Расчёты с подотчётными лицами.

Расчёты с подотчетными лицами являются одной из сторон в деятельности каждого предприятия.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на возмещение:

1) хозяйственно-операционных расходов;

2) затрат, связанных со служебными командировками;

3) представительских расходов.

К хозяйственно-операционным относятся расходы работников на покупку товаров, включая оплату горюче-смазочных материалов, оплату работ и услуг.

Под служебной командировкой понимается поездка по расположению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчёт денег одним лицом другому запрещается.

Для расчётов с подотчетными лицами используется счёт 71 «Расчёты с подотчетными лицами».

Работник, получив наличные денежные средства под отчёт, тратит их в соответствии с целью, указанной в расходном кассовом ордере.

Не позднее трёх рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства под отчёт, или со дня возвращения из командировки подотчётные лица обязаны представить в бухгалтерию предприятия отчёт (авансовый отчёт) об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов (чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки, накладные и др. документы).

Бухгалтерия рассчитывает общую сумму, указанную в оправдательных документах, и определяет разницу между выданными и израсходованными средствами.

В случае выдачи большей суммы разницы возвращается подотчётным лицом в кассу предприятия и удерживается из заработной платы.

Порядок учёта подотчётных сумм.

При превышении признанных расходов подотчётного лица над полученной суммой разница выдаётся подотчётному лицу из кассы как ликвидация кредиторской задолженности организации перед подотчётным лицом.

Журнал хозяйственных операций по учёту подотчётных сумм.

При приобретении материальных ценностей и признании услуг из подотчётных сумм НДС учитывается только при предоставлении счетов-фактур. Во всех остальных случаях НДС не выделяется, не учитывается и к вычету предъявляться не может.

Пример. Работнику организации выдано под отчёт 10000 руб. на приобретении материалов. Подотчётное лицо приобрело материалов на сумму 11200 руб., в т.ч. НДС 18%. Стоимость покупки подтверждается кассовым чеком и счетом-фактурой продавца. Работником составлен и представлен в бухгалтерию организации авансовый отчёт. Перерасход по авансовому отчёту выдан работнику из кассы организации. Бухгалтерские записи:

Учёт расходов, осуществляемых подотчётным лицом.