Шаг 1. Определение аудитории.

На первом шаге показывается вся аудитория. Чтобы выбрать именно те контакты, по которым нужно рассылать рассылку, необходимо выставить соответствующие фильтры в правой части экрана. Можно отобрать аудиторию из одного источника, например, среди тех, кто оставил контакт через виджет; ввести конкретное имя; выбрать тег (один или несколько), которыми размечены контакты.

Также в системе есть возможность исключить любой контакт из текущей рассылки. Для этого необходимо нажать «Исключить». Кнопка «Добавить» возвращает контакт в рассылку.

Выбор аудитории всегда должен согласовываться с целью рассылки.

 

Пример 1. Театру необходимо послать письмо Дмитрию Дмитриеву, который попросил оповестить его, когда любимый спектакль «Гамлет» вернется в репертуар, и оставил контакт. Данные были внесены в систему. «Гамлета» в театре снова ставят, и необходимо уведомить зрителя. Сотрудник учреждения набирает «Дмитрий Дмитриев» в фильтре «Имя» и после того, как человек будет найден, формирует письмо с анонсом события «Гамлет», занесенным в систему.

Пример 2. Районный дом культуры импортировал в систему собранные после мероприятия контакты по своему району. И чтобы приветствовать адресатов решил сделать первую, приветственную рассылку. Сотрудник учреждения выбирает в фильтре «Тип источника» «Импортированные». После этого формируется рассылка.

Пример 3. Концертному залу «Восход» необходимо проанонсировать творческий вечер «Кому за пятьдесят». Контакты на этапе сбора отмечались тегом «старший возраст». Сотрудник библиотеки выбирает в фильтре «Теги» «Старший возраст». По выбранной аудитории формируется рассылка – анонс события.

 

Рис.74. Шаг 1: выбор аудитории

 

Когда аудитория для рассылки выбрана, можно приступать к следующему шагу – выбору шаблона рассылки. Для этого необходимо нажать кнопку «Следующий шаг».

Шаг 2. Выбор шаблона.

Шаблон – это типовая конструкция письма, на основе которой можно формировать различные виды рассылок. Выбор шаблона обусловлен целью рассылки.

В системе можно выбрать один из шести различных шаблонов.

1. Анонс события. Рекомендуется использовать этот тип для быстрого анонсирования события, которое уже есть в системе. Перед созданием рассылки необходимо внести в систему нужный анонс.

2. Анонс событий. Шаблон подходит для анонсирования нескольких событий. Чтобы использовать его, необходимо заранее внести анонсы в систему.

3. Произвольный. Этот тип можно использовать для анонса событий, платных услуг, для оповещения аудитории об актуальных акциях и скорых изменениях в деятельности учреждения. Основная особенность – для создания этого письма не нужно вносить в систему события.

4. Анонс события (тематический). Соответствует похожему шаблону, но отличается тем, что имеет оформление, приуроченное к какой-либо акции: Ночи музеев, открытию театрального сезона, Новому году и т.д. Оформление периодически меняется.

5. Произвольный (тематический). Аналогичен типу «Произвольный», но также имеет тематическое оформление.

6. Информационный. Этот шаблон лучше всего характеризуется как «Простое письмо». В нем не используются фотографии, заполняется минимум полей. Лучше всего этот тип подходит для простого информирования пользователей о важных изменениях. Например, он подойдет для уведомления посетителей о переносе даты проведения концерта.

Рис. 75. Шаг 2: выбор шаблона

 

Каждый шаблон можно предварительно просмотреть (для этого необходимо нажать на него). Чтобы выбрать шаблон, следует нажать на кнопку «Выбрать шаблон» и далее на «Следующий шаг».

Шаг 3. Наполнение рассылки

В зависимости от выбранного типа на этом шаге заполняются различные поля. Некоторые из них совпадают, другие – различаются.

Тема письма. В теме рекомендуется указать основную мысль. Например «Музей Москвы присоединяется к «Ночи музеев». Тема – это первое, что видят читатели, когда к ним на почту приходит письмо.

Заголовок рассылки. Здесь необходимо указать, как называется рассылка. Например «День матери в библиотеке им. Пушкина». Заголовок располагается в самом теле письма.

Имя отправителя. Это поле формируется автоматически в соответствии с названием учреждения.

Описание рассылки. Это поле заполняется автоматически после выбора в следующем события для анонса. Однако тут можно редактировать текст. Оптимальный объем текста – 500–1000 знаков.

Цвет заголовка. В поле с палитрой можно ползунком мыши выбрать цвет заголовка. Посмотреть, как будет выглядеть заголовок на фоне картинки, можно на следующем шаге.

Событие. В это поле необходимо ввести название события, которое уже есть в системе, когда оно появится в выпадающем списке – выбрать его. Фоновой картинкой для рассылки автоматически станет главное фото события.

Рис.76. Наполнение рассылки «Анонс события»

 

Помимо этих полей могут быть другие, при выборе в шаблона типа «Анонс событий».

Главное событие. Это наиболее яркое, интересное событие, о котором учреждение рассказывает своей аудитории. В рассылке оно будет выглядеть как большой блок с информацией, тогда как остальные блоки расположатся ниже.

Остальные события. Здесь необходимо выбрать события, которые также освещаются в рассылке. При вводе названия в поле появляется выпадающий список событий с таким названием, которые есть в системе.  Чтобы выбрать нужное событие, следует нажать на его название. Событие сохраняется в строке. Для следующего события нужно проделать ту же процедуру.

Текст для обратной связи. В этом поле можно оставить автоматический текст или ввести свой. Строка активируется галочкой в правой части поля.

E - mail обратной связи. Здесь можно указать почту, на которую пользователи могут ответить, получив рассылку.

Тестовая рассылка. Чтобы посмотреть, какая рассылка придет пользователям, можно предварительно отправить ее себе. Для этого следует указать адрес электронной почты и нажать «Отправить».

Рис.77. Создание рассылки «Анонс событий»

 

При выборе типа «Произвольный» форма рассылки несколько изменена. В ней ничего не выбирается, создается только текст с иллюстрацией, добавлена ссылка на подробности. Услугой может быть анонс экскурсионной программы, набор в группы для обучения.

Название. В это поле необходимо написать, что за услугу предлагает учреждение. Например, музейное объединение может проанонсировать появление единого билета во все свои музеи так: «Единый билет во все музеи».

Ссылка. В этом поле необходимо указать адрес сайта, где пользователь сможет получить более полную информацию.

Основное изображение. Сюда необходимо поместить фото, отражающее суть услуги. Красивая картинка в этом поле привлекает внимание к услуге, а значит, больше шансов, что пользователь заинтересуется и воспользуется предложением учреждения.

Рис.78. Создание рассылки «Произвольный»

 

Тематические шаблоны заполняются в соответствии с обычными. Рекомендуется использовать шаблоны для акций исключительно для анонсов событий и в рамках этих акций.

Последний шаблон – информационный. В нем минимум полей, и все они повторяют поля в других шаблонах.

 

Рис.79. Создание рассылки «Информационный»

 

После заполнения всех полей следует нажать на «Следующий шаг».

На последнем шаге можно посмотреть, как будет выглядеть рассылка и кто ее получатели.

Рис.80. Предварительный просмотр рассылки

При нажатии на миниатюру письма открывается его полная версия в таком виде, в котором она придет аудитории. Если необходимо внести какие-то коррективы, можно вернуться на шаг или два шага назад – система сохранит все поля, которые были заполнены.

Чтобы отправить письмо, нужно нажать на кнопку «Отправить».