Рассмотрим алгоритм создания документов на основе шаблона стандартного факса.

1. Выберите последовательно опции главного меню Файл Создать... В области задач выберите ссылку «Шаблоны. На моем компьютере». В появившемся окне выберите вкладку «Письма и факсы» и пиктограмму «Стандартный факс» (рисунок 1). В области просмотра появилась форма стандартного факса. В группе «Создать», находящейся ниже области просмотра, установите переключатель в положение «Документ». Теперь все готово к формированию факса, осталось только вызвать форму документа на экран для редактирования, что осуществляется по нажатию кнопки «ОК».

Рисунок 1 – Диалоговое окно «Шаблоны»

2. В форме документа необходимо поместить в поля ввода собственные данные. Заполняемые поля обозначены квадратными скобками и располагаются напротив реквизитов документа. Большинство из них содержит фразу, начинающуюся со слова «введите...». Таким образом, поля ввода содержат вспомогательную информацию, подсказывающую, что нужно ввести. Эта информация должна быть замещена значениями соответствующих реквизитов документа.

По окончании заполнения формы документ не должен содержать вспомогательную информацию, поэтому незаполненные поля ввода должны быть удалены.

Рисунок 1 Шаблон документа

Щелкните мышью по первому заполняемому полю, удалите текст, нажав клавишу <Del>. Введите обратный адрес, номера телефона и факса предприятия.

3. Повторите п. 2 для графы «Название предприятия» и остальных.

В поле «Страниц», кроме числа страниц, введите не предусмотренный форматом, но необходимый для делопроизводства исходящий номер факса.

4. Удалите не используемые пометки, например «срочно», «для ознакомления» и т.д. Для этого необходимо выделить пометку мышью и нажать клавишу <Del>.

5. Введите в раздел «Заметки» нужный текст. Если заметки не требуются, то этот раздел следует удалить.

6. Созданный на основе шаблона документ необходимо сохранить. Выберите пункты меню Файл, Сохранить как... Укажите место (диск и папку), где будет сохранен ваш документ. Введите имя файла. Обратите внимание, что в поле «Тип файла» указан «Документ Word». Нажмите кнопку «Сохранить».

Для лучшей систематизации хранения документов рекомендуем заполнять некоторые поля в окне «Свойства документа», которое вызывается из меню Файл, Свойства... Всегда полезно ввести информацию об авторе, теме, указать ключевые слова и заметки. Ввод свойств файла дает возможность производить поиск по ним, когда имя файла неизвестно или забыто. Окно свойств файла можно сравнить с регистрационно-контрольной карточкой документа, имеющей исключительно важное значение в делопроизводстве.

2. Разработку и редактирование собственных шаблонов документов на примере шаблона приказа.

При изготовлении собственного шаблона необходимо выполнить следующую последовательность шагов:

1. Установить параметры страницы (размер страницы, величины полей).

2. Поместить в шаблон постоянные реквизиты согласно требованиям государственного стандарта или международных правил оформления документов. При этом используются все возможности, предоставляемые Word, например: вставка графических изображений эмблемы предприятия, задание параметров для шрифтового исполнения различных частей будущего документа, установка атрибутов оформления абзацев основной и заголовочной части документа и т.д.

3. Сохранить шаблон.

Приказ относится к распорядительным документам. Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов обязательно по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчинённым организациям; группам или отдельным должностным лицам.

Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказ – это основной распорядительный документ. Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер, заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от левого поля. Текст делят на пункты.

Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:

- исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация);

- действие;

- срок.

Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.

Дата приказа - это дата его подписания, начало его действия.

При создании шаблона необходимо соблюдать требования к оформлению документа, правильно размещать его реквизиты. Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов – ряда А или В. В зависимости от формата бумаги устанавливаются и поля.

Форматы, размеры полей документов, расположение частей и зон документа устанавливает формуляр-образец. Для организационно-распорядительных документов установлены следующие размеры полей: левое – 20 мм., правое – 10 мм., верхнее – 20 мм., нижнее –20 мм (для формата А4) или не менее 16 мм (для А5).

Разрабатываемый шаблон документа будет содержать следующие реквизиты: наименование министерства или ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата написания текста приказа, номер, место издания – город, заглавие, текст приказа, наименование должности руководителя и его ФИО, визы согласования заинтересованных лиц, перечень ознакомленных с приказом, дата подписания приказа.