Глава 4. Использование Канбана

Введение

Есть множество причин для того, чтобы перейти на Agile-подходы. Возможно, работа над проектами едва движется или вообще не доходит до стадии выпуска продукта или стимулом стал услышанный где-то рассказ об Agile. Причины, по которым вы пришли в Agile, могут различаться, но важный вопрос состоит в том, что нужно откуда-то начинать. Ничто не помешает сразу нырнуть туда с головой, и есть успешные примеры именно такого подхода, но бывают ситуации, когда сначала воду хочется попробовать – и нет ничего плохого в том, чтобы применять Agile постепенно. Один из прекрасных вариантов такого начала – Канбан.

Канбан – это слово переводится с японского как «вывеска» или «рекламный щит» – был разработан как система расписаний работ в автомобильной промышленности, а сейчас представляет собой одну из самых быстрорастущих областей Agile. Его легко понять, просто применять и можно внедрить практически без затрат. Большим плюсом Канбана является то, что он может быть использован как командами для полномасштабных проектов, так и индивидуумами, чтобы контролировать объемы работ.

Не считайте Канбан просто очередной ступенькой на пути к Скраму. Да, это может быть частью путешествия по Agile, но Канбан имеет свою собственную ценность. Это не дополнительная возможность или легкий путь. Это прекрасный способ начать работу над проектом по-гибкому, и у Канбана есть масса скрытых достоинств.

Жизнь – игра. Если вы хотите добиться чего-то, вам стоит довериться своему сердцу и инстинктам и сделать первый шаг.

Алисса Урбано (блогер)

Основы Канбана

Канбан появился как система расписания для автомобильной индустрии. Первоначальная задача Канбана заключалась в обеспечении высокого уровня производительности на заводах «Тойота» посредством предоставления возможностей для самосовершенствования и адаптации в ходе рабочего процесса. Со временем Канбан трансформировался в набор общих принципов работы, использующихся в различных бизнес-секторах.

Несмотря на эти изменения, Канбан верен своей первоначальной философии; с течением времени он улучшался и адаптировался, чтобы стать надежным и гибким инструментом. Изначальная простота основополагающих принципов остается важным преимуществом, и основой Канбана является идея плавного перехода от планирования к реализации. Суть Канбана в том, чтобы добраться из точки А в точку Я.

Это эволюция, а не революция. Канбан предлагает командам начать с существующего статус-кво и развиваться уже оттуда, советуясь с людьми, уже вовлеченными в процесс.

Изменения происходят по обоюдному согласию, что увеличивает вероятность добровольного использования Канбана. Помните три основополагающих принципа:

1. Определитесь с постановкой задачи.

2. Выработайте последовательные этапы задачи.

3. Следуйте согласованным процессам, ролям, обязанностям и условностям.

Блистательная мысль

Будьте внимательны, если предложение перейти к Канбану исходит от команды, которая уже использует один из фреймворков Agile.

Это может быть отличным знаком, потому что Канбан недостаточно оценен и его кажущиеся простыми процессы скрывают в себе значительный потенциал. Однако есть люди, которые считают, что главной особенностью Канбана является отсутствие необходимости планировать задачи или оценивать риски, и именно это положительно отличает Канбан от Скрама.

Попытки забивать гвозди микроскопом не приводят ни к чему хорошему. Канбан не исключение.

В сущности, реализация Канбана состоит из пяти ключевых этапов: сначала необходимо визуализировать рабочий процесс, затем определить рабочую нагрузку для каждого момента времени, а потом выработать меры контроля, оценивания и улучшения рабочего процесса.

1. Визуализация рабочего процесса. Начните с представления рабочего процесса от статуса «сделать» до статуса «сделано». Многие предпочитают включить как минимум еще один дополнительный этап в эту схему: «работа в процессе». Другие стараются разбить рабочий процесс на серию процедурных, таких как план, разработка, прототип, сборка, тестирование, имплементация, помимо начального и завершающего шагов.

2. Определение рабочей нагрузки. Попытки сделать все и сразу – лучший способ потерпеть неудачу как на индивидуальном, так и на командном уровне. Канбан ограничивает количество задач, которые находятся в работе в момент времени – этот показатель также известен как «работа в процессе» (work-in-progress WiP), – чтобы добиться максимальной эффективности. На этом этапе достаточно руководствоваться здравым смыслом, и со временем вы легко сможете выработать сбалансированную оценку WiP.

3. Контроль рабочего процесса. Ваша основная задача – добиться плавного перехода от начала и далее, вплоть до завершающего этапа. Это обычно означает, что рабочий процесс должен иметь максимальную эффективность, что, в свою очередь, позволяет добиться максимальной бизнес-ценности в кратчайшие сроки. При этом все ваши действия должны быть воспроизводимы и логичны.

4. Конкретизация рабочего процесса. Конкретные представления о рабочем процессе исключительно важны для объективного оценивания его успешности. При наличии коллективного понимания сути проекта гораздо легче обсуждать его непредвзято и достигать консенсуса относительно его развития. В конце каждого этапа у вас должны быть четкие критерии оценки его успешности и того, что вы будете делать следующим.

5. Совместная работа. Как только вы сосредоточитесь на рабочем процессе, у вас начнут появляться идеи о том, как можно его улучшить. Показатель WiP играет ключевую роль в подобных дискуссиях, позволяя команде сконцентрироваться на приоритетных задачах. Начальный максимум не более чем двух задач на человека позволит идентифицировать проблемы, замедляющие рабочий процесс; после этого команда может сосредоточиться на этих проблемах и решить их.

Канбан отлично подходит для

• введения в Agile с минимальными затратами и рисками;

• характеристики имеющихся рабочих процессов и идентификации проблем для их реализации;

• контроля над множественными и несвязанными задачами;

• ограничения количества задач для их успешной реализации;

• привития гибкого мышления команде.

 

К доске!

В центре метода – интересный инструмент: канбан-доска. Называть такие доски «визуализированным списком дел» – слишком большое упрощение, но они могут стать хорошей отправной точкой. Доска – это графическое представление работы от статуса «делать» к статусу «сделано». Простейший вариант канбан-доски состоит из трех колонок: «Сделать», «В процессе» и «Сделанное». Такой простой формат универсален и подойдет любому проекту.

Со временем вы станете быстрее определять, как распределить задачи по статусам работы. Популярным является вариант, когда еще не принятые в работу идеи выделяются в отдельный столбец. Имеет смысл отделять задачи со статусом «в процессе работы», если над ними работает не один человек. Также изменение статуса каждой задачи в процессе работы должно быть понятным и заметным. Начните с четырех колонок: «Идеи», «Сделать», «В процессе» и «Сделанное». Границы между этими колонками обозначают условие для перемещения задачи в следующую зону.

1. «Идеи» – сюда помещаются задачи, которые могут пойти в дальнейшую разработку, а могут и нет.

2. «Сделать» или «в процессе» – уже принятые идеи, насчет которых нужно определить, кто именно будет над ними работать.

3. «В процессе» – как только исполнитель (или группа) для задачи определены, задача отправляется в эту колонку, чтобы обозначить, что работа над ней идет.

4. «Сделанное» – полностью завершенная задача.

Рис. 4.1. Канбан-доска

 

Блистательный пример

Каждый год The Sunday Times публикует в декабре список под названием Fast Track 100. Этот список включает в себя наиболее быстро развивающиеся частные компании Великобритании за последние три года. Критерием оценки является рост продаж.

Однажды одна из этих компаний была выставлена на продажу, что вызвало незаурядный интерес в бизнес-кругах. Интерес был настолько значителен, что повлек за собой ожесточенное противостояние инвесторов.

Следуя стандартной процедуре, каждый из инвесторов должен был оценить офисы и производственные мощности в ходе экскурсии, которую проводил менеджерский состав. Маршрут экскурсии не был прописан заранее, но каждый из главных менеджеров использовал канбан-доску для представления стратегических внутренних проектов.

Это еще одно свидетельство того, что несколько колонок могут представить потенциал компании.

Определение «сделанного»

В управлении проектами одна из самых больших проблем – присвоение задаче статуса завершенной. Крайне важно определить критерии того, когда задача выполнена, для каждой задачи. И всегда уточняйте способы доставки продукта и способы оплаты. На этом этапе зачастую возникает непонимание – Agile заостряет на этом внимание отдельно.

Единственный способ сделать все верно – советоваться с заказчиком или бизнес-представителем; это еще одна крайне здравая идея, лежащая в основе Agile. Простой пример можно привести из области розничных продаж. Когда вы заказываете новую посудомоечную машину в магазине, включает ли это доставку и установку? Предполагается ли самовывоз, или, наоборот, сделка включает в себя все, даже быструю демонстрацию основных функций? Когда местный водопроводчик приходит к вам с предложением сделать ванную вашей мечты, входит ли в это определение облицовка стен плиткой?

Определение четких критериев «сделанного» — совместный процесс и зачастую достигается путем проб и ошибок. Не пренебрегайте возможностью выделить время для определения этих критериев, но и не слишком углубляйтесь в эту проблему – в процессе работы все шероховатости будут устранены.

 

Блистательная мысль

Никогда не перемещайте задачу в колонку «Сделано» преждевременно. Почти сделано, на 99 % сделано – это еще не завершено. Не спешите, даже если продемонстрировать прогресс кажется необходимым.

Больше чем просто доска

Когда начальный формат канбан-доски определен, первый и, практически, важнейший аспект, который должен быть определен, – будет ли это физическая доска или цифровой вариант. И то и другое имеет свои плюсы и минусы. Доступ к виртуальной доске может быть осуществлен отовсюду – не нужно ничего, кроме смартфона или планшета. Но, по нашему мнению, главная характеристика доски – это то, что она в центре внимания, в этом плане физическую доску ничто не заменит.

Качественная и заметная доска притягивает взгляд, как камин в гостиной. Спустя некоторое время она станет центром действий команды. Задачи планируются, перемещаются и определяются на доске. Кроме того, физической доской заинтересуются и другие – руководству очень понравится наглядность доски и возможность отслеживать ход работ напрямую, не через среднее руководящее звено и не по еженедельным отчетам, так что ожидайте визита директора в течение недели.

Для начала достаточно будет старой доброй пробковой доски, ручек, бумаги для заметок и кнопок; или белой доски и стикеров. Можно даже попробовать найти лучшее применение вон той доске объявлений, на которой полтора года висит всеми забытый и совершенно неразборчивый график. Трех или четырех колонок будет достаточно, но помните, что вам может понадобиться еще пространство.

 

Блистательный пример

Как сделать идеальную канбан-доску:

• Приобретите два рулона разноцветных обоев 3 × 1 метр, набор из 50 разноцветных карточек 12 × 8 сантиметров и 6 маркеров.

• Выберите центральную стену, которая хорошо видна всем сотрудникам из любой части офиса. Важно, чтобы на стене было два-три метра свободного пространства и перед ней было достаточно места, чтобы там могло стоять несколько человек.

• Приклейте две полосы обоев параллельно полу одну над другой.

• Разбейте получившееся пространство 6 × 2 на четыре колонки, используя хорошо заметные цветные полосы.

• Прикрепите карточку над каждой колонкой: «Идеи», «Сделать», «В процессе» и «Сделанное».

• Оставьте достаточно места для расширения доски; вам может понадобиться изменить количество колонок, чтобы отобразить этапы рабочего процесса.

• Запишите задачи на карточки и прикрепите их на колонки «Идеи» или «Сделать».

• Переместите карточки в колонке «Сделать», пока они не окажутся в нужной последовательности.

• Готово!

 

Поместите вашу доску в приметное место, а не туда, где коллеги бывают редко. Доска скоро станет центром для действий команды, поэтому убедитесь, что около нее осталось достаточно места для тех, кто будет к ней подходить. Вне всяких сомнений, реальная доска понравится всем.

Будьте решительны: мы во всеуслышание заявляем, что переходим на Agile.