Характерные особенности внутренней переписки

Докладные и служебные записки – это внутренние документы организации, которые имеют много общего в назначении и оформлении. Эти документы часто называют «внутренней перепиской».

Во многих организациях или не делают различий между докладными и служебными записками, или используют только служебные записки, независимо от того, к кому, по какому поводу и с какой информацией обращаются. Между тем, разница между этими документами есть: она заключается в том, что докладные записки представляются руководству, а служебные записки - это записки о выполнении какой-либо работы, направляемые одним должностным лицом другому должностному лицу для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

Как правило, служебные записки составляются от имени руководителя одного структурного подразделения на имя руководителя другого структурного подразделения (подразделений) или от имени одного заместителя руководителя. Возможно направление служебной записки работником структурного подразделения руководителю данного структурного подразделения по вопросу деятельности подразделения.

В деятельности практически любой организации возникают моменты, требующие документирования ситуаций, отражающих взаимоотношения структурных подразделений.

Для этого и нужны служебные записки, которые являются своего рода перепиской между структурными подразделениями. Они составляются по любым вопросам деятельности, решение которых составляет компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу.

Оформление служебных записок

С точки зрения оформления служебные записки очень близки докладным, они имеют общий состав реквизитов:

наименование подразделения – автора документа, наименование вида документа (служебная записка), дата, регистрационный номер (если служебные записки в организации регистрируются), адресат, заголовок к тексту (если текст больше 4-5 строк), текст документа, подпись, в необходимых случаях – визы.

При оформлении реквизитов служебной записки следует придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению организационно-распорядительных документов, установленных ГОСТ Р 7.0.97.-2016. СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

Как правило, текст служебной записки состоит из одной-двух частей:

в первой части излагают основания документа (причины, события, послужившие поводом для ее написания, цели), во второй части – выводы и предложения составителя о возможных решениях (просьбы, предложения и др.)

Подписывается служебная записка тем должностным лицом, от имени которого она составлена. Служебная записка может не иметь обоснования, а содержать только просьбы, предложения, требования.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

При большом объеме документооборота служебные записки регистрируются. Регистрация служебных записок может вестись в СЭД или непосредственно в структурных подразделениях: в подразделении-авторе – как исходящих, в подразделении-получателе – как входящих. При отсутствии СЭД для регистрации служебных записок используются журналы.

Служебная записка рассматривается руководителем, на имя которого она направлена, результат рассмотрения выражается в резолюции. После вынесения резолюции служебная записка передается на исполнение.

Для составления служебных записок в организациях используются электронные шаблоны, которые создаются на основе унифицированной формы служебной записки, содержащей постоянные реквизиты и, возможно, некоторые стандартные части текста. Шаблон служебной записки аналогичен шаблону докладной записки, отличие только в названии документа.

 

Шаблон служебной записки

Название структурного подразделения   СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА ____________ №_______   [Заголовок к тексту ]     [Наименование должности лица-автора служебной записки     ]   [Визы (при необходимости)] [Текст ]     [Подпись]         [Адресат                 ]          [Инициалы, фамилия]

Пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ КАДРОВ СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 20 марта 2014 г. № 76 Руководителю Административно – хозяйственной службы Просим Вас для нужд отдела кадров произвести закупку бланков трудовых книжек в количестве 50 шт. и бланков вкладышей в трудовые книжки в количестве 100 шт. Зав. отделом Соколова                   Р.Д. Соколова

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) – информационно-справочный документ, адресованный составителем руководителю, в котором излагается проблема и предложения по её решению. Докладная записка преследует цель побудить руководство к принятию определенного управленческого решения.

Докладная записка обеспечивает служебные взаимосвязи по вертикали снизу вверх – от подчинённого к руководителю.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автор должен чётко сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются:

- на инициативные;

- информационные;

- отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются на внешние и внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководству вышестоящей организации, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

- наименование организации;

- справочные данные об организации - авторе документа

- наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

- дата (отправки адресату);

- регистрационный номер исходящего документа;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись руководителя;

- отметка о приложении;

- отметка об исполнителе;

- резолюция (вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки);

- отметка о направлении документа в дело.

Внутренняя докладная записка направляется руководителю организации или структурного подразделения и за пределы данной организации не выходит. К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

- дата (составления и подписания);

- регистрационный номер (по месту составления или получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации);

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения (если есть);

- адресат;

- подпись составителя;

- резолюция;

- отметка о направлении документа в дело.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия мер, издания документов, проведения мероприятий.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

- в констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

- в анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;

- в резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.