Системы организации учета в российских и зарубежных банках

Распределенная система построения структуры бухгалтерии в российской практике встречается нечасто. Она свойственна в основном крупным кредитным организациям с высокими объемами операций. Для примера подробно рассмотрим текущую структуру бухгалтерского аппарата одного из российских банков, входящего в десятку крупнейших.

Роль Главной бухгалтерии в этом банке выполняет дирекция бухгалтерского учета и отчетности.

Как видно из схемы, здесь имеет место распределенная система построения бухгалтерии, хотя и не в чистом виде, так как все же некоторые операции, например дилинговые, учитываются в Главной бухгалтерии (Дирекции бухгалтерского учета и отчетности).

В небольших и средних банках чаще всего используется централизованная система организации. Одной из ее распространенных разновидностей, применяющейся на практике в различных банках, являетсятакая организация учета, при которой вся работа строится по централизованной системе, но при этом бухгалтеров, занимающихся обслуживанием линейных подразделений, физически размещают на "линии" технологического цикла оформления операции. Это осуществляется для удобства клиентов и сотрудников банка и приводит к сокращению времени на оформление документов и исключает лишние перемещения по банку, то есть рабочее место бухгалтера Управления бухгалтерского учета и отчетности, ведущего, например, ссудные счета, перемещают в Кредитный отдел.

 

"Рис. 7. Схема бухгалтерского аппарата крупного российского банка"

 

Если говорить о зарубежной практике, то здесь наиболее типичным является подход, который мы назвали распределенной системой. При этом общепринятым является наличие Главной и Вспомогательных бухгалтерий. Главная бухгалтерия, как правило, вообще не участвует в технологическом цикле осуществления операций, а является источником методического обеспечения учета и осуществляет контроль и консолидацию данных.

Также хотелось бы еще раз обратить внимание на большую предпочтительность распределенной системы построения структуры бухгалтерии. Но вместе с тем неоходимо учитывать специфику каждого конкретного банка. Подводя итог, следует отметить, что способ построения структуры бухгалтерии оказывает большое влияние на качество услуг, безопасность и экономическую эффективность построения системы учета.

Однако, не менее чем правильно выбранная и организованная система учета, для успешного функционирования кредитной организации важна продуманно выстроенная система отчетности. Поэтому далее мы рассмотрим процесс организации системы формирования отчетности в банке.

 

Формирование отчетности

В российских условиях количество отчетных форм, требуемых регулирующими органами и необходимых для внутренней оперативной работы, весьма велико (для среднего банка это 150-200 форм). Помимо этого, они весьма часто подвержены изменениям и корректировке. Предоставление отчетности, содержащей недостоверные или неактуальные сведения, является одним из самых серьезных нарушений в работе коммерческих банков согласно нормативным актам Центрального банка. По отношению к банкам применяются очень жесткие санкции за подобные нарушения.

Рассмотрим основные организационные вопросы построения работы по формированию отчетности. В настоящее время решение данной задачи базируется на использовании информационной системы банка и современных средств автоматизации. С организационной точки зрения целесообразно для обеспечения функционирования системы формирования отчетности выделение отдельной структуры, подразделения. Оно может входить как в состав бухгалтерского аппарата, так и в подразделение банковских технологий. Основными задачами такой службы, в рамках сопровождения системы формирования отчетности, будут: отслеживание изменений в нормативных актах, корректировка учета с целью удобства и возможности получения отчетности, контроль актуальности данных и поддержка средств автоматизации получения отчетных форм.

Для функционирования такой структуры желательны три сотрудника банка (в зависимости от объема операций и особенностей банка они могут выполнять эти функции не в полностью выделенном режиме):

* Методист-бухгалтер, осуществляющий контроль изменений в текущем законодательстве и изменения порядка предоставления отчетности. Данный сотрудник отслеживает корректность ведения учета с точки зрения получения отчетности. На основании регламентированных изменений и заявок от подразделений банка он формирует постановку задачи по получению отчетности, тестирует различные решения и знакомит конечных пользователей с методикой получения готовых отчетов. Описывает и предоставляет пользователям регламенты или порядки получения тех или иных отчетов.

* Администратор данных, обеспечивающий механизмы и средства доступа к данным в информационной системе, осуществляющий регламентированные действия по их архивному хранению и целостности. Также администратор баз данных должен следить за актуальностью данных в информационной системе автоматизации и осуществлять контроль за их пополнением.

* Настройщик отчетов, формирующий шаблоны (образцы) и механизмы получения выходных форм отчетности, осуществляющий их корректировку и консультирование работников функциональных подразделений, непосредственно формирующих отчетные формы.

Рассмотрим некоторые особенности автоматизированной банковской системы с точки зрения формирования отчетности. Если говорить о форме хранения данных, то желательно, чтобы это было единое хранилище данных, обеспечивающее доступ к следующим категориям данных:

ежедневные остатки и обороты по балансовым счетам;

ежедневные остатки и обороты по лицевым счетам согласно определяемому списку;

прочие показатели, взятые из различных систем автоматизации, применяемых в организации;

данные, вводимые и редактируемые пользователями;

справочные данные из внешних источников (например, курсы валют, ставка рефинансирования).

Данные должны храниться в древовидной структуре. Возможными вариантами организации хранения данных для получения итоговой отчетности являются независимое хранилище данных и хранилище ссылок на данные. Выбор варианта хранения данных должен определяться техническими показателями системы автоматизации и используемой СУБД (Системой Управления Базой Данных). Также целесообразно иметь отдельное хранилище утвержденных отчетов и аналитических показателей, которые не подлежат изменению.

С точки зрения контроля система должна обеспечивать контроль наличия данных согласно редактируемому календарю предоставления данных и выдавать соответствующее сообщение администратору данных в случае их отсутствия. Система автоматизации должна иметь редактор выходных форм, позволяющий в визуальном режиме редактировать итоговые формы, а также выполнять простейшие операции предоставления данных (в качестве аналога можно рассмотреть программные продукты Crystal report, RPT Win). В случае отсутствия данного редактора система должна обеспечивать произвольный доступ к данным и их консолидацию с помощью офисных приложений, используемых в организации.

С точки зрения механизмов получения итоговых отчетов система должна иметь открытый программный интерфейс, обеспечивающий формирование отчета по указанию пользователя, пересылать отчет в редактор готовых форм в рамках данной системы или используемый в данной организации текстовой редактор.

В заключение отметим, что система организации учета в банках как ни в каких других типах хозяйственных организаций способна влиять на эффективность и качество внутренних процессов, поэтому к ней должно всегда привлекаться повышенное внимание.

 

Внутренние регламенты

 

Для правильной организации бухгалтерской работы необходим целый комплекс средств. Одним из них является система внутренних регламентирующих документов. Основной их задачей является повышение управляемости и контролируемости организационно-технологических и учетных процессов и недопущение невыполнения требований регулирующих органов, а также неправильных, недопустимых или даже опасных для банка действий со стороны сотрудников. Внутренние регламентирующие документы утверждаются руководителем кредитной организации. Вот список основных из них:

учетная политика банка;

формы первичных учетных документов, применяемых для оформления операций, включая формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, по которым в альбомах Роскомстата не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов;

порядок проведения инвентаризации и методы оценки имущества и обязательств;

правила документооборота и технология обработки учетной информации;

порядок контроля за совершаемыми внутрибанковскими операциями;

порядок расчетов со своими филиалами;

порядок проведения отдельных учетных операций;

порядок и периодичность вывода на печать документов аналитического и синтетического учета;

другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

За формирование перечисленных документов, соответствие зафиксированному в них порядку бухгалтерской работы требованиям законодательства Российской Федерации и указаниям Центрального банка Российской Федерации, а также за осуществление контроля их исполнения несет ответственность главный бухгалтер кредитной организации. Помимо этого, главный бухгалтер определяет конкретные обязанности бухгалтерских работников, распределяет между ними обслуживаемые счета. Их обязанности должны быть зафиксированы письменно. Для этого главный бухгалтер совместно с руководством кредитной организации утверждает:

положения об отделах кредитной организации;

должностные инструкции всех бухгалтерских работников (напомним, что в эту категорию входят работники, принимающие, оформляющие, контролирующие расчетно-денежные и другие документы, фиксирующие банковские операции по счетам бухгалтерского учета, кроме работников, обрабатывающих информацию на ЭВМ и не входящих в структуру бухгалтерского аппарата).

Остановимся подробнее на описании важнейших из перечисленных выше документов, представляя примерные варианты их оформления. С практической точки зрения, это немаловажно, поскольку общепринятых и утвержденных эталонов форм внутренних регламентов банков до сих пор не существует, и каждый из банков решает эту задачу для себя самостоятельно, не согласовывая принятую форму с аналогичными уже существующими.

 

Учетная политика

Учетная политика банка - это один из самых важных, основополагающих внутренних документов, главной задачей которого является полная регламентация применяемых на практике в данной кредитной организации приемов и методов бухгалтерского учета, технологий обработки учетной информации и документооборота.

Составление Учетной политики банка - сложная и кропотливая работа. Рассмотрим примерную структуру данного документа, которую можно рекомендовать банкам.

Данная структура показывает, что Учетная политика состоит из двух больших смысловых частей.

 

 

Таблица 4

 

Рекомендуемая структура Учетной политики банка (пример N 1)

 

┌──────────┬───────┬────────┬───────────────────────────────────────────┐

│ Номер │ Номер │ Номер │          Наименование           │

│ части │раздела│подраз- │                                      │

│     │  │ дела │                                      │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │                4                │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│Часть 1 │  │   │Общие положения                       │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │ 1 │   │Основные задачи бухгалтерского учета и│

│     │  │   │политики                              │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │ 2 │   │Основные принципы бухгалтерского учета │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │ 3 │      │Особенности рабочего плана счетов     │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │ 4 │   │Организация бухгалтерской  работы и│

│     │  │   │документооборота                      │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │  │ 1 │Порядок проведения операций и составления│

│     │  │   │баланса                               │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │  │ 2 │Особенности проведения кассовых операций │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │  │ 3 │Перечень и характеристика операций,│

│     │  │   │проводимых банком                     │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │ 5 │   │Аналитический и синтетический учет    │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │  │ 1 │Документы аналитического учета        │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │  │ 2 │Документы синтетического учета        │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │ 6 │   │Внутрибанковский контроль             │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│       │ 7 │   │Заключительные обороты                │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │ 8 │   │Порядок организации складского учета  │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│Часть 2 │  │   │Бухгалтерский учет в кредитной организации │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │ 1 │   │Порядок учета материальных ценностей  │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │  │ 1 │Документооборот при учете материальных│

│     │  │   │ценностей                             │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │ 2 │   │Бухгалтерский учет ценных бумаг       │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │  │ 1 │Бухгалтерский учет вексельных операций │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │  │ 2 │Бухгалтерский учет государственных ценных│

│     │  │   │бумаг                                 │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │ 3 │   │Порядок проведения и учета расчетных│

│     │  │   │операций                              │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │  │ 1 │Порядок проведения и учета операций с│

│     │  │   │аккредитивами                         │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │ 4 │        │Порядок и учет операций в отделениях и│

│     │  │   │филиалах банка                        │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │ 5 │   │Бухгалтерский учет доходов и расходов │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │ 6 │   │Документооборот и формирование документов│

│     │  │   │операционного дня                     │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │ 7 │   │Бухгалтерский учет ссудных операций   │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│Часть 3 │  │   │Рабочий план счетов                        │

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│     │ 1 │   │Структура и порядок открытия лицевых счетов│

├──────────┼───────┼────────┼───────────────────────────────────────────┤

│Приложение│  │   │Альбом используемых документов        │

│N 1  │  │   │                                      │

└──────────┴───────┴────────┴───────────────────────────────────────────┘

 

Первая - это сформулированные на основе Правил ведения бухгалтерского учета N 61 разделы, которые актуальны для конкретного банка (общие положения по организации и ведению учета). При этом принципы и задачи бухгалтерского учета формулировать отдельно нет никакой надобности, поскольку они отражены в документах Центрального банка Российской Федерации. В случае, если кредитная организация ведет бухгалтерский учет не только в соответствии с российскими правилами, но и с международными, например GAAP или IAS, в Учетной политике потребуется отразить и международные принципы, на основании которых работает банк.

Если в реальной практике банка есть хотя бы незначительные расхождения с Правилами ведения бухгалтерского учета N 61, например по технологии прохождения и обработки документов, то эти отличия должны быть обязательно отражены в соответствующих местах Учетной политики, и тогда при осуществлении проверки со стороны контролирующих органов банк может ссылаться на утвержденную Учетную политику, принцип "приоритетности экономического содержания над формой" и отстаивать свою точку зрения. В противном случае, если есть "сомнительные места", а особенности учета не зафиксированы в Учетной политике, главному бухгалтеру придется соглашаться со всеми замечаниями, так как сам факт несоответствия какого-либо действия Учетной политике банка - это нарушение Правил ведения бухгалтерского учета N 61.

Вторая часть Учетной политики представляет собой перечень особенностей бухгалтерского учета и проведения операций, которые совершает банк. Она должна обязательно содержать бухгалтерские контировки, правила использования и оформления первичных документов по всему списку проводимых операций, рабочий план счетов с утвержденной структурой построения лицевых счетов банка. Часть этих документов, например - альбом первичных документов, может быть оформлен как приложения к Учетной политике.