своей структуре их делят на следующие типы:

1) инициальные аббревиатуры, состоящие из названий начальных букв слов, входящих в состав исходного словосочетания: АО (акционерное общество), АТС (автоматизированная телефонная станция);

2) звуковые аббревиатуры, состоящие из начальных звуков слов исходного словосочетания и читающиеся как обычные слова: ЦУМ (центральный универсальный магазин), ГЭК (государственная экзаменационная комиссия), вуз (высшее учебное заведение);

3) инициально-звуковые и звуко-инициальные аббревиатуры, состоящие как из названий начальных букв, так и из начальных звуков слов, входящих в состав исходного словосочетания: АЭС (атомная электростанция), ТЭС (тепловая электростанция).