К Информационной карте конкурсной документации

Техническое задание

Место оказания услуг: Челябинская область, город Челябинск.

Количество услуг: 17 мероприятий. В процессе исполнения контракта, будет происходить постепенная выборка всего объема услуг по мере возникновения необходимости. Незаказанные услуги не оплачиваются.

Количество участников на каждом мероприятии: не более 100 человек.

Содержание услуги: организационно-хозяйственная подготовка и обеспечение мероприятия в зависимости от формата мероприятия и согласно программе мероприятия.

Под мероприятиями в рамках настоящего технического задания подразумеваются визиты в Челябинскую область (по характеру приема - официальные, рабочие (деловые), неофициальные (частные), визиты проездом), приемы Челябинской областью иностранных делегаций или отдельных лиц иностранных государств и Российской Федерации, приемы Губернатора области, совещания, конференции, заседания коллегиальных и консультативных органов Российской Федерации и Челябинской области, торжественные мероприятия и церемонии, связанные с празднованиями государственных и профессиональных праздников, памятных дат и событий.

Под форматом визитов, приемов, совещаний, конференций понимается совокупность мероприятий делового и протокольного характера и церемонии их проведения.

Продолжительность каждого мероприятия не более двух дней.

Услуги должны оказываться в любой день (в том числе праздничный или выходной, круглосуточно).

Основное содержание оказываемых услуг и требования к качеству оказания услуг.

Заказчик направляет исполнителю заявку по телефону (с последующим подтверждением в письменной форме) или электронной почте, в которой указывается время и место проведения мероприятия, количество участников, а также перечень и объем необходимых к предоставлению услуг.

Заявка может содержать следующую информацию:

- порядок подготовки протокольного мероприятия;

- порядок организации протокольного мероприятия;

- тип и количество номеров для подбора исполнителем;

- порядок организации культурной программы;

- количество, состав подарков, сувениров;

- иные условия, определенные настоящим техническим заданием, необходимые для
организации обеспечения протокольного мероприятия.

До начала мероприятия исполнитель представляет заказчику смету мероприятия.

Порядок согласования сметы:

- по срочным заявкам - исполнитель направляет заказчику на электронную почту [email protected] смету в течение 3 рабочих часов с момента поступления заявки заказчика. При наличии замечаний к смете исполнитель должен устранить замечания или письменно обосновать отсутствие необходимости в устранении замечаний. Общий срок согласования не должен превышать 24 часов.

- по текущим заявкам - исполнитель направляет заказчику на электронную почту [email protected] смету в течение 2 календарных дней с момента поступления заявки заказчика. При наличии замечаний к смете исполнитель должен устранить замечания или письменно обосновать отсутствие необходимости в устранении замечаний в течение 2 календарных дней.

В рамках организации протокольных мероприятий заказчик может предусмотреть исполнение следующих услуг исполнителем.

1. Подбор гостиничных номеров (организация проживания участников мероприятия).

Перечень гостиничных (отельных) номеров для проживания:

№ п/п	Категория номера*	Требования к наполнению
1	Номер «люкс»	номер площадью не менее 35 м2, состоящий из двух жилых комнат (гостиной и спальни) и ванной комнаты, рассчитанный на проживание одного/двух человек; наличие в номере: кровать на каждого проживающего, прикроватная тумбочка на каждого проживающего, шкаф с полками или ниша для одежды вешалкой и плечиками не менее 14 штук, телевизор, телефонный аппарат, кондиционер, интернет-связь; наличие в ванной комнате: умывальника, унитаза, ванной или душа, зеркала, фена для сушки волос, туалетных принадлежностей (шампунь, гель, туалетное мыло, зубная щетка, зубная паста), полотенца не менее 4 штук, корзина для мусора.
2	Номер «студия»	однокомнатный номер площадью не менее 25 м2, рассчитанный на проживание одного/двух человек; наличие в номере: кровать на каждого проживающего, прикроватная тумбочка на каждого проживающего, шкаф с полками или ниша для одежды вешалкой и плечиками не менее 7 штук, телевизор, телефонный аппарат, кондиционер, интернет-связь; наличие в ванной комнате: умывальника, унитаза, ванной или душа, зеркала, фена для сушки волос, туалетных принадлежностей (шампунь, гель, туалетное мыло), крючки для одежды, полотенца не менее 4 штук, корзина для мусора.
3	Номер «стандарт»	однокомнатный номер, с полным санузлом (ванна/душ, умывальник, унитаз), рассчитанный на проживание одного/двух человек; наличие в номере: кровать на каждого проживающего, прикроватная тумбочка на каждого проживающего, шкаф с полками или ниша для одежды вешалкой и плечиками не менее 7 штук, телевизор, телефонный аппарат, кондиционер, интернет-связь; наличие в ванной комнате: туалетных принадлежностей (шампунь, гель, туалетное мыло), крючки для одежды, полотенца не менее 2 штук, корзина для мусора.

* названия номеров указаны с целью идентификации типа номера.

Подбор номеров должен осуществляться в гостиницах (отелях) расположенных на территории города Челябинска или на территории Челябинской области в зависимости от места проведения мероприятия. Удаленность от места проведения мероприятия и условия размещения в гостиницах (отелях), согласовываются с заказчиком в каждом случае. Заказчик информирует исполнителя о требуемом количестве и типе номеров.

При подборе номеров в гостинице (отеле) обязательно наличие службы приема и размещения - круглосуточного приема, а также предприятия питания.

2. Организация подбора и (или) оформления проведения протокольного мероприятия.

Заказчик информирует исполнителя о необходимости подбора и (или) оформления с указанием условий по местоположению, необходимой площади, условий по оснащению и оборудованию. Оформление производится атрибутикой предоставленной заказчиком (флаги зарубежных государств, субъектов Российской Федерации, делегаций, оформление живыми цветами, информационными табличками и т.д.) и зависит от формата проводимого мероприятия.

3. Организация культурного обслуживания протокольного мероприятия.

Заказчик информирует исполнителя о дате, времени, виде обслуживания, количестве персон. Исполнитель в рамках проведения протокольного мероприятия, по согласованию с заказчиком, организует для участников культурное обслуживание.

Виды культурного обслуживания:

- посещение спектакля или концерта (концертная программа с участием профессиональных артистов, имеющих звания: «Лауреат всероссийских конкурсов». «Лауреат международных конкурсов», «Заслуженный артист РФ», «Народный артист РФ»);

- экскурсия по историко-культурным объектам, расположенным в городе Челябинске и (или) Челябинской области;

- посещение выставок, музеев, расположенных в городе Челябинске и (или) Челябинской области;

- посещение социальных и промышленных объектов города Челябинска и (или) Челябинской области.

Культурное обслуживание, при необходимости, обеспечивается исполнителем транспортом с соответствующим количеством посадочных мест, а при проведении экскурсий, звукоусиливающим оборудованием для работы гида  (экскурсовода).

Стоимость культурного обслуживания одного человека на одном мероприятии - не более 1000 рублей.

4. Подбор и приобретение подарков, сувениров.

Исполнитель обеспечивает формирование подарочного фонда, используемого при проведении протокольного мероприятия. Подбор подарка, сувенира должен быть произведен в соответствии с высказанными предложениями заказчика, учитывающими национальную, культурную, профессиональную, корпоративную специфику, вероисповедание принимаемой (принимающей) стороны. При подборе подарков, сувениров должен также учитываться статус, возраст представителей принимаемой (принимающей) стороны, имеющиеся прецеденты и основываться на принципе взаимности. Заявкой заказчика может быть определено приобретение сувениров, подарков с российской символикой, символикой Челябинской области. Упаковка подарков, сувениров должна быть индивидуальной. Подарки и сувениры согласовываются с заказчиком.

Стоимость подарков, сувениров:

- для руководителя делегации – до 3 000 рублей;

- для члена делегации – до 1000 рублей:

- для отдельных лиц – по согласованию с заказчиком.

5. Организация транспортного обслуживания протокольного мероприятия (не более 12 часов в сутки).

Заказчик информирует исполнителя о необходимости транспортного обслуживания мероприятия и требуемом количестве транспорта.

Для обслуживания участников мероприятия исполнитель должен иметь возможность предоставить следующий транспорт с водителем:

- автомобиль представительского класса в количестве до 5 шт., количество мест для сидения - не менее 5-ти, оснащенный системой климат-контроля или кондиционером, цвет предпочтительно черный, марка и модель автомобиля согласовывается с заказчиком;

- микроавтобус в количестве до 10 шт., количество мест для сидения - до 20-ти, оснащенный системой климат-контроля или кондиционером, цвет - предпочтительно черный, марка и модель автомобиля согласовывается с заказчиком;

- авторефрижератор в количестве 1 шт., марка и модель автомобиля согласовывается с заказчиком.

Приложение № 2 к информационной карте

Конкурсной документации