Об административном регламенте

Об административном регламенте

 оказания муниципальной услуги «Предоставление информации

Гражданам и организациям по документам архивных фондов»

                                                              

В соответствии с Федеральными законами от 22.10.2004 № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 24.07.2010 № 210 – ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением администрации города Торжка от 23.07.2012 № 394 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг на территории муниципального образования город Торжок»,

  п о с т а н о в л я ю:

1. Утвердить административный регламент оказания муниципальной услуги «Предоставление информации гражданам и организациям по документам архивных фондов» (прилагается).

2. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его подписания, подлежит официальному опубликованию и размещению в свободном доступе на сайте администрации города в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на управляющего делами администрации города Глазова В.П.

Глава города                                                                                           А.А. Рубайло

Исполнено: зав. архивным отделом                        И.И.Лемешко

Согласовано:

Управделами                                                                Н.И.Иванова

Зав. юридическим отделом                                       Н.А.Козлов

Рассылка: дело-2, архивный отдел-1, «Новоторжский вестник»-1, программист-1, прокуратура-1.

 

Утвержден
постановлением администрации

города Торжка

от 21.11.2012 №  632  

 

Административный регламент оказания  муниципальной услуги

«Предоставление информации гражданам и организациям
по документам архивных фондов»

 

Общие положения.

 

1.1. Административный регламент оказания архивным отделом администрации муниципального образования город Торжок муниципальной услуги «Предоставление информации гражданам и организациям по документам архивных фондов» разработан в целях повышения результативности и качества открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации муниципального образования город Торжок (далее – архивный отдел) при исполнении запросов по использованию документов, находящихся на архивном хранении.

1.2. Муниципальная услуга включает в себя:

1.2.1 исполнение запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации (социально-правовые запросы);

1.2.2 исполнение запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы);

1.2.3 выдачу архивных справок, архивных выписок, архивных копий и ответов об отсутствии запрашиваемых сведений;

1.2.4 предоставление архивных документов для работы пользователей в читальном зале архивного отдела.

1.3. Получателями муниципальной услуги являются юридические лица (органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения, организации, предприятия) и физические лица.

1.4. Порядок предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1.4.1 регистрация запросов;

1.4.2 анализ тематики поступивших запросов;

1.4.3 поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

1.4.4 оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запросы;

1.4.5 отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.        

1.5. При работе в читальном зале архивного отдела следует руководствоваться Правилами работы пользователей в читальном зале архивного отдела (приложение  1 к регламенту).

1.6. Результатом оказания муниципальной услуги являются:

1.6.1 копии документов;

1.6.2 выписки из документов;

1.6.3 архивные справки по документам, находящимся на хранении в архиве;

1.6.4 уведомление о направлении запроса на исполнение в организацию по принадлежности;

1.6.5 уведомление о возможности местонахождения запрашиваемых документов;

1.6.6 уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений либо о не обнаружении документов (отрицательный ответ).

1.7. Информирование о порядке оказания муниципальной услуги.

1.7.1 Информацию о порядке и правилах предоставления муниципальной услуги можно получить:

- в архивном отделе администрации муниципального образования город Торжок по адресу: 172010, Тверская область, г.Торжок, ул. Зеленый городок, д.12;

- в Торжокском филиале государственного автономного учреждения Тверской области  «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» по адресу: 172003, Тверская область, г.Торжок, ул. Металлистов, д.7. Телефон для справок:8(48251) 4-19-09;

- с помощью федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

 - в общем отделе администрации муниципального образования город Торжок по адресу: 172002, г.Торжок, Новгородская набережная, д.1а, каб 16.

1.8. Адреса официальных сайтов:

- единый портал госуслуг https://www.gosuslugi.ru

- администрация города www. torzhok - adm. ru / торжок.рф.;

- ГАУ «МФЦ» http://www.mfc-tver.ru;

- архивный отдел [email protected];

Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: 172010, Тверская        область, г. Торжок, ул. Зеленый городок, д. 12.

Телефон (факс) – 8 (48 251) 9-25-78.

Время работы архивного отдела:

понедельник – пятница – 8.00. – 17.00.

перерыв на обед – 12.00. – 13.00.

Пятница – неприемный день.

Суббота, воскресенье – выходные дни.

 

Административные процедуры.

3.1. Описание последовательности административных действий при оказании муниципальной услуги.

Оказание муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:

3.1.1 прием и регистрация поступивших запросов;

3.1.2 анализ тематики запросов;

3.1.3. направление запросов на исполнение в организации по месту нахождения документов;

3.1.4 предоставление документов заявителям в читальный зал архива;

3.1.5 подготовка и оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информационных писем, тематических перечней и подборок, подготовка отрицательных ответов;

3.1.6 отправка архивных справок, архивных выписок, архивных копий и ответов на запросы.

 

3.2. Прием и регистрация запросов.

3.2.1 Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.2.2 Поступившие в архивный отдел письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке, направляются руководителю архивного отдела, рассматриваются и передаются непосредственно исполнителю в течение 3-х дней с момента поступления в установленном порядке.

3.2.3 При поступлении в архивный отдел запроса заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном для письменных обращений порядке.

 

3.3. Анализ тематики запросов.

3.3.1 Руководитель архивного отдела обеспечивает оперативное рассмотрение запросов пользователей, доведение их до исполнителей.

3.3.2 Специалисты архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в архивном отделе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных программного комплекса «Архивный фонд».

3.3.3 В результате анализа определяются:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

- степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя.

 

3.4. Направление запросов на исполнение в организации по месту нахождения документов.

При поступлении в архивный отдел запросов, не относящихся к составу документов, хранящихся в архиве, специалист архивного отдела пересылает запрос в соответствующую организацию или архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса.

 

3.5. Предоставление документов заявителям в читальный зал архива.

Предоставление документов в читальный зал осуществляется в соответствии с правилами работы пользователей в читальном зале архивного отдела администрации города Торжка (Приложение  1 к настоящему Регламенту).

 

3.6. Подготовка и оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий информационных писем, тематических перечней и подборок, ответов заявителям.

3.6.1 Подготовка ответов заявителям осуществляется специалистами архивного отдела по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении.

3.6.2 Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка».

3.6.3 Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью администрации муниципального образования город Торжок.

Архивная справка оформляется на бланке Архивного отдела администрации муниципального образования город Торжок и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается заведующим архивным отделом и исполнителем, заверяется печатью администрации муниципального образования город Торжок, проставляются номера и дата составления.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.6.4 Архивная выписка – документ архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Архивная выписка подписывается заведующим архивным отделом и исполнителем, заверяется печатью администрации муниципального образования город Торжок, проставляются номера и дата составления.

3.6.5 Архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения архивных документов, которые проставляются на обороте каждого листа архивной копии. Все листы архивной копии скрепляются.

Архивная копия заверяется руководителем архивного отдела и заверяется печатью архивного отдела.

3.6.6 Информационное письмо – письмо, составленное на бланке архивного отдела по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела, содержащее информацию о хранящихся в архивном отделе архивных документов по определенной проблеме, теме.

3.6.7 Тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела.

3.6.8 Тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивным отделом по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела.

Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень документов и, при необходимости, историческую справку по теме.

3.6.9 При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать заявителю архивную справку или копию документа.

3.6.10 Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными исполнение запроса осуществляется на общих основаниях.

3.6.11 Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки архивных документов и отрицательные ответы оформляются на русском языке.

3.6.12 Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

 

3.7. Отправка архивных справок, архивных выписок, архивных копий и ответов заявителям.

3.7.1 Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки архивных документов и ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления заявителям, высылаются архивным отделом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителей или выдаются лично на руки заявителям.

3.7.2 Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте.

3.7.3 Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архив, выдаются под расписку заявителю – при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу – при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату получения документа.

 

Общие положения.

1.1. Правила работы пользователей в читальном зале архивного отдела администрации муниципального образования город Торжок устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальном зале архива.

1.2. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

1.3. Плата за посещение читального зала архива и пользование архивными документами не взимается.

1.4. Режим работы читального зала: понедельник – пятница – 8.00 – 12.00, и 13.00 – 17.00; суббота, воскресенье – выходные дни.

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

1	Фамилия, имя, отчество, дата рождения Адрес (по прописке)	__________________________________________ __________________________________________   __________________________________________ __________________________________________
	Для женщин: (указать другие фамилии, даты смены фамилий, периоды декретных отпусков)		______________________________________________________
	Сведения, которые необходимо подтвердить:
2	О стаже работы (указать название организации, структурное подразделение)	_________________________ _________________________ _________________________		за 19___ г. – 19___ г.    за 19___ г. – 19___ г.
3	О заработной плате (указать название организации, структурное подразделение)	_________________________ _________________________ _________________________		за 19___ г. – 19___ г.    за 19___ г. – 19___ г.
4   5	Архивную копию (указать наименование и номер документа)   Прочие: (о награждении, о захоронении и другое)	____________________________________________________________________________________ __________________________________________ __________________________________________
6	Справка нужна для предоставления	____________________________________________________________________

 

       В связи с подачей настоящего заявления даю согласие на обработку и использование моих персональных данных и данных, содержащихся в настоящем заявлении и в представленных документах.

 

_______________            ____________________              _____________________

(дата)                                                       (подпись)                                             (контактный телефон)

 

 

Приложение 3 к Регламенту предоставления

услуги архивным отделом администрации

муниципального образования город Торжок

 

Об административном регламенте

 оказания муниципальной услуги «Предоставление информации