И документов общего делопроизводства к последующему

Хранению в архиве суда

 

12.1.1. Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда. При этом судья проверяет все производство по делу, материалу. На обложке дела, материала проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись судьи. Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда.

12.1.2. Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает заведующий секретариата суда.

12.1.3. Все оконченные производством судебные дела, наряды, реестры, журналы и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями данной Инструкции.

12.1.4. В судебных делах, (нарядах) подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), работники канцелярии суда должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу, производству документы, составить их внутреннюю опись (приложение № 53 форма № 63), а также произвести другие действия по подготовке дела к сдаче.

12.1.5. После завершения нумерации листов для их учета и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель (приложение № 54).

Лист-заверитель составляется на отдельном листе (бланке). В книгах – на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

В листах-заверителях указываются особенности нумерации документов: наличие литерных и пропущенных номеров, номера листов с наклеенными документами, номера крупноформатных документов, номера вшитых в наряд конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Лист-заверитель подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела, наряда и производства (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела, наряда, производства.

12.1.6. Работник секретариата суда еще раз обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения. При этом необходимо предусматривать следующим:

подшивку или переплет дела;

изъятие из дела металлических скрепок и скобок;

нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).

На хранение в архив суда принимаются дела, оформленные надлежащим образом: документы подшиты в дело в хронологическом порядке, все приобщенные к делу в процессе судебного заседания документы – в порядке их поступления. Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.

В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств используемые судом электронные носители информации хранятся вместе с делом. При этом они должны быть вшиты в дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

12.1.7. Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению (свыше 10 лет), производят работники секретариата суда, на которых возложена обязанность по ведению архивов.

12.1.8. Работники секретариата суда обязаны тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы.

Не допускается, чтобы под текстом документа отсутствовала подпись исполнителя.

Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности – документ-ответ помещается за документом-запросом.

12.1.9. В оконченных производством нарядах постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе делается заверительная надпись.

12.1.10. Обложка дел, нарядов. Производств постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется ми оформляется по установленной форме.

Надписи на обложке дел, нарядов и производств следует выполнять чернилами разборчиво. Без сокращений.

Заголовки дел, нарядов и производств должны соответствовать заголовкам, указанным в сводной номенклатуре.

На обложке дела, наряда, производства указываются:

полное наименование суда;

индекс дела, наряда, производства по сводной номенклатуре;

номер тома;

заголовок;

дата начала и окончания;

количество листов;

срок хранения;

архивный шифр для документов постоянного хранения.

При оформлении обложки наименования суда указываются в именительном падеже в соответствии с их названиями в период, отражаемый документами.

Если наряд, производство содержат копии документов, то в конце заголовка ставится точка и делается отметка «Копии». Подлинность документа в заголовке оговаривается.

Даты на обложке дела, наряда и производства должны отражать число, месяц и год регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело, наряд и производство. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов.

При указании даты сначала пишется число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, год – полностью, наименование месяца – словом.

На обложках дел, нарядов и производств, состоящих из нескольких томов, даты проставляются на каждом томе.

Если в дело, наряд и производство включены документы, даты которых не совпадают с указанными на обложке, то под датой окончания с новой строки делается запись «В деле, наряде и производстве имеются документы за ________ год (годы)».

На обложке наряда, содержащего годовые планы и отчеты, дата может не указываться, так как их даты отражаются в заголовках.

На обложках нарядов, содержащих приказы, распоряжения, акты, доклады и стенограммы, проставляются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в наряд.

12.1.11. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются.

Во всех нарядах составляется внутренняя опись с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.

12.1.12. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.

12.1.13. Оконченные регистрационные журналы или книги, учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в архив работниками секретариата суда, ответственных за ведение этих документов, которые нумеруют листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делают заверительную надпись.

На обложке регистрационного журнала или книги согласно сводной номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.

Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек работник секретариата суда проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.

Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.

12.1.14. Судебные дела и другие документы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.