Документирование хозяйственных операций и организация документооборота

 

Поскольку первичные документы имеют непосредственное отношение к факту хозяйственной деятельности, они могут быть и охарактеризованы в соответствии с присущими этим фактам признаками. Несмотря на это, первичные документы обладают и оригинальной классификацией.

I. Назначение. По назначению подразделяются документы на четыре группы.

. Распорядительные документы.

При помощи распорядительного документа уполномоченное должностное лицо выказывает волю совершить какое-либо хозяйственное действие: к примеру, произвести оплату или передать контрагенту имущество. Эта воля в соответствии с установленным принципом документирования может быть выражена только подписью санкционировавшего операцию лица, что и является первым обязательным признаком распорядительного документа.

Однако этого для квалификации документа бывает недостаточно - на других первичных документах, не относящихся к распорядительным, также может фигурировать подпись того же должностного лица. Убедительным доказательством принадлежности документа к группе является то, что именно на его основании был совершен факт хозяйственной деятельности. Все последующие первичные документы, уточняющие или определяющие совершенную операцию, распорядительными документами не являются.

Таким образом, распорядительные документы обладают двумя признаками:

. С их помощью выражается воля уполномоченного должностного лица;

. На их основании совершается факт хозяйственной деятельности.

Следует отличать волю должностного лица субъекта учета, уполномоченного на принятие соответствующего решения, от воли, выражаемой не уполномоченными должностными лицами или должностными лицами органов, не имеющих к субъекту учета отношений. Документы, подписанные таким лицам, хотя и выражающими их волю, распорядительными документами не являются.

. Оправдательные документы.

Оправдательным документом должностное лицо оправдывает произошедший факт хозяйственной деятельности: например, кассир - выдачу наличных из кассы. Таким образом, термин «оправдательный документ» имеет два значения: в первом случае под оправдательным понимается любой первичный документ; второе значение более узкое - это только один из видов первичных документов, классифицируемых по назначению.

Коренное отличие оправдательных документов от распорядительных заключается в том, что оправдательные документы оформляют состоявшееся де-факто событие, тогда как распорядительные наступление события инициируют.

.   Документы-требования.

В некоторых случаях первичный документ оформляется при требовании какого-либо лица к субъекту учета. Имеется в виду не требование уполномоченного должностного лица к нижестоящему лицу произвести какое-либо действие, а требование стороннего лица об удовлетворении своих прав. Понятно, что такое требование может быть, в принципе, и отклонено.

К документам требования может быть отнесено, в частности, инкассовое требование или предоставляемый работником в бухгалтерию авансовый отчет, в случае, если деньги не были предварительно выданы, а покупка уже произведена.

. Документы бухгалтерского оформления (оформительские документы).

Документы бухгалтерского оформления составляются исключительно в методологических целях на основании документов трех первых типов. Такими документами может быть справка, расчет суммы какого-либо налога и т.п. Документы бухгалтерского оформления могут как предварять факт хозяйственной деятельности, так и следовать за ним, но при этом они не выражают ничью волю и не оправдывают ничьи действия.

Часто различные назначения совмещаются в одном документе. Руководитель подписывает накладную на отпуск имущества, и этой же накладной кладовщик оправдывает его передачу получателю. Такие документы являются комбинированными.

В зависимости от ситуации один и тот же документ может выступать в одном или другом качестве. Например, руководитель может выразить свою волю, подписав непосредственно расходный кассовый ордер, а может, подписав заявление работника на выплату либо издав соответствующий приказ, на основании которого будет выписан расходный кассовый ордер. При этом последний все равно будет подписан руководителем, ибо его форма предполагает это, но позже, т.е. в смысле выражения воли документ окажется уже вторичным. В первом случае в качестве распорядительного документа выступает ордер, во втором - заявление или приказ, а ордер является документом бухгалтера оформления. Но в обоих случаях в качестве оправдательного документа, поскольку им оправдывается кассир, выдавая наличные из кассы.

II. Отражение в учете. Первое свойство документов, важное для бухгалтера, отражается он в учете или нет. Под отражением в учете понимается, оформляется данный документ бухгалтерскими проводками или нет.

Разумеется, бухгалтеру более интересны документы, служащие основанием для выполнения бухгалтерских записей (товарные накладные, кассовые ордера, акты сдачи-приемки выполненных работ и т.п.), а также те, которые служат основанием для их составления (договоры и др.), и менее интересны все прочие. На крупном предприятии вращается огромное количество бумаг, но только часть из них попадает в бухгалтерию, чтобы получить отражение в системе учета.

Таким образом, по отражению в учете все документы можно подразделить на три группы.

. Документы бухгалтерские, которые непосредственно инициируют бухгалтерские проводки, т.е. находят отражение в учете.

. Документы-основания, которые служат юридическим основанием при составлении бухгалтерских документов, но сами к таковым не относятся: в учете они отражаются косвенным образом посредством составления бухгалтерских документов.

. Документы небухгалтерские, которые в сферу интересов бухгалтерии не попадают и в учете не отражаются.

Предположим две организации подписывают соглашение о намерениях. Можно быть уверенным, что данный документ никогда в бухгалтерию не попадет и бухгалтерскими записями зарегистрирован не будет. Через некоторое время, придя к окончательному соглашению, организации подписывают уже полноценный договор, предусматривающий со стороны субъекта учета уплату аванса. Эта бумага скорее всего также в бухгалтерию не попадет, но досконально уверенным уже быть нельзя. Договор является юридическим основанием для перечисления аванса, но решение о перечислении принимает руководитель, а он может и передумать. Однако, если решение принято, руководитель дает распоряжение в бухгалтерию о перечислении и в качестве документального свидетельства своей воли ставит подпись на платежном поручении, которое и играет в данном случае роль бухгалтерского документа.

III. Вид отражаемого объекта хозяйственной деятельности. Поскольку в учете регистрируются не факты, а объекты, первичные документы могут быть охарактеризованы и по отношению к объектам хозяйственной деятельности, информацию о которых они содержат. Естественно, можно было бы воспользоваться приведенной ранее классификацией, но бухгалтеры традиционно пользуются собственной, более им привычной, хотя и хромающей с точки зрения логики: кассовые, банковские, материальные, расчетные и др. Указанная классификация в целом соответствует группам нормативных актов, регламентирующих порядок работы с первичными документами, что в некоторой степени служит ей оправданием.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы и оформляется график документооборота.

Документооборот - это организованная система создания, проверки и обработки первичных документов в бухгалтерском учете от момента их составления до сдачи в архив.

Разработка механизма управления документооборотом является необходимым звеном процесса постановки бухгалтерского учета в организации и в конечном итоге обеспечивает:

стабильность работы бухгалтерской службы;

четкость и оперативность обработки и движения документов;

своевременность принятия управленческих решений.

Основные этапы создания системы управления документооборотом в организации:

1. Разработка Положения о бухгалтерской службе;

2. Разработка должностных инструкций работников бухгалтерии;

.   Составление графика документооборота;

.   Создание технологии обработки учетной информации;

.   Разработка номенклатуры дел и порядок текущего хранения документов;

.   Подготовка дел к длительному хранению. [6; 149]

Понятие документооборота предусматривает составление графика прохождения документов, контроль за их правильным оформлением и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета. Оформляется график в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением и исполнителем по созданию, проверке и обработке документов. График включает четыре стадии: создание, проверка, обработка документов и сдача в архив.

График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель. Главный бухгалтер может привлечь для составления графика другие службы. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами. [Приложение, рис. 2]

После составления графика до каждого лица, участвующего в документообороте, официально доводятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию.

Приказом устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию. Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел оформляется следующим образом:

индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению номера и внутреннего номера;

наименование дела (заголовок);

количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

срок хранения;

примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

В соответствии со ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96. №129-ФЗ организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы по учетной политике, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Росархив 06.10.2000 г. утвердил Перечень типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Эти сроки распространяются на все организации, независимо от того, поступают ли документы на хранение в государственные или муниципальные архивы или же нет.

Срок хранения документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия совместно с делопроизводственной службой, созданная в организации. Она же определяет и порядок уничтожения документов. В состав комиссии входят наиболее квалификационные специалисты основных структурных подразделений, а также представителей архивного учреждения.

Организации, документы которых приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают документы без согласования с архивными организациями. Составляются описи документов для постоянного хранения и уничтожения. Уничтожение оформляется актом.

Первичные учетные документы могут быть изъяты из дел организации только органами дознания, предварительного следствия и прокуратурой, судами, налоговыми инспекциями на основании постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причины их изъятия, т.е. основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства. Изъятие документов «на проверку» действующим законодательством не предусмотрено.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

С развитием автоматизации различных сфер хозяйственной деятельности многие организации осуществляют ведение бухгалтерского учета с помощью специальных компьютерных программ. Организации, использующие компьютерную технику, создают первичные документы в электронной форме, затем распечатывают их на принтере, подписывают и передают в бухгалтерию уже в виде бумажного документа.

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В соответствии с п. 7 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96. №129-ФЗ первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При этом организации, ведущие бухгалтерский учет при помощи компьютерной техники, обязаны изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций. [4; 109]

Принятие Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» обеспечило правовые условия для использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) в электронных документа, которая признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Появилась возможность создавать и использовать электронные первичные бухгалтерские документы, удовлетворяющие всем требованиям действующего законодательства.

К сожалении, вступившего в силу закона «Об электронной цифровой подписи» еще недостаточно для того, чтобы реализовать такую возможность: при создании ключей ЭЦП должны применяться только сертифицированные программные средства, которыми организация должна самостоятельно себя обеспечит.