Автоматическое растормаживание колес: Тормозные устройства колес предназначены для уменьшения длины пробега и улучшения маневрирования ВС при...
Кормораздатчик мобильный электрифицированный: схема и процесс работы устройства...
Топ:
Генеалогическое древо Султанов Османской империи: Османские правители, вначале, будучи еще бейлербеями Анатолии, женились на дочерях византийских императоров...
Отражение на счетах бухгалтерского учета процесса приобретения: Процесс заготовления представляет систему экономических событий, включающих приобретение организацией у поставщиков сырья...
Характеристика АТП и сварочно-жестяницкого участка: Транспорт в настоящее время является одной из важнейших отраслей народного...
Интересное:
Уполаживание и террасирование склонов: Если глубина оврага более 5 м необходимо устройство берм. Варианты использования оврагов для градостроительных целей...
Мероприятия для защиты от морозного пучения грунтов: Инженерная защита от морозного (криогенного) пучения грунтов необходима для легких малоэтажных зданий и других сооружений...
Финансовый рынок и его значение в управлении денежными потоками на современном этапе: любому предприятию для расширения производства и увеличения прибыли нужны...
Дисциплины:
2020-12-06 | 133 |
5.00
из
|
Заказать работу |
ТЕМА III. MICROSOFT WORD В КОРПОРАТИВНОЙ СРЕДЕ
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 6
Подготовка документов путем слияния
Документы слияния
Подготовка документов путем слияния применяется в тех случаях, когда один и тот же документ требуется разослать большому числу адресатов. При этом возникает необходимость в четырех видах документов слияния: письма, конверты, наклейки, каталоги (списки почтовой рассылки).
ПИСЬМА. Письма клиентам готовят при рассылке приглашений, извещений, предложений товаров и услуг или при формировании заказа. Обычно в левом верхнем углу письма проставляются адресные данные клиента. Это необходимо, чтобы не перепутать письма при их упаковке в конверты.
КОНВЕРТЫ. Печать на конвертах позволяет существенно понизить трудоемкость обслуживания, но эта возможность не всегда обеспечивается принтером.
НАКЛЕЙКИ. Почтовые наклейки применяют при отправке бандеролей, а также в тех случаях, когда принтер не позволяет выполнять печать на конвертах.
КАТАЛОГИ. Под «каталогами» обычно понимают списки, которые следует предоставлять в отделения связи при массовой рассылке заказных или ценных отправлений. Во многих случаях эти документы, заверенные штемпелем почтового отделения, должны сохраняться в делах предприятия.
Основные понятия
СЛИЯНИЕ — это метод автоматизированной подготовки почтовых сообщений, основанный на автоматическом добавлении в стандартную заготовку письма, индивидуальных данных для каждого получателя. Место и тип нужных данных определяется с помощью информационных полей.
Для создания документов слияния необходимы два исходных документа основной документ и источник данных.
ОСНОВНОЙ ДОКУМЕНТ содержит обычный текст, общую для всех адресатов информацию, и коды информационных полей (ссылки к источнику данных).
ИСТОЧНИК ДАННЫХ (адресная книга) содержит данные, которые должны подставляться на место информационных полей основного документа.
ДОКУМЕНТ СЛИЯНИЯ. В процессе слияния основного документа и источника данных происходит массовая генерация так называемых документов слияния.
Например, если требуется отправить письма в сто различных адресов, то постоянную часть письма надо подготовить в основном документе только один раз, зато в источнике данных должны храниться сто различных «блоков» данных с адресами, именами и другими сведениями для каждого из адресатов. Такие структурированные блоки данных называют записями.
Адресная книга
|
Документы слияния
Создание основного документа
Основной документ — это обычный документ, в который будут вставляться поля слияния. Эти поля слияния будут заполняться из источника данных (адресной книги), когда мы дадим команду слияния основного документа и информации из адресной книги.
Первоначально элементы управления этой группы не активны: они активизируются лишь после выбора источника данных и составления списка получателей.
Создание источника данных
Источником данных (адресной книгой или списком рассылок) может быть документ почти любого типа, лишь бы его структура была понятной текстовому процессору. То есть, процессор должен различать, где заканчивается одна запись и начинается другая, а также как разделены поля данных внутри записи.
Типы источников данных
На практике в качестве источников данных применяют:
• специально подготовленные документы Word;
• веб-документы, имеющие табличную структуру;
• таблицы баз данных (например, Microsoft Access);
• электронные таблицы Microsoft Excel;
• документы, подготовленные в специальном программном средстве, входящем в пакет Microsoft Office и интегрированном с Microsoft Word.
У встроенного средства Microsoft Office, предназначенного для работы с источниками данных, есть много достоинств, среди которых простота, удобство, скорость работы. Но есть у него и существенный недостаток - его надо наполнять данными, а это весьма нелегкий труд. Вот почему в реальной жизни приходится использовать в качестве источников данных все, что можно - почтовые базы данных, полученные из Интернета, таблицы Access или Excel, устаревшие базы данных в форматах dBase, Clipper, FoxPro и т.п.
ЗАДАНИЕ 2. Создание источника данных и его правка
Подготовка источника данных
Рассмотрим окно встроенного средства создания источника данных в Word, которое называется Новый список адресов.
1. Для создания списка рассылок (списка адресов) выберите команду РАССЫЛКИ – группа Начать слияние – Выбрать получателей – Ввести новый список.
Открывшееся окно Новый список адресов – это окно встроенной системы управления базой данных.
Ввод данных
4. Заполните записями Новый список адресов,нажимая каждый раз кнопку Создать запись.
М_Ж | Кому | Адрес | Индекс | Город | Имя |
м | Иванову И.П. | Ул.Герцена,15-25 | 610024 | Киров | Иван Петрович |
ж | Петровой М.И. | Ул.Мира, 35-78 | 610044 | Яранск | Мария Ивановна |
м | Сидорову С.И. | Ул.Труда,10-23 | 610036 | Уржум | Сергей Ильич |
Закончив список получателей писем слияния, нажмите OK.
5. Сохраните файл списка получателей в своей папке под именем Адресная книга. Источник данных сохраняется в формате. mdb (файл базы данных программы MS Access).
Примечание. По умолчанию сохранение происходит в папку Мои документы\Мои источники данных.
Иванову И.П.
Ул. Геоцена,15-25-23
Киров
Уважаемый Иван Петрович!
5. Для перехода в режим правки основного документа повторно нажмите кнопку Просмотр результатов.
Примечание. Если вас устраивает обращение в письмах «Уважаемый(ая)», то для его вставки можно воспользоваться командой РАССЫЛКИ – Составление документа и вставка полей – Строка приветствия.
ЗАДАНИЕ 4. Завершение операции слияния
ТЕМА III. MICROSOFT WORD В КОРПОРАТИВНОЙ СРЕДЕ
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 6
Подготовка документов путем слияния
Документы слияния
Подготовка документов путем слияния применяется в тех случаях, когда один и тот же документ требуется разослать большому числу адресатов. При этом возникает необходимость в четырех видах документов слияния: письма, конверты, наклейки, каталоги (списки почтовой рассылки).
ПИСЬМА. Письма клиентам готовят при рассылке приглашений, извещений, предложений товаров и услуг или при формировании заказа. Обычно в левом верхнем углу письма проставляются адресные данные клиента. Это необходимо, чтобы не перепутать письма при их упаковке в конверты.
КОНВЕРТЫ. Печать на конвертах позволяет существенно понизить трудоемкость обслуживания, но эта возможность не всегда обеспечивается принтером.
НАКЛЕЙКИ. Почтовые наклейки применяют при отправке бандеролей, а также в тех случаях, когда принтер не позволяет выполнять печать на конвертах.
КАТАЛОГИ. Под «каталогами» обычно понимают списки, которые следует предоставлять в отделения связи при массовой рассылке заказных или ценных отправлений. Во многих случаях эти документы, заверенные штемпелем почтового отделения, должны сохраняться в делах предприятия.
Основные понятия
СЛИЯНИЕ — это метод автоматизированной подготовки почтовых сообщений, основанный на автоматическом добавлении в стандартную заготовку письма, индивидуальных данных для каждого получателя. Место и тип нужных данных определяется с помощью информационных полей.
Для создания документов слияния необходимы два исходных документа основной документ и источник данных.
ОСНОВНОЙ ДОКУМЕНТ содержит обычный текст, общую для всех адресатов информацию, и коды информационных полей (ссылки к источнику данных).
ИСТОЧНИК ДАННЫХ (адресная книга) содержит данные, которые должны подставляться на место информационных полей основного документа.
ДОКУМЕНТ СЛИЯНИЯ. В процессе слияния основного документа и источника данных происходит массовая генерация так называемых документов слияния.
Например, если требуется отправить письма в сто различных адресов, то постоянную часть письма надо подготовить в основном документе только один раз, зато в источнике данных должны храниться сто различных «блоков» данных с адресами, именами и другими сведениями для каждого из адресатов. Такие структурированные блоки данных называют записями.
Адресная книга
|
Документы слияния
Эмиссия газов от очистных сооружений канализации: В последние годы внимание мирового сообщества сосредоточено на экологических проблемах...
Двойное оплодотворение у цветковых растений: Оплодотворение - это процесс слияния мужской и женской половых клеток с образованием зиготы...
История развития хранилищ для нефти: Первые склады нефти появились в XVII веке. Они представляли собой землянные ямы-амбара глубиной 4…5 м...
Архитектура электронного правительства: Единая архитектура – это методологический подход при создании системы управления государства, который строится...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!