Алгоритм разработки шаблона приказа

1. Создание шаблона начинается в окне «Создание документа». Выберите вкладку «Общие» и пиктограмму «Обычный». В группе «Создать» установите переключатель в положение «Шаблон». Нажмите кнопку «ОК».

2. Установите параметры страницы. Выберите последовательно опции меню Файл, Параметры страницы.... В появившемся диалоговом окне выберите вкладку «Размер бумаги». В поле «Размер бумаги» необходимо установить стандартный формат А4 210х297. Переключатель в группе «Ориентация» устанавливается в положение «Книжная».

Указав формат бумаги, надо определить поля документа. Щелкнув по вкладке «Поля» рекомендуется ввести следующие данные:

- верхнее – 20 мм;

- нижнее – для формата А4 – не менее 20 мм,

для формата А5 – не менее 16 мм;

- левое поле – 20 мм;

- правое – 10 мм.

Нажатием кнопки «По умолчанию» данные параметры страницы закрепляются за всеми создаваемыми в дальнейшем документами. Установка параметров завершается нажатием кнопки «ОК».

3. На экране появилось рабочее поле документа. Прежде всего, зададим параметры шрифта и абзаца. Выберите опции меню Формат, Шрифт... В полях вкладки «Шрифт» задайте следующие параметры:

шрифт: Times New Roman,

начертание: Обычный,

размер: 14. Размер задается в пунктах.

Выберите опции меню Формат, Абзац.. В поле выравнивание установите «по левому краю». В группе «Отступ» задайте следующие параметры:

слева: 0 см,

справа: 7 см,

первая строка: (нет).

Установив отступ справа мы как бы увеличили правое поле документа для данного абзаца на семь сантиметров. То есть длина строки абзаца уменьшилась на эту величину. Достигая крайней правой границы строки, текст будет автоматически переноситься на новую. Это сделано для того, чтобы текст первого реквизита был выровнен влево, а длина его строки была фиксированной.

Значение параметра «первая строка» представляет собой величину отступа от левой границе текста. Согласно требованиям к оформлению приказа отступ у первого реквизита (и некоторых других) отсутствует.

В группе «Интервал» задайте следующие параметры:

перед: 0,

после: 18,

междустрочный: Одинарный.

Числовые значения задаются в пунктах. Таким образом, расстояние между следующим и предыдущим абзацами будет равно 18 пунктов. Чтобы завершить форматирование абзаца, нажмите кнопку «ОК».

Вышеуказанные параметры были заданы не для всего текста. В дальнейшем их необходимо будет изменить.

4. Ввод реквизитов. Первый реквизит, который необходимо ввести, называется «Наименование министерства или ведомства».

Реквизит шаблона представляет собой поясняющий текст, ограниченный квадратными скобками. Вместо этого текста вводится собственная информация пользователя. Самым удобным для заполнения является такой реквизит шаблона, который автоматически выделяется при однократном щелчке мышью на нем. Текст, введенный обычным способом – с клавиатуры – не обладает таким свойством, поэтому реквизит шаблона вводится с помощью меню. Выберите опции меню Вставка, Поле... В появившемся диалоговом окне «Поле» выберите пункт «Автоматизация документа» в перечне категорий и пункт «MacroButton» в перечне полей. В нижнем поле ввода задайте строку «MacroButton NoMacro [Наименование министерства или ведомства]».

Формально команда MacroButton обеспечивает запуск макроса с именем NoMacro и генерацией сообщения, указанного после имени макроса. Макрос представляет собой набор действий, автоматически выполняющихся по команде пользователя в заданной последовательности и направленных на решение какой-либо задачи.

В данном случае будет производиться выделение сообщения (то есть текста реквизита) по щелчку мыши.

После ввода реквизита следует установить курсор на конец строки и нажать <Enter>.

Повторить описанные операции для реквизитов «Наименование организации» и «Наименование структурного подразделения», вводя соответствующие названия в квадратных скобках.

Слово «приказ» является постоянным элементом. Введите его прописными буквами и выделите жирным шрифтом. Как уже было отмечено, для осуществления операций над фрагментом текста необходимо предварительно выделить его мышью.

В качестве текста реквизита «Дата написания приказа» вводится поле даты. Для ввода необходимо выбрать меню Вставка, Поле..., в окне категорий выбрать пункт «Дата и время», в окне полей выбрать пункт «Date». Затем нужно задать формат даты. Это делается нажатием кнопки «Параметры» диалогового окна «Поля». В окне «Параметры поля» выбирается вкладка «Общие ключи», в списке форматов – dd.MM.yy – европейский формат даты. Затем необходимо нажать на кнопку «Добавить». В нижнем поле ввода должно появиться: Date \@ «dd.MM.yy». Завершение ввода – кнопка «ОК».

При вызове шаблона для заполнения реквизитов какого-либо приказа в поле даты будет подставляться текущая дата (её, конечно, можно изменить).

Реквизит «Номер» располагается на некотором расстоянии от даты. Это расстояние задается с помощью табуляции. Выберите опции меню Формат, Абзац... В окне «Абзац» нажмите на кнопку «Табуляция». В поле «Позиции табуляции» введите 5 см, выравнивание установите по левому краю. Нажмите на кнопку «Установить», затем «ОК».

Нажмите на кнопку <Tab>. Введите реквизиты номера и места издания приказа (как и в предыдущих случаях с помощью вставки поля MacroButton).

Введите с клавиатуры поясняющий текст реквизит заглавия.

Далее вводится поясняющий текст реквизита «Текст приказа». Однако перед этим необходимо соответствующим образом оформить абзац: установить отступ первой строки (1,25 см.), убрать правый отступ и интервал после абзаца, установить выравнивание строк текста «по ширине» (Формат, Абзац...). Междустрочный интервал полуторный.

При вводе данных необходимо отличать постоянный текст, от текста реквизитов, который набирается в квадратных скобках.

По окончании ввода текста отступите несколько абзацев. После этого можно вводить остальные реквизиты. Пара реквизитов «Должность руководителя» и «ФИО» вставляются из диалогового окна «Поле», тем же способом, что и первые два реквизита. Расстояние между ними достигается с помощью табуляции.

Следующие реквизиты набираются обычным текстом, после соответствующих постоянных элементов шаблона, выделенных жирным шрифтом.

В конце шаблона, аналогично дате написания приказа, помещается реквизит даты подписания.

Шаблон готов. Осталось его сохранить.

5. Для сохранения шаблона необходимо выбрать опции меню Файл, Сохранить как... Word предлагает сохранить новый шаблон в системную папку «Шаблоны». Лучше сохранять шаблоны именно там, так как они будут видны в диалоговом окне «Создание документа», во вкладке «Общие». Это удобно. Однако данное требование не является жестким, и пользователь может сам выбирать папку на жестком диске, куда будет помещен его шаблон.

Введите в поле «Имя файла» произвольное имя. Обратите внимание, что поле «Тип файла» подсвечено серым цветом и недоступно для редактирования. Это характерно только для шаблонов, когда необходимо сохранить документ поле типа открыто и можно выбрать тип сохраняемого файла.

Щелкнув по кнопке «Параметры» можно установить параметры сохраняемого документу.