Особенности хранения документов.

Экспертиза ценности документов и процедура её проведения. Сортировка документов: на хранение, использование и уничтожение. Нормативные требования. Требования Росархива к документам государственных и негосударственных организаций. Договора Росархива с организациями. Описи на документы. Сроки хранения документов. Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения.

 

Методические указания по организации самостоятельной работы

    Студентам, изучающим курс "Документирование управленческой деятельности", необходимо понимать сложность изучаемого материала. Его нужно знать, не получится догадаться самим, тем более что принятые нормы и обычаи не всегда логичны. Темы изучаются последовательно, поэтому для понимания следующих тем нужно обязательно смотреть и изучать конспекты прошлых тем, а при пропуске занятий – изучать самостоятельно и готовить конспекты.

    При написании конспекта лекций рекомендуется кратко, схематично, последовательно фиксировать основные положения, выводы, формулировки, обобщения; помечать важные мысли, выделять ключевые слова, термины, правила, ссылки на регулирующие документы и нормативно-правовые акты, обязательные реквизиты документов. Рекомендуется составлять словарь основных понятий, указатель аббревиатур, перечень стандартов и регулирующих документов. Если материал или отдельные моменты, фразы, понятия вызывают трудности, рекомендуется сделать пометку и затем или обратиться к преподавателю за консультацией, или искать ответ в специальной литературе. Студентам необходимо обратить внимание на то, что при выполнении практических заданий можно пользоваться конспектом лекций, но только конспектом лекций, а не другими источниками, и исключительно своим конспектом, а при выполнении контрольных заданий этим пользоваться нельзя и необходимо изучить материал заранее.

    Вопросы для контроля самостоятельной работы или при пропуске 2-3 занятий практических:

    К разделу 1. Документоведение и его значение в управленческой практике.

Вопросы для самопроверки:

    1. Почему в современном обществе роль документов становится всё более важной?

    2. Как можно сформулировать "что такое документ"?

    3. Что означает заниматься документированием?

    4. На каких нормах деловой этики строится современное документоведение?

    5. Чем отличается содержание документа от его формы?

    6. Какие реквизиты являются постоянными?

 

    К разделу 2. Организационно-распорядительные документы и работа с ними.

Вопросы для самопроверки:

    1. Содержание и форма каких документов регулируется ГОСТ Р 6.30-97?

    2. Сколько реквизитов определяет ГОСТ Р 6.30-2003, Какие из них являются обязательными?

    3. Как необходимо оформить адрес отправителя в деловом письме?

    4. Общепринятые и допустимые форматы дат.

    5. Как правильно оформить ссылку на приложения к документу?

    6. В каких случаях документ требует грифа, а в каких – визирования?

    7. Чем отличается рабочее поле документа от служебного?

        

    К разделу 3. Документы, регулирующие трудовые отношения.

Вопросы для самопроверки:

    1. Из каких документов состоит личное дело сотрудника? Где оно хранится?

    2. Какие документы личного дела сотрудника являются обязательными?

    3. Где личное дело сотрудника является более объёмным – в западных или российских организациях? Почему так происходит?

    4. Кто накладывает резолюцию на личное заявление работника (соискателя)?

    5. Кто участвует в составлении характеристики на работника?

    6. Для чего нужна трудовая книжка? Что она показывает?

    7. Работник уволился из организации, но спустя какое-то время вновь поступает туда на работу? Будет ли у него новая трудовая книжка?

        

    К разделу 4. Систематизация и хранение документов.

 Вопросы для самопроверки:

    1. Почему нужна систематизация документов? Чем угрожает организации её отсутствие или нерегулярное применение?

    2. Какой признак является основополагающим при систематизации документов?

    3. Как выглядят индекс дела и регистрационный номер документа? Что они означают?

    4. Какое подразделение составляет номенклатуру дел организации? Кем она подписывается?

    5. В каком журнале документов фиксируется больше информации: входящих документов, исходящих или внутренних?

    6. Какой орган определяет, будет документ храниться или уничтожаться?

    7. Для чего проводится экспертиза документов?

        

 

Примерная тематика докладов

1. Роль документов в современном обществе.

2. Причины увеличения их значения.

3. На каком документе ставится отметка о поступлении в организацию?

4. Какие документы можно назвать оригинальными?

5. В чём отличие отпуска от дубликата?

6. Для чего нужно нотариальное заверение копий документов?

7. В каких случаях допустимы рукописные документы?

8. Основные реквизиты делового письма зарубежному партнёру.

9. Основные требования к тексту делового письма.

10. Почему внутренние документы содержат меньше реквизитов?

11. Почему в докладной и служебной записке указывается помимо организации подразделение? В каком реквизите?

12. Специфика формата протокола совещания.

13. 8. Заносятся ли в трудовую книжку выговоры и взыскания?

14. В чём отличие личного листка по учёту кадров от личной карточки работника?

15. Кто может подать сопроводительное письмо в организацию?

16. Должно ли быть позиционированное резюме оригинальным? Для чего?

17. Какие обязательные реквизиты имеет официальная визитная карточка?

18. Ставится ли на визитной карточке дата? подпись?

19. Где хранятся визитные карточки, если их не возвращали подателю?

20. Почему штатное расписание можно отнести к финансовым документам? Кто его подписывает?

21. Для чего нужно коллективное трудовое соглашение? Что оно даёт работникам?

22. Что означает отметка "ЭПК" в номенклатуре дел?

23. Сколько должны храниться личные дела работников? руководителей?

 

   

Учебно-методическое и информационное обеспечение дисциплины

    а) Основная литература    

1. Корнеев, И. К. Документирование управленческой деятельности: учебник и практикум для вузов / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2020. — 384 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534-04533-8. — Текст: электронный // ЭБС Юрайт [сайт]. — URL: http://biblio-online.ru/bcode/450470 (дата обращения: 26.09.2020). 2. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для прикладного бакалавриата / И. Н. Кузнецов. — Москва: Издательство Юрайт, 2019. — 520 с. — (Бакалавр. Прикладной курс). — ISBN 978-5-9916-4000-8. — Текст: электронный // ЭБС Юрайт [сайт]. — URL: http://biblio-online.ru/bcode/426321 (дата обращения: 26.09.2020).

    3. Документоведение: учебник и практикум для академического бакалавриата / Л. А. Доронина [и др.]; под ред. Л. А. Дорониной. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 309 с. — (Серия: Бакалавр. Академический курс). — ISBN 978-5-534-03053-2. Режим доступа https://biblio-online.ru/book/DE06DE28-E4E5-49FB-A620-EEFAA357421B/dokumentovedenie